5 معايير رئيسية عند اختيار نظام إدارة المستندات
لطالما كان حفظ السجلات جزءًا مكلفًا ويستغرق وقتًا طويلاً في إدارة الأعمال التجارية. كل عمل لديه مجموعة من الوثائق التي تحتاج إلى التنظيم والتخزين. تواجه الصناعات شديدة التنظيم عبئًا أثقل من نظيراتها في الصناعات الأخرى. تحل المستندات الإلكترونية محل الورق بسرعة، مما يحل عددًا من المشكلات، بما في ذلك مساحة التخزين المادية والوصول والاسترجاع. ومع ذلك، بدون تخطيط دقيق، يمكن أن تُفقد المستندات الإلكترونية أو يتعذر الوصول إليها. لحسن الحظ، تم تطوير أنظمة إدارة تدفق المستندات المتقدمة للتعامل مع المستندات الإلكترونية في كل مرحلة من مراحل دورة حياتها، من إنشائها إلى تدميرها في نهاية المطاف.
ما هو نظام إدارة تدفق المستندات؟
تمتلك جميع الشركات تقريبًا بالفعل طرقًا لإدارة المستندات، على الرغم من أن بعضها أكثر رسمية من غيرها. غالبًا ما تجد المنظمات التي ليس لديها عملية موحدة أن كل موظف أو قسم يطور طرقًا فردية لتخزين المستندات، مثل حفظها في محطات عمل فردية أو طباعتها وحفظها أو عن طريق الاحتفاظ بها على محرك أقراص شبكة مشترك.
يمكن أن تسبب هذه العمليات غير الرسمية مشاكل عند محاولة الوصول إلى المستندات المحفوظة، ويكاد يكون من المستحيل إجراء عمليات بحث شاملة عن المعلومات. يضمن نظام إدارة تدفق المستندات الرسمي أن الأشخاص المصرح لهم يمكنهم العثور على ما يحتاجون إليه، عندما يحتاجون إليه، دون إنفاق الكثير من الوقت والموارد في المشروع. تتمتع أنظمة سير عمل المستندات المتقدمة بميزات متخصصة تنظم جميع مستندات الأعمال وأرشفتها وصيانتها تلقائيًا، بغض النظر عن التنسيق، بأقل جهد ممكن.
أبرز معايير رئيسية عند اختيار نظام إدارة المستندات
1- اكتشف جميع الخيارات
سيكون أفضل نظام إدارة هو ذلك الذي يقدم حلاً يغطي جميع الجوانب المهمة لعملك. سيكون سهل الاستخدام وسهل اعتماده لكل من موظفيك الميدانيين (الذين ليسوا جميعًا على نفس المستوى التكنولوجي) ولمديرك.
بالنسبة إلى شركة خدمة على الطريق (التدفئة والتهوية وتكييف الهواء ، والسباكة ، وما إلى ذلك) ، يمكن للوظائف المتنقلة المتقدمة التي تغطي جميع عملياتك أن تحدث فرقًا ، سواء من أجل اعتماد الحل المختار أو لتحقيق مكاسب في الإنتاجية. ملاحظة على سبيل المثال:
- المتابعة الإدارية
- إدارة عروض الأسعار
- مهمة وإرسال التحديثات
- إدارة الوقت وتسجيل الوقت على الأجهزة المحمولة
- متابعة العملاء الآلية
- إدارة المعدات والمكالمات العاجلة
- تحسين الطريق
- كفاءة وسرعة إصدار الفواتير
من خلال التحديد الواضح للخيارات والميزات الضرورية ، مقابل "اللطيف التوفر" ، ستعرف بسرعة المنتجات المعروضة التي يمكن أن تحدث فرقًا حقيقيًا وليس مجرد نقل المشكلة.
