أرشف مستنداتك و وثق أجرائاتك عبر أقوى نظام أرشفة وإتصالات إدارية

المدونة / برنامج الأرشفة الإلكترونية الصادر والوارد (دوك سويت)

إن تزايد حجم المنشأة و كثرة الموظفين والمعاملات والإجراءات الداخلية والخارجية، يقودنا إلى كمية ضخمة من الوثائق و السجلات الصادر والوارد منها. والذى يجب أن يتم أرشفتها للحفاظ عليها والرجوع إليها عند اللزوم. ومن جهة آخرى يجب أن يتم معرفة كيفية التأكد من أن المعلومات الرقمية الهامة التى يتم جمعها فى النظم القديمة لا تزال متاحة من خلال التكنولوجيات الحديثة والمكونات المادية والبرمجية. الحل الأكثر إعتياداً  هو ترحيل البيانات بحيث  يتم تصدير البيانات القديمة من النظام الأول وإعادة تنسيقها إذا لزم الأمر وإستيرادها إلى النظام الأساسى الجديد. وعلى الرغم من إمكانية إدارة السجلات على نطاق أصغر فإن العدد المتزايد من نظم المعلومات وكمية البيانات تجعل الهجرة معقدة ومكلفة على نحو متزايد. وفى أسوأ الحالات، يمكن أن يؤدى ترحيل البيانات أيضاً إلى فقدان أجزاء من البيانات أو سياقها، مما يؤثر تأثيراً خطيراً على تقديم الخدمات للأعمال التجارية أو فقدان المساءلة أو أتخاذ قرارات غير صحيحة.

على الرغم من أن معظم الشركات تسعى جاهدة إلى خفض حجم الوثائق الورقية فى عملياتها اليومية، فإنه لا يمكن تجنب هذه الوثائق تماماً فى كثير من الأحيان. مع مرور الوقت حجم المستندات التى تحتاج إلى أرشفة لأسباب تجارية أو قانونية تزيد إلى الحد الذى يلزم فيه إنشاء أرشيف منظم للوثائق الورقية وغيرها من المواد.

يمكننا مساعدتك فى إنشاء تحكم فعال لإدارة المستندات ووسائط الأرشفة الأخرى وتخزينها على المدى الطويل.

ما هى التحديات الأكثر شيوعًا التى يواجهها عملاؤنا؟

  • عدم وجود مساحة (كافية) لحفظ الوثائق.
  • عدم وجود موظفين مؤهلين لإدارة الأرشيف.
  • وثائق غير منظمة وسجلات غير كافية للمواد المستندية وفترات التخزين.
  • عمليات بحث طويلة وغير ناجحة فى كثير من الأحيان عن المستندات المادية.

يمكن أن يكون الأرشيف أيضًا تم تنظيم المستندات بطريقة تتم فيها أرشفتها بشكل آمن مع الحفاظ على إمكانية الوصول إليها حتى إنتهاء الموعد النهائى للأحتفاظ بها. فى نظام الأرشفة الإلكترونية من مؤسسة فكره الذى تطلق عليه دوك سويت، يمكننا إنشاء أرشيف فى موقعك، أو يمكنك أختيار أرشفة المستندات فى أحد مراكز الأرشفة الحديثة لدينا. نحن نضمن جودة خدمة عالية ومستويات أمن عالية بما يتوافق مع القوانين المعمول بها والمعايير المعترف بها دولياً.

إنشاء وحدة تخزين فى موقعك

يجب ترتيب أرشيف للمواد الوثائقية فى شكل فعلى بطريقة تضمن التحكم فى المستندات المؤرشفة، وشفافيتها وإمكانية الوصول إليها وتسجيل الوثائق الصادرة من الأرشيف. إذا كنت ترغب فى إنشاء أرشيف مادى منظم فى موقعك ولكن ليس لديك محترفون مؤهلون فى إدارة المواد، فيمكننا العمل كمدير مواد. ويمكننا أيضاً أن نقدم المساعدة فى التنظيم المنهجى للأرشيف.

كجزء من إنشاء أرشيف مادى أو إعادة تنظيمه، نقوم دائمًا بما يلى:

  • تقييم الحالة الحالية.
  • إنشاء نظام تخزين فعال.
  • إنشاء وظيفة أرشفة فعالة.
  • تقييم الحالة الراهنة.

عند مراجعة مساحات الأرشفة، ونحن نعد تحليلاً لمدى ملاءمة الأستثمارات المحتملة لإنشاء أرشيف وفقاً للمعايير الدنيا للأمان المادى للمواد المستندية:

  • ينبغى الأحتفاظ بالمواد فى أماكن العمل والمعدات والظروف المناخية المناسبة.
  • يجب حماية المادة من السرقة والحريق والأضرار المادية والبيولوجية والكيميائية وغير ذلك من الأثار الضارة.
  • ينبغى أن تكون المواد متاحة للمستخدمين المصرح لهم طوال مدة التخزين، كما ينبغى حمايتها من الفقدان.
  • سلامة المواد – أى إستقرارها وصرامتها ولابد من ضمان الجودة.

