خطورة عدم الأرشفة وحفظ المعلومات

المدونة / برنامج الأرشفة الإلكترونية الصادر والوارد (دوك سويت)

لم يؤثر التقدم التكنولوجى خلال العقدين الماضيين على حياتنا الشخصية فحسب، بل على عالم الأعمال أيضًا. وعلى الرغم من أنها خلقت فرصاً للأعمال التجارية، إلا أنها أثارت أيضاً تحدياتن ويكمن التحدى الأكبر الذى تواجهه المنظمات فى جميع أنحاء العالم هو التحدى المتمثل فى إدارة المعلومات بفاعلية. سواء كنت منشأة كبيرة أو محترفًا مستقلاً أو منشأة صغيرة، فإن إدارة المعلومات بفاعلية هى أحد مفاتيح نجاح العمليات والبقاء فى الأوقات العصيبة.

ومعظم مؤسسات المعلومات التى تديرها هى فى شكل وثائق - سواء كانت ورقية أو إلكترونية. الواقع أن عدم وجود نظام أرشفة سليم قد يشكل العديد من المخاطر، وهو ما لا تستطيع أى منشأة أن تتحمله.

المخاطر التى يمكنك تجنبها بإستخدام حل إدارة السجلات

1. فقدان البيانات فى حالة وقوع كارثة.

أسوأ كابوس يمكن أن تواجهها المنشأة هو الرد على مكالمات العملاء وإخبارهم بأن جميع بياناتهم قد أختفت لأن غرفة الأرشيف أشتعلت فيها النيران! حسنًا، قد لا يكون هذا دراماتيكياً، ولكن دعونا نواجه الأمر يجب أن تكون على أستعداد لتقديم أفضل ما لديك والأستعداد للأسوأ، مثل كارثة طبيعية أو من صنع الإنسان. إن أفضل طريقة لحماية مستندات العمل هى تطبيق نظام الأرشفة الإلكترونية الذى لا يساعدك على إدارة المستندات الورقية فحسب، بل يساعدك أيضًا على إدارة الملفات الرقمية، علاوة على ذلك، فى حين أن الطريقة الفعلية الوحيدة لدعم المستندات الورقية هى عمل نسخ منها وإضافتها إلى سجلك الورقى، فإن الملفات الرقمية يسهل نسخها احتياطيًا وإستردادها فى غضون دقائق.

2. مرور الوقت والتكلفة.

إن الأرشيفات الورقية تستهلك الكثير من الوقت لكى تصبح مصدر المعلومات على المدى البعيد. ليس من الصعب فقط إحضار معلومات من مكتبة مستندات فعلية (خاصة مكتبة خارج الموقع)، بل يتسبب أيضًا فى ترتيب مجموعة كاملة من المهام المرتبطة بعملية عمل فى قائمة الإنتظار؛ يؤدى ذلك إلى تأخير المشاريع وأحتمال تصعيد التكلفة. قد لا تشعر بالضغوط أثناء الأوقات التى يكون فيها الشغل قليل نسبياً، ولكن فى أوقات الركود الأقتصادى قد يعنى الأستثمار فى نظام الأرشفة الإلكترونية مثل برنامج دوك سويت  تكاليف أقل عندما يكون الأمر أكثر أهمية، كذلك لم تعد بحاجة إلى أطنان من المواد المستهلكة والمساحات الكبيرة (حسنا، ربما بضع مئات من الأمتار المربعة!) من المساحة المستأجرة لإيواء مستنداتك؛ وفريق عمل متخصص (مأجور) لإدارة كل هذا. وهناك أمور أخرى تكون ثابتة والتكاليف المنخفضة عادة ما تترجم إلى صافى أدنى.

3. فجوات الإتصال.

تتضمن معظم العمليات التجارية مراحل التصور والتكرارات والبحث والقرار والتنفيذ، ثم المراجعة والمتابعة. تشترك أقسام متعددة فى التمرين بأكمله. عندما لا تكون الوثائق المصدر فى متناول كل صاحب مصلحة فى عملية الأعمال هذا يمكن أن يعيق التواصل السلس للأفكار والبيانات ذات الصلة. وهذا بدوره يؤدى إلى مخاطر أخرى خطيرة.

