كل ما تريد معرفته عن منظومة الإيصال الإلكتروني

اعتادت الشركات على إرسال الإيصالات الورقية في البريد بمجرد استلام الدفعة من نهايتها، لقد كانت مهمة شاقة للشركات للحفاظ على هذا لفترة طويلة، في حين تعتمد الأعمال الفعالة اليوم على تبسيط العمليات بحيث يمكن الحفاظ على المرونة في السوق لتلبية النتائج وتوقعات التسليم التي تتطلبها قاعدة عملاء مؤتمتة ومتصلة للغاية، وذلك عن طريق التحول إلى الإيصال الإلكتروني في التعاملات المالية، وهذا ما سنتحدث عن تفاصيله في هذا المقال، فقط تابع القراءة.

منظومة الإيصال الإلكتروني

ما هو الإيصال الإلكتروني؟

الإيصال الإلكتروني هو مستند رقمي يسلمه البائع بعد استلام الدفعة التي أرسلتها شركتك، يتم إرساله إما عبر البريد الإلكتروني بعد استلام الدفع المؤجل أو تنزيله من نظام إدارة الدفع.

يحتوي الإيصال الإلكتروني على رقم الفاتورة وتاريخ الدفع واسم البائع وتفاصيل حساب المستلم والمبلغ، استنفد الإيصال الإلكتروني وجود الإيصالات الورقية، وباختصار، يعد الإيصال الإلكتروني هو الطريقة الأكثر أمانًا لاستلام وتخزين تأكيد الدفع وتتبع الإيصالات للشركات الصغيرة.

يحتوي الإيصال الإلكتروني على معلومات في شكل منظم، من خلال معالجة البيانات المنظمة، يمكن جعل عمليات الإدارة المالية أكثر آلية، وفي الوقت نفسه، يمكن استخدام المعلومات الواردة في الإيصالات الإلكترونية في اقتصاد البيانات على نطاق أوسع.

مميزات الإيصالات الالكترونية

يعتبر الإيصال الإلكتروني في الأساس ميزة من ميزات مسك الدفاتر في السحابة، إنها النسخة الرقمية للفواتير التي تتلقاها الحسابات المستحقة الدفع للطلبات، والمشتريات التي تتم بواسطة تلك الشركة من الموردين والبائعين، ومع ذلك، فإن السحر البسيط للإيصال الإلكتروني هو أنه يصل إلى صندوق الوارد الخاص بأخصائي محاسبة أو صاحب مصلحة ذي صلة، ثم يتم تحميلها تلقائيًا إلى مخطط موارد المؤسسة (ERP).

هذا بشكل أساسي، يجعل كل نقطة اتصال في هيكل معالجة فواتير الحسابات الدائنة سلسة، ويلغي الحاجة إلى كومة الورق الورقية، مع الحفاظ على المستندات الحساسة آمنة، وإتاحة الوقت لمحترفي المحاسبة، كما ذكرنا، يتعلق الأمر بالكفاءات التي تحافظ على مرونة الأعمال.

كيف تعمل الإيصالات الإلكترونية؟

يمكن شرح الإيصالات الإلكترونية بطريقتين، أحدهما عندما تقوم بدفع البائع، والآخر عندما يشتري عميلك منك ويحتاج إلى إيصال:

:عندما تدفع للبائع الخاص بك

في الحالة الأولى، سترسل إلى البائعين الأموال المطلوبة مقابل البضائع التي اشتريتها منهم، وبالتالي اكتملت المعاملة، واستلموا الأموال، وكلا منكم قد تلقى إشعارا بنكيا كذلك، ولكن في عالم الأعمال، لإضافة إثبات إلى دفعتك، ستحتاج أيضًا إلى إيصال تأكيد من البائع.

لنفترض أنك اخترت تلقي الإيصال الالكتروني منهم، إذا كان البائع الخاص بك لديه برنامج إنشاء إيصالات رقمية، يقوم فريق المحاسبة بإدخال التفاصيل ذات الصلة بالمعاملة، وإنشاء إيصال إلكتروني، وإرساله إلى عنوان بريدك الإلكتروني، إذا لم يكن لديهم برنامج لإدارة الإيصالات، ومع ذلك لا تزال مترددًا بشأن استلام المستندات الرقمية، فقد يقومون بمسح إيصال ورقي وإرسالها.

عندما يشتري عميلك منك

إرسال الإيصال الإلكتروني للعملاء هو عكس ما تم شرحه أعلاه، فأنت الآن صاحب العمل، ولديك عملاء، يدفعون مقابل السلع / الخدمات التي تقدمها، ونظرًا لأنك ذكي ولديك بالفعل برنامج لإدارة الإيصالات، فأنت ترسل إليهم إيصالًا للعمل على الفور. هذه هي الطريقة التي يعمل بها.

