إذا كنت قد وصلت هنا، فبالتأكيد أنت لن تحتاج أن نشرح أو نتحدث معك عن أهمية وفوائد برامج المحاسبة المالية ودورها في تسهيل وتدقيق الإدارة المالية لعملك أيًا كان حجمه. أنت هنا لأنك تبحث عن أفضل برنامج محاسبة، ولديك الرغبة في معرفة الخطوات والإجراءات التي تحتاجها لاختيار برنامج الحسابات المناسب لك.
وخلال هذا المقال الجديد على مدونتنا التعليمية، سوف نضع لك الخطوات الصحيحة لاختيار برنامج المحاسبة المالية المناسب لاحتياجات عملك، بالإضافة إلى المعايير الرئيسية التي يجب أن تتوفر في أي برنامج محاسبي قد يقع عليه اختيارك. دعنا نكتشف سويًا!
⚠️انتبه: إذا فاتتك قراءة مقالنا عن أنواع برامج المحاسبة المالية، سوف تحتاج لقرائته قبل أن تكمل قراءة هذا المقال؛ لأنه الخطوات التي سوف نشرحها مترتبة على فهم الأنواع كاملة.
📌 يمكنك قرائته من هنا: ما هي أنواع برامج المحاسبة المالية 2024؟
كيف تختار برنامج المحاسبة المالية المناسب لعملك؟
هنا نحن لا نتحدث عن اختيار أفضل برنامج محاسبة مالية، بينما نحن هنا لنحدد نوع برنامج المحاسبة المالية المناسب لطبيعة واحتياجات عملك، بغض النظر عن ما هو البرنامج أو اسمه. هذا ما سوف نشرحه بعد أن نحدد طبيعة البرنامج الذي نحتاجه بشكل عام.
لذلك، إليك الخطوات التي تستطيع من خلالها تحديد ملامح هذا البرنامج المحاسبي كالآتي:
1. تحديد احتياجات عملك
أول خطوة يجب عليك القيام بها هي أن تقوم بتحديد الاحتياجات المحاسبية التي يحتاج إليها مشروعك التجاري أو شركتك من أجل الانتقال إلى إدارة مالية أكثر دقة واحترافية. ويمكن تحديد احتياجات عملك بشكل فعال استنادًا إلى أمرين، وهما كالأتي:
- حجم العمل:
الأعمال الصغيرة: تحتاج عادةً إلى وظائف أساسية مثل تتبع الدخل والمصروفات، وإعداد الفواتير.
الأعمال المتوسطة والكبيرة: تحتاج إلى وظائف متقدمة مثل إدارة الرواتب، وإدارة المخزون، وتحليل البيانات.
- نوع النشاط التجاري:
تجارة التجزئة: قد تحتاج إلى تكامل مع نظام نقاط البيع (POS).
الخدمات: قد تحتاج إلى إدارة المشاريع والفواتير المكررة.
التصنيع: قد تحتاج إلى تتبع التكلفة والإنتاج وإدارة المخزون بدقة.
2. المزايا والوظائف المطلوبة
بعد أن حددت بدقة احتياجات عملك، يأتي الدور على تحديد المزايا أو الإمكانيات والوظائف المطلوبة من أجل سد احتياجات عملك بشكل ناجح. وهذه يمكن أن نشرحها لك بشكل أكثر تفصيلًا من خلال تقسيم تلك المزايا والوظائف إلى الآتي:
- وظائف أساسية:
- المحاسبة العامة (الدفتر العام، الحسابات الدائنة، الحسابات المدينة)
- إعداد التقارير المالية (قائمة الدخل، الميزانية العمومية، تقارير التدفقات النقدية)
- الفواتير وتتبع المصروفات
- وظائف إضافية:
- التكامل مع البنوك لإجراء المعاملات المصرفية عبر الإنترنت
- إدارة الضرائب وإعداد التقارير الضريبية
- دعم العملة المتعددة
- إدارة المخزون
- إدارة الرواتب
- التحليل المالي
كانت هذه هي الخطوات الأولوية التي يجب عليك اتباعها قبل اختيار أي برنامج حسابات لعملك، والتي وفقَا لها سوف تكتشف بسهولة أي من برامج المحاسبة المالية هو الأنسب لك ولطبيعة عملك.
