تتطلب إدارة القضايا في مكاتب المحاماة وإدارة الشؤون القانونية في الشركات والمؤسسات المختلفة دقة في التنظيم وتنفيذ المهام ومتابعتها، وذلك لأهمية هذا النوع من الأعمال. وغياب القدرة على تنظيم البيانات والاحتفاظ بها قد يؤدي لنتائج سلبية على إدارة القضايا وعلى المكان نفسه.
وفي عصر التحول الرقمي واتجاه العديد من المؤسسات والشركات باختلاف المجالات للاعتماد على التكنولوجيا والاستثمار بها من أجل تحسين كفاءة إدارة المهام، أصبح يمكن تنفيذ ذلك أيضًا في إدارة مكاتب المحاماة وإدارة القضايا والشؤون القانونية في الشركات عن طريق أتمتة العمليات القانونية من خلال الاعتماد على برامج إدارة مكاتب المحاماة والقضايا.
وتعمل برامج المحاماة والقضايا على أتمتة مهام سير العمل وتنظيم البيانات والاحتفاظ بها بأمان وتوفير الكثير من الوقت والجهد والتكلفة بالإضافة للعديد من المزايا الأخرى؛ لذا يعد الاستثمار في أحد تلك البرامج بالتأكيد استثمار ذكي.
وفي هذا المقال، سنتعرف على ما هي أتمتة العمليات القانونية، وأهمية الاستثمار في برامج إدارة القضايا والشؤون القانونية، وكيف يمكن لأتمتة العمليات القانونية أن تكون أكثر كفاءة من خلال الاعتماد على برامج المحاماة.
شرح مفهوم أتمتة العمليات القانونية
تعتمد برامج المحاماة في عملها على أتمتة كافة مهام سير العمل، والتي منها أتمتة العمليات القانونية المختلفة.
وتساعد عمليات الأتمتة على تنظيم مهام سير العمل الروتينية، وذلك من أجل توفير الكثير من الوقت والجهد المبذولين في إدارة القضايا ومكاتب المحاماه والشؤون القانونية بالشركات بالطرق التقليدية، وهو ما يمنح المحامون الوقت للعمل على القضايا بشكل أكثر تركيزًا.
هذا بالإضافة لما توفره أتمتة العمليات القانونية من سهولة في العديد من المهام، والتي تتمثل في الاحتفاظ بمعلومات كل قضية بملف خاص بها، مع سهولة الوصول لتلك المعلومات بأي وقت من أجل مراجعتها ومعرفة أي تحديثات متعلقة بها، وتنظيم مواعيد الموكلين ومواعيد جلسات القضايا، وإدارة المستندات المختلفة، وإدارة الاتصالات مع الموكلين.
هذا بالإضافة لإمكانية تحليل بيانات القضايا لدراستها والعمل على حلها بشكل أعمق وأكثر دقة، وهو ما يساهم في تحسين جودة العمل وتحسين كفاءة كافة المهام الإدارية داخل المكتب.
أهمية الاستثمار في برامج أتمتة العمليات القانونية
يعد أي استثمار ذكي وناجح إذا نجح في تحقيق عائد قوي من ذلك الاستثمار. وفي حالة البرمجيات المختصة بإدارة القضايا وأتمتة العمليات القانونية يمكن الحصول على العائد من الاستثمار في مثل هذه البرمجيات من خلال تحسين كفاءة المهام المتعلقة بإدارة القضايا وإدارة المستندات وإدارة فريق العمل وإدارة الموكلين، بالإضافة للعديد من المزايا الأخرى التي يمكن الاستفادة منها لاستثمار ذكي، ومن تلك المزايا الآتي:
-
تحسين كفاءة مهام سير العمل
يسعى أي صاحب عمل لتحسين كفاءة العمل والإنتاجية في تنفيذ مهام سير العمل باختلاف أنواعها والتي منها إدارة القضايا.
وهناك عدد من المهام الروتينية التي يجب القيام بها، ولكنها تُكلف كثير من الوقت والجهد بسبب تنفيذها بالطرق اليدوية، وتتمثل تلك المهام في إدخال البيانات الخاصة بالقضايا، وتنظيم الملفات، وتحديد مواعيد الجلسات في المحاكم ومواعيد لقاء الموكلين وإرسال التذكيرات بها، وغيرها من المهام الأخرى.
ولكن من خلال أتمتة العمليات القانونية لن تضطر لتنفيذ تلك المهام بشكل يدوي، فبرامج المحاماة وإدارة القضايا تساعد في تنفيذها بشكل أسرع ودقة أكبر، وهو ما يساهم في تحسين كفاءة مهام سير العمل المختلفة.
-
الحد من الأخطاء البشرية
الأخطاء البشرية في أي مجال عمل يُكلف الشركة الكثير، سواء كانت تكلفة مالية أو تكلفة في الوقت لحل تلك الأخطاء، أو تكلفة في إجراءات مهام سير العمل. وفي المجال القانوني قد تُكلف الأخطاء البشرية خسارة في القضايا وفقد الموكلين، وهو ما قد يؤثر على سمعة المكتب وسط المنافسين.
وهو الامر الذي يمكن تفاديه من خلال الاعتماد على برامج أتمتة العمليات القانونية والتي تساعد في الحد من تلك الأخطاء من خلال تنظيم البيانات وتسجيلها بشكل إلكتروني وتنظيم تذكيرات بالمواعيد المختلفة.
