تشير كلمة المحاسبة إلى عملية التعامل مع النظام المالى للشركة. يتضمن النظام المالى محفوظات المعاملات والتدقيق وتفسير كافة أنواع التقارير المالية. كان الأشخاص يديرون كل هذه الأشياء يدويًا. ولكن البرمجيات المحاسبية عملت على الحد من خسارة النظام التى كانت تأتى مع صيانة الأوراق. ينظر الجميع فى أهمية برامج المحاسبة فى مجال الأعمال الآن.
برنامج المحاسبة
دعنا نعرف بإختصار ما هو برنامج المحاسبة. يقوم برنامج المحاسبة بكل ما كان يقوم به المحساب فى العمل ولكن بطريقة رقمية. وبعبارة بسيطة، تقوم برامج المحاسبة بتقييم الحالة المالية للشركة والعناية بها. يشرف هذا البرنامج على:
- حساباتك: إن العناية بالحسابات هى المهمة الرئيسية لبرامج المحاسبة. فهى تعنى بذلك الحسابات الدائنة وحسابات القبض، وتساعدك فى التعامل مع البنوك، وتبيّن لك كل النفقات والإيرادات والخصوم والأصول فى إطار زمنى محدد.
- الفواتير: تُعد الفواتير جزءًا ماليًا رئيسيًا آخر من الشركة. يساعدك برنامج المحاسبة على تقديم الفواتير إلى العملاء وإعداد الفاتورة لهم بسهولة.
- تعقب المبيعات: بإستخدام الفواتير يتعقب النظام إجمالى البيع.
- إدارة كشوف الرواتب: برنامج المحاسبة يدير الموظفين أيضًا. وهى تتولى رعاية مرتباتهم، وأجوارهم، ومكافآتهم، وكل تعويض مالى.
- إدارة المخزون: تعتبر إدارة المخزون ضرورية للغاية للأعمال. مع تطبيق هذا الحل تصبح حالة إدارة الأسهم أفضل.
- تقارير الضريبة: إلى جانب تقديم تقارير عامة عن التمويل، فإنها تتولى إدارة الضرائب.
- المساعدة فى وضع الميزانية: يقوم بتحليل المستندات الموجودة ومقارنتها بالمستندات السابقة ويساعد فى وضع ميزانية جديدة.
أهمية وجود برنامج المحاسبة فى الشركات
إن برامج المحاسبة أشبه ببيت المأوى للشركات الصغيرة. إذا كنت تأخذ لحظة فسوف تفهم بنفسك أهمية برامج المحاسبة فى عملك. ولنتأمل هنا أولئك الذين يعملون كمنظمين وليس كبار فى إدارة الأعمال بأميركا. وبطبيعة الحال، لن يتمكن صاحب المشاريع الذى يتمتع بميزانية محدودة من تعيين خبير فى هذا الصدد. لكى نكون أكثر دقة، دعونا نقسّم لك أجزاء، كيف أن برامج المحاسبة مهمة للغاية فى مجال الأعمال.
وقد أصبحت تطبيقات المحاسبة مثل المساعدين فى مجال الأعمال من خلال إدارة برامج بسيطة فى مجالات معقدة. ولنعرف لماذا أصبح الأمر على هذا القدر من الأهمية.
لتوفير وقتك
إن الوقت هو أهم شئ فى مجال العمل، لا سيما عندما بدأت رحلتك للتو. عندما تعاملت مع حفظ الدفاتر يدوياً، أستغرق الأمر الكثير من وقتك الثمين. ومن ناحية أخرى، فإن أستخدام برامج المحاسبة قد بسّط النظام ككل. يوفر هذا التبسيط الوقت الذى تحتاج إليه للأستثمار فى قطاعات أخرى.
زيادة سرعة العمل
عندما يكون لديك عدد أقل من الأعمال الورقية، فإنك تحصل على مساحة للأعمال الأخرى. مثلاً، يتم تسجيل محفوظات المعاملات. والآن ليس عليك أن تجلس لحساب إجمالى المبيعات. ستحصل على النتيجة تلقائيًا.
الكمال فى العمل
من الطبيعى أن ترتكب أخطاء فى الحساب. إن عقلك لا ينجح دوماً بنفس الروح. المشكلة واحدة خطأ صغير فى الحسابات الماليّة يستطيع تدمّير عملك. ولكن التشغيل الآلى فى هذه العملية يؤدى إلى الكمال فى العمل، حيث لا توجد فرصة إرتكاب مثل هذا الخطأ.
تقارير الأعمال
تحتاج إلى الفواتير، ومحفوظات المعاملات، وتفاصيل المخزون الخاص بك، وما إلى ذلك، وهى أجزاء من تقرير العمل الإجمالى الخاص بك.
وقد يكون من المرهق أن نجلس مع الصحف وأن نعد التقارير. يقوم نظام المحاسبة بجهوزية هذه التقارير بنفسك.
