ما هو برنامج إدارة محتوى الشركات ECM وأهيمته لعملك؟

برنامج ECM المعروف رسميًا باسم إدارة محتوى المؤسسة، هو نظام إدارة مستندات يوفر لك القدرة على التحكم في معلومات مؤسستك

المدونة / برنامج إدارة محتوى الشركات

ما هو برنامج إدارة محتوى الشركات ECM وأهيمته لعملك؟


 
 برنامج ECM، المعروف رسميًا باسم إدارة محتوى المؤسسة، هو نظام إدارة مستندات يوفر لك القدرة على التحكم في معلومات مؤسستك وتدفق تلك المعلومات. تعد إدارة المحتوى (ECM) مهمة لأنها توفر لك قدرًا كبيرًا من الفوائد. على سبيل المثال، تعاني العديد من الشركات من زيادة المعلومات المتعلقة بإدارة الفواتير والعقود والمستندات ورسائل البريد الإلكتروني والفواتير وغيرها من المعلومات الأساسية. تميل المشكلات المتعلقة بتدفق البيانات إلى التسبب في مشاكل تتعلق بالكفاءة والإنتاجية، مما يؤثر سلبًا على صافي أرباحك.
 
 
ومع ذلك ، مع وجود نظام ECM جيد التنظيم في مكانه، ستكتسب شركتك القدرة ليس فقط على تبسيط العمليات، ولكن أيضًا لتوفير الموارد المهمة التي ستساعد فعليًا في تحقيق أرباحك النهائية. على سبيل المثال ، تتعقب ECM جميع معلومات مؤسستك. على الرغم من أن امتلاك كميات كبيرة من البيانات المهمة قد يكون ضروريًا لتشغيل عملك بشكل صحيح ، إلا أنه قد يؤدي أيضًا إلى حدوث مشكلات. قد ينتهي بك الأمر أنت وموظفوك بالفرز من خلال ما يبدو أنه أكوام لا نهاية لها من الورق. قد يتم تقديم المستندات الورقية بشكل غير صحيح أو غير مكتمل أو حتى نسخ مكررة.
 
 
والخبر السار هو أن نظام ECM يتيح جعل جميع مستنداتك مركزية والبحث فيها بسهولة. من حيث الجوهر، يرتبط كل مستند ميكانيكيًا بالحساب المناسب. المنظمة هي مفتاح الإنتاجية ؛ يمكن أن يكون هذا مفيدًا بشكل لا يصدق في جميع مجالات عملك. كما تقلل ECM بشكل كبير من تكاليف التشغيل. توفر معظم المؤسسات مبلغًا هائلاً من المال من خلال التحول إلى التقنيات الرقمية. يعد استخدام حل ECM أحد أفضل الطرق للانضمام إلى الثورة الرقمية.
 
عندما يكون لديك وصول إلى نظام إدارة المحتوى (ECM) ، فسيتم تبسيط جميع الإجراءات المتعلقة بشركتك تمامًا. سيؤدي ذلك إلى تحقيق وفورات عبر مؤسستك بأكملها. كمكافأة إضافية، سيؤدي ذلك إلى القضاء على استهلاك شركتك للورق، والذي يميل إلى الزيادة. أخيرًا وليس آخرًا، توفر ECM الوقت، والوقت هو أحد أثمن السلع على هذا الكوكب. إذا كانت بياناتك غير منظمة، فلن يصبح من الصعب تحليلها فحسب، بل يستغرق أيضًا وقتًا أطول لتحليلها.
 
 
هذا الوقت يكلفك المال. ومع ذلك، عندما يكون لديك نظام ECM مطبق، فسيؤدي ذلك إلى زيادة الإنتاجية الإجمالية لموظفيك بشكل كبير. هذا يرجع إلى حقيقة أن جميع المستندات الخاصة بك سيتم تنظيمها بشكل صحيح. خلاصة القول هي أنه عندما يتم تنظيم جميع المستندات الخاصة بك بشكل صحيح، فإنه يجعل من السهل العثور عليها وتخزينها وإدارتها.
 