-
تعزيز القدرة التنافسية
التنافسية في مجال العمل القانوني كبيرة، وما يميز مكتب محاماة عن الآخر هو القدرة على تقديم خدمات ذات كفاءة وجودة عالية، والقدرة على حل القضايا بشكل دقيق وسريع من خلال إمكانية تحليل بيانات القضايا بدقة وتنظيمها لسهولة الوصول إليها بأي وقت وإدارة التواصل مع الموكلين باحترافية.
لذا يعد امتلاك برنامج المحاماة لإدارة القضايا أفضل حل لتنفيذ ذلك.
-
تحليل البيانات بدقة وكفاءة
إدارة القضايا تضم العديد من البيانات والتفاصيل التي تحتاج لقدرة عالية على دراستها وتحليلها من أجل حلها بسرعة ونجاح، والاعتماد على الطرق التقليدية لتحليل تلك البيانات لا يؤدي دائما لنتائج دقيقة، كما أنه يكلف الكثير من الوقت والجهد.
لذلك توفر برامج أتمتة العمليات القانونية أدوات تساعد على تحليل بيانات القضايا المدخلة إليها بدقة عالية وتقديم رؤى تساعد في حل القضايا بكفاءة عالية وسرعة في الأداء.
-
التكيف مع التغيرات القانونية
يعتمد العمل في المجال القانوني على عدد من القوانين والتشريعات المختلفة، والتي يجب اللجوء إليها ودراستها بشكل كامل. كما تتسم تلك القوانين بالتغير من فترة لأخرى، ومتابعة تلك التغيرات والتكيف معها هو ما يميز مكتب محاماة عن الآخر، وهو ما توفره برامج إدارة القضايا عن طريق إمكانية العمل عليها من خلال القوانين والتشريعات القانونية والقابلية لمعرفة أي تغيير قد يطرأ بها وإمكانية الوصول إليه بسهولة وتطبيقه في إدارة القضايا.
-
أمان وخصوصية البيانات
بيانات القضايا والموكلين هي بيانات ذات حساسية عالية؛ لذا يجب توفير أقصى درجات الأمان والحماية لها لضمان عدم فقدانها أو تلفها أو تسريبها للمنافسين.
لذلك تعمل برامج إدارة القضايا على حفظ كافة البيانات بنظام سحابي يتسم بالأمان والحماية لضمان عدم تعرضها للفقد أو السرقة بدلًا من الاحتفاظ بها بالطرق التقليدية.
هذا بالإضافة لتعيين صلاحية الوصول للأشخاص المسؤولين فقط عن الوصول لتلك البيانات. كما يتم تحديث تلك البيانات بشكل تلقائي من خلال أتمتة العمليات القانونية والاحتفاظ بنسخة أخرى منها يتم أيضًا تحديثها بشكل دوري.
-
تعزيز التعاون بين فرق العمل
بعض القضايا تحتاج إلى تعاون عدد كبير من المحامين من أجل إدارتها وحلها، ويعتمد عمل تلك الفرق على تحليل بيانات مختلفة، وهو ما يحتاج إلى مشاركة المستندات التي يعمل عليها كل فرد لمعرفة التحديثات الخاصة بالعمل.
واتباع الطرق التقليدية لمعرفة تلك التحديثات يحتاج إلى ضرورة تواجد جميع أفراد فريق العمل بنفس المكان، وهو ما يكلف العمل كثير من الوقت بسبب صعوبة معرفة تلك التحديثات بوقتها الفعلي. ولكن أتمتة العمليات القانونية ببرامج المحاماة عملت على تحقيق ذلك من خلال إمكانية الوصول اللحظي لأي تحديثات يعمل بها فريق العمل بأي وقت ومن أي مكان، بالإضافة لإمكانية عقد الاجتماعات بأي وقت دون الحاجة للتواجد بشكل فعلي للجميع بمكان واحد.
-
المرونة في التوسع والنمو
يسعى أصحاب مكاتب المحاماة للتوسع في أعمالهم في المستقبل، وهو ما يمكن تحقيقه من خلال تحسين كفاءة إدارة القضايا وتعزيز التواصل مع الموكلين وتحسين كافة الخدمات المقدمة لهم.
كما أن برامج أتمتة العمليات القانونية تتسم بالمرونة والقابلية لهذا التوسع، والذي يتمثل في استقبال المزيد من البيانات والتعامل معها واستيعاب عدد كبير من القضايا لإدارتها. وهو ما يجعل الاستثمار بتلك البرامج استثمار ذكي وناجح على المدى الطويل.
ختامًا:
الاستثمار في برامج إدارة القضايا وأتمتة العمليات القانونية يعد استثمارًا ناجحًا على المدى الطويل، وذلك للفوائد الكبيرة التي يمكن الحصول عليها، سواء من خلال تحسين إدارة فريق العمل، أو تحسين إدارة القضايا وكل ما يتعلق بها من إجراءات.
لذا إذا كنت تبحث عن طرق لتوسيع أعمالك وتحقيق المزيد من النجاح والنمو في إدارة القضايا والشؤون القانونية، يعد الاعتماد على برامج المحاماة أول خطوة استثمارية في تحقيق ذلك بكفاءة.
إضافة تعليق جديد