ما هي معايير اختيار أفضل برنامج محاسبة مالية 2024؟
- سهولة الاستخدام
- التكامل مع التطبيقات والأنظمة الأخرى
- المزايا والوظائف
- التكلفة
- التحليل والتقارير
- قابلية التوسع
- الدعم الفني والتحديثات
- مراجعات وتوصيات المستخدمين الآخرين
هناك معايير كثيرة يمكن على أساسها المقارنة بين الكم الهائل من برامج المحاسبة المالية الموجودة الآن، إلا أن ما سبق ذكره من معايير في تُعتبر المعايير الأساسية التي يجب أن تختار بناءً عليها أفضل برنامج محاسبة مالية متوافق مع احتياجات عملك. وفيما يلي شرح وافي لكل معيار منهم:
-
سهولة الاستخدام
أول ما تبحث عنه في أي برنامج محاسبي ترى أنه مناسب لك ولطبيعة عملك هو مدى سهولة استخدام هذا البرنامج. هل يتمتع بسهولة العمل عليه والاستفادة من كل ما يقدمه من مزايا ووظائف بشكل سهل ودون أي تعقيدات أم لا؟ هل ستتمكن من العمل عليه أنت أو أي من موظفي شركتك بشكل سهل أم لا؟
كل هذه أسئلة لابد أن تسألها لنفسك قبل أن يقع اختيارك على واحد من برامج المحاسبة المالية.
-
التكامل مع التطبيقات والأنظمة الأخرى
الأمر الثاني الأكثر أهمية في هذا الشأن هو هل برنامج الحسابات هذا يدعم الربط والتكامل بسهولة من أي من التطبيقات أو أنظمة العمل الأخرى التي يستخدمها عملك أو يعتمد عليها بشكل كبير في المهام والعمليات والأنشطة المختلفة، مثل برامج إدارة الموارد البشرية، وأنظمة إدارة الرواتب، وأنظمة إدارة علاقات العملاء، وغيرها من أنظمة العمل الأخرى التي لاغنى عنها في أي مؤسسة أو نشاط تجاري.
إذا وجدت أنه يدعم هذه الميزة، فضعه ضمن اختياراتك حتى تتأكد من أنه مستوفي لباقي المعايير التي سوف نستكملها معًا.
-
المزايا والوظائف
وفق احتياجات عملك التي شرحنا لك أنها تتحدد بناء على حجم العمل ونوع النشاط، لابد وأن تتأكد من أن البرنامج المحاسبي الذي تختاره يوفر لك المزايا والوظائف التي يحتاج إليها عملك بشكل كامل، سواء كانت مزايا أساسية كما وضحناها في فقرات سابقة، أو كانت مزايا ووظائف إضافية.
وفي كل الأحوال لابد لك وأن تتأكد من أنه يوفر الوظائف المحاسبية الأساسية التي يحتاج إليها عملك وأي عمل أو نشاط تجاري، مثل إدارة الحسابات الدائنة والمدينة، مسك الدفاتر، إعداد التقارير المالية، وكذلك إدارة كشوف المرتبات.
-
التكلفة
تكلفة البرنامج المحاسبي يُعد من أهم العوامل والمعايير التي يجب أن تقارن وفقًا لها بين مختلف برامج المحاسبة المالية قد أن تقرر شراء أو الاشتراك في أحدها. لذلك كان عليك في البداية أن تنظر في الميزانية الخاصة بك، ومن ثم تطلع على كل خطط أسعار البرامج المحاسبية المختلفة، ومزايا كل خطة على حدة؛ حتى تتمكن من اختيار أفضل برنامج محاسبة مالية متوافق مع ميزانيتك ويُقدم لك كل المزايا والوظائف التي يحتاج إليها عملك.
وفي هذه الجزئية تحديدًا يجب أن نشير إلى التكلفة الإضافية التي قد تتحملها والخاصة بتكاليف التحديث والدعم الفني والتدريب. فهناك شركات تضع تكلفة إضافية على العملاء خاصة بالصيانة الدورية والدعم الفني ومثل هذه الأمور.
💡جدير بالذكر: شركة فكرة برمجية تُقدم خطط أسعار تنافسية تناسب كل الشركات من كل الأحجام والصناعات المختلفة على برامجها المحاسبية، ولا تضع تكلفة إضافية على الدعم الفني والتدريب والتحديثات المستمرة مثلما تفعل بعض الشركات.
-
الرؤى والتحليل والتقارير
واحدًا من المعايير الهامة أيضًا والتي يهتم بها كثير من أصحاب الأعمال على مختلف أحجامها هو الرؤى والتحليلات المالية والتقارير. هل البرنامج المحاسبي يوفر لك رؤى وتحليلات مالية وتقارير وافية حول الوضع المالي والأداء المالي لمؤسستك أم لا؟
لذلك لابد لك أن تختار برنامجًا يقدم تحليلات وتقارير مفصلة تساعدك في اتخاذ قرارات مستنيرة في أي وقت وفي المواقف الصعبة أيضًا.
