يعتبر اختيار برنامج مبيعات قراراً استراتيجياً لا يمكن التعامل معه بشكل عشوائي، فالكثير من المؤسسات ترتكب أخطاء تؤدي إلى خسائر مالية وتعطل في سير العمل، خصوصاً عندما تختار برنامجاً لا يتوافق مع احتياجاتها اليومية، ولتجنب هذه المشكلات، يجب فهم أكثر الأخطاء التي تقع فيها الشركات عند البحث عن برنامج مبيعات مناسب، وكيف يمكن اختيار الحل الأفضل الذي يحقق الاستقرار والنمو، وهذا ما سنستعرضه في هذا المقال، تابع القراءة.
7 أخطاء تقع فيها الشركات عند اختيار برنامج مبيعات
إن اختيار برنامج المبيعات المناسب يُعد خطوة حاسمة لنجاح أي شركة، ولكن الكثير من الشركات تقع في أخطاء شائعة تؤثر على الأداء والكفاءة، أبرزها:
1. اختيار برنامج مبيعات دون تحليل احتياجات الشركة
لعل من أكبر الأخطاء التي تقع فيها الشركات هو التوجه لشراء برنامج مبيعات دون دراسة الاحتياجات الفعلية، حيث تختلف الشركات في طبيعة عملها، مما يجعل كل مؤسسة تحتاج خصائص مختلفة، فالشركات الصغيرة تحتاج برنامجاً بسيطاً، بينما تحتاج الشركات المتوسطة والكبيرة أنظمة متقدمة قد تتكامل مع أفضل برامج محاسبية، وتجاهل تحليل الاحتياجات يؤدي عادة إلى شراء برنامج مبيعات غير قادر على تغطية كامل العمليات.
الحل:
المفروض وضع قائمة تفصيلية للمهام التي يجب أن يغطيها برنامج مبيعات مثل الفواتير، إدارة العملاء، متابعة التحصيل، والربط مع المخزون، وعند معرفة هذه التفاصيل يصبح من السهل اختيار برنامج مبيعات مناسب ودقيق وفعّال.
2. تجاهل التكامل بين برنامج مبيعات وبقية الأنظمة
خطأ آخر شائع يتمثل في التركيز على شكل برنامج مبيعات أكثر من قدرته على التكامل، الشركات اليوم تحتاج نظاماً موحداً، وليس مجموعة أنظمة منفصلة، وبالتالي فبرنامج مبيعات يجب أن يتكامل مع برنامج حسابات لتسجيل العمليات المالية بشكل تلقائي، ويجب أن يرتبط مع برنامج نقاط البيع لتحديث المبيعات لحظياً، والشركات التي تتجاهل هذه النقطة تقع في فوضى البيانات لأنها تضطر لإعادة إدخال نفس المعلومات أكثر من مرة.
الحل:
لابد من وجود برامج محاسبية قادرة على التكامل مع برنامج مبيعات، مما يوفر على المؤسسة وقتاً كبيراً ويقلل نسبة الخطأ، وعند تجاهل هذا العامل، قد تصبح الشركة غير قادرة على تطوير عملياتها أو فتح فروع جديدة بسبب ضعف النظام الأساسي.
3. اختيار برنامج مبيعات اعتماداً على السعر فقط
على الرغم من أهمية الميزانية، إلا أن الاعتماد على السعر فقط لاختيار برنامج مبيعات من أكثر الأخطاء انتشاراً، فبعض الشركات تختار برامج رخيصة لكنها غير قادرة على تقديم ميزات حقيقية أو تفتقر إلى الدعم الفني أو لا تتوافق مع متطلبات النمو المستقبلي، وفي المقابل، يوجد افضل برنامج محاسبة يقدم جودة عالية، ودعم فني، وتحديثات مستمرة، وخصائص مرنة تساعد الشركة على تحقيق نتائج أفضل.
الحل:
ربما يبدو اختيار برنامج مبيعات منخفض التكلفة قراراً جيداً في البداية، لكنه غالباً يسبب مشاكل عند الحاجة للتطوير أو عند حدوث خطأ تقني، لذلك، من الأفضل تقييم القيمة مقابل السعر، وليس السعر فقط.
4. تجاهل تجربة المستخدم وسهولة الاستخدام
تتعامل الشركات أحياناً مع برنامج مبيعات بواجهة معقدة أو غير مفهومة، مما يؤدي إلى صعوبة استخدامه من قبل الموظفين، فكلما كان البرنامج معقداً، احتاج الموظفون وقتاً أطول للتدريب، وزادت الأخطاء اليومية.
