الأرشفة الإلكترونية والتحول الرقمى وتميَز الأعمال

المدونة / برنامج الأرشفة الإلكترونية الصادر والوارد (دوك سويت)

فى عصر التطور التكنولوجى الهائل،أصبحت تنتشر السجلات الرقمية فى الحياة اليومية، من الحكومة والأعمال والتعليم إلى الخدمات المصرفية والرعاية الصحية والترفيه. فى حين يتم الأستثمار الضخم من المال والوقت والجهد لإنشاء المعلومات فى النموذج الرقمى وجلبها، والكل يسعى لخطو خطوات كبيرة نحو إتاحة المعلومات الرقمية فى كل مجتمع فى جميع أنحاء الشرق الأوسط، حيث لا نملك القدرة على إتاحة هذه المعلومات عبر الأجيال من تكنولوجيا المعلومات، وجعلها متاحة بإستخدام التكنولوجيا فى المستقبل، وتمكين الناس من تحديد ما إذا كانت حقيقية وموثوقة.

 

وعلى الرغم من تلك الأستثمارات الضخمة، لا يزال التحول الرقمى يمثل التحدى الأكبر للعديد من الشركات فى الشرق الأوسط، فقد كشف مؤشر التحول الرقمى الذى نشرته ديل تكنولوجيز مؤخراً أن 90% من الشركات فى الإمارات العربية المتحدة والمملكة العربية السعودية تواجه عقبات هائلة تعيق مبادراتها للتحول الرقمى فى الوقت الحالى.

وللتفوق على تلك العقبات، سيكون على أقسام تقنية المعلومات فى الحكومات والقطاعات الخاصة بصقل مهاراتها وإعادة تشكيل كيانها فى بعض الحالات. سنعرض لكم المحاور الرئيسية الأربعة التى يتعيّن على أقسام تقنية المعلومات أن تتقنها فى المرحلة الحالية ضمن سعيها لإنجاز التحول الرقمى فى الحقبة السحابية.  

 

1)   التكامل الحقيقى بين البيانات والبرامج التطبيقية للأرشفة الإلكترونية

وقد ركزت أقسام تكنولوجيا المعلومات عادةً على الدمج، ولكن التركيزالحقيقى كان على البنية  التحتية للشبكة. وقد حرصت فرق تكنولوجيا المعلومات على دمج وموائمة جدران الحماية ومحولات التوجيه ومفاتيح التشغيل والخوادم والأجهزة المتصلة بالشبكة عبر المناطق المحلية والعاملة للشبكة والإنترنت.

فى حين لم تندمج فرق تكنولوجيا المعلومات بعد فى البنية التحتية ومع ذلك سيكون تكامل البيانات والبرامج التطيبقية أولوية فى سياق التحول الرقمى للحوسبة السحابية. وبالإضافة إلى التطبيقات الجاهزة والمتخصصة وقواعد البيانات الداخلية، فإن الشركات تتحول بإستمرار إلى بنية قائمة على الحوسبة السحابية للمبيعات والتسويق وخدمات العملاء الأخرى أو خدمات الأعمال التشغيلية وأرشفة جميع هذه الخدمات.

لذلك، سيتعين على إدارات تكنولوجيا المعلومات أن تركز جهودها المستقبلية على 1) البرامج التطبيقية الواردة إلى المؤسسة و2) كيفية تكامل هذه البرامج التطبيقية مع المزيج الحالى من تطبيقات المؤسسة وتطبيقاتها وخدمات السحابة. بالنسبة إلى العديد من العاملين فى هذا المجال، سيكون هذا التكامل نظامًا أساسيًا، حيث يوفر حلولاً سحابية لربط التطبيقات المشتتة المستخدمة فى البيئات المادية والسحابة المختلفة.

بالإضافة إلى دمج التطبيقات والبيانات، يجب أن توفر فرق تكنولوجيا المعلومات للمستخدمين تجربة متناسقة تمامًا عند إستخدامهم للتطبيقات والخدمات. وهذا يعنى أنه يجب على المستخدمين فقط تسجيل الدخول مرة واحدة على الشبكة للوصول إلى جميع الخدمات والتطبيقات التى يحتاجونها دون الحاجة إلى تسجيل الدخول إلى كل جزء أو مورد داخل الشبكة. يجب أن يجد فريق تكنولوجيا المعلومات طريقة لإدارة التعريف وحقوق الوصول عبر المؤسسة.

