كيف تعرف أن نظام تخطيط الموارد لدى مؤسستك ERP يحقق النتائج المطلوبة منه؟ في عالم الأعمال الحديث، أصبح الاعتماد على أنظمة ERP ضرورة، وذلك بفضل قدرته على على الربط بين عمليات التشغيل المختلفة، وجعلها أكثر كفاءة وتنظيمًا.
ولكن كيف يمكنك التأكد من أن النظام المستخدم يحقق النتائج المرجوة منه؟ هنا تظهر مؤشرات الأداء الرئيسية KPI ERP، والتي توفر لأصحاب المؤسسات رؤية أكثر شمولاً لأداء نظام ERP، والتي تساعدك على تقييم النظام بشكل كامل وتحسينه باستمرار.
وفي هذه المقالة، سنتعرف على مؤشرات الأداء الرئيسية لأنظمة ERP، وكيف يمكنك استخدامها من أجل تقييم النظام بشكل أكثر فعالية.
لماذا تعد مؤشرات الأداء الرئيسية في أنظمة ERP مهمة لشركتك؟
تكمن أهمية KPI ERP، بسبب قدرتها على ربط أداء النظام بالنتائج الفعلية للعمل. فمن خلالها يمكن تحقيق التالي:
- توفير رؤية واضحة: مؤشرات الأداء في أنظمة ERP، تقدم رؤية شاملة عن كيفية تأثير ERP على كل العمليات التشغيلية التي تتم في كل قسم من أقسام الشركة. وهو ما يساعدك في تقييم النظام والتأكد من مدى فعاليته.
- اتخاذ قرارات مستنيرة: اتخاذ القرارات المستنيرة يحتاج إلى توافر بيانات دقيقة يمكن الاعتماد عليها بشكل كامل، وهو ما توفره KPI ERP من خلال التقارير المختلفة حول الأداء الخاص بالنظام، وتأثيره على المهام المختلفة.
- تحسين الكفاءة التشغيلية: من خلال مراقبة مؤشرات الأداء، ستتمكن من تحديد أوجه القصور في العمليات التشغيلية. ومن ثم القيام بوضع الخطط المناسبة للعمل على تحسينها.
- زيادة العائد على الاستثمار (ROI): الاعتماد على مؤشرات الأداء الخاصة من أجل قياس مدى كفاءة النظام وما تحقق من خلال استخدامه، يساعد على معرفة ما إذا كان الاستثمار في تلك الأنظمة يحقق المتوقع منه أم لا.
مؤشرات الأداء الرئيسية لأنظمة ERP
تنقسم KPI ERP إلى عدة فئات رئيسية، تركز كل فئة على جانب مختلف من جوانب العمل.
-
مؤشرات أداء العمليات التشغيلية
تقيس تلك المؤشرات مدى تحسن كفاءة العمليات اليومية، وذلك من خلال التالي:
- دقة التنبؤ بالطلب: هل البيانات التي يوفرها نظام ERP ساهمت في التنبؤ بالطلب على ما تقدمه من منتجات أو خدمات؟ إذا كانت الإجابة بنعم، يُعد هذا مؤشر جيد لتحسين إدارة المخزون وتجنب النقص أو الفائض.
- وقت دورة الطلب: هل انخفض الوقت من لحظة استلام الطلب وحتى تسليمه للعميل؟ إذا كانت الإجابة بنعم، يدل هذا على أن ERP ساهم في تسريع العمليات.
- الرد على استفسارات العملاء: يقيس مؤشر الأداء هنا الوقت المستغرق في الرد على استفسارات العملاء، وكلما كانت الردود سريعة وذات فعالية؛ ساهم ذلك في زيادة رضا العملاء.
-
مؤشرات الأداء للعمليات المالية والمحاسبية
- دقة البيانات المالية: من خلال ما يوفره نظام ERP من أتمتة إلكترونية، هل أدى ذلك إلى انخفاض الأخطاء في التقارير المالية؟
- تكلفة التشغيل: هل تم تقليل النفقات في عمليات التشغيل والإنتاج، مع الحفاظ على الجودة في المنتجات أو الخدمات المقدمة.
- هامش الربح: هل أدى تطبيق النظام إلى ارتفاع هامش الربح الإجمالي أو الصافي؟
- وقت إغلاق الفترات المالية: من خلال قياس المدة التي يستغرقها إعداد التقارير المالية الشهرية أو الربع سنوية، هل هناك انخفاض في هذه المدة؟ إذا كانت الإجابة بنعم، فهذا يعني زيادة كفاءة القسم المالي بعد الاعتماد على نظام ERP.
-
مؤشرات أداء إدارة المخزون
- دوران المخزون: من خلال الاعتماد على مؤشرات KPI ERP في قياس عدد المرات التي يتم فيها بيع أو استبدال المخزون، ارتفاع هذا المعدل يشير إلى كفاءة المخزون.
