الأرشفة الإلكترونية الصادر والوارد (دوك سويت)
نظام سحابي متكامل لإدارة الوثائق الإلكترونية والأرشفة والاتصالات الإدارية ودعم التحول الرقمي للشركات وفق رؤية المملكة العربية السعودية 2030 عبر مجموعة من البرمجيات الذكية تستهدف تنظيم طريقة إدارة المحتوى الورقي وإجراءات العمليات المختلفة داخل المؤسسات وتوفير اتصالات إدارية أكثر ذكاءً وانسيابية وتطبيق دليل الإجراءات داخل المؤسسة بفاعلية.
العرض الفني للنظام الفوترة الإلكترونيةإدارة بلا أوراق واتصالات إدارية أكثر انسيابية وكفاءة
يدعم الفوترة الإلكترونية بالربط مع هيئة الزكاة والضريبة
لماذا نظام دوك سويت للارشفة؟
إدارة مراسلات الصادر والوارد
نظام متكامل يشمل جميع أنواع وأشكال المعاملات والمراسلات داخل المؤسسات سواء كانت مراسلات إدارية داخلية أو خارجية (الصادر والوارد)، ويقوم على أربعة محاور رئيسية لتوفير أفضل إدارة للصادر والوارد وهي تسجيل المعاملة وأرشفتها تلقائيًا وتتبع حركة الإحالة للمعاملة والاستعلام والتصدير لها حتى الانتهاء منها واتخاذ قرار بشأنها سواءً بالحفظ أو كصادر عام.
الأرشفة الإلكترونية
حفظ الوثائق والملفات وسهولة الوصول إليها ومشاركتها بين المستخدمين عبر أرشيف إلكتروني شامل يدعم شجرة الأرشفة بمختلف وجميع مستوياتها ودعم الهيكل التنظيمي في إدارة المراسلات والأرشفة الإلكترونية لكافة المعاملات الخارجية والداخلية (الصادر والوراد) وحفظها وأرشفتها وكذلك الملفات أو المرفقات الخاصة بالمعاملات سواء كانت بصيغة Office وPDF أو وسائط الفيديو أو الصوت وعرضها دون تحميل.
إدارة المهام
إدارة مهام الموظفين داخل المؤسسة عبر نظام متكامل يسمح بإضافة المهام وإسنادها إلى موظفين مُعينين وتعيين المُكلف بالمتابعة والمنوب عنه في حالة الغياب وإشعار الموظفين بمهامهم وقت إسنادها بما يسمح كذلك للمُديرين بتتبع كفاءة وإنجاز الموظفين للمهام المُسندة إليهم بدقة بالإضافة إلى إمكانية ربط المهام المختلفة داخل المؤسسة بالمعاملات الداخلية والخارجية (الصادر والوارد).
محرك سير العمل WorkFlow
تتبع سير العمل WorkFlow داخل الإدارات والأقسام بطريقة تكنولوجية أكثر ذكاءً وبأقل مجهود عبر نظام ذكي يسمح بتوجيه المعاملات تلقائيًا إلى الموظف المسئول في القسم المختص بمجرد إضافتها على النظام ثم تتحول تلقائيًا إلى الجهة الأعلى بعد اتخاذ الإجراء اللازم من قبل الموظف ومن ثم تحويلها للتعميد في حالة الحاجة إلى ذلك وفي النهاية اتخاذ الإجراء النهائي بشأنها والرد على مُقدم الطلب وأرشفتها في الصادر وهكذا.
إدارة التعاميم الإدارية واللوائح
نظام ذكي يسمح للمؤسسات بنشر وأرشفة وتوثيق التعاميم الإدارية واللوائح الجديدة أو المُعدلة والقوانين إلى جميع موظفي المنشأة بسهولة والتأكد من أن جميعهم قد اطلعوا على التعاميم أو اللوائح أو القوانين المنشورة عبر النظام من خلال الإشعارات والتنبيهات التي تصل إلى كل موظف سواء عبر البريد أو الرسائل القصيرة SMS وتُخبرهم بكل تعميم جديد أو لائحة أو قانون قامت المؤسسة بإصداره ونشره عبر النظام في الوقت الفعلي.
