كيفية إدارة السجلات باستخدام الأرشفة الإلكترونية

المدونة / برنامج الأرشفة الإلكترونية الصادر والوارد (دوك سويت)

 

مع التطور التكنولوجى الهائل، وتحول كل المعاملات والعمليات التقليدية إلى معاملات إلكترونية، ومع تحول البيانات و الوثائق الرقمية إلى قاعدة ضخمة من المعلومات والبيانات. فإن التنظيم حولها إزداد بشكل كبير فى السنوات الأخيرة، وفى الوقت نفسه، لا يمكننا أن نتجاهل حقًا أن الأرشفة الإلكترونية لا تزال تعتبر غالبًا عبئاً على الموظفين، بأعتبار الأرشفة الإلكترونية أمرًا متخصصًا للغاية لا يحتاج إلا التعامل مع الأشخاص ذو المهارة - مدراء السجلات وأخصائيى الأرشيف- فيجب أن تكون فى أعلى الأولويات فى العديد من مجالات العمل.

الدور التكاملى بين إدارة السجلات و الأرشفة الإلكترونية

نعتقد أن إتباع نهج متكامل يستند إلى إدارة دورة حياة سجلات من صادر ووارد إلكترونى للمنشأة أمر ضرورى لإدارة المعلومات المهنية، وأرشفتها بشكل فعَال. وهذا يتطلب مشاركة جميع الموظفين، ولكن لا ينبغى أن تكون تكلفة أو عبء إضافى.

لنشرح أولاً كيفية تكامل بين إدارة السجلات من صادر ووارد إلكترونى والأرشفة الإلكترونية. يوجد الكثير من الأوصاف الرسمية للسجلات، ولكن بطريقة معينة يمكننا وصفها بأنها معلومات يمكن أن تكون بمثابة دليل على المعاملات التجارية أو الإلتزامات القانونية الأخرى، بإختصار كل المستندات والبيانات التى يجب الأحتفاظ بها لفترة محددة يعتبر أمر هام للمنشأة  لأنك ملزم قانونيًا بالقيام بذلك (العقود والفواتير والتصاريح وغير ذلك). لذلك، تركز إدارة السجلات الإلكترونية على الإدارة الصحيحة لهذه السجلات، من الإنشاء أو الأستقبال إلى الحفظ.

ومن ناحية أخرى، تركز الأرشفة الإلكترونية على مرحلة الحفظ. وبعبارة أخرى، عندما لا يتم أستخدام السجلات بشكل سليم ونشط، بل يتم الأحتفاظ بها بأمان لفترة زمنية محددة بشكل جيد، ويكمن جوهر الأرشفة الإلكترونية الفعالة فى فهم وتطبيق مشترك لأفضل ممارسات إدارة السجلات من قبل جميع الموظفين. ولكن كيف نحقق هذه الغاية؟ توضح لك الإرشادات التالية كيفية إتباع نهج شامل لإدارة السجلات فى نظام إدارة المحتوى ومهام سير العمل:

 

  • العمل على مبادئ إدارة السجلات من بداية إنشاء المحتوى. على سبيل المثال، تأكد من أن تصنيف نوع المستند (على سبيل المثال، العقد، الفاتورة) هو خطوة/حقل إلزامى. سيؤدى ذلك إلى الحد من الجهود المطلوبة من العاملين فى مجال المعرفة للأمتثال لسياسات إدارة السجلات الخاصة بالمنشأة لكل نوع من المستندات فى مراحل لاحقة، بل وحتى إلغاء تلك الجهود.

 

  • يجب أن يحتوى كل عنصر فى المحتوى على خصائص محتوى محددة جيدًا. ما يسمى ببيانات التعريف. وينبغى للبيانات الوصفية لهذه المستندات أن توفر معلومات مفيدة لتسهيل الأمتثال لإدارة السجلات فضلاً عن العمل اليومى للعاملين فى مجال المعرفة.

 

  • تحديد بنية للمحتوى فعَالة. إيجاد التوازن بين تهيئة ظروف الأستخدام من قبل العاملين فى مجال المعرفة، بما يتماشى مع أنشطتهم اليومية، والتى فى الوقت نفسه، يضمن تسجيل المعلومات الضرورية لأغراض إدارة السجلات.

 

  • التأكد من تسجيل كافة الإجراءات التى يتم تنفيذها على المحتوى تلقائيًا فى سجلات التدقيق (من، ماذا، متى، لماذا)، بحيث يمكنك إنشاء تقارير تلقائيًا لتسهيل الوصول إلى كافة أنواع معالجة المحتوى المختلفة، بالإضافة إلى الإلتزام بسياسات إدارة السجلات.

ما هى مخاطر الأرشفة التقليدية؟ وما هى العوائد الناتجة عن تحويل مستنداتك الورقية إلى سجلات إلكترونى؟

 

من أهم الركائز الأساسية لضمان نجاح المنشأة واستمرارية عملها بشكل فعّال هى الكفاءة فى إدارة وتنظيم السجلات؛ بحيث لايتم تعريضها لأى شكل من أشكال الضياع أو التلف أو التلاعب؛ وبالتالى الأرشفة التقليدية لايمكن اعتبارها أنها الحل الأمثل لضمان إستمرارية العمل بصورة فعالة وذلك لعدة أسباب أهمها:

