يعد نظام الفواتير الإلكترونية شكل من أشكال الفوترة، يتم تقديمها إلى المشتري في شكل إلكتروني عبر تبادل بيانات منظم محدد مسبقًا، حيث يمكن تمكين هذا التبادل الإلكتروني بخيارين رئيسيين: الأول هو الاتصال من نقطة إلى نقطة بين المشتري والبائع، وهو ما يحدث غالبًا عند استخدام فواتير التبادل الإلكتروني للبيانات، أما الخيار الآخر هو من خلال شبكة تربط العديد من المشترين والبائعين، ويتم استخدام نموذج الشبكة بشكل شائع اليوم في نظام الفواتير الإلكترونية، وذلك بفضل قابليتها للتوسع وكفاءتها لجميع الأطراف المعنية.
فما المفهوم الدقيق للفاتورة الإلكترونية وفوائدها، وما البرامج التي تدعم المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية؟، هذا ما سنتعرف عليه في باقي المقال، تابع القراءة.
ما هي الفاتورة الإلكترونية؟
الفاتورة الإلكترونية هي فاتورة يتم تسليمها إلكترونيًا بتنسيق قياسي محدد، تحتوي الفواتير الإلكترونية على بيانات الفاتورة في شكل منظم ويمكن استيرادها تلقائيًا إلى نظام حسابات الدفع للمؤسسة المشترية، وهي تتضمن عادةً عرضًا مرئيًا لبيانات الفاتورة، ومع ذلك، يمكن عرضها مؤقتًا أثناء المعالجة أو تحويلها إلى تنسيقات مرئية.
كما يمكن تعريف الفاتورة الإلكترونية، على أنها بديل قانوني ومالي للفاتورة الورقية، هذا النظام التكنولوجي هو بالفعل حقيقة واقعة مدفوعة باللوائح الإلزامية في جميع مناطق العالم، ومع ذلك، على الرغم من توسعها، لا يزال هناك ارتباك حول ما تعنيه الفواتير الإلكترونية حقًا.
فوائد الفاتورة الإلكترونية
تجلب رقمنة الفواتير الإلكترونية العديد من المزايا، لكن الميزة الرئيسية لنظام الفاتورة الإلكترونية، هي بالتأكيد توفير التكاليف للشركات، في المقابل الفواتير اليدوية معقدة للغاية ومكلفة وتستغرق وقتًا طويلاً، عند التحويل إلى نظام الفواتير الإلكترونية، يمكن للشركات توفير ما يصل إلى 80٪ مقارنة بالفواتير الورقية.
أيضًا باستخدام الفاتورة الرقمية الصادرة، يمكن للشركات توفير تكاليف المواد والطباعة والبريد، يمكنها أيضًا توفير قدرة الموظفين واستخدامها بشكل أكثر فعالية، كما يمكن للفاتورة الإلكترونية تقليل مصادر الخطأ اليدوية وتسليم الفواتير بسرعة أكبر، حيث يتبع التسليم السريع للفواتير دفع أسرع، مما يؤدي إلى زيادة السيولة.
كيف تعمل الفواتير الإلكترونية؟
الفواتير الإلكترونية هي عملية إرسال واستلام واعتماد الفواتير إلكترونيًا، تلغي استخدام الورق كما أشرنا، مما يقلل من النفقات المتعلقة بالطباعة والبريد، بالنسبة للحسابات الدائنة، تتكون عملية الفوترة الإلكترونية من ثلاث خطوات:
الخطوة 1
يرسل المشتري طلبًا إلى البائع، عادة ما يتم إرسال أمر الشراء كمستند إلكتروني (PDF)، ثم يحدد المشتري المعلومات التي يجب تضمينها في أمر الشراء، مثل وصف العنصر والكمية والسعر وتاريخ التسليم.
الخطوة 2
يقوم البائع بإنشاء فاتورة بناءً على المعلومات المقدمة في أمر الشراء، ليتم بعدها إرسال الفاتورة إلى المشتري مع جميع التفاصيل المطلوبة مثل وصف السلعة وسعر الوحدة.
الخطوة 3
يوافق المشتري على دفع الفاتورة الإلكترونية المسلمة بعد مراجعة جميع التفاصيل المضمنة فيها، يمكن للمشتري أيضًا إرسال الفاتورة للموافقة عليها أو رفضها إذا كانت لا تتطابق مع الشروط والأحكام.
معايير وشروط الفاتورة الإلكترونية العامة
لا يكفي إضفاء الطابع المادي على العملية الشاملة لضمان القيمة القانونية للفواتير الإلكترونية، في الواقع، لكي تتمكن من التخلص حقًا من الفواتير الورقية المرهقة، يجب أن تكون قادرًا على تلبية معايير معينة حيث يجب أن تكون قادرًا على ضمان:
صحة مُصدر الفاتورة:
معرفة المرسل والقدرة على ضمان أنه هو من يقول.
سلامة محتوى الفاتورة:
يجب أن تكون قادرًا على ضمان أن الفاتورة (والبيانات التي تحتوي عليها) غير قابلة للتغيير خلال معالجتها.