العمل بالإنترنت وبدون
دوك سويت في الأساس برنامج سحابي يعمل بشكل كامل على شبكة الإنترنت لتسهيل التحكم عن بعد وتمكين متابعة وإدارة عمل الشركات في أي وقت من أي مكان وعبر أي جهاز متصل بشكبة الإنترنت إلى جانب أنه يدعم العمل على الأجهزة اللوحية التي تعمل بنظام التشغيل ويندوز أيضًا تحسبًا لأي مشاكل في خدمة الإنترنت سواء انقطاع في الخدمة أو ضعف الشبكة وغيرها من المشاكل التي قد تعوق الوصول للبرنامج وإدارة العمل من خلاله.
أتمتة الإجراءات إلكترونيًا
منظومة متكاملة من الأدوات تهدف إلى ميكنة العمل الإداري داخل أي مؤسسة حكومية أو خاصة على جميع المعاملات المؤتمتة ومراسلات الصادر والوارد وتحويل الطلبات الإدارية داخل المؤسسة من طلبات يدوية ورقية إلى طلبات رقمية مُتحصنة بالتكنولوجيا لتسريع العملية وتسهيل تتبع الطلبات ومراقبة أداء الموظفين وإنجازهم للطلبات المُسندة إليهم ما يخلق نوع من الشفافية الطلوبة داخل المؤسسات.
نظام الدردشة الكتابية
ساعد الموظفين على التواصل بسهولة داخليًا وإسناد المهام والاستفسار عن المعاملات والوثائق المختلفة عبر نظام دردشة كتابية يُحاكي تطبيق واتساب خاص بموظفين المؤسسة فقط لتوفير قناة تواصل بينهم من خلال الرسائل النصية أو التسجيلات الصوتية وإرسال مختلف أنواع المرفقات بسهولة وأمان وسرية تامة بجانب السماح للمديرين بالاتصال مباشرة بالموظفين وإسناد المهام العاجلة ومتابعة سير العمل.
استيراد المعاملات الواردة من البريد الإلكتروني
استقبال البريد الخارجي وتحويله أوتوماتيكيًا إلى قسم استقبال الطلبات الخارجية ومنه إلى الموظف المختص في القسم المنوط باتخاذ إجراء بشأنها والرد عليها إلى جانب إمكانية تخصيص إعدادات استقبال البريد الخارجي حسب نوع الطلب أو القسم والجهة المختصة بالبت فيه وكذلك إمكانية فلترة وترشيح رسائل البريد الإلكتروني الواردة لتجنب الإزعاج والمحتوى غير اللائق والرسائل الدعائية وغيرها.
نظام التنبيهات والإشعارات
كن على رأس الحدث واجعل الموظفين على علم بكل تحديث وكل مهمة تُسند إليهم عبر نظام تنبيهات وإشعارات يضم 4 قنوات قوية (البريد الإلكتروني والرسائل النصية القصيرة SMS وإشعارات الهواتف الذكية المحمولة وإشعارات النظام نفسه) بما يضمن إشعار كافة الموظفين بأي مهمة مُسندة إليهم واستقبال إشعارات بسير المعاملة من أول إسنادها ومرورًا بالجهات الأعلى وحتى اتخاذ قرار نهائي بشأنها.
الأمن السيبراني
حافظ على أمن وسلامة البيانات والمعلومات والوثائق والمستندات الهامة واجعلها بعيدة عن السرقة أو التلف أو الضياع عبر تفعيل كامل لآليات الأمن السيبراني والنسخ الاحتياطي للبيانات وتخزين نسخ احتياطية أخرى على وحدات تخزين سحابية cloud storage لتجنب خطر انقطاع التيار الكهربائي المفاجئ أو الكوارث الطبيعة والحرائق التي قد تتعرض لها المؤسسات ويتسبب في تلف أجهزة التخزين المستخدمة.
حزمة سمارت شيت
يوفر برنامج فكرة للأرشفة الإلكترونية والاتصالات الإدارية (لصادر والوارد) دوك سويت DocSuite حزمة ذكية من الأدوات المبتكرة في التعامل مع البيانات من أول بناء نماذج الإدخال بطريقة Google Forms وإجراء الاستبيانات واستطلاعات الرأي داخل المؤسسة وخارجها وحتى تنظيم تلك البيانات والإجابات وتحليلها تلقائيًا وإخراجها في هيئة جداول بيانات صالحة لاتخاذ القرارات.
