كان من الممكن أن يكون الأحتفاظ "بالكتب" للأعمال هو عملية ورقية حرفيًا، تتضمن دفتر أستاذ والكثير من الأعمدة وقلم رصاص لتسجيل البيانات المالية الأساسية للشركة. ولكن فى العصر الرقمى حتى أصغر الشركات يمكن أن تستفيد من مجموعة واسعة من منتجات برامج المحاسبة للشركات الصغيرة فى السوق. لا يمكن أن يساعدك برنامج المحاسبة على الحد من الأخطاء البشرية فى حساباتك فحسب بل يمكنه مساعدتك على الحصول على معلومات عميقة حول شركتك لم تتمكن من رؤيتها فى شكل ورقى -- مثل إنشاء توقعات المبيعات للربع التالى، وتحديد العناصر التى يتم ملئها بشكل زائد، وتحديد أقل خدمة مربحة.

يمكن أن يكون برنامج المحاسبة المهنية مصدر كل هذه المعلومات. ولكن العثور على أفضل برنامج محاسبى لشركتك يمكن أن يشكل تحديًا مع إنفجار منتجات البرامج المغلفة بالتقلص وعروض التطبيقات عبر الإنترنت. لإختيار برنامج محاسبة الأعمال يجب أن تفهم بعض أساسيات المحاسبة المهنية، وأن تنظر جيدًا إلى عملك وإحتياجاته المحاسبية، وأن تقيّم المنتجات المتوفرة اليوم. "من المهم جداً أن يتم ذلك بشكل صحيح. ففى كثير من الحالات, هو يستطيع جعل الفرق بين الأعمال أنّ يكون مربّح ضدّ غير مربح".

كيفية أختيار برنامج محاسبة الأعمال

فهم إحتياجات المحاسبة

الخطوة الأولى التى تحتاج إليها لإختيار برنامج محاسبة لعملك هى إجراء تحليل جيد للإحتياجات والذى سيلبى الإحتياجات الإدارية والمالية على حد سواء. يجب أن تكون واسعة، مع إستكشاف كل من الأسئلة الواضحة وتلك التى تجعلانا تصورك حقيقة. خذ وقتك بهذه الخطوة الهامة، حيث أن آخر ما تريده هو أن تكرر هذه العملية خلال السنتين القادمتين. إذا واجهت نموًا غير متوقع يفرض عملية ترقية، ورائعة، لكن التخطيط الجيد فى هذه المرحلة يمكن أن يساعدك على تجنب الأضطرار إلى تغيير البرامج فى وقت قريب جدًا. أحصل على بعض المساعدة قبل شراء أى شئ.

ما تحتاج إلى معرفته عن نشاطك التجارى

الخطوة الأولى التى تحتاج إلى إتخاذها قبل إتخاذ قرار بشأن برامج المحاسبة هى التأكد من أنك على دراية مالية إلى حد ما. وتقول ليندا بينسون، مؤلفة كتاب "الأحتفاظ بالكتب:" أحد الأخطاء التى ترتكبها الشركات عندما تشترى برامج محاسبية هو الإعتقاد بأنها لا تحتاج إلى معرفة أى شئ على الإطلاق عن المحاسبة المالية لأن البرنامج سيهتم بها لك فقط. حفظ السجلات الأساسية والمحاسبة للأعمال الصغيرة الناجحة. "يجب أن يفهموا حسابات الشركات الصغيرة."

هناك العديد من الطرق التى يمكن أن يتقن بها رجل الأعمال أو المسؤول التنفيذى فى الشركات الصغيرة فهم البيانات التى يحتاج عمله إلى الأحتفاظ بها (من أجل إتخاذ قرارات أفضل فى مجال الأعمال) والتقارير التى يحتاجون إلى توليدها (بالنسبة إلى دائرة الإيرادات الداخلية وسلطات الضرائب الحكومية). يمكنك قراءة الكتب. يمكنك أخذ الصفوف. يمكنك إجراء بحث على الإنترنت. ويقول بينسون "لا يمكنك إستخدام أى برنامج محاسبى إذا كان مثل القمامة فى مكان ما أو القمامة". هذه هى النتيجة "إذا لم تفهم ما تقوم بوضعه".

وهناك إعتبار آخر هو نوع العمل الذى تقوم بتشغيله. وهناك عدة قطاعات مختلفة لديها وحدات متخصصة أو مجموعات إضافية لأنها تحتاج إلى الإحتفاظ ببيانات متخصصة. إذا كنت مصنّعة، على سبيل المثال، فقد تحتاج إلى فهم مخزون قطع الغيار والعمالة والتعامل معها. إذا كنت بائع تجزئة، فقد تحتاج أيضًا إلى فهم مخزونك من خلال برنامج نقطة البيع. يحتاج مكتب الطبيب إلى برامج متخصصة لشركات تأمين الفواتير، على الرغم من أن العديد منها قد يزرع هذه الوظيفة إلى وسيط و/أو خبراء إستشاريين.

