استراتيجية الارشيف الرقمي في حفظ نظام المستندات

الأرشيف الرقمي للمؤسسة هو في الأساس الذاكرة الرقمية للمؤسسة ، والتي تتكون في الغالب من المستندات الإلكترونية. وبالتالي ، من الضروري أن تحتفظ المنظمات بالوثائق رقميًا بطريقة مناسبة من أجل الحفاظ على ذاكرة أرشيفها بمرور الوقت.

المدونة / برنامج الأرشفة الإلكترونية الصادر والوارد (دوك سويت)

استراتيجية الارشيف الرقمي في حفظ نظام المستندات

الأرشيف الرقمي للمؤسسة هو في الأساس الذاكرة الرقمية للمؤسسة ، والتي تتكون في الغالب من المستندات الإلكترونية. وبالتالي ، من الضروري أن تحتفظ المنظمات بالوثائق رقميًا بطريقة مناسبة من أجل الحفاظ على ذاكرة أرشيفها بمرور الوقت.

لماذا تعتمد على أرشيف رقمي في عملك؟

تعد التحديثات المستمرة لأنظمة تكنولوجيا المعلومات والاعتماد المستمر للتكنولوجيا الجديدة من النقاط التي تحفز استخدام مثل هذه الخدمة.

ومع ذلك، فإن امتلاك أرشيف هو أكثر إثارة للاهتمام بفضل الفوائد التي تم الحصول عليها. نعم، لقد حان الوقت لكي تدرك الإدارة الحاجة إلى بناء ثقافة رقمية فعلية في مؤسساتها حتى يتمكنوا من معرفة وإدارة المحفوظات طوال دورة حياتها.

يمثل أرشيف كمبيوتر الشركة للوثائق والبيانات الثروة الحصرية والاستراتيجية للمؤسسة، ولا تقتصر قيمته على العناصر الرقمية التي تشكلها (أي المستندات الإلكترونية للشركة)، بل تتعلق بالعمليات والعلاقات والطرائق المعتمدة لتشكيلها وإدارتها وحفظها بمرور الوقت.

 

حفظ نظام المستندات

يتطلب نظام المستندات الذي يمكن الاعتماد عليه بمرور الوقت من الشركة توفير ما يلي:

  • تنظيم ومراقبة مسؤوليات إنتاج مستندات الشركة وصيانتها وحفظها
  • اعتماد الإجراءات والأدوات التي تحدد مستندات الكمبيوتر المخزنة بطريقة معينة في الزمان والمكان، مما يضمن سهولة القراءة واسترجاع المستندات ومعلومات التعريف ، بما في ذلك البيانات الوصفية المرتبطة بالوثائق ؛
  • الاختيار والاعتماد على الموردين المتخصصين في إدارة الأرشيف الرقمي وحفظه والذين يضمنون أعلى مستويات الأمان والجودة والموثوقية.
  • يُقصد بالحفظ تنظيم أرشيف رقمي ذي قيمة قانونية ، يُدار بواسطة نظام معلومات ويدعمه نموذج تنظيمي وإجراءات وأدوار ومهام وأنشطة موصوفة في دليل الحفظ.

بعد فهم كيفية معالجة الشركة لوثائقها، يمكن لفريق المشروع تحديد أنواع المستندات المعنية وما يجب القيام به لأرشفتها بشكل صحيح. وبالتالي يمكن إجراء جرد على مستوى كل خدمة. سيمكن هذا العمل من التمييز، من بين أمور أخرى، بين المستندات الشخصية والوثائق المرجعية ووثائق معلومات العملاء والنماذج. يمكن للفريق أن يدرك الحاجة إلى المزيد من الموارد للقيام بالتوثيق والتنظيم والتخزين في أنسب الظروف.

