مع التطور التكنولوجي السريع ورؤية المملكة العربية السعودية التي تتجه نحو التحول الرقمي، لم يعد هناك مكان للاعتماد على الطرق التقليدية في إدارة الأعمال ومتابعة كافة العمليات والأنشطة والإدارات المرتبطة بها. وهو ما ينطبق على مكاتب المحاماة والاستشارات القانونية وكذلك أقسام الشئون القانونية في الشركات والمؤسسات، لذا ظهرت الحاجة إلى برنامج إدارة مكاتب المحاماة والإستشارات القانونية المبني على أحدث التقنيات التكنولوجية.

تخيل معي مكتب محاماة ما زال يعتمد على الأرشيف الورقي التقليدي في حفظ القضايا والملفات والوثائق الخاصة بها! تخيل حجم الوقت والمجهود المبذول في الأرشفة وأيضًا الوصول إلى أي مستند أو وثيقة، وتخيل معي حجم المخاطرة التي ينطوي عليها الأمر في حالة التعرض للتلف أو حتى السرقة بسهولة.

ليس هذا وفقط، بل تخيل في ظل هذا التطور الرقمي الكبير والمستمر الذي يشهده عالمنا وما زالت هناك مكاتب محاماة تعتمد طرقًا تقليدية في متابعة القضايا ومواعيد الجلسات الخاصة بها، في ظل أنه هناك إمكانية الحصول على تنبيهات وإشعارات في الوقت الفعلي عبر الرسائل القصيرة أو البريد الإلكتروني بالمهام الموكلة لكل موظف أو محامي في المكتب بالتفاصيل والإجراءات الواجب اتخاذها حيال كل قضية على حدا!

بالطبع حان وقت التحول الرقمي ومواكبة عصر التكنولوجيا التي تتحكم في كل شيء حولنا، وحان وقت الاعتماد على نظام إدارة مكاتب المحاماة الذكي الذي يمنحك سيطرة وتحكم كامل في جميع الأعمال المرتبطة بمكاتب المحاماة والاستشارات القانونية.

هذا هو ما يمنحك إياه برنامج إدارة مكاتب المحاماة الذكي من "فكرة". خلال هذا المقال سوف نستعرض معك ماهو برنامج إدارة القضايا وما هي أهم المزايا والفوائد التي تعود على عملك من الاعتماد عليه وأبرز الأنظمة التي يمنحها لك البرنامج.

ما هو برنامج إدارة مكاتب المحاماة من "فكرة"؟

نظام إدارة مكاتب المحاماة المُقدم من منصة "فكرة" للبرمجيات والتقنية هو نظام سحابي بالكامل يعمل على شبكة الإنترنت يساعد أصحاب مكاتب المحاماة والاستشارات القانونية وأقسام الشئون القانونية في الشركات على الإدارة الفعالة والتحكم القوي في أعمالهم من لوحة تحكم واحدة.

إذ يمنحك برنامج إدارة مكاتب المحاماة والإستشارات القانونية التحكم من أول القدرة على متابعة كافة قضايا مكتبك وإنشاء حساب خاص بكل موكل لديك تحتفظ فيه بكافة تفاصيل ومستجدات قضيته ومواعيد الجلسات لتحصل على تنبيهات وإشعارات في الوقت الفعلي عبر رسائل الـSMS على الجوال ورسائل البريد الإلكتروني، وحتى متابعة أداء المحاميين لديك والحصول على تقارير تفصيلية ودقيقة عن كل عملية أو قضية داخل مكتبك.

برنامج إدارة القضايا من "فكرة" أكثر من مجرد برنامج فهو مجموعة من الأنظمة الذكية في برنامج واحد يعمل سحابيًا بالكامل يتيح لك التحكم الكامل في كافة مهام وأنشطة وتعاملات عملك من أول إدارة القضايا والموكلين عبر السجل الخاص بكل موكل ومرورًا بإدارة المهام ومتابعتها بفاعلية والأرشفة الإلكترونية لجميع بيانات ومعلومات ومستندات العمل وإمكانية العثور عليها بسهولة في أي وقت ومن أي مكان وعبر أي جهاز لوحي أو هاتف جوال ونهاية بإمكانية الاحتفاظ بأي من الوثائق العدلية من بوابة "ناجز" الحكومية عبر أرشيف الوثائق العدلية الخاص بالبرنامج  ولا ننسى نظام الرزنامة القضائية أيضًا.