التحدث إلى المحاسب والموظفين

إذا كان عملك لديه محاسب -- إما مستشار خارجى أو محاسب داخلى -- سيكون من الحكمة إستشارة ذلك الخبير قبل أن تدخل فى برنامج المحاسبة. قد يتمكن المحاسب من التوصية بالبرامج التى تعمل مع البرامج التى لديه. فى الواقع، يقول بينسون، قد يساعدك بعض المحاسبين فى إعداد برنامج المحاسبة الخاص بك بحيث يجمع البيانات التى يحتاجون إليها لمساعدتك فى تقديم الضرائب الخاصة بك، كذلك. ويقول بينسون "إنهم يعرفون نوع العمل الذى لديك وما تحتاج إليه". يعمل معظم المحاسبين بإستخدام برنامج معين.

إن قسم تكنولوجيا المعلومات لديك لا يقل أهمية عن المحاسب. كما تحتاج إلى فهم حالة الأجهزة. تستخدم حزم برامج المحاسبة المهنية قواعد بيانات كبيرة، تتألف عادةً من العديد من جداول البيانات المختلفة التى تعمل معًا، لذا ألقِ نظرة جيدة على مساحة القرص. مع نمو بيانات المحاسبة، مما يحدث بسرعة، كلما زاد المساحة التى تحتاج إليها. وهذا هو أهم بند ينبغى إستعراضه، ولكنه ليس البند الوحيد. ستحتاج إلى تقييم عمر النظام، بالإضافة إلى إجراءات النسخ الإحتياطى ووسائط التخزين.

ما يجب معرفته قبل بدء التسوق؟

أعرف حدود ميزانيتك

من الإعتبارات الرئيسية ميزانيتك. البرامج الجاهزة كلها متوفرة بأسعار معقولة جداً. ومع ذلك، عندما تبدأ بالتركيز على برامج المحاسبة الخاصة بالصناعة، والتى يشار إليها أيضًا بالبرامج العمودية، ترتفع التكاليف وتصعّد.

يتم بيع معظم برامج المحاسبة المهنية الرأسية من خلال خاصية القيمة المضافة (VAT)، بحيث يمكنهم إظهار البرنامج ومساعدتك فى التثبيت والإعداد والتدريب. البرنامج لديه علامة سعر أعلى لأنه لديه سوق أصغر من برنامج المحاسبة العامة، كما أن رسوم الصيانة السنوية مطلوبة لك لتلقى التحديثات والترقيات عند إنتاجها.

التواصل مع الشركات الأخرى ومستشارى البرامج

أكتشف ما يستخدمه كل شخص آخر فى مجال عملك. حسنًا، ربما لا يكون كل شخص آخر، ولكن على الأقل عدد قليل من منافسيك. تعتبر أجتماعات إتحاد الأعمال مكانًا رائعًا للدردشة حول هذا الأمر، كما يمكنك أن تسأل المحاسب الخاص بك، لأنه يجب أن يكون لديه عميل آخر على الأقل فى مجال عملك.

هناك أيضاً مستشارات و/أو خدمات ستساعدك أنت حين تضيق إلى أسفل خياراتك ل ال جيّدة ماليّة محاسبة برنامج لعملك. يعمل FindAccountingSoftware.com بشكل مستقل عن أى بائعين للبرامج، ولكنه يساعد على تلبية إحتياجات أعمالك من خلال البرامج المناسبة بعد ملء إستبيان عبر الإنترنت. يعد الموقع بالعودة إليك خلال أيام مع إختيارات مناسبة.

قم بإنشاء قائمة الرغبات

الآن بعد أن حصلت على الكثير من المعلومات، حان الوقت للجلوس وتوثيق ما تريد أن يقوم به لك برنامج المحاسبة المهنية. بالطبع لن تجد برنامج محاسبة أعمال يفى بكل عنصر فى القائمة، لذلك أنت سوف تقرّر أيضاً أى أحد أنت يستطيع عشت دون.

من المهم الموازنة بين المعلومات التى تلقيتها من كل شخص تحدثت إليه وبين بعض المعلومات الوقائعية والآراء الموضوعية. ستتضمن مواقع الويب الخاصة بمورّدين البرامج، قوائم مفصلة بالميزات والوظائف، ويمكن العثور على مراجعات موضوعية فى مواقع موثوق بها.

يمكن إستخدام بعض برامج المحاسبة التجارية على أساس تجريبى، مما يمنحك شعوراً بالواجهة والوظائف. وبعضها عبارة عن برامج كاملة تسمح بعدد محدود من الإستخدامات أو بعدد محدود من أيام الإستخدام. توفر البرامج الأخرى وظائف محدودة فى الإصدارات التجريبية. فى كلتا الحالتين، من الرائع أن تكون قادرًا على المحاولة قبل الشراء.