4. قرارات سيئة أو خاطئة.

تشير الثغرات فى الإتصال إلى أنه قد لا يكون موظفوك إستلموا بيانات كاملة لينفّذوا مهامهم كما هو متوقع. ويصدق هذا بصفة خاصة عندما يكون لدى بعض أعضاء الفريق الوثائق المطلوبة فى حوزتهم، فى حين أن أعضاء آخرين لا يملكون هذه الوثائق. ويواجه صانعو القرار أهدافاً محددة زمنياً يتعين عليهم تحقيقها. إذا تم إتخاذ قرار عمل بسرعة وببيانات غير كاملة أو بدون المدخلات المطلوبة من الفريق بأكمله، فقد يؤدى ذلك إلى خسارة من حيث الإيرادات أو حصة السوق أو أى مؤشرات أداء أخرى.

5. تفويت الفرصة لإرضاء العملاء.

عندما يكون لدى فريق العمل الذى يتعامل مع العملاء كل المستندات التى يحتاجون إليها فى تطبيق واحد، سيكون لديهم ثقة أكبر فى التعامل مع مشاكل العملاء. ولكن إذا كان يجب إسترداد المستندات المصدر من ملف صندوق فى ركن آخر من مبنى المكتب، فلا تتوقع أن يبقى العميل فى الأنتظار أو الأنتظار بصبر لفترة طويلة - لقد فقدت للتو فرصة عظيمة. يمكن أن تقوم الأرشفة الإلكترونية بالإنقاذ. إن الحصول على كل المعلومات التى يحتاج إليها العميل يعنى "حل الإتصال الأول" وعدم تكرار المكالمات لنفس المشكلة .

6. فقدان الميزة التنافسية.

فى الشركات التى لديها نظام أرشفة إلكترونية هى فى وضع أفضل بكثير للنجاح فى عصر اليوم الرقمى. إتصالات أفضل، وتكاليف أقل، وأوقات دورات سريعة، ومستويات إنتاجية وجودة محسنة - كل ذلك يجعل المنشأة قادرة على المنافسة بشكل كبير ويمنح منافسيها إمكانية الحصول على أموالهم. يعنى عدم وجود نظام أرشفة سليم أنك قد تفقد مؤشرات الأداء هذه، وبالتالى، قد تفقد ميزتك التنافسية على مدى فترة من الوقت.

7. فقدان السمعة.

قد لا تكون بعض الهفوات الصغيرة فى مستويات خدمة العملاء ضارة للغاية. ولكن عندما تؤدى سياسة إدارة المستندات فى المنشأة (أو عدم وجود هذه السياسة) إلى حدوث خطأ إستراتيجى أو تكتيكى خطير، فقد يؤدى ذلك إلى إلحاق ضرر بالغ بسمعة الشركة. ويمكن أن يؤدى ذلك إلى تعريض وضع المنشأة فى السوق للخطر على المدى الطويل، وأن يكون له أثر متدرج على مناطق العمل الأخرى.

آثار فقدان البيانات على الأعمال

إن فقدان البيانات هو إزعاج كبير يؤدى إلى تعطيل الوظيفة اليومية لأى عمل قائم على المعلومات. عند فقدان الملفات والمستندات المهمة يجب أن تنفق منشأتك الوقت والموارد فى إعادة إنشاء هذه الملفات أو إسترداد هذه الملفات لسد الثغرات التى يتخلّفها الفقدان. على الرغم من أنك قد تتمكن من تحديد موقع النسخ المطبوعة من المعلومات إلا أن هذه النسخ قد لا تكون محدّثة مثل النسخ الرقمية التى تم فقدها. يتسبب فقدان البيانات الناتج عن الفساد أو الفيروسات فى حدوث مشاكل خاصة، حيث قد يكون من الصعب أحياناً تحديد مدى فقدان البيانات. قد يكون التخلص من الملفات التالفة وإصلاحها مكلفاً بالنسبة إلى منشأتك.