2- التحديد المسبق للمعايير المهمة
هناك العديد من العوامل التي يمكن أن تحدد أفضل حل إداري يناسب احتياجات عملك وأهدافك. فيما يلي العناصر الرئيسية التي يجب تقييمها عند مقارنة الحلول المختلفة المعتمدة:
- خبرة المورد في مجال عملك
- بنية النظام الأساسي وقابلية التوسع والقدرة على التكيف
- خارطة طريق المنتج والتكامل والوظائف
- عملية التنفيذ والدعم أثناء التنفيذ
- تدريب ودعم المستخدم
- إرضاء العملاء الحاليين
- التكلفة الإجمالية للحل
اعتمادًا على الموارد المتوفرة لديك داخليًا والتحديات التي يجب أن تواجهها على المدى القصير والمتوسط والطويل ، ستتمكن من تصنيف كل عرض خدمة واتخاذ خيار أكثر استنارة.
3 - اطرح الأسئلة الصحيحة
عند تقييم مورد محتمل، ضع في اعتبارك التدريب والدعم المستمر المقدم؛ ما إذا كانت فرق الدعم ونجاح العملاء متاحة لمساعدتك في أي مشكلات ؛
ما إذا كانت فرق الدعم ونجاح العملاء متاحة لمساعدتك في أي مشكلات؛ ما إذا كانت الندوات عبر الإنترنت ومقاطع الفيديو والوثائق عبر الإنترنت والموارد الأخرى متاحة بسهولة للعملاء والأهم من ذلك بأي تكلفة.
- ما هو حجم الشركة التي تستخدم عادة برنامجك؟
- هل تقدم شركتك التعليم المستمر وبأي تكلفة؟
- هل تقدمون مقاطع فيديو تدريبية وندوات عبر الإنترنت؟ كم مرة؟
- هل لدى شركتك فريق دعم داخلي خاص بها؟
- هل الدعم المباشر متاح عبر الهاتف؟
- ما هو وقت الاستجابة المعتاد للتذاكر وطلبات المساعدة؟
- هل سيتمكن جميع المستخدمين من الوصول إلى نظام تعليمات عبر الإنترنت؟
- هل يتم تحديث دليل المستخدم والمستندات الأخرى؟
4 - هل العملاء الحاليون راضون؟
تعد تجربة الشركات الأخرى مثل شركتك التي تستخدم التطبيق بالفعل عاملاً رئيسيًا آخر في اختيار نظام إدارة الأعمال. تأكد من تأكيد أن البائع الذي تفكر فيه لديه سجل حافل من العملاء الراضين وسجل حافل في مساعدة الشركات على النمو والازدهار.
ابدأ بزيارة موقع الويب الخاص بالموفر لعرض شعارات العملاء الخاصة بهم. إذا كانت العديد من المؤسسات الكبرى في الصناعة مدرجة في قائمة عملائها، فهذا مؤشر جيد على أنها تقدم حلاً قويًا يمكنك الوثوق به. تحقق من دراسات الحالة التي يتم نشرها بشكل متكرر عبر الإنترنت، فهي مفيدة لتقييم تجربة العملاء وفهم كيف ساعد البرنامج الشركات الأخرى والطرق التي يمكن أن تفيدك بها.
5- مراجعة عملية التنفيذ
برنامج إدارة الأعمال ذو الخدمة الجيدة لديه القدرة على تحويل عملك ، بشرط أن يكون راسخًا ويمكنك الاعتماد على البشر الأكفاء لدعمك في تنفيذه. يعتمد نجاحك في التنفيذ والاستخدام اليومي لبرنامج الإدارة الذي اخترته بشكل كبير على نهج البائع الخاص بك وقدرته على ضم عملاء جدد.
عند مقارنة البائعين ، تأكد من مراعاة عملية التنفيذ وتجربة الأشخاص المسؤولين عن تدريب فريقك ودعمه. عندما يتم دعم التنفيذ من قبل فريق من المتخصصين في هذا المجال ، الذين يفهمون كيفية التزاوج بين البرنامج والعمليات التجارية في مجالك ، يتم تقليل منحنى التعلم لفريقك بشكل كبير بينما يتم تعظيم اعتماد النظام واستخدامه داخل مؤسستك.
Add New Comment