5 أدوات ECM لتوفير الوقت والمال

إدارة محتوى المؤسسة (ECM) هي تقنية أعمال أساسية تساعد المؤسسات، بغض النظر عن حجمها أو صناعتها على تنظيم وإدارة وتوزيع المحتوى غير المنظم،

المدونة / برنامج إدارة محتوى الشركات

5 أدوات ECM لتوفير الوقت والمال

 

 
 
إدارة محتوى المؤسسة (ECM) هي تقنية أعمال أساسية تساعد المؤسسات، بغض النظر عن حجمها أو صناعتها على تنظيم وإدارة وتوزيع المحتوى غير المنظم، يشار إليها أحيانًا باسم إدارة المستندات أو إدارة السجلات - هي عملية إدارة دورة الحياة الكاملة لمحتوى المؤسسة ، بما في ذلك المستندات وجداول البيانات والعقود والصور الممسوحة ضوئيًا. الهدف من حل ECM هو تقليل المخاطر وتحسين الإنتاجية والكفاءة وتجربة العملاء من خلال التخلص من المهام الورقية وتحسين رؤية العملية.
 

حلول إدارة محتوى المؤسسات ECM

 
تعد إدارة محتوى المؤسسة مصطلحًا شاملاً للتكنولوجيا والاستراتيجية والطريقة المستخدمة لالتقاط المعلومات وإدارتها والوصول إليها ودمجها وقياسها وتخزينها .
 
تتجاوز قيمة حل ECM اليوم حلول المسح والتخزين والاسترداد البسيطة لتشمل جميع إمكانات النظام الأساسي ونقاط القوة .
 
تقليديا، كانت ECM تتألف بشكل أساسي من إدارة محتوى المعاملات، وهو نظام تسجيل لإدارة المستندات المتعلقة بالعملية. لكن إدارة محتوى المعاملات، التي غالبًا ما ترتبط بالعمليات التجارية التي تساعد في دفع الإجراءات والقرارات، هي مجرد جزء من إدارة المحتوى في المؤسسة ومصطلح آخر تحت مظلتها.
 
لم تعد حلول إدارة محتوى المؤسسة من الجيل الأول تعكس بشكل كامل الطريقة التي ينشئ بها المستخدمون المعلومات ويستخدمونها ويتفاعلون معها، وهذا هو سبب تطور المصطلح إلى خدمات المحتوى.  يساعدك نهج خدمات المحتوى الناجح على معالجة التغييرات في التكنولوجيا والطريقة التي نعمل بها، ويكافح صوامع المعلومات من خلال تقديم المعلومات الصحيحة إلى الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب.
 

5 أدوات ECM

 
 

1. التوقيع الإلكتروني

 
 يشير التوقيع الإلكتروني إلى عدد من العمليات التي يمكن من خلالها توقيع المستند رقميًا. يعد استخدام التوقيعات الإلكترونية ممارسة معتادة هذه الأيام لأنها تعتبر الآن صالحة قانونًا في العديد من المواقف. تضمن خدمة توقيع DocuWare توقيع مستنداتك رقميًا بواسطة موفر خدمة Trust معتمد.
 
طلب التوقيعات المادية غير فعال بشكل كبير. بالنسبة للمبتدئين، تتطلب العملية نسخة مادية يجب إرسالها بالبريد أو تسليمها بطريقة أخرى من وإلى الموقّع. يجب بعد ذلك مسح المستند الموقع ضوئيًا ليتم حفظه وأرشفته.
 
باستخدام التوقيعات الرقمية، يمكنك قطع عدد من الخطوات غير الضرورية مما يقلل بشكل كبير من خطر حدوث خطأ بشري في العملية. لن يتم وضع المستند الموقّع رقميًا في غير مكانه ، والأهم من ذلك ، أن المعاملة التي تنتظر التوقيع لن يتم تعليقها لأيام بينما ينتقل المستند من مكان إلى آخر.
 

2. معالجة الفاتورة

 
من خلال المعالجة الآلية للفواتير، يتم تسجيل الفواتير ورقمنتها وفهرستها قبل توجيهها من خلال تدفقات العمل المكونة مسبقًا للموافقة عليها ودفعها وأرشفتها في مستودع مركزي قابل للبحث.
 
تستغرق معالجة الفواتير يدويًا وقتًا طويلاً، وتتطلب من العديد من الموظفين رعاية المستندات خلال العملية والمخاطرة بفقدان البيانات أو إدخال أخطاء على طول الطريق. عند التبديل إلى ECM الذي يسهل المعالجة الآلية للفواتير، توفر شركتك بشكل كبير النفقات المرتبطة بإدارة البيانات يدويًا، مع انتقال الفواتير الآن خلال العملية دون تدخل بشري. ناهيك عن أنه يمكنك الاستفادة من خصومات السداد المبكر أيضًا.
 

3. إدارة علاقات العملاء (CRM)

 
 يؤدي ربط نظامي CRM و ECM إلى تحسين كفاءة تخزين واسترجاع مستندات العميل، مثل الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني والفواتير.
 