آلاف المحاميين يضعون ثقتهم في برنامج إدارة مكاتب المحاماة من منصة "فكرة" بسبب ما يوفره لهم البرنامج من مميزات حصرية وغير مسبوقة في إدارة مكاتبهم وأقسام الشئون القانونية المختلفة.

اطلب نسختك الآن

أهم الأنظمة والمزايا المشمولة في برنامج "فكرة" لإدارة مكاتب المحاماة

يضم برنامج إدارة مكاتب المحاماة والإستشارات القانونية من "فكرة" مجموعة كبيرة ومذهلة من الأنظمة والمزايا التي تلبي جميع احتياجات عملك وتواكب التطور التكنولوجي المستمر وتدعم نمو أعمالك في مختلف مراحل التطور لتجعلك في المقدمة دائمًا أيًا كان حجم القضايا الموكلة إلى مكتبك أوقسم الشئون القانونية في شركتك أو مؤسستك.

وتم تطوير برنامج إدارة مكاتب المحاماة وتخصيصه على يد مجموعة من خبراء البرمجيات ليناسي طبيعة جميع الأعمال وحتى يمنحك سيطرة كاملة على المهام والموظفين والعملاء ورؤية شاملة عن سير العمل والأداء. وفيما يلي مجموعة من أبرز وأهم هذه الأنظمة والمزايا التي يدعمها برنامج "فكرة":

• نظام إدارة القضايا

نظام إدارة القضايا من "فكرة" هو نظام ذكي يمنحك قدرة فعالة على إدارة كافة قضايا مكتبك باحترافية شديدة ومتابعة كافة المستجدات حولها أول بأول عبر إنشاء ملف كامل خاص بكل قضية على حدا يضم كافة تفاصيلها وبياناتها والمحاميين القائمين عليها كذلك وكافة الوثائق التي تم إصدارها لهذه القضية بالإضافة إلى مواعيد الجلسات وتفاصيل كل جلسة على حدا وماذا جرى بها من أحكام أو قرارات.

• نظام الأرشفة الإلكترونية

يدعم نظام إدارة مكاتب المحاماة من "فكرة" نظام أرشفة إلكترونية ذكي يساعدك على الاحتفاظ بكافة الأوراق والوثائق والمستندات الهامة الخاصة بجميع القضايا سحابيًا من أجل الحفاظ عليها جميعًا بعيدًا عن التلف أو الضياع أو السرقة وأيضًا تسهيل الوصول إلى أيًا منها أو أي معلومة حولها بسهولة وسرعة فائقة في أي وقت ومن أي مكان وعبر مختلف الأجهزة سواء الهاتف المحمول أو الحاسوب أو حتى الأجهزة اللوحية. هذا النظام يدعم أيضًا تنظيم قضايا مكتبك وحفظها منظمة ومؤرشفة بطريقة ذكية وفعالة تدعم نجاح عملك والحفاظ على مستندات موكليك.

• الرزنامة القضائية

مع تعدد قضايا مكتبك وتكدس مواعيد الجلسات وزحمة الإجراءات والمهام الواجب اتخاذها بشأن بكل قضية في أوقات أو مواعيد محددة، قد تتعرض للنسيان بما يضر بسمعة ومكانك مكتبك. لذا وفرنا لك نظام الرزنامة القضائية وهي أجندة إلكترونية كاملة بكافة القضايا ومواعيد الجلسات الخاصة بها لتسهيل الاطلاع عليها بشكل يومي أو أسبوعي أو حتى شهري ومتابعة كافة تفاصيلها وأحداثها والتذكير بالمهام والإجراءات الواجب اتخاذها حيال كل قضية من قضايا المكتب على حدا. 