فوائد الإيصال الإلكتروني

هناك العديد من الفوائد للايصال الالكتروني، أو "الإيصالات الإلكترونية"، فيما يلي أبرز هذه الفوائد والتي من شأنها أن تجعلك تفضل التعامل بالاتصال الإلكتروني بدل الورقي:

1. يمكنك تتبع إنفاقك بسهولة أكبر

يتزامن الإيصال الكتروني مع نظام المحاسبة الخاص بك، ومن خلال تسوية المعلومات الواردة في عناصر سطر الفاتورة، يقوم الذكاء الاصطناعي الذكي بتصنيف الفواتير ومطابقتها ثم تسويتها حتى تحصل على عرض أفضل لإنفاقك، يتخلص النظام أيضًا من أخطاء التقاط البيانات غير الصحيحة ونسخ الفواتير التي يمكن أن تأتي مع المعالجة اليدوية.

2. يسهل تخزينها

باستخدام الايصال الإلكتروني، يتم تخزين كل شيء في مجلد افتراضي شخصي خاص بك في السحابة، ما يعنيه ذلك هو تصنيف لا تشوبه شائبة للفواتير في مشهد رقمي بالكامل.

3. يمكنك الوصول إليها من أي مكان

ميزة أخرى حيوية للحوسبة السحابية هي الوصول غير المنقطع عن بعد إلى مجموعة واسعة من الملفات التي تم تحميلها - الإيصالات والفواتير الإلكترونية ليست استثناء، لذا فبدلاً من المرور بخزائن الملفات هذه أو التنقل بين المجلدات، فإن ضغطات المفاتيح ونقرات الماوس تستدعي أي مستند مطلوب، ومن أي مكان يوجد اتصال جيد بالإنترنت.

4. تساعد في جعل موسم الضرائب

عندما يبدأ موسم الضرائب، أو يُطلب منك الوفاء بالتزامات التدقيق ، فإن الإيصال الإلكتروني سيجعل كلا من هذه الالتزامات المخيفة، سريعة، بسيطة، وأقل إثارة للخوف، لماذا؟ لأنه سيتم تصنيف مستنداتك في السحابة، ويمكن الوصول إليها بسهولة، وحمايتها من خطر التخلص غير المقصود أو الضياع.

5. المزامنة التلقائية

تعتبر المصروفات المتكبدة في الشهر - أي أوامر الشراء ومتطلبات المصروفات النثرية وعددًا من حالات "صرف الأموال" الأخرى ميزة مالية حيوية في هيكل المحاسبة ومسك الدفاتر للشركة، ولكن مع حدوث كل شيء، قد يكون من الصعب تتبع من اشترى ماذا ولماذا ومتى، وعلى الرغم من ذلك، تتم مزامنة الإيصالات الإلكترونية تلقائيًا أيضًا، بحيث يمكن لأي صاحب مصلحة أو محاسب أو متخصص في المحاسبة أن يكون لديه رؤية في الوقت الفعلي لكل معاملة.

6. توفير مقاييس أفضل للعملاء

تساعدك مقاييس العملاء على فهم نوع الأشخاص الذين يتفاعلون مع عملك، لكن أبحاث السوق يمكن أن تكون مكلفة وتستغرق وقتًا طويلاً، وغالبًا ما تكون استبيانات العملاء أكثر إزعاجًا مما تستحق، يستخدم الإيصال الإلكتروني المستقل البيانات الرقمية لتوفير مقاييس ديناميكية ومجهولة للعملاء، مما يفتح قناة تسويقية جديدة تتجاوز قناتك الحالية التي تحتضن الاستدامة.

7. المساعدة في التسويق

لإرسال الإيصال الإلكتروني إلى العملاء، تحتاج الشركة إلى جمع معرفات البريد الإلكتروني الخاصة بهؤلاء العملاء، والتي يمكن استخدامها لأغراض التسويق، ومن ناحية أخرى، في المؤسسات التي تقدم إيصالات فعلية، يعد إنشاء قائمة بريد إلكتروني مهمة شاقة.

8. الاعتماد بشكل أقل على مديري الأقسام

يتيح لك الايصال الإلكتروني توفير الوقت ومراقبة موظفيك بشكل أفضل كمدير قسم، باستخدام محطة افتراضية تتعقب نشاط المستخدم، مع الإيصالات الإلكترونية، يتم التخلص من خطر فقدان الإيصالات. وفي الوقت نفسه، يمكنك الحصول على رؤية أكبر لكل معاملة يديرها أعضاء فريقك، إذا كانت هناك حاجة إلى إجراء تصحيحات، فيمكن تنفيذها في الوقت المناسب.

أيضًا يمكنك ضبط أذونات المستخدم للحد من قدرة بعض أعضاء الفريق على عرض المعاملات أو تشغيلها خارج قسمهم أو موقعهم، بالإضافة إلى تقييد الوصول إلى التقارير أو البيانات التي تتم مشاركتها بشكل أفضل على أساس الحاجة إلى المعرفة.

استنتاج:

بشكل عام، توفر الإيصالات الإلكترونية العديد من المزايا مقارنة بالإيصالات الورقية التقليدية، إذا لم تكن قد تلقيتها بالفعل، فقم بالتبديل اليوم، فلا تدور فوائد الإيصال الإلكتروني التي تعود على عملك ببساطة حول تتبع المدفوعات، بل إنها في الكفاءات التي تأتي - إنها قوة تمكين تتيح لك ولعملك أن يصبح أكثر مرونة، وتمكنك من الارتقاء لتلبية متطلبات التجارة الحديثة، للبقاء على صلة، ومربحة، ومتنامية.