8 محددات مهمة لإختيار برنامج محاسبى مثالى

المدونة / برنامج المحاسبة والمبيعات POS

1.   متصل أو غير متصل {Online or Offline}

السؤال الأول الذى يجب طرحه على نفسك هو: هل أريد برنامجًا متصلاً بالإنترنت أم برنامجًا مكتبيًا غير متصل بالإنترنت؟

ما مدى أهمية ذلك لك؟ حسنًا، تعتمد معظم الشركات حاليًا على البرامج المستندة إلى السحابة لأنها تقدم الكثير من المزايا عن البرامج التقليدية غير المتصلة. ومع ذلك، تتطلب بعض الشركات مثل متاجر البيع بالتجزئة السرعة ولا تتصل دائمًا بالإنترنت. بالنسبة لهم، أنظمة نقاط البيع غير المتصلة هى أفضل رهان.

مزايا برنامج المحاسبية السحابية Cloud Accounting:

  • ليس هناك الحاجة للتثبيت. ما عليك سوى التسجيل وبدء إدخال معاملاتك.
  • لا داعى للقلق بشأن تحديث بياناتك المالية حيث يتم دفع كافة التغييرات تلقائياً. البرامج عبر إنترنت محدّثة دائماً.
  • يمكن الوصول إليه من أى جهاز متصل بالإنترنت فى أى وقت.
  • يهتم موفرو برامج المحاسبة على السحابة بالنسخ الإحتياطى والصيانة مما يوفر عليك التكلفة.
  • تتم مزامنة البيانات عبر كل مكاتبك دائمًا.
  • إمكانية التكامل مع التطبيقات الأخرى المستندة إلى السحابة.

عندما يتعين عليك شراء برنامج غير متصل أو برنامج مستند إلى سطح المكتب:

  • لديك متجر بيع بالتجزئة وتحتاج إلى إنشاء بضع مئات من الفواتير عبر العداد.
  • ليس لديك إتصال بالإنترنت فى موقع عملك.

نوصى بشدة بأن تذهب إلى برنامج محاسبة عبر الإنترنت، حيث ستتوافر لديك بياناتك المالية على التلميحات حتى عندما لا تكون فى المكتب.

2.   أمن البيانات {Data Security}

تجاوز هذه النقطة إذا إخترت الإنتقال إلى حزمة محاسبة غير متصلة. إذا كنت تفكر فى التقدم إلى الأمام وتفكر فى تطبيق محاسبة عبر الإنترنت، فإن أمن البيانات هو أهم جانب يجب التحقق منه.

الأشياء الأساسية التى يجب التحقق منها:

– اسأل الشركة عن كيفية تخزين بيانات التطبيق. وفى معظم الحالات، ستكون هذه المعلومات متاحة على موقع الويب الخاص بها. إليك مثال. بعض موفرى خدمة إستضافة السحابة الموثوق بهم هم Amazon وRackspace. إذا كان موفر برنامج المحاسبة يستضيف التطبيق على الخوادم الخاصة به، فاسأله عن إجراءات الأمان التى يتخذها لحماية بياناتك.

– تحقق مما إذا كانت هذه الخدمات تستخدم إتصال HTTPS. من السهل جدًا التحقق من ذلك، ما عليك سوى فتح التطبيق ومعرفة ما إذا كان عنوان URL فى شريط العنوان يبدأ بـ https://. عادة، يتم تمييز هذا باللون الأخضر. يمكنك حتى النقر فوق ذلك لعرض شهادة الأمان. يضمن بروتوكول HTTPS تشفير البيانات التى يتم نقلها من الكمبيوتر إلى خوادم شركة البرامج ولا يمكن لمتسللين رؤيتها.

3.   المميزات {Features}

قم بعمل قائمة بالميزات الأساسية التى تحتاجها بشدة فى أى برنامج محاسبة. فيما يلى بعض الميزات التى يجب أن تكون جزءًا من حزمة محاسبة جيدة.

  • إنشاء الفواتير وتخصيص الشكل والمظهر.
  • تتبع النفقات وفقا للفئات.
  • إدارة المخزون ، حركات الأسهم الداخل والخارج والإهدار.
  • إجراء التسوية المصرفية عن طريق إستيراد المعاملات المصرفية.
  • إنشاء أوامر الشراء (PO) وتسجيل مشتريات المخزون.
  • إنشاء وإدارة الضرائب.
  • سجل إدخالات قسيمة يومى.
  • إدارة قائمة العملاء والموردين.
  • عرض الحسابات الدائنة والذمم المدينة.
  • عرض الميزانية العمومية ، بيان الربح والخسارة وتقارير ميزان المراجعة.
  • إضافة أعضاء إضافية فى الفريق.

جيد أن يكون الميزات:

  • تقديم الدعم للمعاملات متعددة العملات.
  • خيار لإدارة الموظفين وعملية الرواتب.
  • تصنيف المعاملات وفقا للمشاريع.
  • التحكم فى الوصول لكل عضو فى الفريق.