• أرشيف "ناجز"

مع برنامج إدارة القضايا المُقدم من منصة "فكرة" للبرمجيات والتقنية، لم يعد الوصول إلى والاحتفاظ بكافة أنواع الوثائق العدلية أمر صعب، سواء وثائق وكالة أو صكوك وغيرها من أشكال الوثائق العدلية. إذ يدعم برنامجنا أرشيف الوثائق العدلية من منصة "ناجز" الحكومية التابعة لوزارة العدل في المملكة العربية السعودية، من أجل مساعدتك على الاحتفاظ بكافة أشكال الوثائق العدلية الخاصة بقضايا مكتبك أو شركتك سواء وثائق وكالة أو صكوك وغيرها بعد الحصول عليها من البوابة. وهو ما يدعم أداء العمل بشكل فعال وناجح يجعل عملائك يثقون في التعامل معك باستمرار في مختلف أشكال القضايا.

• نظام إشعارات متكامل

لا تحمل هم التذكير بمواعيد القضايا والجلسات الخاصة بها أو مواعيد رفع الدعاوى أو تقديم الأوراق أو اتخاذ الإجراءات المطلوبة بشأن القضايا المختلفة في أوقاتها الفعلية. مع برنامج إدارة مكاتب المحاماة والإستشارات القانونية من "فكرة" لديك نظام إشعارات متكامل وذكي يرسل إليك وإلى عملائك تنبيهات بمواعيد القضايا والجلسات. ليس هذا وفقط بل يرسل لك ولمحامي مكتبك تنبيهات بمواعيد المقابلات والمتابعات مع العملاء والموكلين وكذلك تنبيهات بكافة التحديثات الخاصة بجميع القضايا على البرنامج عبر رسائل SMS أو البريد الإلكتروني أو الهاتف الجوال على مدار الساعة. لذلك مع برنامج "فكرة" أنت في أمان وسمعة مكتبك سوف تكون في أفضل وضع ومكانة.

• حساب خاص لكل عميل على البرنامج

يمنحك برنامج إدارة مكاتب المحاماة من "فكرة" إمكانية إنشاء حساب خاص لكل عميل داخل مكتبك وتصميم سِجِل كامل لكل المعلومات عنه وتاريخ الاستشارات القانونية والقضايا الخاصة به وآخر تطورات ومستجدات القضايا الخاصة به. ليس هذا وفقط، بل يمنحك أيضًا إمكانية إضافة ملاحظات على كل عميل وإرفاق ملفات كاملة إلى جانب تحديد مواعيد المقابلات والقضايا وإشعار الموكل بكافة تحديثات قضيته ومواعيد الجلسات أو المقابلات. وهو ما يساعدك على تقديم تجربة عميل ممتازة تجعل عملائك في رضا تام عن خدماتك ومتابعتك معهم في الأوقات الفعلية.

• نظام إدارة المهام

تمكن بسهولة من إسناد المهام المختلفة للمحاميين والاستشاريين الذين يعملون في مكتبك باستخدام لوحة تحكم نظام إدارة مكاتب المحاماة من "فكرة". نوفر لك لوحة تحكم قوية وسهلة الاستخدام يمكنك من خلالها إدارة مهام عملك بفاعلية كبيرة وإضافة تذكيرات للموظفين لديك بالوقت والتاريخ الواجب الانتهاء فيه من كل مهمة بما يمنحك القدرة على تقييم أداء الموظفين ومتابعة سير العمل. لوحة التحكم هذه يمكنك أيضًا من خلالها الوصول إلى أي معلومة وأي قضية ترغب الوصول إليها وكذلك التواصل مع المحاميين واستصدار مختلف التقارير الخاصة بالعمل.

• أنظمة حماية قوية لضمان أمن وسلامة البيانات

لا خوف على معلومات مكتبك أو بيانات عملائك الحساسة وملفاتهم ومستنداتهم المهمة، ولا داعي من الخوف بشأن عمليات الاحتيال أو الهجمات غير الشرعية على شبكة الإنترتت. إذ أن برنامج إدارة مكاتب المحاماة والإستشارات القانونية المُقدم من منصة "فكرة" يتواجد على خوادم سحابية مؤمنة بالكامل ومدعومة من شهادات الحماية SSL من أجل حماية وتشفير بيانات عملك بالكامل وبيانات ومعلومات كافة المستخدمين ومنع اختراقها أو تسريبها أو حتى الوصول إليها إلا من قبل المصرح لهم وفق صلاحياتهم. 

