ما هي ادارة المشروع ؟
إدارة المشروع هي تطبيق العمليات والأساليب والمهارات والمعرفة والخبرة لتحقيق أهداف المشروع المحددة وفقًا لمعايير قبول المشروع ضمن المعايير المتفق عليها. إدارة المشروع لها مخرجات نهائية مقيدة بمقياس زمني وميزانية محدودة.
العامل الرئيسي الذي يميز إدارة المشروع عن "الإدارة" فقط هو أنه يحتوي على هذا التسليم النهائي ومدة زمنية محدودة، على عكس الإدارة التي هي عملية مستمرة. لهذا السبب يحتاج محترف المشروع إلى مجموعة واسعة من المهارات ؛ غالبًا مهارات تقنية، وبالتأكيد مهارات إدارة الأفراد والوعي الجيد بالأعمال.
ما هو المشروع؟
المشروع هو مسعى فريد عابر ، يتم تنفيذه لتحقيق الأهداف المخططة ، والتي يمكن تحديدها من حيث المخرجات أو النتائج أو الفوائد. عادة ما يعتبر المشروع ناجحًا إذا حقق الأهداف وفقًا لمعايير القبول الخاصة بهم ، في غضون جدول زمني وميزانية متفق عليها. الوقت والتكلفة والجودة هي اللبنات الأساسية لكل مشروع.
الوقت: الجدولة عبارة عن مجموعة من التقنيات المستخدمة لتطوير وتقديم الجداول التي تظهر متى سيتم تنفيذ العمل.
التكلفة : كيف يتم الحصول على الأموال اللازمة وإدارة الأموال؟
خمس مراحل لإدارة المشروع
عادة ما يتم تقسيم عملية إدارة المشروع إلى مراحل منفصلة تأخذ المشروع من البداية إلى النهاية. تشمل هذه المراحل:
- المبادرة
- تخطيط
- إعدام
- الرصد والمراقبة
- إنهاء
غالبًا ما تتداخل هذه المراحل مع دورة حياة المشروع . يمكنهم مساعدتك في تحديد التدفق الصحيح وتسلسل العمليات لإنهاء مشروعك. يمكن أن تساعدك قائمة مراجعة إدارة المشروع الخاصة بنا على تقسيم المهام لكل مرحلة من مراحل المشروع.
1. بدء المشروع
البدء هو البداية الرسمية للمشروع. يبدأ عادةً بمسألة تفويض المشروع الذي يصف بإيجاز الغرض من المشروع ويصرح بإنفاق الميزانية.
في هذه المرحلة ، يجب تحديد المشروع على مستوى واسع. يبدأ هذا غالبًا بـ:
دراسة جدوى - تبرير الحاجة للمشروع وتقدير الفوائد المحتملة
دراسة جدوى - تقييم المشكلة وتحديد ما إذا كان المشروع سيحلها
إذا قررت تنفيذ المشروع ، فيجب عليك بعد ذلك إنشاء مستند بدء المشروع (PID) . هذا هو أساس مشروعك ونقطة مرجعية مهمة للمراحل التالية. يجب أن تكون المكونات الرئيسية هي:
- حالة عملك
- أهداف المشروع ونطاقه وحجمه
- تنظيم المشروع (تحديد "من ولماذا وماذا ومتى وكيف" من المشروع)
- قيود المشروع
- مخاطر المشروع
- الأطراف الفاعلة
- ضوابط المشروع وإطار إعداد التقارير
- معايير إغلاق وتقييم المشروع
2. تعريف المشروع والتخطيط
تخطيط المشروع هو المفتاح لإدارة المشروع الناجحة. تبدأ هذه المرحلة عادةً بتحديد الأهداف . تشمل المقاربتان الأكثر شيوعًا ما يلي:
طريقة SMART (محددة وقابلة للقياس ويمكن تحقيقها وواقعية وفي الوقت المناسب)
طريقة CLEAR (تعاونية ، محدودة ، عاطفية ، قابلة للتقدير ، قابلة للتنقيح)
في هذه المرحلة ، ستقوم أيضًا بتحديد نطاق المشروع ، وتطوير خطة المشروع والجدول الزمني لتقسيم العمل . هذا يتضمن تحديد:
- الوقت والتكلفة والموارد المتاحة لك
- الأدوار والمسؤوليات للمشروع
- جودة
- معالم
- مقاييس الأداء الأساسية
- نقاط التفتيش التقدم
- المخاطر والموارد لحل القضايا غير المتوقعة
خلال هذه المرحلة، قد ترغب أيضًا في وضع خطة اتصال (خاصة إذا كان لديك أصحاب مصلحة خارجيون) ، بالإضافة إلى خطة لإدارة المخاطر.