4.   واجهة المستخدم والتعقيد {User Interface & Complexity}

معظم أصحاب الأعمال ليس لديهم أى خلفية محاسبية. حدث إذا كان لديك محاسب مخصص يستخدم التطبيق ، كمالك ، يجب أن تكون قادرًا على تسجيل الدخول وتصفح الأشياء. أيضًا ، يجب أن يكون من السهل على موظفيك تعلم البرنامج. الأستثمار فى التدريب هو تكلفة وينبغى تجنبها.

إذا كان البرنامج محشوًا بكل ميزة ممكنة تتخيلها ، فسيصبح من الصعب استخدامها لفريقك. لذا ، ابحث عن برنامج يحتوى على واجهة مستخدم بسيطة ولا يتضخم مع ميزات غير ضرورية. تعمل الواجهة النظيفة على تسهيل التركيز على المهام المهمة ويمكن أن تقلل منحنى التعلم.

5.   قابلية التوسع {Scalability}

يخطئ الكثير من الشركات عن طريق شراء تطبيق يناسب إحتياجاتهم فى وقت الشراء. فى وقت لاحق ، عندما يبدأ نمو أعمالهم ، يفشل برنامج المحاسبة فى مواكبة التقدم ، وفى نهاية المطاف يتعين على مالكى الأعمال الإنتقال إلى برنامج آخر. قد يكون نقل البيانات من نظام موجود إلى برنامج جديد تمامًا أمرًا مؤلمًا.

لذلك ، حدد برنامج محاسبة يمكن أن يتناسب مع إحتياجات عملك. تقدم بعض البرامج إصدارًا واحدًا فقط من المنتج وبعضها يحتوى على إصدارات تقدمية حسب نوع العمل أو حجمه. إنتقل إلى البرنامج الذى يوفر إصدارًا من مستوى الدخول بالإضافة إلى إصدار غنى بالميزات التى قد لا تحتاجها الآن ولكن ستحتاجها بالتأكيد فى المستقبل.

6.   خيارات الخروج {Exit options}

تخيل لو أن الشركة التى تشتريها تغلق عملياتها أو تكتشف الكثير من الأخطاء بعد أشهر قليلة من الشراء. لكى تنقذ نفسك فى مثل هذه الحالات ، تأكد من أن برنامج المحاسبة يوفر مرفق تصدير البيانات.

يجب أن تكون قادرًا على تصدير دفتر الأستاذ أو المعاملات الأخرى على الأقل فى شكل excel لأن معظم البرامج الأخرى ستقبل ملف excel للإستيراد.

إذا كان الأمر كذلك ، كممارسة جيدة ، يجب عليك دائمًا نسخ بياناتك إحتياطيًا على فترات منتظمة.

7.   التكاليف الخفية {Hidden Costs}

قد يفرض بعض مزودى البرامج رسومًا على الدعم أو الترقيات. فى بعض الأحيان ، يتم توفير برنامج أساسى بتكلفة أقل ثم تضطر إلى شراء "إضافات" أو دفع "رسوم الصيانة". لذلك ، تحقق مما إذا كانت هناك أية تكاليف خفية مرتبطة بالبرنامج الذى تخطط لشرائه.

أفضل طريقة لمعرفة ذلك ، هى التحقق من صفحة التسعير على موقع موفر البرنامج. إذا كانوا يبيعون خدمات الإضافات ، فسيتم ذكر تلك الخدمات هناك.

8.   دعم ما بعد البيع {Post-sale Support}

هذا هو الشئ الأكثر أهمية ولكن تم تجاهله أثناء أختيار برنامج محاسبة. بغض النظر عن مدى جودة أو سهولة البرنامج ، ستحتاج إلى دعم فى مرحلة ما. وإذا لم يكن لديك أحد تتحدث إليه عندما تكون عالقًا ، فستذهب استثماراتك بالكامل دون جدوى.

نقص الدعم هو أيضًا أحد الأسباب التى تجعل بعض برامج المحاسبة رخيصة. من الواضح ، لا يتم تضمين تكلفة الدعم فى العرض. يجب تجنب مثل هذه المنتجات بأى ثمن.

إليك نصيحة بسيطة للتحقق من الدعم - ما عليك سوى نشر رسالة أو الأتصال برقم الدعم ومعرفة كيفية الرد. أستنادًا إلى وقت الأستجابة ونوعية الأستجابة ، ستتعرف على البنية الأساسية للدعم الخاصة بها.

الخلاصة

العثور على برنامج محاسبة مثالى لعملك ليس بالأمر السهل. بمجرد أستثمار وقتك وأموالك فى نظام محاسبة واحد ، سيكون من الصعب للغاية الإنتقال إلى نظام آخر بعد مرور بعض الوقت. لذلك ، من الأفضل دائمًا قضاء المزيد من الوقت قبل الشراء لتوفير الإحباط فى مرحلة لاحقة.

هل بدأت بالفعل فى البحث عن حزمة محاسبة لشركتك؟ أختيار برنامج فكره للمحاسبة السحابية هو الحل الأمثل لشركتك سواء كانت صغيرة ام كبيرة.


tags :
tags

نشر :

إضافة تعليق جديد

 تم إضافة التعليق بنجاح
خطأ: برجاء إعادة المحاولة