-
قابلية التوسع
قابلية البرنامج للتوسع والترقية معيار في غاية الخطورة ولا يمكن لك أن تتغاضى عنه أثناء بحثك عن أفضل برنامج حسابات. وترجع خطورة هذا المعيار إلى عامل مهم وهو أن عملك مفترض له التوسع والنمو في وقت أو آخر، وبالتالي سوف تزداد احتياجات عملك في الوقت الذي يمكن أن يكون البرنامج غير قادر على تلبيتها لأنه غير قابل للتوسع أو الترقية.
في هذه الحالة سيواجه عملك مشكلة كبيرة لأنك سوف تضطر إلى الانتقال إلى برنامج محاسبة مالية آخر أكثر تقدمًا يمكنه تلبية احتياجات عملك المتطورة والمتزايدة، وهو ما يعني حاجتك إلى نقل بياناتك المالية الحساسة وأمور أخرى أكثر تعقيدًا علاوة على الوقت المستغرق والمجهود وغيرها من الأمور.
أدركت مدى خطورة الموقف؟😲 لذلك يجب عليك أثناء اختيار برنامجك المحاسبي أن تتأكد من قابليته للتطور والتوسع بشكل كافي يلبي احتياجات المستقبلية في التوسع.
-
الدعم الفني والتحديثات
تأكد من وجود دعم فني متاح وسريع الاستجابة.
تحقق من أن البرنامج يحصل على تحديثات دورية للحفاظ على أمانه وتطوره مع الزمن.
الدعم الفني والتحديثات المستمرة من المعايير الهامة للغاية التي تضمن لك استمرارية عملك بشكل احترافي واستمرارية تحقيق الاستفادة القصوى من البرنامج المحاسبي الذي وقع عليه اختيارك في النهاية.
لذلك وبلا تهاون، تأكد من وجود دعم فني متاح وسريع الاستجابة لدى الشركة التي تتعامل معها. ويمكنك أن تتأكد من ذلك من خلال مراجعات وتقييمات العملاء السابقين لنفس الشركة، حتى تتمكن من الحكم عليها بطريقة عادلة وأكثر فاعلية.
ولابد أيضًا من أن تحقق من أن البرنامج يحصل على تحديثات دورية للحفاظ على أمانه وتطوره مع الزمن.
💡جدير بالذكر: تقدم شركة فكرة برمجية لعملائها دعم فني احترافي على مدار الساعة من خلال فريق خدمة عملاء من المتخصصين في البرمجة والمحاسبة المالية لتقديم المساعدة المطلوبة في أي وقت. بالإضافة إلى ميزة التحديثات الدورية لبرامجها من أجل التأكد من تحقيق أعلى استفادة من قبل العملاء من برامجها وتلبية احتياجاتهم المتطورة باستمرار.
-
مراجعات وتوصيات المستخدمين الآخرين
معاير غاية في الأهمية يمكنه أن يُرجح كافة برنامج على آخر وهو مراجعات وتوصيات المستخدمين الآخرين وتقييماتهم لتجربتهم مع أي من برامج المحاسبة المالية. يجب عليك أن تأخذ هذا الأمر في اعتبارك بشكل حاسم في حكمك على أي من برامج الحسابات.
لذلك يجب عليك أن تقرأ جيدًا مراجعات المستخدمين الآخرين وابحث عن التوصيات من الأعمال المشابهة لعملك.
📌 هذه هي المعايير الأساسية التي يجب أن يستند إليها حكمك واختيارك لأفضل برنامج محاسبة مالية يلبي احتياجات عملك باحترافية.
إجمالًا:
ترغب في الحصول على أفضل برنامج حسابات؟ عثرت على الآلاف من برامج المحاسبة المالية ولا تستطيع اختيار المناسب من بينهم؟
لا تقلق! خلال هذا المقال وضعنا لك في الأول الخطوات التي يجب عليك تنفيذها لتحديد وجهتك وطبيعة البرنامج المناسب لاحتياجات عملك. ومن ثم شرحنا لك المعايير الأساسية التي يجب أن تقارن وفقًا لها بين كافة برامج المحاسبة المالية المتاحة من أجل الوصول إلى أفضل برنامج محاسبي يتماشى مع احتياجاتك وميزانيتك.
هل تعتقد أنه لديك القدرة الآن على اختيار أفضل برنامج محاسبة مالية لعملك؟🤔 جاوبنا في التعليقات وناقش معنا الصعوبات التي تواجهها.
إضافة تعليق جديد