• تقارير تفصيلية دورية في الوقت الفعلي

لا تقلق بشأن متابعة سير العمل، أو مجرى أحداث القضايا من البداية للنهاية، أو حتى تقييم أداء المحاميين والاستشاريين الذين يعملون في مكتبك. كل هذا أصبح في متناول اليد مع برنامج إدارة القضايا الذكي من "فكرة". البرنامج يمنحك القدرة على استخراج تقارير كاملة تفصيلية ودقيقة عن كافة القضايا وما يرتبط بها من بيانات ومعلومات وكذلك تقارير تفصيلية عن سير العمل وأداء الموظفين وتعاملهم مع المهام المسندة إليهم وغيرها من التقارير في أي وقت تحتاج إليها ومن أي جهاز.

• المتابعة من الهاتف الجوال

البرنامج يأتي متجاوب تمامًا مع مختلف أنواع الأجهزة حتى يمكنك استخدامه ومتابعة سير العمل في أي وقت ومن أي مكان وعبر أي جهاز سواء هاتف جوال أو جهاز لوحي. فهو يمنحك إمكانية متابعة سير العمل وإسناد المهام للمحاميين والاستشاريين والعثور على أي بيانات أو مستندات خاصة بأي قضية مؤرشفة على البرنامج في أي وقت ومن أي مكان عبر الهاتف الذكي الخاص بصاحب المكتب.

• ميزة البريد الداخلي

واحدة من أهم وأبرز مزايا برنامج إدارة مكاتب المحاماة هي ميزة البريد الداخلي بين الموظفين والمحاميين والاستشاريين في مكاتب المحاماة والاستشارات وأقسام الشئون القانونية في الشركات. وهو نظام بريد داخلي خاص بمكتب المحاماة أو الاستشارات أو قسم الشئون القانونية يسمح للموظفين بالتواصل ومشاركة معلومات وتفاصيل القضايا فيما بينهم داخليًا على البرنامج بما يدعم سرية المعلومات المتداولة بينهم ويحفظها بعيدًا عن السرقة أو التنصت أو غيرها من أشكال الهجمات غير المشروعة على بيانات العملاء ومعلومات العمل السرية الهامة.

• دعم فني مجاني على مدار الساعة

نوفر لك فريق دعم فني متخصص يضم مجموعة من أفضل الخبراء في مجال البرمجيات يعمل من أجلك على مدار الساعة من أجل الرد على استفساراتك والإجابة على أسئلتك ويساعدك على تثبيت البرنامج ويشرح لك كيفية استخدامه وتحقيق الاستفادة القصوى منه في إدارة أعمالك وموظفيك بفاعلية. فلا تترد في التواصل معنا في أي وقت والحصول على استشارات مفيدة في إدارة عملك بنجاح من خلال برنامجنا.

• سلة المهملات

لا داعي للخوف من فقدان أي وثيقة أو مستند مهم خاص بعملك أو أي معلومة خاصة بعملك حتى ولو كانت صغيرة أو بأي من القضايا المؤرشفة على البرنامج حتى ولو تم مسحها بالخطأ. مع ميزة سلة المهملات لا شيء يمكنك فقدانه للأبد طالما تم تسجيله على البرنامج. هذه الميزة تحافظ على كافة وثائقك في أمان إذ تُحفظ أي عناصر محذوفة في السلة بحيث يمكن استرجاعها بسهولة في أي وقت. ولا يستطيع أي من المستخدمين حذف أي شيء إلا بعد الحصول على إذن من صاحب العمل.

• تعدد المستخدمين

لا يمكن تقييدك بعد اليوم بإجبار على استخدام البرنامج وحدك دون إمكانية إضافة مستخدمين معك، أو حتى تحديد عدد محدود من المستخدمين. مع نظام إدارة مكاتب المحاماة امتلك القدرة على إضافة مزيد من المستخدمين الذين يمكنهم استخدام البرنامج ومتابعة المهام من خلاله حسب الصلاحيات التي تمنحها لهم وفق أدوارهم إلى جانب التحكم في هذه الصلاحيات وحذف أي من المستخدمين في أي وقت ترغب في ذلك.