حلول إدارية ذكية لقسم المالية والمحاسبة داخل المؤسسات المختلفة
إمكانية أرشفة الفواتير المحاسبية والقيود والسندات المالية والتقارير الختامية وعمل فهرسة كاملة لها إما يدويًا أو إلكترونيًا عن طريق ربطها بمنصة API لبرامج ERP السحابية بما يدعم القدرة على إنشاء وبناء تقارير وافية ودقيقة واسترجاع المستندات لسنوات ماضية عند الطلب من الجهات المعنية بمجرد البحث باسم المستند أو رقم الفاتورة أو رقم القيد أو تاريخ حفظه وإضافته على النظام أو أي معلومة مذكورة داخله.
الخصائص والمزايا التي تحصل عليها مع دوك سويت
مجموعة مُبتكرة من الأنظمة وحزم الخدمات المتكاملة التي تستهدف توفير تجربة إدارة سلسة وآمنة داخل مؤسسات الأعمال المختلفة على اختلاف أنواعها وأحجامها وتخصصاتها
تحليل البيانات
نظام ذكي لتحليل بيانات العمل والموظفين وكافة مدخلات ومخرجات الشركة أو المؤسسة والاستفادة من البيانات الضخمة في تحسين الأداء وتطوير العمل واتخاذ القرارات الصائبة في المواقف المختلفة وأيضًا تأهيل الموظفين باستمرار.
حزمة OCR
نظام OCR للتعرف البصري على النصوص وتحويل الصور المُرفقة إلى النظام إلى نصوص يسهل التعامل معها وتعديلها والإضافة عليها وحفظها واستخراج النص من ملفاتPDF والصور بصيغ JPG وBMP وTIFF وGIF.
مكتبة الربط API
مكتبة ربط API ذكية عبر واجهة برمجية قياسية RESTful JSON API يمكن من خلالها الربط والتكامل مع أي من البرمجيات والأنظمة الأخرى بسهولة واللازمة لإتمام العمل داخل المؤسسات بنجاح مثل أنظمة ERP السحابية.
حزمة بناء التقارير
أشكال مختلفة من التقارير حول الأداء وسير العمل وجودة الموظفين وجودة الخدمات المُقدمة تعطي نظرة ثاقبة للمديرين عن كل شيء داخل المؤسسة بما يدعم اتخاذ القرارات ووضع خطط عمل مناسبة - والسماح ببناء كافة أشكال التقارير، المالية والمحاسبية وتقارير العمل.
محرك تقييم الجودة
أداة تساعد المؤسسات على تقييم أداء الموظفين عبر تتبع ومراقبة الأداء والوقت المُستغرق لإنهاء مهمة معينة من أول تلقي إشعار بها وحتى اتخاذ قرار بشأنها والانتهاء منها بجانب إمكانية بناء تقارير الجودة التفصيلية لكل موظف و التعرف بسهولة على المُتسبب في تأخر أي من المعاملات.
سهولة الاستخدام
إدارة وتخصيص وسرعة الوصول للبيانات والمستندات وملفات العملاء والموظفين والحصول على التقارير المختلفة المالية والمحاسبية وتقارير العمل والموظفين وغيرها بسرعة وسهولة من مكان واحد ومن أي جهاز عن طريق لوحة تحكم قوية وسهلة الاستخدام يمكن لكافة المستخدمين التعامل معها.
دمج المرفقات عند التحميل
إمكانية دمج المرفقات من جميع الصيغ على النظام في ملف واحد بصيغة PDFعند التحميل من البرنامج بما يسمح بسهولة تداول الوثائق والاطلاع عليها من مكان واحد - تسمح كذلك بدمج الصور بمختلف الصيغ مع باقي أشكال المرفقات الأخرى سواء word أو pdf أو غيرها.