تخيل أنك تعمل في نظام إدارة علاقات العملاء وتحتاج إلى إنشاء خطاب. ربما يحتوي نظام CRM على قالب جاهز لإنشاء ملف Word بالتخطيط المناسب واستخدام سجل العميل لملء الحقول المختلفة تلقائيًا (العنوان واسم العميل وما إلى ذلك). بمجرد اكتمال الخطاب ، حان الوقت لطباعته أو إرساله إلكترونيًا إلى العميل وحفظ نسخة منه.
 
إذا قمت بطباعة المستند ثم حاولت استخدام "حفظ باسم" لتخزين نسخة في مكان آخر ، فقد تحدث أخطاء. يجب أن تقلق بشأن حفظ النسخة باسم الملف الصحيح في المجلد الصحيح وحتى نسخها مرتين أو ثلاث مرات لتخزينها في مواقع مختلفة.
 
من خلال تكامل ECM، تتم جميع عمليات الأرشفة والفهرسة تلقائيًا من أجل الحصول دائمًا على البيانات المهيكلة لاستغلال أفضل. يحفظ حل ECM نسخة رقمية عند طباعة الحرف الورقي ويفهرس المستند تلقائيًا لسهولة استرجاعه ، والتقاط اسم الشركة ، ورقم الفاتورة ، وما إلى ذلك. باستخدام ECM، يمكنك إنشاء أرشيف رقمي موثوق به مع بيانات وصفية متسقة، دون عمل إضافي. من قبل الموظفين.
 

4 - نظام البريد الإلكتروني الخاص بك

 
إذا كانت شركتك تستخدم Microsoft Exchange أو Outlook، فإن مجلد البريد الإلكتروني لكل موظف هو صومعة للمعلومات. لا يمكنهم بسهولة مشاركة المعلومات الموجودة في رسائل البريد الإلكتروني هذه بخلاف إعادة توجيهها إلى كل شخص مهتم أم لا. من الناحية المثالية، يجب وضع رسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة بالمؤسسة بأكملها في مجموعة مستندات مركزية، حيث يمكن الوصول إليها بسهولة.
 
يسمح تكامل ECM مع نظام البريد الإلكتروني الخاص بك للمستخدمين بأرشفة الرسائل الواردة والصادرة بشكل انتقائي. بالنسبة إلى رسائل البريد الإلكتروني الواردة، ما عليك سوى فهرستها وإرسالها إلى نظام ECM الخاص بك. تتم مراقبة هذا المجلد بواسطة نظام ECM ، ويقوم تلقائيًا بتخزين البريد الإلكتروني وفهرسته.
 
بالنسبة للبريد الإلكتروني الصادر للعملاء ، يكون تكامل ECM مشابهًا لإرسال الرسالة ثم يتم فهرستها يدويًا أو تلقائيًا وإرسالها إلى EDM ، حيث يمكن للزملاء الآخرين البحث ، اعتمادًا على إعدادات البريد الإلكتروني. الوصول.
 
تدعمك Doc.Series وشركاؤها في إدارة التغيير ، وتزويدك بالنصائح ، وتقديم الحلول المناسبة لاحتياجاتك والتدريب الذي سيسمح لك بالاستفادة القصوى من التكنولوجيا الرقمية.
 

5. نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)

 
 بغض النظر عن مجال نشاطك: هذا النظام هو أهم أداة للتكامل لأنه قناة لجميع المعلومات الواردة من الحزمة المحاسبية. يوفر هذا التكامل مع ECM العديد من الطرق لتبسيط عمليات المحاسبة.
 
بالنسبة لحسابات القبض ، على سبيل المثال ، لم تعد بحاجة إلى طباعة الفواتير الورقية ثم حفظ الملفات الرقمية بشكل منفصل. بدلاً من ذلك، ما عليك سوى طباعته افتراضيًا في نظام ECM. من هناك، يقوم نظام ECM بتوزيعها على العميل عبر البريد الإلكتروني أو مستند ورقي أثناء تخزين نسخة قانونية تلقائيًا.
 
هذا يوفر الوقت في مكالمات التحصيل، حيث أن المتصل لديه جميع المعلومات ذات الصلة: الفاتورة وإثبات التسليم وأمر الشراء الأصلي وعرض الأسعار الأولي أو العرض. تعمل سهولة الوصول هذه على تقليل الأخطاء وتسريع العملية ، والتي تميل إلى تقليل أوقات الدفع وتحسين التدفق النقدي.
 
بالنسبة للحسابات الدائنة، يوفر تكامل ECM طريقة فعالة للحصول على المعلومات في نظام ERP الخاص بك. على سبيل المثال ، أثناء عملية الموافقة على نقطة الاتصال الخاصة بك ، ربما تكون قد أدخلت بالفعل الكثير من المعلومات ، مثل اسم المورد في الفاتورة ورقم الفاتورة والمبلغ الإجمالي وما إلى ذلك. إذا لم يتم دمج أنظمتك ، فعادة ما يتعين على شخص ما إدخال هذه البيانات يدويًا في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
 


نشر :

إضافة تعليق جديد

 تم إضافة التعليق بنجاح
خطأ: برجاء إعادة المحاولة