فوائد إدارة محتوى المؤسسة :

 

1- زيادة الإنتاجية

 
يقضي المحترفون 50٪ من وقتهم في البحث عن المعلومات ويستغرقون في المتوسط ​​18 دقيقة لتحديد موقع كل مستند، تعد إدارة المستندات أحد أهم مزايا إدارة المحتوى في المؤسسة، ويجب أن تكون بسيطة للغاية. يجب أن يستغرق تحديد موقع المستندات بضع ثوانٍ فقط، مما يسمح للعاملين في مجال المعلومات بالتركيز على واجبات إنتاجية أخرى.
 

2- تقليل المخاطر

 
هذه واحدة من أهم مزايا إدارة محتوى المؤسسة.
 
من خلال تقييد الوصول إلى المستندات والترخيص، تمكن ECM المؤسسات من منع انتهاكات البيانات وتقليل خطر وقوع المعلومات في الأيدي الخطأ.
 
مطلوب متطلبات الامتثال لبعض أنواع المستندات ، ويمكن أن يؤدي عدم الامتثال لقوانين تنظيمية معينة إلى عقوبات كبيرة ، وفي بعض الحالات ، اتخاذ إجراءات قانونية.
 
يمكن أن يساعد التنفيذ السليم مؤسستك في تقليل مخاطر عدم الامتثال للمعايير التنظيمية المختلفة.
 
يوفر موردو السوق الرئيسيون خيار تشفير البيانات والملفات المحفوظة في المستودع المركزي ، مما يحد من عرض المحتوى داخل الحل الخاص بهم.
 

3- تقليل تكاليف التخزين والتشغيل

 
إن الحصول على مكتب خالٍ من الأوراق أمر بالغ الصعوبة، إن لم يكن مستحيلاً؛ ومع ذلك، فإن الانتقال من المستندات الورقية إلى المستندات الرقمية يوفر جوًا خفيفًا من الورق.
 
يتضاعف متوسط ​​حجم مستندات الأعمال كل ثلاث سنوات ، مما يؤدي إلى زيادة الورق بنسبة 22 بالمائة سنويًا.
 
تتمثل إحدى أهم مزايا ECM في أنها تسمح للمؤسسات بتقليل كمية الورق ومساحة التخزين المادية اللازمة ، مما يؤدي إلى انخفاض كبير في وقت الإيداع والنفقات المرتبطة به (الشحن والتخزين وما إلى ذلك).
 

كيف أبدأ مع ECM؟

 
يجب أن تبدأ المنظمات الجادة في التحول الرقمي بالأساسيات. أولاً، التقط المحتوى في أول فرصة. بعد ذلك، قم بتصنيفه وتطبيق قواعد الحوكمة. بعد ذلك ، يمكنك التحكم في من يمكنه الوصول إليه ومنح الأشخاص أدوات للعثور عليه بسرعة. أخيرًا، قم بتشغيل المحتوى لعمليات الأعمال والتعاون.
 

حدد الدور الذي يلعبه المحتوى في عملك

 
يبدأ الاعتماد الناجح لـ ECM بتقييم المؤسسة. أين المستندات الورقية تبطئ النتائج؟ أين يقع محتوى الأعمال في المؤسسة؟ هل هو في مشاركات الملفات أم المستودعات السحابية أم نظام ECM؟ وما هي استراتيجيتك للحوكمة والامتثال والاحتفاظ بالوثائق؟
 

حدد مشروعًا مبدئيًا

 
حلول ECM قابلة للتطوير وغالبًا ما تبدأ بتطبيق قسم أو خط أعمال. بمجرد مشاركة جميع أصحاب المصلحة وتقديم المدخلات، تقوم بتطوير رؤية وأهداف قابلة للقياس لحل الإدارة. ثم ، بعد إجراء اختبار شامل وتدريب المستخدم، انشر الحل. في كثير من الأحيان، ينتشر نجاح الحل إلى الأقسام الأخرى، والتي تبدأ في الضغط لتكون المشروع التالي.
 

توسيع ECM عبر المؤسسة

 
من الأفضل نشر ECM كحل للمؤسسات. بمجرد اكتمال المشروع الأول ، يمكن إعادة استخدام العديد من العناصر والإجراءات ، مما يجعل المشاريع اللاحقة أقل تكلفة وأسرع في النشر. تقوم العديد من الشركات بتطوير إستراتيجية الخدمات المشتركة لتعظيم استثماراتها في الأفراد والمحتوى والتكنولوجيا.
 


نشر :

إضافة تعليق جديد

 تم إضافة التعليق بنجاح
خطأ: برجاء إعادة المحاولة