2)   تطبيق الأمن السيبرانى

فى العادة تحتوى مشاريع التحول الرقمى عددًا من التقنيات الجديدة غير المألوفة. وفى عملية تنفيذ المشاريع، كثيراً ما يتم تجاهل جانب الأمن و السرية للمعلومات، لا سيما إذا كانت هذه المشاريع لا تشترط به بصفة خاصة. ويتعين على موظفى تكنولوجيا المعلومات أن يؤكدوا أن هذا التجاهل قد توقف، وإرساء وتطبيق نهج متماسك من ناحية الأمن من أجل صياغة وتنفيذ سياسات من شأنها:

  • التأكد والتحقق من هوية المستخدم لضمان قدرة المستخدمين على التنقل بين تطبيقاتهم بسهولة وأمان.
  • وضع ضوابط صارمة تضمن حصول المستخدمين على الصلاحيات المناسبة لهم لأستخدام البرامج التطيبقية.
  • المراقبة والتدقيق لضمان أمتثال المستخدمين للتشريعات والواجبات التى تفرضها الحكومة أو القطاع أو الشركة.
  • إدارة الأصول والموجودات لضمان عدم تحول أجهزة الكمبيوتر المكتبية والحواسيب المحمولة والأجهزة إلى نقاط دخول لهجمات سرقة الهوية وبرامج الفدية، وهجمات أخرى من البرامج الضارة.

وفى هذا السياق، تجدر الإشارة إلى أن المتصفحات فى هذا العصر الرقمى أصبحت بمثابة بوابة دخول، بالنسبة إلى العديد من المستخدمين حيث يعتبر المتصفح أداة العمل الأساسية لتنفيذ أنشطتهم اليومية بغض النظر عن نوع الجهاز أو المتصفح المستخدم. بالنسبة إلى موظفى تكنولوجيا المعلومات، فقد أصبح يواجه المتصفح تحديات الأمن نفسها التى تواجهها أجهزة سطح المكتب والهواتف الذكية ونقاط النهاية الأخرى للجهاز. يجب على فرق تكنولوجيا المعلومات تطبيق عناصر التحكم الهامة وتحسين أمان المستعرض مع الأهتمام نفسه بالنقاط الأخرى.

3)   العمل فى البنية السحابية

إن مزايا إستخدام البرامج كخدمة تؤدى إلى العديد من مبادرات التحول الرقمى، حيث تتطلب مشاريع البرامج كخدمة عادةً تكاليف أولية أقل مع تهيئة أسرع، وتنفيذ، وترقية سهلة، وإمكانيات وصول أكبر وتوسيع أفضل من تلك المطبَقة فى مكان العمل. وبما أن تطبيق البرمجيات كخدمة يجرى تطويره وتنفيذه وإدامته بالنسبة لموظفى تكنولوجيا المعلومات، فإن الصناعة لم تعد تعمل مع البنية الأساسية للأجهزة أو دعم البنية الأساسية. فهى تحتاج إلى موارد أقل للتعامل مع التنمية والإدارة المستمرين.

تعمل البنية السحابية على نقل البرامج إلى مستوى جديد عالى السرعة فى تطوير التطبيقات وإستخدامها فى السحابة. فى العديد من الحالات تكون سهولة وسرعة تطوير التطبيقات فى Amazon أو Google أو غيرها، من هياكل السحابة العامة فى طليعة أوائل المستخدمين الذين يستخدمون البرامج كخدمة.

يمكن لمؤسسات تكنولوجيا المعلومات الأستعداد للأستقرار فى السحابة من خلال تعيين مهندسى إعتمادية الموقع إلى فرق العمل. وهو وضع جديد يشمل جوانب هندسة البرمجيات ويطبقه على المشاكل التشغيلية فيها. يجب أن يكون مهندسو إعتمادية الموقع يقظين ويستجيبون بسرعة ويرصدون التنبيهات ويسجلونها، كما يجب إعداد التقارير.

