7 طرق لتعظيم اعتماد المستخدم لنظام إدارة المستندات الخاص بك
تسمح أنظمة إدارة المستندات (DMS) بمكتب بلا أوراق، وتدفقات عمل آلية، وتكلفة منخفضة، وأمان قوي، وغير ذلك الكثير. مع ذلك، فإن تنفيذ نظام إدارة المستندات يعني أيضًا تغييرات في عملية عملك والمكدس الفني، والتي قد تبدو في البداية شاقة لفريقك. أي تغيير في العملية داخل شركة ما سيكون له بعض التراجع لأن بعض الأشخاص لا يريدون التغيير ويفضلون التمسك بما يعرفونه.
لا يمكنك فقط تنفيذ نظام DMS قوي وتوقع من موظفيك اعتماده بسلاسة. تحتاج إلى إعداد فريقك ومنحهم الأدوات المناسبة والتدريب اللازم لاستخدام وفهم النظام. يمكن أن يكون لديك أفضل نظام لإدارة المستندات تم إعداده، ولكن إذا لم يكن فريقك مستعدًا، فسيكون النظام عديم الفائدة ويمكن أن يسبب مزيدًا من الارتباك أكثر مما كان عليه قبل التنفيذ.
7 طرق لتعزيز اعتماد المستخدم لنظام إدارة المعلومات الخاص بك
1. مشاركة المستخدمين
ضع إستراتيجية تغيير وخطة اتصالات مع موظفيك في المركز. اجعل المستخدمين يشاركون منذ بداية البرنامج. يجب أن يبدأ هذا قبل اختبار المستخدم، وحيثما أمكن، يشمل مشاركة المستخدم في تحديد المواصفات الأولية. تطلع لبناء فريق إيجابي من دعاة المستخدم. يمكن أن يصبحوا وكلاء التغيير الذين تحتاجهم لإقناع أقرانهم بفوائد النظام الجديد.
2. تنسيق فرق تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك
تمامًا مثل المعلومات، من السهل جدًا أن تصبح وظائف الأعمال صوامع خاصة بها. تخلص من الحواجز بين فرق تكنولوجيا المعلومات وفرق إدارة التغيير لتقليل الاحتكاك وتلبية متطلبات المستخدم بشكل أفضل مع الالتزام بالأمان والأداء والمتطلبات الوظيفية. على سبيل المثال، يمكن لفرق تكنولوجيا المعلومات وإدارة التغيير العمل معًا للتأكد من أن واجهة النظام سهلة الاستخدام حقًا.
3. تشجيع اعتماد المستخدم من خلال عمليات التوحيد
بمجرد تحديد استراتيجيتك، انظر إلى التوحيد. سيساعد توحيد العمليات ووضع أفضل الممارسات والإجراءات القياسية في حث الأشخاص على استخدام CRM الخاص بك. يُعد تسليط الضوء على هذه الميزة أحد أفضل الطرق لتشجيع تبني المستخدم والربط مرة أخرى بالثقافة والاستراتيجية، ويمكن أن يعزز توحيد العمليات روح الفريق والشعور بأن كل شخص يعمل من أجل تحقيق الأهداف المشتركة.
إن وجود مجموعة من العمليات القياسية يعزز الكفاءة في العمل. إنه يشجع على التعاون والتواصل والشفافية، ويعني أن البيانات ذات جودة أفضل وتحليل أكثر دقة وإعداد التقارير وأكثر قيمة.
التوحيد يعني كذلك زيادة الإنتاجية. يمكن الوصول إلى المعلومات بشكل أسرع، ومع تدريب كل شخص على طريقة واحدة متسقة لتنفيذ المهمة، يكون هناك مجال أقل للخطأ ويمكن لعدد أكبر من الأشخاص تحمل المسؤوليات في حالة غياب أحد أعضاء الفريق أو المضي قدمًا.
للتأكد من أن الأشخاص يستخدمون CRM الخاص بك، اجعل التوحيد جزءًا من فلسفة عملك الشاملة. إذا كان وجود طرق روتينية للقيام بالأشياء أمرًا شائعًا في جميع مجالات عملك، فلن تشعر بالغرابة عندما يُطلب من الموظفين استخدام CRM الخاص بك.
4. الحصول على أفضل نظام CRM
بمجرد أن تصبح لديك ثقافة واستراتيجية وعمليات قوية لدعم التكنولوجيا، فقد حان الوقت لإلقاء نظرة على CRM الخاص بك.
عندما يتعلق الأمر بالخيارات، لا يوجد مقاس واحد يناسب الجميع ومن الضروري العثور على نظام مناسب لمؤسستك. تريد CRM يتكامل بسلاسة مع عملياتك. يجب أن يعمل من أجل المستخدمين، وإذا لم يكن كذلك، فلن يكونوا متفائلين بشأن تسجيل الدخول إليه كل يوم.
عندما لا يكون نظام CRM مناسبًا للأعمال التجارية، سيختار المستخدمون العودة إلى المزيد من الطرق اليدوية لتسجيل الأشياء. سيعودون إلى استخدام جداول البيانات وعناوين البريد الإلكتروني التي تم الوصول إليها فقط من خلالهم والمزيد من الأساليب اليدوية، بدلاً من تسجيل المعلومات مركزيًا ليتمكن الجميع من عرضها والوصول إليها.
من المهم بنفس القدر ضمان ملاءمة إدارة علاقات العملاء الخاصة بك للأفراد الذين يستخدمونها. الهدف من التكنولوجيا هو تبسيط الأمور ، لذا تأكد من فهمك الكامل للأدوار المختلفة وعدم تنفيذ نظام يجعل العمليات أكثر صعوبة مما ينبغي أن تكون.
5. جعل التكنولوجيا ضرورية
إن إخبار الموظفين بأنهم مطالبون باستخدام تقنية جديدة أمر واحد. إنه شيء آخر تمامًا لدمج هذه التكنولوجيا في العمليات اليومية الهامة. على سبيل المثال، بدلاً من إرشاد فريق المبيعات الخاص بك لاستخدام حل جديد، يمكنك بناء العملية بحيث يتم إدخال الفرص التي تم إنشاؤها باستخدام هذا الحل فقط في مسار تحويل المبيعات.
6. الاستفادة من البيانات لإظهار التأثير
أثناء تحديد مزايا حل جديد ، استفد من البيانات لدعم القصة. يجب أن تكون قادرًا على إظهار أشياء مثل تأثير القدرات الجديدة وزيادة الكفاءة وتوفير التكاليف وتقليل الجهد ورضا المستخدم النهائي. يمكن أن يساعد إضفاء الحيوية على التأثير بالبيانات في تعزيز أهمية تعلم التكنولوجيا الجديدة وبذل الجهد لإدماجها في المهام اليومية.
7. ابدأ بالنهاية
عندما تبدأ مشروعًا برؤية واضحة لهدفك النهائي، فمن غير المرجح أن تنحرف أو تقع فريسة للمخاطر الشائعة. تأكد من أن لديك الوضوح حول كيفية عمل التكنولوجيا الجديدة، وكيف تختلف عن الحل الحالي، ومن سيستخدمها، وكيف تلبي احتياجات أعمالهم، والإطار الذي ستحتاجه لوضع جميع القطع في مكانها الصحيح. يمكن أن يساعد إشراك المستخدمين النهائيين في عملية الشراء في توضيح كل هذه الأسئلة.
إضافة تعليق جديد