الأسباب الشائعة لفقدان المعلومات

●    الفيروسات والبرامج الضارة

إن أغلب الناس يفكرون فى الفيروسات عندما تسألهم عن الأسباب التى قد تؤدى إلى فقدان البيانات. بالنسبة للمنشأة، يمكن للفيروسات سرقة مساحات من البيانات وحذفها أو نقل عمليات العمل إلى تتبع الأرتباطات، مما يؤدى إلى تدمير وظائف الشركة. غالبًا ما يحصل الكمبيوتر على فيروس من هجوم عبر البريد الإلكترونى أو عبر الخداع الذى يغذى الموظف بالنقر فوق إرتباط تالف. يسمح هذا الرابط بعد ذلك للفيروس أو البرامج الضارة بالدخول إلى نظام الكمبيوتر لإتلاف الملفات أو سرقتها.

الحماية من البرامج الضارة بإستخدام برنامج مكافحة الفيروسات المناسب. حافظ على تحديث أنظمة مكافحة الفيروسات بإستمرار وقم بتشغيل عمليات المسح بإنتظام لألتقاط الفيروسات قبل أن تتمكن من إلحاق أى ضرر بالغ بها. فقط فى حالة وجود برنامج ضار يحطم بياناتك، تأكد من إجراء نسخ أحتياطية منتظمة للنظام أيضًا. غالبًا ما تكون البيانات التى يتم نسخها أحتياطيًا هى الطريقة الوحيدة لإسترداد البيانات المفقودة من البرامج الضارة أو الفيروسات.

●     خطأ بشرى - سبب فقدان البيانات

فالبشر ليسوا معصومين من الخطأ ـ فنحن جميعاً نرتكب الأخطاء، حيث يوجد بعض الموظفين أصحاب النفوس الضعيفة عند إستقالتهم او تركهم للعمل يقومون بأعمال تخريب وتسريب للمستندات مؤسستك او شركتك مما يجعل الوضع الأمنى مهدد بالخطر. بالنسبة إلى الشركات، قد تؤدى هذه الأخطاء إلى الحذف غير المقصود لملفات البيانات أو مقاطع النص. من دون إدراك ذلك، يمكن للموظفين الكتابة فوق الملفات المهمة أو حذف المعلومات الضرورية لعملك. كما يمكن أن يؤدى الخطأ البشرى دورًا فى العديد من الأسباب الرئيسية الأخرى لفقدان البيانات، بما فى ذلك تلف محرك الأقراص الثابتة والسوائل المتسربة وتلف البرامج وتنسيق محرك الأقراص الثابتة.

 

ومن التدابير الهامة لمنع حدوث خطأ بشرى فى معالجة البيانات التدريب المناسب. تأكد من فهم الموظفين لكيفية عمل معالجة البيانات داخل شركتك وكيفية عمل أنظمة النسخ الأحتياطى. يمكن أن يكون هذا الأمر بسيطًا كما لو كان سيتم إجراء نسخ أحتياطى للمستندات التى يعملون معها تلقائيًا أو إذا كان يجب عليهم حفظ الملفات يدويًا أثناء العمل.

الخاتمة

إن تكاليف الأنتقال إلى الأرشفة الإلكترونية ضئيلة مقارنة بالعواقب المحتملة لعدم التحول إلى إدارة المستندات الإلكترونية. إن هذه المخاطر السبعة ليست سوى بعض المواقف التى قد تحدث للشركات التى لا تتبنى نظام أرشفة إلكترونية سليم، وقد يؤدى تأخير التنفيذ إلى إحداث تأثير خطير فى كل من هذه المجالات. وكما هو الحال مع كل شئ آخر، فإن الخطوة الأصعب هى الخطوة الأولى نحو التغيير. ومن الجدير بالذكر أن أنظمة برامج فكرة من المتميزين فى هذا المجال، حيث لديها برنامج دوك سويت وهو نظام للإتصالات الإدارية و الأرشفة الإلكترونية يستعمل لإدارة المراسلات والمعاملات والوثائق والمهام، لينظم طريقة إدارة المحتوى الورقى وإجراءات العمليات المختلفة، ويجعل التواصلات الإدارية أكثر إنسيابية وقد شهدت المنظمات التى إتخذت هذه الخطوة تحولات فى عملياتها وتمتعت بعائد على الأستثمار فى حل إدارة الوثائق لديها.

 


tags :
tags

نشر :

إضافة تعليق جديد

 تم إضافة التعليق بنجاح
خطأ: برجاء إعادة المحاولة