عادةً ما يتعلق مفهوم إدارة سير العمل، بالتنظيم والتنسيق وتحديد مجموعة معينة من المهام، كما أنه يدور حول أتمتة وتحسين تدفقات العمل لتحسين المخرجات وتقليل الأخطاء.
يمكن أن يحتوي سير العمل على عدة خطوات ويتضمن مجموعة من الأجهزة أو الأنظمة أو الأشخاص، إذا كنت تدير مهام سير العمل، فستبحث عن فرص للقضاء على الاختناقات وتحسين الرؤية، فما الهدف من نظام إدارة سير العمل واستراتيجياته؟ هذا ما سنتعرف عليه في هذه المقالة.
ماذا تعني إدارة سير العمل؟
إدارة سير العمل هي إدارة خطوات أو أنشطة متعددة ضمن عملية تجارية، حيث سيقوم الأشخاص الذين يقودون إدارة سير العمل بتقييم كيفية تحرك سير العمل من خلال عملية تجارية محددة، من شخص لآخر ومن مهمة إلى مهمة ، كجزء من نظرة أوسع على كيفية تحسين الأداء.
كيف يمكن أن تساعد إدارة سير العمل في عملك؟
ترتبط إدارة سير العمل بكيفية إنجاز المؤسسة لعملها، إدارة سير العمل عبارة عن مجموعة من الخطوات بين بداية المهمة ونهايتها، وتحديدا هي الطريقة التي نخطط بها وننظم وننفذ الخطوات لتحقيق الهدف، تُستخدم مهام سير العمل لمعالجة المهام الفردية، في أقصر فترة.
استراتيجيات إدارة سير العمل
هناك العديد من الطرق لضمان النجاح وأنت تتبنى نظام إدارة سير عمل جديد، فيما يلي بعض من أهمها:
1. حدد الأهداف والأولويات بشكل صحيح
قبل الاستثمار في أي مهمة، يجب أن تضع في اعتبارك أهم أولويات مؤسستك؛ يمكنك جمع أصحاب المصلحة لحدث العصف الذهني لتحديد الأهداف الحرجة، وأسوأ الاختناقات، ومهام سير العمل الأكثر شيوعًا.
على سبيل المثال، إذا كنت تقضي معظم وقتك في الاستجابة لطلبات الخدمة، فستحتاج إلى تطوير طريقة للعملاء للتفاعل معك دون القلق بشأن مشكلات الأمان والتحكم في الوصول، وبالمثل، إذا كنت تدير العديد من عقود الرعاية الصحية العالمية، فستحتاج إلى ضبط تدفقات العمل بدقة لتلبية معايير الامتثال الصارمة.
2. توثيق إدارة سير العمل الخاص بك
يهدف التخطيط عبر الفرق إلى تقليل إضاعة الوقت والعمليات المتكررة، يمكنك تحقيق ذلك من خلال دراسة إدارة سير العمل الخاص بك للكشف عن المشكلات، كما يمكنك أيضًا أن تطلب من كل صاحب مصلحة إنشاء مخطط انسيابي لما يفعله أكثر من غيره، وتوثيق أكثر الخطوات عرضة للخطأ والتوتر.
يمكن فهم إدارة سير العمل بسهولة من خلال التمثيل المرئي، بعد رسم سير العمل الخاص بك، يجب عليك إنشاء الوثائق ذات الصلة، والهدف هو وصف الأدوات والمهام والأفراد المشاركين في سير العمل بوضوح، فكلما وصلت إلى هذه النقطة، كان من الأسهل تحسين عملية سير عمل قابلة للتكرار.
3. التركيز على متطلبات الأتمتة
يجب أن تكون ممارسات إدارة سير العمل الخاصة بك محددة لأنواع سير العمل الأكثر استخدامًا في مؤسستك، على سبيل المثال، قد يلعب التمويل والعمليات والمرافق والفرق الأخرى دورًا أساسيًا في كيفية إدارة مهام سير العمل.
إذا كنت تقوم بتنفيذ نظام إدارة سير العمل فيما يتعلق بالقسم المالي الخاص بك، فيمكنك التركيز على:
- توليد الطلبات المالية.
- تحسين التنفيذ التلقائي.
- تسريع إغلاق المهام.
لماذا تعتبر عمليات سير العمل ضرورية للغاية؟
تعتبر مهام سير العمل أمرًا بالغ الأهمية لأنها تتعامل مع إصدار أوامر الشراء، وجذب موظفين جدد، والتعامل مع مطالبات النفقات، ولهذه الأسباب أيضا:
1. تبسيط العمليات
تسمح إدارة سير العمل للمستخدمين بالتنقل في العمليات المعقدة بسهولة، وتجنب إعادة إدخال البيانات وتحسين الوظائف المختلفة مثل الإنتاج والطلب والتسليم، يوفر برنامج إدارة سير العمل بعض الدقة التي تمس الحاجة إليها، وتوفير المعلومات في الوقت الفعلي.