ستكون التقارير جاهزة مع تطبيقات المحاسبة
الأهتمام بالضرائب بسهولة
فرجال الأعمال فقط يعرفون مدى أهمية مسألة الضرائب عندما تدير أعمالاً تجارية. إذا لم تكن واضحًا بشأن الضرائب، فيمكنك النزول فى أى وقت. وللضرائب، تحتاج إلى تفاصيل عن المستندات المالية. نعرف بالفعل أن برنامج المحاسبة يقوم بأتمتة التقارير لك. تساعدك هذه التقارير الجاهزة على التعامل مع التعقيد الناتج عن الضرائب.
فعالية التكلفة
برنامج المحاسبة يخفض التكلفة التى تأتى مع تعيين خبير. بعد ذلك، يقلل من التكلفة التى تأتى مع صيانة النظام اليدوى.
ومرة أخرى، يبدأ برنامج المحاسبة بتكلفة منخفضة للغاية. ويرتفع مع التجهيزات التى يقدمها لك. ولكن يمكنك البدء من مستوى سطح الأرض والترقية مع التقدم فى العمل.
تأمين بياناتك
إن تأمين بياناتك مهمة حقيقية. قد يكون وجود شركتك على المحك إذا وقعت مستنداتك فى أيدى غير أمينة. يقوم البرنامج بقفل بياناتك فى جهازك، كما أن القليل من الأشخاص يمكنهم الوصول إلى المعلومات. لذا، فإن برامج المحاسبة هى الأفضل لتأمين بياناتك.
أنواع برامج المحاسبة
هناك أنواع مختلفة من الحلول وفقاً لمتطلبات المستخدمين. وتعتمد المتطلبات على مكانة الشركة وسهولة إستخدامها وموقع العمل وما إلى ذلك. كما توجد برامج محاسبية قائمة على الصناعة. تُستخدم أدوات المحاسبة غالبًا من قِبل أصحاب الشركات الصغيرة والمتوسطة. هناك نوعان من البرامج بالنسبة لهم.
- برنامج المحاسبة المثبت: هذه البرامج مخصصة للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة الحجم.
- البرامج المستندة إلى السحابة: إنّ البرامج المستندة إلى السحابة أصبحت فى أيامنا هذه. إنها أيضا للأفراد من الشركات الصغيرة والمتوسطة.
مزايا إستخدام برنامج المحاسبة
إن الزيادة فى حل المحاسبة يثبت المستخدم أنه يجب أن تكون هناك مزايا معينة لجذب الأشخاص نحو النظام. لقد ناقشنا بالفعل لماذا ينبغى علينا إستخدام هذا فى العمل.
لنرَ الآن ما الذى يحدث عند إستخدام النظام-
- تعزز من الإنتاجية: فهى توفر الوقت وتنشئ التقارير فى وقت قصير، وتوفر الكمال فى العمل وتعزز إنتاجية الشركة بشكل عام.
- تقدم لك الأقتراحات: تقدم لك أداة المحاسبة التى تحتوى على كل المستندات المالية المسجلة أقتراحات وتساعد فى إعداد الميزانية.
- التنبؤ: لا يساعد فقط يستعمل محاسبة برمجيّة أنت فى يجعل ميزانية غير أنّ أيضا هو يستطيع أعطيت أنت تنبّؤ من حادثات قادمة.
- البقاء على علم بما يحدث: يمكنك الإشراف على بياناتك بسهولة بإستخدام النظام. ويبقيك ذلك على أطلاع على التفاصيل الصغيرة لعملك.
- مسار الشركة: تساعدك كل هذه الأمور على تعقب طريقة تحركك والمساعدة فى إنشاء مسار للتقدم بسهولة.
المشاكل التى قد تأتى مع النظام
إن تنفيذ نظام جديد قد يكون مزعجاً إلى حد كبير فى كل الأحوال. وينطبق الأمر نفسه على نظام المحاسبة. بغض النظر عن مدى سهولة البرامج فى حياتك من خلال إنقاذك من كل هذه الأوراق، سيستغرق الأمر بعض الوقت للتغلب على ذلك.
إن برامج المحاسبة المستهدفة التى تتبناها الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم تكون عادة بسيطة فى التصميم. لذا فهم لا يحتاجون إلى الدعم الفنى. ولكن هناك فريق يعمل على حل مشكلة ما.
والأجمل من ذلك، أن مؤسسة فكره برمجية لتقنية المعلومات يقدم لك الحل المناسب. برنامج محاسبة كامل يساعدك على إدارة كافة حساباتك العامة وكل ما يتعلق بعملياتك المحاسبية والمالية بغض النظر عن النوع والنشاط ، بإمكان المحاسب إستخدام برنامج المحاسبة لإدارة كافة شؤونك المحاسبية.
لمزيد من المعلومات عن انظمة فكرة للبرمجيات :
إضافة تعليق جديد