  1. الأعتماد على مهارات بعض الموظفين فى  جميع عمليات الحفظ والأرشفة والأسترجاع ؛ وهذا يعنى أنها مقتصرة على أفراد معيّنين دون غيرهم وقائمة بشكل شبه كلى على خبراتهم الشخصية.
  2. يجب أن تكون الشركات قادرة على إنتاج أى مستندات أصلية مطلوبة في أى وقت لأى نوع من الرقابة القانونية أو التدقيق.
  3.  عدم وجود نُظُم أمان وسريَّة مُحْكَمة على المستدات وأحتمال تعرضها للسرقة أو التلاعب من موظفين أصحاب النفوس الضعيفة.
  4. إهدار الكثير من الوقت والجهد أثناء تنظيم السجلات  وأيضاً خلال عملية البحث عن مستند أو ورقة معيّنة.
  5. تعرّض المستندات للتلف أو الفقدان غالباً بسبب كبر حجم المنشأة وكثرة التداول اليدوى لها بين الموظفين ومختلف مستويات الإدارات.
  6. كثرة تعدد النسخ الخاصة بالسجلات الصادرة والواردة بين أكثر من إدارة معنية، وعلى سبيل المثال، يتم تقسيم العمل إلى جزء مالى وجزء فنى، مما يجعل أستكمال أوراق مشروع معيّن لا يتم بالدقة والسرعة المطلوبة.
  7. عدم وجود نسخة أحتياطية للسجلات الصادرة والواردة  فىي حال تعرّض المنشأة لحادث ما مثل حريق، أو خطأ فردى قد يتسبب به كوب من القهوة أو الشاى.

 

إن التحوَل إلى الأرشفة الإلكترونية يعالج جميع مشاكل الأرشفة التقليدية المذكورة أعلاه؛ من أجل تسهيل وتسريع العمل وزيادة الإنتاجية والتقليل من تكاليف التخزين والطباعة، ناهيك عن أستغلال مساحة الأرشيف الورقىي وتوظيفها فى أمور تسهم أكثر فى رفع كفاءة العمل.

 

ما هى النتائج المترتبة على إستخدامك للأرشفة الإلكترونية؟

وعلى الرغم من أهمية التكاليف المرتبطة بأوقات الأستجابة البطيئة والموارد المهدرة، إلا أن الأمر الأكثر أهمية من منظور إدارة المعلومات، حيث تمنح الأرشفة الإلكترونية للمنشأة مزايا عديدة تسهم فى توفير الوقت والجهد وتحسين وتيرة العمل بصورة فعّالة، أهم هذه المزايا:

 

  1. أستخدام تقنيات حديثة للتسهيل كالمسح الضوئى الذكى فى التعرّف على الصور والحروف العربية والإنجليزية.
  2. إمكانية تعديل السجلات و القدرة على تشفير أجزاء معيّنة من الملف وإضافة رمز أو ختم أو توقيع بسهولة؛ وترتيب و تصنيف المستندات بطريقة وأسلوب العمل فى المنشأة من خلال أنماط متعددة.
  3. القدرة على تحسين جودة المستندات الرديئة وحفظها بأفضل دقة ممكنة، وقدرة التعامل مع كافة البيانات بغض النظر عن طبيعتها منظمة أو لا.
  4. سهولة الإدارة والتنظيم وأرشفة السجلات وإستخراجها بسرعة عند الحاجة حيث يعمل على تسهيل و إنسيابية فى العمل داخل نظام الأرشفة الإلكترونية وتنقل بسلاسة.
  5.  إمكانية وصول أكثر من مستخدم إلى الوثائق نفسها فى نفس الوقت.
  6. حماية خصوصيّة الأوراق والسجلات وضمان سريّتها وتوزيع الصلاحيات بين المستخدمين.
  7. إمكانية تحديث السجلات من قبل المعنيين فى أى وقت ومن أى مكان.
  8. توفير الوقت والجهد وتقليل تكاليف التخزين والطباعة أو الإستغناء عنها.
  9. توفير مساحات وغرف مغلقة مكدّسة بالأوراق.
  10.  وعمل نسخ أحتياطية من الوثائق و السجلات، والحفاظ عليها، وحمايتها.

الخلاصة

يعتبر إتباع نهج متكامل يشمل جميع الموظفين عاملاً أساسيًا فى إدارة المعلومات ذات التكلفة الفعالة والمتوافقة؛ حيث تقدم للموظفين بيئة سهلة الأستخدام لإنشاء المحتوى والتعاون فى المحتوى وإدارة المحتوى. وفى الوقت نفسه، فإنك تتأكد من تلبية أحتياجات إدارة السجلات من خلال تنفيذ بنية المحتوى وتنظيم المحتوى المناسبين. وتكمن الحيلة فى عمل التوازن بين الأثنين. ومن الناحية المثالية، لا يتطلب الأمر جهداً إضافياً من المستخدمين، سواء أثناء إنشاء المحتوى أو عند نقل المحتوى إلى المحفوظات.

إن الأرشفة الإلكترونية ليست مجرد فكرة عابرة؛ حيث يُعد إتباع نهج شامل متكامل فى إدارة السجلات الخيار المناسب لنجاح المستخدم فى أعتماد أفضل الممارسات. فى نهاية المطاف، تعمل على الحفاظ على المحتوى الرقمى بفعالية فى أرشيف إلكترونى كامل منظم بشكل جيد.

إذا كنت تبحث عن أفضل حلول الأرشفة الإلكترونية الذكية وأكثرها كفاءة، أنظمة برامج فكرة المحاسبية نقدم إليك نظام دوك سويت للأرشفة و الأتصالات الإدارية، الذى يمنحك العديد من المزايا الرائعة لتصبح إدارة السجلات وأرشفة ملفات عملك أمراً فى غاية السهولة. الحل المثالى المتكامل لجميع المنشأت لتوفير بيئة عمل مستقرة و يسرع حركة الإنتاج وتوفيرأيدى عاملة.


tags :
tags

نشر :

إضافة تعليق جديد

 تم إضافة التعليق بنجاح
خطأ: برجاء إعادة المحاولة