تستخدم المنظمات إدارة سير العمل لتقسيم العمليات إلى سلسلة من المهام، تعمل الأنظمة الآلية وأعضاء الفريق على حل المهام بكفاءة لتحقيق الأهداف المرجوة دون تأخير أو مشاكل، لذا، فإنها تسهل سير عمل إدارة المشروع بكفاءة وتسمح للشركات بأداء العمل بفعالية.
2. تقليل التكاليف
تستخدم المؤسسات إدارة سير العمل لمساعدة العاملين ذوي القيمة العالية على التركيز على المشاريع عالية القيمة، يقدر خبراء الصناعة أن الشركات تهدر ما يصل إلى 5 تريليون دولار سنويًا على مهام متكررة بدون إنتاجية، إذا كان أعضاء الفريق يقضون وقتًا أقل في التعامل مع المهام الإدارية الوضيعة مثل طلب لوحة مفاتيح جديدة أو تقديم استرداد أو حساب أيام الإجازة، فيمكنهم التركيز على أهمية أكبر مثل إنشاء تجربة عميل لا تُنسى، لهذا تحرر إدارة سير العمل المكاتب من المهام الشاقة حتى يتمكن الموظفون من التركيز على مشاريع أكبر وأكثر ربحية.
3. إعداد التقارير أسهل
يمكن أن تصبح تقاريرك الآن أسهل بكثير في التعامل معها، فضلاً عن كونها أكثر قابلية للتخصيص،فبفضل إمكانيات إعداد التقارير الجديدة التي توفرها أنظمة إدارة سير العمل، يمكن لشركتك أن تكون أكثر استجابة لطلبات البيانات المعقدة.
لا يتعين على المستخدمين الاعتماد على المساعدة من تكنولوجيا المعلومات - يمكنهم إنشاء تقاريرهم الخاصة، مما يوفر لهم الوقت والمال لمشاريع أخرى.
4. تعزيز الأمن
نظرًا لأن بيانات الشركة هي من بين البيانات الأكثر أهمية اليوم، فقد أصبح معالجتها بشكل صحيح - من حيث الأمان - قضية ذات أهمية متزايدة، ومع ذلك، مع تنفيذ حل موثوق لتخطيط موارد المؤسسة، سيكون الأمن أحد الشواغل الرئيسية، يمكن أن يساعد النظام الجديد في تحسين دقة واتساق وأمان إدارة البيانات، من خلال عدد من موارد الأمان المضمنة، مثل جدران الحماية، بالإضافة إلى ميزات تقييد البيانات، يمكن تخصيص جانب الأمان لأنظمة إدارة سير العمل بشكل كامل.
كيفية استخدام برنامج إدارة سير العمل لأتمتة عمليات سير العمل الخاصة بك
تعمل أتمتة سير العمل على تسهيل إدارة العمليات التجارية المعقدة، عندما يتم تشغيل إجراء مستخدم أو تعبئة نموذج أو علامة داخلية، يمكن لسير العمل الآلي تحويل البيانات وفقًا لإرشادات محددة مشفرة بالفعل، مما يؤدي إلى تحسين العمل المتكرر والمستهلك للوقت.
سيساعد البرنامج المناسب فريقك على زيادة التقدم عبر المهام والمشاريع. قد يتضمن أيضًا تحليلات لمساعدتك في تحديد أوجه القصور.
تعمل إدارة سير العمل على تحسين قابلية التوسع من خلال إنشاء سير عمل قابل للتكرار يمكن لأعضاء المؤسسة اعتماده، مما يسمح لك بزيادة الإنتاج دون دفع المزيد.
استنتاج
تعد إدارة سير العمل الفعالة أمرًا بالغ الأهمية لإدارة سير العمل في مؤسستك، سواء كان ذلك لتعزيز التعاون، أو تقديم الامتثال، أو تقليل التكاليف والأخطاء، أو زيادة المساءلة، تتيح لك إدارة سير العمل تحسين الإنتاجية عن طريق تحويل العمليات اليدوية إلى تدفقات عمل مؤتمتة، تعمل الأتمتة على تسريع عمليات المشروع المختلفة مثل الموظفين الداخليين والموافقات على الأوراق وعمليات الموارد البشرية وتجميع التقارير والعديد من العمليات الأخرى.
لمزيد من المعلومات عن انظمة فكرة للبرمجيات :
برامج محاسبة
برنامج erp المحاسبي
نظام الأرشفة الإلكترونية
برنامج إدارة مكاتب المحاماة والإستشارات القانونية
نظام ادارة المطاعم
اسعار برامج العيادات
نظام ادارة العقارات
برامج محاسبة
برنامج erp المحاسبي
نظام الأرشفة الإلكترونية
برنامج إدارة مكاتب المحاماة والإستشارات القانونية
نظام ادارة المطاعم
اسعار برامج العيادات
نظام ادارة العقارات
التعليقات
11 Jul 2023 03:42 PM
ahmed_aslan
شكرا لكم
نتمنى تقديم المزيد
11 Jul 2023 03:45 PM
arisalhij
أحسنت شكرا على حسن طرحك
11 Jul 2023 03:46 PM
ibrahim
شكراً مقال مفيد
إضافة تعليق جديد