تخلص من المستندات غير الضرورية

لا يجب تخزين جميع المستندات التي تنتجها الشركة أو تتلقاها. ليست هناك حاجة حقًا لأرشفة الأشياء غير الضرورية. من خلال إعداد SAE ، يجب أن يكون فريق المشروع قادرًا على تحديد جميع المستندات المطلوب حذفها . يتم اكتشافها عادة عن طريق الجرد. يمكن لنظام GED تلقائيًا أن يضع جانباً جميع المستندات التي ليس لها قيمة. يعد التخلص من الملفات غير المهمة والمرهقة في بعض الأحيان أمرًا ضروريًا إذا كنت ترغب في تحقيق أرشفة فعالة. لأن الأرشفة تعني أيضًا اتخاذ خطوات للعثور بسرعة على مستند مخزن بشكل دائم إذا لزم الأمر. في حين أن وجود مستندات غير ضرورية يضيع الوقت.

حدد الإجراء الذي يجب اتباعه للتخزين المثالي للوثائق

بعد أن يتم إنشاء المخزون جيدًا وبعد أن تم التخلص من المستندات غير المفيدة، يمكن لفريق المشروع تحديد الإجراء الذي يجب اتباعه لتخزين المستندات بشكل مثالي ليتم أرشفتها. من الممكن تحقيق المركزية أو اللامركزية في تخزين الكتلة الوثائقية. من الممكن أيضًا استخدام محطات العمل الفردية. على أي حال، فإن التفكير ضروري لاتخاذ قرار بشأن الطريقة المثلى لمعالجة وثائق العمل. الأمر متروك للفريق لاختيار النظام الذي سيتم وضعه لإدارة السجلات والاحتفاظ بها. يمكن أن يكون هذا نظام ملفات ماديًا أو نظامًا إلكترونيًا أو مزيجًا من كليهما.

فيما يتعلق بنظام الإدارة الإلكترونية، من الجيد عدم إغفال بعض الاعتبارات الفنية عند تطويره. يجب أن يتأكد فريق المشروع من أن لديه إمكانيات سير عمل كافية أو أكبر من احتياجات العمل. من الضروري للغاية أن يُسمح بالوصول إليه فقط للأشخاص الذين لديهم إذن. لاحظ أنه من الممكن تخصيص الأعلاف وفقًا للاحتياجات المحددة للشركة.

تنفيذ الإستراتيجية الوثائقية بما يتوافق مع المعايير

علاوة على ذلك ، يجب ألا تتجاهل الاستراتيجية الوثائقية المؤدية إلى إنشاء SAE الامتثال للمعايير . من الجيد حقًا معرفة أن أرشفة الوثائق لا تتم بأي حال من الأحوال. من الضروري احترام قواعد معينة. يجب أن يكون فريق المشروع على دراية بهذه الأمور وأن يطور استراتيجيته وفقًا لذلك. هذا أمر حتمي، سواء كان يتعلق بالمستندات المادية أو المستندات الإلكترونية. تتناول المعايير الحالية العديد من جوانب تخزين المستندات ، بما في ذلك الأمان وإمكانية الوصول.

 

استنتاج:

أي وثيقة تم إنشاؤها اليوم تشكل أرشيف الغد. هذه الحقيقة في عالم الأرشفة يمكن التحقق منها لكل من المستندات المادية والإلكترونية. يتم تنظيم العمر الافتراضي لوثائق الشركة، مما يتطلب من الشركة الاحتفاظ بهذا الكم الهائل من المعلومات. من أجل التخلص من هذا القيد، ليس من غير المألوف أن تختار الهياكل الاستعانة بمصادر خارجية لهذا المكون إلى مزود خدمة خارجي (يسمى طرف ثالث أرشفة)).

تخضع هذه الشركة الخارجية بعد ذلك لعدد معين من المعايير: الأرشفة (الرقمية والمادية)، والتخزين، وأمن المعلومات، والفضاء المخصص الذي يلبي معايير صارمة من حيث السلامة من الحرائق والفيضانات، وما إلى ذلك. يتم أيضًا تغطية اللوائح المتعلقة بأماكن استشارة المحفوظات ومباني التخزين التي يغطيها التشريع الخاص بالتركيبات السرية في هذا القرص المضغوط. يحتوي أيضًا على ببليوغرافيا معايير ISO المتعلقة بتقنيات الأمان ووسائط التخزين.

 



نشر :

إضافة تعليق جديد

 تم إضافة التعليق بنجاح
خطأ: برجاء إعادة المحاولة