تناولنا فى مقالة سابقة أهمية نظام إدارة الوثائق والمستندات الإلكترونية ودورها فى التطوير من كفاءة مؤسستك وزيادة أرباحك، وهنا سنتناول فى مقالتنا بعض الأفكار الخاطئة التى تنظر إليها الشركات بخصوص نظام إدارة الوثائق والمستندات والتى يجب تجاهلها مثل :
تدوين جميع البيانات : من الهام أن تعمل على تسجيل وحفظ المعلومات والبيانات والمستندات الأكثر أهمية المرتبطة بعملك لتفادى الخسائر الحادثة ولكى تكون على معرفة دائمة بكل ما يحدث بداخل شركتك، وعلى العكس فيوجد بيانات ليس لها أهمية ولا يفترض الإحتفاظ بها مثل بيانات الإتصال الشخصية بين الموظفين، التخطيط لشئ ما بينهم، أو الذهاب إلى الخارج فى مكان ما، كل هذه معلومات لا يوجد أهمية لتسجيلها وحفظها.
حفظ البيانات إلى مدى غير محدود : ليس على المؤسسة أن تقوم بحفظ جميع البيانات والمستندات مدى الحياة الهامة والغير هامة، بل يجب أن تقوم بحفظ البيانات الضرورية فقط وحذف باقى البيانات الغير ضرورية.
حذف البيانات التى لا يتم إستخدامها فى الوقت الحاضر : هناك فكر خاطئ وهو أن يتم مسح البيانات التى لا يتم إستخدامها حالياً، فمثلاً يكون من الخطأ التخلى عن بيانات موظفين سبق لهم العمل داخل المؤسسة أو عملاء تم التعامل معهم سابقاً.
فى النهاية فإنه يجب أن تواكب مؤسستك التكنولوجيا الجديدة التى تنتشر فى عصرنا الحالى وإستخدام نظام إدارة الوثائق والمستندات الإلكترونية للتطوير من كفاءة مؤسستك وذلك بعد الإطلاع على ما يناسبك من أنظمة وعدم سماع كلام الأخرين.
تدوين جميع البيانات : من الهام أن تعمل على تسجيل وحفظ المعلومات والبيانات والمستندات الأكثر أهمية المرتبطة بعملك لتفادى الخسائر الحادثة ولكى تكون على معرفة دائمة بكل ما يحدث بداخل شركتك، وعلى العكس فيوجد بيانات ليس لها أهمية ولا يفترض الإحتفاظ بها مثل بيانات الإتصال الشخصية بين الموظفين، التخطيط لشئ ما بينهم، أو الذهاب إلى الخارج فى مكان ما، كل هذه معلومات لا يوجد أهمية لتسجيلها وحفظها.
حفظ البيانات إلى مدى غير محدود : ليس على المؤسسة أن تقوم بحفظ جميع البيانات والمستندات مدى الحياة الهامة والغير هامة، بل يجب أن تقوم بحفظ البيانات الضرورية فقط وحذف باقى البيانات الغير ضرورية.
حذف البيانات التى لا يتم إستخدامها فى الوقت الحاضر : هناك فكر خاطئ وهو أن يتم مسح البيانات التى لا يتم إستخدامها حالياً، فمثلاً يكون من الخطأ التخلى عن بيانات موظفين سبق لهم العمل داخل المؤسسة أو عملاء تم التعامل معهم سابقاً.
فى النهاية فإنه يجب أن تواكب مؤسستك التكنولوجيا الجديدة التى تنتشر فى عصرنا الحالى وإستخدام نظام إدارة الوثائق والمستندات الإلكترونية للتطوير من كفاءة مؤسستك وذلك بعد الإطلاع على ما يناسبك من أنظمة وعدم سماع كلام الأخرين.