3. إطلاق المشروع وتنفيذه
التنفيذ (يسمى أيضًا تنفيذ المشروع ) يعني ببساطة وضع خطة مشروعك موضع التنفيذ. غالبًا ما يبدأ "باجتماع استهلالي" للمشروع.
خلال هذه المرحلة ، ستقوم بتنفيذ المهام والأنشطة من خطة مشروعك لإنتاج مخرجات المشروع . على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بإنشاء حزمة ترويجية لأحد المعارض التجارية ، فقد تكون التسليمات المبكرة هي جمع معلومات عن المنتج وأسعاره ، وإكمال جميع الصور الفوتوغرافية لمنتجك والحصول على توقيع العميل لها.
يمكن لمديري المشاريع توجيه هذا العمل من خلال:
- الإشراف على فريق
- إدارة الميزانية والموارد
- التواصل مع أصحاب المصلحة
يمكن أن تساعدك المراقبة والتحكم الدقيقين في هذه المرحلة في الحفاظ على خطة المشروع في المسار الصحيح. يمكنك استخدام مجموعة من الأدوات والعمليات لمساعدتك في إدارة أشياء مثل الوقت والتكلفة والجودة والمخاطر ، أو لإبلاغ التقدم وإدارة قبول العميل.
4. مراقبة المشروع والتحكم فيه
غالبًا ما يتداخل الرصد والتحكم مع التنفيذ حيث أنهما يحدثان غالبًا في نفس الوقت. فهي تتطلب قياس تقدم المشروع وأدائه ، والتعامل مع أي قضايا تنشأ عن العمل اليومي.
يمكنك استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لتحديد ما إذا كان مشروعك يسير على الطريق الصحيح. تشمل الأشياء التي يمكنك قياسها ، على سبيل المثال:
- إذا كان مشروعك في الموعد المحدد والميزانية
- إذا تم الانتهاء من مهام محددة
- إذا تم معالجة القضايا بشكل مناسب
خلال هذا الوقت، قد تحتاج إلى تعديل الجداول والموارد لضمان بقاء مشروعك على المسار الصحيح. تعرف على كيفية قياس الأداء وتحديد الأهداف .
5. إغلاق المشروع
خلال هذه المرحلة الأخيرة ، ستكمل عملك وتحل المشروع. لا يعني الإغلاق بالضرورة النجاح ، ولكن ببساطة النقطة الأخيرة من المشروع - على سبيل المثال ، يمكن أن يحدث الإغلاق عند إلغاء المشاريع التي تفشل.
غالبًا ما يتضمن إغلاق المشروع أشياء مثل:
- تسليم المخرجات
- الإفراج عن الموظفين والموارد
- أرشفة أو تسليم أي وثائق مشروع ذات صلة
- إلغاء عقود الموردين
- الانتهاء من جميع الأنشطة في جميع أنحاء المشروع
- إعداد الميزانية النهائية للمشروع والتقرير
- التسليم إلى العمل كالمعتاد إذا كان هذا ينطبق بعد الإغلاق.
يمكنك إجراء مراجعة لمشروع ما بعد التنفيذ (يشار إليه أحيانًا باسم اجتماع "ما بعد الوفاة"). هذه فرصة لتقييم ما سار بشكل جيد وما لم يسير على ما يرام. يمكن أن يساعدك فهم الإخفاقات ، إن وجدت ، على تعلم الدروس وتحسين طريقة تنفيذ المشاريع المستقبلية.
إضافة تعليق جديد