نظام الرسائل الجماعية
نظام خاص بإرسال الرسائل الجماعية والقدرة على تخصيص وصول الرسائل أيضًا سواء إلى جميع الموظفين أو مجموعة بعينها حسب القسم أو الإدارة عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية القصيرة sms بجانب القدرة على إعداد الرسائل لإرسالها في وقت لاحق.
تكامل مع الماسح الضوئي
إمكانية التكامل مع الماسح الضوئي لمسح واستقبال الملفات مباشرة داخل النظام والقدرة على إنشاء المراسلات الجديدة الواردة والصادرة وإعطاءها رقمًا موحدًا يمكن طباعته على هيئة باركود Barcode لتتبعه بسهولة فيما بعد من أجل تحكم أكثر وتسهيلا لمهام المستخدمين.
توفير مساحة 500 متر مربع لتخزين 3 مليون وثيقة ومستند واختزالها في وحدة 15 جيجا بايت إضافة إلى سرعة الوصول إليها واستخراجها وسهولة مشاركتها
النظام القديم
تعاني الشركات والمؤسسات من النفقات المرتفعة للورق وتكاليف الطباعة والحبر والأقلام إلى جانب بطئ إنجاز المهام داخل الأقسام والإدارات المختلفة وأيضًا غياب سرية وأمن المعلومات والبيانات والاحتفاظ بالوثائق الهامة داخل المؤسسة بشكل آمن 100% وتوفير المساحات الكبيرة اللازمة للاحتفاظ بهذه الملفات والوثائق والأوراق الخاصة بمعاملات الصادر والوارد وغيرها بالإضافة إلى المعاناة في الحصول على الموافقات المختلفة بسرعة بسبب بطئ سير العمل وعدم وجود ميكنة مثلما هو الحال في إدارة العمل رقميًا - ليس هذا وفقط ما تعاني منه الشركات التي تعتمد على النظام القديم في حفظ الوثائق وأرشفة المستندات بل تعاني أيضًا من تلف المستندات الهامة مع مرور وقت طويل عليها في الأرشيف وعدم القدرة على الاحتفاظ بنسخ احتياطية بما يجعلها تعاني من صعوبة التخزين والاسترجاع للوثائق التالفة في أي وقت.
برنامج الأرشفة الإلكترونية والاتصالات الإدارية DocSuite
الحل الأمثل والأكثر كفاءة في إدارة جميع الشركات والمؤسسات والمصالح الحكومية والخاصة من جميع الأحجام عبر مجموعة ضخمة من البرمجيات التكنولوجية تساعدك على إدارة معاملات الصادر والوارد وإدارة المهام وأتمتة الإجراءات وحفظ الوثائق بالصيغ المختلفة وأرشفتها والقدرة على مشاركتها مع أي عدد من المستخدمين حسب الصلاحيات الممنوحة لهم على النظام ومتابعة سير العمل بفاعلية في أي وقت ومن أي مكان وعبر أي جهاز سواء الهاتف المحمول أو الأجهزة اللوحية بما يوفر الوقت والمجهود ونفقات الورق والحبر والطباعة والأقلام ويساعد في تسريع عملية إتمام الإجراءات وتقليص وقت إنجاز المهام وتسريع الموافقات على الطلبات بالإضافة توفير المساحات المتطلبة لحفظ المستندات والنسخ الاحتياطية مع التخزين والاسترجاع في أي وقت بما يدعم تطبيق منهجية الحكومة الإلكترونية وخدمة هدف التحول الرقمي.
جوله سريعه حول نظام دوك سويت
دوك سويت هو تطبيق وب حديث صمم ليوفر حلا لتلك المشاكل، بتقنيات حديثة تمكنك من التحول من الإدارة الورقية لإدارة الكترونية كاملة، وببساطة ومرونة تجعل من النظام سهلا في التطبيق، واستثمارا ناجحا.
المزيد من الفيديوهاتلقطات حية من نظام دوك سويت، مزايا بلا حدود
لقطات من نظام دوك سويت
شاهد بعض الصور والشاشات من خلال نظام دوك سويت، مزايا بلا حدود
منتجات مبتكرة ومتقدمة , أحدث الحلول والبرمجيات المحاسبيه والإدارية
ملايين العملاء يستخدمون أنظمتنا , أنضم إليهم