إنشاء نظام تخزين

أما المواد المستندية فى الأرشيف فهى منظمة مادياً ومسجلة بدقة من خلال هذه الطريقة:

  1.  ننشئ قائمة جرد دقيقة للمواد ونظرة عامة شاملة على المواد.
  2. نقوم بتصنيف المواد وتحديد فترة تخزينها، بينما يتم إستبعاد المواد التى أنتهت فترة تخزينها.
  3. نحن نتحقق من أن سياسة الأرشفة وخطة التصنيف الخاصة بك محدّثة.
  4. وفقاً لمنهجية جرد المواد، نحن نقوم بإعداد و/أو إستكمال السياسات.

ضمان السلامة والأمتثال

يتم ترتيب مستنداتك، التى تم تنظيمها فى وسائط تخزين مختلفة (مجلدات، صناديق، منصات، ميكروفيلم أو أجهزة الميكروفيش)، ويتم إستلامها لتخزينها فى مراكز الأرشفة الحديثة، حيث نضمن التخزين والإدارة المركزية على المدى البعيد بشكل آمن. ويشمل ذلك أيضاً جرد المواد وحفظ الوثائق فى مجموعات مفتوحة وإصدار المواد عند الطلب وتدمير المواد التى إنتهت فترة تخزينها.

قائمة بالمواد المستندية

عند تسليم المواد الوثائقية للتخزين، سوف تقدم أيضًا سجلات للمواد المقدمة. ويجب أن تتضمن هذه السجلات أيضاً تعليمات مكتوبة عن فترات التخزين لكل نوع من المواد الوثائقية. إذا لم يكن لديك مثل هذه السجلات تحت تصرفكم فسنقوم بإعداد قائمة بالمواد الوثائقية بأنفسنا. سنجمع كل المعلومات التى قد تؤثر على قرارنا حول كيفية أرشفة أنواع مختلفة من المواد الوثائقية فى المستقبل، بما فى ذلك معلومات حول أنواع المواد وكمياتها.

حفظ الملفات فى مجموعات مفتوحة

كما نسمح لك بتخزين المواد فى المجموعات التى لم تكتمل بعد. سيؤدى ذلك إلى التخفيف من تخزين كميات كبيرة من المستندات الورقية قبل إكمال العمل مع المستندات. ونحفظ هذه المستندات فى مجموعات مفتوحة بعد الإستلام.

 

من خلال تقديم هذه المواد إلينا للتخزين والإدارة، أنت تزيد من كفاءة أعمالك:

  • زيادة شفافية المواد الوثائقية وضمان أرشفتها المتوافقة مع القانون.
  • تزويّد المستخدمين بإمكانية وصول متحكم بها إلى المواد والأدوات عند الحاجة إليها.
  • قم بتوفير المساحة التى إستخدمتها لتخزين المواد الوثائقية وتوقف عن القلق بشأن حجم المستندات المتزايد.
  • الحد من المخاطر التشغيلية – نحن نضمن الأمن المادى للمواد فى أماكن التخزين والظروف المناسبة، وخطر فقدان الوثائق بسبب الكوارث الطبيعية أو غيرها من الأحداث لا يذكر.
  • التأكد من إستبعاد المواد الوثائقية التى إنتهت فترة تخزينها وتدميرها بأمان.

لماذا يجب أن تمتلك برنامج دوك سويت (DocSuite) فى منشأتك

تتم إدارة العمليات اليومية من خلال التحكم وذلك من خلال نظام صلاحيات مرن ذو مستويات وإدارة لمجموعات المستخدمين، ودعم للصلاحيات التلقائية بتعريف الهيكلة الوظيفة ومن خلال المراقبة لكافة عناصر النظام وتسجيل لكافة الأنشطة والتعديلات التى تتم من المستخدمين على العناصر المختلفة.

فى حين أن البرنامج يقوم بإدراة الوثائق من خلال عدة أدوات:

  • تقارير وإحصائيات

تقارير مختلفة عن مختلف مكونات النظام، بحيث يتمكن المدراء من المراقبة والمتابعة الدائمة.

  • رسائل داخلية

يدعم النظام إرسال وإستقبال الرسائل بين المستخدمين من داخل النظام لتحقيق تعاون أفضل وأسرع.

  • دعم التعليقات

يدعم النظام إمكانية التعليق على المراسلات والخطابات لتبادل الأفكار والملاحظات وتوزيع المهمات.

  • التاريخ الهجرى والميلادى

دعم للغتين العربية والإنجليزية، وللتقويمين الميلادى والهجرى.

 

مجموعة مبرمجى ومصممى فكرة يوفرون عليك الكثير من العناء والجهد، ويضمنون لمنشأتك الحفاظ على نموها المتصاعد، عن طريق مجموعة النظم والبرامج المحاسبية التى تنظم العمل وتديره وفق آليات دقيقة.

وثق وأرشف مستنداتك و أدر معاملاتك الصادر و الوارد عبر أقوى نظام أرشفة وإتصالات إدارية إدارة بلاأوراق الوكيل الحصرى لنظام دوك سويت. يجعل منشأتك بلا أوراق شركة إبتكار لتقنية المعلومات أنت تطلب ونحن نبتكر لأى إستفسار لا تتردد فى التواصل معنا التعليقات إبتكار لتقنية المعلومات 


tags :
tags

نشر :

إضافة تعليق جديد

 تم إضافة التعليق بنجاح
خطأ: برجاء إعادة المحاولة