الحل:
يجب استخدام برنامج مبيعات سهل وواضح يساعد على رفع كفاءة الموظفين وتسريع العمليات، كما أن البرامج التي تقدم تجربة استخدام مريحة تجعل الموظفين قادرين على تسجيل الفواتير وتتبع العملاء دون ضياع وقت، فالأنظمة الجيدة غالباً تكون مشابهة لأسلوب عمل برامج محاسبة حديثة التي تهتم بأن يكون شكل النظام بسيطاً وواضحاً.
5. إهمال الدعم الفني والتحديثات
الدعم الفني جزء أساسي من نجاح أي برنامج مبيعات. فحتى أفضل الأنظمة قد تواجه أخطاء تقنية، أو تحتاج إلى تحديثات تتوافق مع القوانين الجديدة أو متطلبات السوق، الشركات التي تشتري برنامج مبيعات دون التأكد من جودة الدعم الفني قد تواجه توقفاً مفاجئاً في العمل دون وجود من يساعدها في حل المشكلة.
الحل:
التحديثات المستمرة ضرورية لتحسين الأداء وإضافة خصائص جديدة، فالبرامج المتقدمة مثل أفضل برامج محاسبية للشركات تقوم بتحديث قواعد البيانات وإضافة خصائص تساعد الشركات على العمل بكفاءة أكبر، وعند إهمال هذه النقطة، يصبح برنامج مبيعات غير قادر على التطور، مما يدفع الشركة لإعادة الاستثمار في نظام جديد بعد وقت قصير، لذلك يجب التأكد من أن الشركة المطورة تقدم دعماً سريعاً وتحديثات واضحة ومستقرة.
6. عدم ربط برنامج المبيعات مع برنامج حسابات ومخازن
خطأ كبير تقع فيه بعض الشركات حين تعتمد برنامج مبيعات فقط دون التفكير في ربطه مع برنامج حسابات ومخازن، هذا الربط هو الضمان الأساسي لدقة حركة البضائع ومتابعة الكميات المتاحة فعلياً، وتجاهل وجود برنامج حسابات ومخازن يؤدي إلى تضارب بين أرقام المبيعات والمخزون، وظهور عجز أو فائض غير مبرر.
الحل:
الشركات التي تعمل في بيع المنتجات تحتاج نظاماً موحداً يربط الفواتير بحركة الأصناف بشكل مباشر، واختيار برنامج مبيعات بدون هذا الترابط يجعل الإدارة غير قادرة على اتخاذ قرارات دقيقة بشأن المشتريات أو تقييم الأرباح، لذلك من المهم التأكد من أن برنامج مبيعات المستخدم يدعم الربط الكامل مع برنامج حسابات ومخازن لضمان شفافية العمليات.
7. إهمال وجود برنامج نقاط البيع POS لعمليات البيع السريعة
لعل من الأخطاء التي تقلل كفاءة العمل عدم اعتماد برنامج نقاط البيع POS في الشركات التي لديها تعامل مباشر مع الزبائن مثل المتاجر والمطاعم والصيدليات، فهذا البرنامج يجعل عملية البيع أسرع وأكثر دقة، ويساهم في تحديث المخزون بشكل تلقائي عند كل عملية بيع، وعندما تعتمد الشركة على برنامج مبيعات فقط دون ربطه مع برنامج نقاط البيع POS، قد تتأخر العمليات وتزداد الأخطاء في إدخال البيانات.
الحل:
يجب امتلاك برنامج نقاط البيع POS لأنه ضرورة وليس رفاهية، فهو يسهل العمل ويزيد من انسيابية المبيعات، ويمنع التلاعب، ويعطي تقارير لحظية تساعد في الإدارة، كذلك، يساهم النظام في متابعة الموظفين وإغلاق الكاش يومياً بشكل منظم.
استنتاج:
يعداختيار برنامج مبيعات قرار مهم يجب التعامل معه بوعي كامل، فالشركات التي تدرس احتياجاتها وتبحث عن برنامج مبيعات قادر على التكامل وسهل الاستخدام وتدعمه شركة موثوقة تكون قادرة على تطوير عملياتها وتحسين أدائها، في المقابل، الشركات التي تختار برنامج مبيعات بسرعة ودون دراسة تقع في مشاكل كثيرة تؤدي إلى خسارة الوقت والجهد والمال.
مواضيع قد تهمك:
مراجع:
1. <<ما هو نظام نقاط البيع ؟>>، fool.
2. <<ما هي البرامج الضارة لنقاط البيع (POS) وكيف يمكنك حماية عملك منها ؟>>،makeuseof.
3. << دور فريق المحاسبة والمالية القوي في البحث عن رأس المال >>، الأعمال التجارية
4. << المحاسبة الإدارية >>، businessnewsdaily
لمزيد من المعلومات عن انظمة فكرة للبرمجيات :
إضافة تعليق جديد