- مستويات المخزون الزائد: هل ساهم النظام في تقليل كمية المخزون الزائد، وتقليل تكاليف التخزين الإضافية؟
- دقة المخزون: عند إجراء عمليات التتبع والجرد، هل أصبحت الأرقام الموجودة في النظام مطابقة للمخزون الفعلي؟ إذا كانت الإجابة بنعم، فهذا دليل على دقة المخزون وصحة البيانات المسجلة.
-
مؤشرات أداء قياس رضا العملاء
- معدل الاحتفاظ بالعملاء: هل تطبيق نظام ERP ساهم في تحسين خدمة العملاء وزيادة ولائهم وثقتهم؟
- عدد الشكاوى: بعد تطبيق نظام ERP هل انخفضت عدد الشكاوى الخاصة بالعملاء؟
- درجة رضا العملاء: وهي التي تقيس مدى رضا العملاء قبل وبعد تطبيق النظام، وهو ما يمكن قياسه ومقارنته من خلال استخدام استطلاعات الرأي. وذلك كي تتمكن من تقييم الأداء لنظام ERP في الجزء الخاص بتجربة العملاء وقياس مدى رضاهم.
كيفية تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية داخل مؤسستك
كي تتمكن من قياس مؤشرات الأداء في نظام ERP الخاص بك بشكل فعال، ومقارنة ما تم من نتائج قبل وبعد تطبيق النظام. تأكد من تحقق العناصر التالية:
- تحديد أهدافك الاستراتيجية: قبل اختيارك لـ KPI ERP، قُم بالإجابة على الأسئلة التالية؛ ما الذي تريد تحقيقه؟ هل هي زيادة المبيعات؟ أم تقليل التكاليف؟ أم تحسين رضا العملاء؟. الإجابة على تلك الأسئلة وغيرها بحسب طبيعة عملك، تساعدك في وضع الأهداف التي ترغب في تحقيقها من خلال نظام ERP وقياسها لتتبع ما تم بها من نتائج.
- استخدام منهجية SMART: قياس مؤشرات الأداء يجب أن يتتبع منهجية SMART، بمعنى أنها يجب أن تكون محددة (Specific)، قابلة للقياس (Measurable)، قابلة للتحقيق (Achievable)، ذات صلة (Relevant)، وأخيراً محددة بوقت (Time-bound).
- ابدأ بالأهم: عند بداية وضع مؤشرات الأداء التي ترغب بقياسها، لا تقُم بوضع الكثير من المؤشرات. ولكن يمكنك البدء ببعض المؤشرات الأساسية أولاً، ومن ثم تقُم بإضافة المزيد تدريجيًا.
كيفية تقييم النظام من خلال مؤشرات الأداء الرئيسية؟
كي تتمكن من تقييم نظام ERP بشكل فعال بعد قياس KPI ERP، يمكنك القيام بالتالي:
- وضع خطة أساس: قبل تطبيق النظام، ابدأ بقياس الأداء الحالي للشركة باستخدام المؤشرات التي وضعتها للقياس.
- المقارنة والتحليل: بعد تطبيق نظام ERP، تأكد من استمرارية مراقبة المؤشرات ومقارنتها بالنتائج السابقة. وذلك كي تتمكن من تحديد نقاط التحسن في العمل.
- تحديد مجالات التحسن: في حالة عدم تحسن نتائج بعض مؤشرات الأداء، قد يدل هذا على وجود خلل في أحد العمليات التشغيلية، أو الحاجة إلى تدريب الموظفين بشكل أفضل على استخدام نظام ERP.
- الثقافة المؤسسية: لا تنسى أنه حتى مع تطبيق أفضل نظام ERP، وتحديد مؤشرات الأداء. كل هذا لن يمكن تحقيقه إذا لم يكن هناك وعي كافي وتدريب للموظفين عن ثقافة وأهداف الشركة.
في النهاية:
مؤشرات الأداء الرئيسية لأنظمة ERP لا تقتصر فقط على تقييم النظام، فهي تساعدك أيضًا في قياس مدى تحسن العمليات التشغيلية والإنتاجية في كافة أقسام شركتك. ولكنها أيضًا بمثابة خارطة الطريق التي توجه الشركات لاتخاذ قرارات أكثر فعالية وكفاءة، وتحسين الكفاءة، وتحقيق الأهداف الاستراتيجية، وتحقيق الاستمرارية والنمو.
لهذا لا تنسى أن تبدأ باتباع خطة مدروسة قبل تحديد KPI ERP، التي ترغب في قياسها، وتحديد أوجه التحسين التي ترغب بتطويرها في العمل، وتدريب الموظفين على أهمية المطلوب وكيفية تحقيقه. بالإضافة للمتابعة الدورية لتلك المؤشرات ومتابعة تقارير الأداء والتحليل، من أجل اتخاذ القرارات الفعالة بشكل صحيح يخدم أهداف الشركة.
برنامج محاسبة
برنامج إدارة الشركات
نظام الأرشفة الإلكترونية
برنامج ادارة المطاعم
برنامج ادارة صالات الجيم
إضافة تعليق جديد