وضوح الفاتورة:
في جميع الأوقات، يجب أن تكون الفاتورة قابلة للقراءة وواضحة.
أيضا من أجل تنفيذ الفواتير الإلكترونية بشكل صحيح، تحتاج الشركات إلى التأكد من إكمالها للخطوات التالية:
- إعداد نظام الفواتير الإلكترونية، حيث يمكن القيام بذلك إما داخليًا أو بواسطة بائع خارجي.
- التأكد من أن عملية الفوترة الجديدة تتوافق مع التنسيقات والمتطلبات وهياكل XML التفصيلية.
- دمج استلام ومعالجة الفواتير الإلكترونية والمستندات الإلكترونية الأخرى ذات الصلة في تدفقات العمل المحاسبية الحالية.
- التسجيل في مصلحة الضرائب.
شكل مقترح للفاتورة الالكترونية
يحتوي نموذج الفاتورة الإلكترونية الصادرة من خلال المنظومة الحديثة على:
- اسم المؤسسة
- العنوان
- الرقم الضريبي
- البريد الإلكتروني
- اسم المشتري
- عنوان المشتري
- رقم الفاتورة
- تاريخ الإصدار
- وصف السلع المتبادلة
- كمية السلع
- أسعار السلع
تطبيق الفوترة الإلكترونية (فاتورة) في المملكة العربية السعودية خلال المرحلة الثانية
بدأت المرحلة الثانية من نظام الفاتورة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية، يوم 1 يناير 2023 بشكل مرحلي، وتُعرف المرحلة الثانية باسم مرحلة الربط التكامل، حيث يجب ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية الخاصة بالمكلف، مع نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (منصة فاتورة)، ويجب أن تصدر الفواتير الإلكترونية بالصيغة المطلوبة.، وسيتم تنفيذها بشكل مرحلي.
ما هي متطلبات المرحلة الثانية من الفاتورة الالكترونية؟
تتطلب المرحلة الثانية من الفاتورة الالكترونية، في المملكة العربية السعودية، بعض الشروط والمعايير، وهي:
- أن توافق الحل التقني الخاص بالمنشأة مع جميع متطلبات الفوترة الإلكترونية، بما في ذلك التأكد من القدرة على الاتصال بالإنترنت.
- الربط وترسيخ التكامل والربط بين الحل التقني للفاتورة الإلكترونية، و أنظمة الهيئة “فاتورة”.
- إصدار وحفظ الفواتير الإلكترونية بناءً على صيغة محددة (XML) أو (PDF/A-3 متضمنة صيغة XML).
- الالتزام بالمواصفات الفنية والتقنية الخاصة بالمرحلة الثانية للفوترة الإلكترونية (فاتورة).
ما هي البرامج التي تدعم المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية؟
من بين البرامج التي تدعم المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية بالمملكة، اخترنا لكم برنامجين:
برنامج دفترة للفواتير الإلكترونية
يعد برنامج دفترة أحد أفضل برامج الفاتورة الالكترونية التي تدعم اللغة العربية في إدارة الأعمال لسهولة استخدامه وتكامله مع المؤسسات والمتاجر، حيث يوفر حلول سحابية لإدارة الأعمال من أي مكان وفي أي وقت من أي جهاز، كما يوفر برنامج دفترة خدمة تطبيق الفاتورة الإلكترونية بحلول وخطوات بسيطة، ويتضمن التطبيقات الأساسية اللازمة مثل برنامج المبيعات والفواتير وبرنامج إدارة المخازن وإدارة العملاء، بواجهة مستخدم سهلة، كما يمكن استخدامه في أي وقت ومكان مما يوفر الوقت والجهد المبذول.
برنامج إجنايت
تتيح لك منصة اجنايت المتكاملة إدارة مشروعك بالكامل من مكان واحد بداية من المتاجر الإلكترونية، وأنظمة نقاط البيع والربط مع الأسواق المحلية العالمية وحتى المخزون وإدارة الطلبات والشحن، ويساعد البرنامج في إصدار الفواتير الإلكترونية، ويخدم قطاعات متنوعة كالتجارة الإلكترونية، ويتوفر باللغتين العربية والإنجليزية.
برنامج إجنايت على درجة عالية من التنظيم والتطور، ويساعد البرنامج المؤسسات التجارية، باختلاف حجمها في إدارة العمليات المالية والإدارية عبر مجموعة من التطبيقات السحابية والتي تعمل على الانترنت.
استنتاج:
تشهد بيئة الأعمال تغييرات مهمة مع النمو المستمر للتقنيات، ويتم إدخال الرقمنة في العديد من المجالات والعمليات، وهذا ما يفسر انتقال الشركات الكبيرة، من إصدار الفواتير اليدوية إلى الفواتير الإلكترونية، مما يسمح لها بتحسين التحكم في أنشطتها وأمانها.
التعليقات
24 Jul 2023 06:33 PM
ADEL
بالتوفيق
24 Jul 2023 06:34 PM
حمد
يارك الله جهودكم
24 Jul 2023 06:35 PM
وصال
يارك الله جهودكم في انتظار مزيد من الشروحات
إضافة تعليق جديد