هنا، يمكن للأدوات أن تلعب دورًا فى إحداث الفرق ومراقبة الشبكات والتطبيقات والخوادم والنطاق الترددى العريض ومواقع الويب، بالإضافة إلى تسجيل تطبيقات الشبكة وأجهزتها وإشعارات مكتب المساعدة، وتنبيهات، يجب أن تعمل كلها معًا بسرعة وكفاءة. وإلا، فإن الأدوات تعمل بشكل منفصل وبطريقة تمنع أسلوب العمل السلس والتعاونى لمهندسى إعتمادية الموقع. وتساعدهم الأدوات المتكاملة والمرنة على أن تكون أكثر إستجابة وأفضل تجهيزاً لمنع تجربة تدخل المستخدم النهائى.

 

4)   إنشاء أنظمة إستقصاء

ومن الناحية التاريخية، قامت المؤسسات بتعيين مهمة إنشاء أنظمة لإدارة سجلات أقسام تكنولوجيا المعلومات، وهى أنظمة كبيرة لتخطيط موارد المؤسسات، وأنظمة إدارة علاقات العملاء، وقواعد البيانات الأخرى التى تخزن المعلومات المتعلقة بالشركة. وعلى مدى العقد الماضى، فتحت أقسام تكنولوجيا المعلومات أنظمة التسجيل لتمكينهم من الوصول إليها من خلال الويب والمحادثة والأجهزة المحمولة.

والآن يُطلب من فرق تكنولوجيا المعلومات إنشاء طبقة جديدة تتجاوز قدراتها فى جمع بيانات الأستقصائية والوصول إليها، وهذه البيانات الجديدة هى أنظمة تحليلية عالية التركيز. ويتمثل هدفها فى مواجهة تحديات الأعمال وتحقيق أهداف الشركة.

تقوم أنظمة الأستقصاء بتغيير طريقة تفاعل المستخدمين مع أنظمة التسجيل وأنظمة المشاركة، على سبيل المثال، يمكن لمساعد حوارالذى يعمل بتقنيات الذكاء الأصطناعى أخذ إدخالات الصوت أو المحادثة ثم تنفيذ الأوامر من خلال معالجة اللغة الطبيعية أو معالجة الكلمات. وبإستخدام التعلم الآلى، يستطيع المساعد تنفيذ أوامر إضافية ذات صلة دون تدخل المستخدم.

بالنسبة إلى موظفى تكنولوجيا المعلومات، ستحتاج أنظمة التحقيق إلى فهم الذكاء الأصطناعى بشكل عام وكيف يمكن للذكاء الأصطناعى مساعدته بشكل خاص. وإستراتيجية الذكاء الأصطناعى للأدوات التى يستخدمونها ولرفع المستوى العام للخدمات.

 

دراسة جوانب التحول الرقمى

ليست هناك طريق مختصرة نحو التحول الرقمى، والواقع أن العديد من الشركات فى الشرق الأوسط وأماكن أخرى لم تتمكن بعد من إجراء التحولات التى تحاول إنجازها، ولكن المزايا المترتبة عليها تستحق الجهد المبذول.و من الجدير بالذكر، صمّم خبراء مؤسسة فكرة برنامج دوك سويت، والذى يعد أحد أبرز البرامج للأرشفة و الإتصالات الإدارية، حيث يعتبر حل مثالى متكامل لجميع المنشأت، وهو أحد أبرز البرامج الموجود فى سوق البرامج المحاسبية، وأكثرها تميزًا فى الوطن العربى.

دوك سويت هو تطبيق وب حديث صمم ليوفر حلاً لتلك المشاكل، بتقنيات حديثة تمكنك من التحول من الإدارة الورقية لإدارة إلكترونية كاملة، وببساطة ومرونة تجعل من النظام سهلاً فى التطبيق، وإستثماراً ناجحاً؛ لأنه بإختصار يجمع المحاور الأربعة المذكورة سابقاً.


tags :
tags

نشر :

إضافة تعليق جديد

 تم إضافة التعليق بنجاح
خطأ: برجاء إعادة المحاولة