تعتبر إدارة الاتصالات عنصر أساسي في إدارة المشروع، ولا يقتصر الأمر على التحدث إلى أعضاء الفريق وإخبارهم بما يجب عليهم فعله، بل الأمر أعمق من ذلك، الاتصال هو كل شيء عن نشر المعلومات باستخدام أكثر القنوات فعالية للتأكد من أن المتلقي يفهم الرسالة، ويتضمن أيضًا جمع التعليقات من المستلمين، ولمزيد من المعلومات عن مفهوم إدارة الاتصالات وخصائصها، تابع القراءة.
مفهوم إدارة الاتصالات
إدارة الاتصالات هي عملية إنشاء وجمع ونشر وتخزين واسترجاع معلومات المشروع بناءً على خطة إدارة الاتصالات المعمول بها، وتكمن فائدة عملية إدارة الاتصالات في إدارة المشروع في أنها تتيح تدفق الاتصال الفعال بين جميع أصحاب المصلحة في المشروع، فهي مهمة جدًا لأنها تتيح لمديري المشروع نقل المعلومات إلى أصحاب المصلحة وأيضًا اتخاذ القرارات الصحيحة بناءً على المعلومات.
خصائص إدارة الاتصالات
يركز مصطلح إدارة الاتصالات على الوصول إلى الجمهور المستهدف للشركة من خلال تخطيط وتنفيذ طرق الاتصال المختلفة، وتشمل هذه الجماهير المستهدفة المستهلكين والبائعين والمجموعات الإعلامية - ولكن يمكنهم أيضًا تضمين الموظفين.
سواء كان الجمهور داخليًا أو خارجيًا، تلعب إدارة الاتصالات دورًا أساسيًا في الصحة العامة وحيوية أي عمل تجاري، يمكن أن يساعد بناء فهم لإدارة الاتصالات وكيفية تفاعلها مع التسويق في إعداد الأعمال التجارية لتحقيق النجاح.
الجمهور المستهدف في إدارة الاتصالات
تعد إدارة الاتصالات جزءًا لا يتجزأ من كيفية تفاعل الشركات مع المستهلكين، عندما ترغب شركة ما في توصيل رسالة، يجب عليها أولاً تحديد من هو الجمهور المستهدف وما الذي يجعل هذا الجمهور فريدًا، ثم يجب أن تفكر في الطريقة الأسرع والأكثر إقناعًا للوصول إلى هذا الجمهور، يمكن أن يساعد تحديد هذه العوامل أولاً اختصاصي الاتصالات على تصميم رسالة محددة لجمهور معين.
هناك نوعان أساسيان من التواصل، كلا النوعين معقدان، ويمكن لمدير الاتصالات أن يتخصص في أيٍّ من:
الاتصال الداخلي
وهو عملية تبادل المعلومات بين المشاركين داخل المنظمة نفسها، بما في ذلك الموظفين على مستويات مختلفة، يمكن تحقيق ذلك من خلال البريد الإلكتروني والتدريب والوثائق الداخلية ومذكرات الشركة.
الاتصال الخارجي
يستخدم الاتصال الخارجي قنوات إعلامية مختلفة للتواصل بين منظمة ومجموعات أو أفراد خارجيين لتسهيل التعاون وتقديم صورة إيجابية عن الشركة.
طرق إدارة الاتصالات
هناك عدة طرق لإدارة الاتصالات يمكن للشركة نشرها لتحقيق نتائج ناجحة، أحد الأمثلة على ذلك هو نشرة إخبارية للشركة أو كتيب تدريب يتم توزيعه فقط على موظفي الشركة، يمكن للشركات أيضًا الاستفادة من الأدوات عبر الإنترنت التي تتيح لها إرسال رسائل مهمة بكفاءة مع تشجيع تعاون الموظفين أيضًا.
مثال آخر أكثر كثافة لإدارة الاتصالات هو موقع الويب، والذي يمكن للشركة استخدامه للاتصال بجماهير متعددة برسائل مخصصة، حيث يتم توجيه البائعين إلى قسم على موقع الويب يحتوي على معلومات ذات صلة بهم، بينما يمكن توجيه الموظفين والعملاء إلى مجموعة أخرى من الصفحات، بالإضافة إلى ذلك، يمكن للشركة جذب عملاء محتملين جدد من خلال حملات إعلانية متنوعة على قنوات إعلامية متنوعة - وهذا مثال آخر على إدارة الاتصالات.
تنفيذ إدارة الاتصالات
عند تقييم احتياجات إدارة الاتصالات، من المهم أن تتذكر أن التعليقات الواردة من الموظفين والعملاء لا تقدر بثمن إذا كانت الشركة تريد تحسين النمو الصحي والحفاظ عليه، يشار إلى هذا غالبًا باسم نموذج "الاتصال المفتوح"، يجب أن تركز الشركة على أسهل طريقة للجمهور لتقديم ملاحظات، ثم إنشاء طرق لتحقيق ذلك بكفاءة، ومع المجموعة الواسعة من طرق الاتصال المتاحة في هذا العصر الرقمي، يجب على خبراء إدارة الاتصالات الاستفادة من الابتكارات المتغيرة والتكيف بسرعة لضمان وصولهم إلى جمهورهم.
تتمثل إحدى طرق تجنب الوقوع في المستنقع بسبب الضربات التكنولوجية في الحفاظ على الصورة الكبيرة في الاعتبار، ولا توجد طريقة أفضل للقيام بذلك من خلال التأكد من أن جميع الاتصالات تتبع الأسس الخمسة وهي:
- "ما هي المعلومات الضرورية للمشروع؟"
- "من الذي يطلب المعلومات ، وما نوع المعلومات المطلوبة؟"
- "ما هي المدة الزمنية المطلوبة للمعلومات؟"
- "ما نوع أو تنسيق المعلومات المطلوبة؟"
- "من هم الأشخاص المسؤولون عن نقل المعلومات؟"
هذه إرشادات عامة جيدة لتنفيذ إدارة اتصالات ناجحة، ولكن من المهم أن تضع في اعتبارك اعتبارات أخرى مثل التكلفة والوصول إلى المعلومات.
عندما نتعلم كيفية تجاوز هذه الحواجز والتواصل بشكل شامل، فإننا نطور فهمًا أفضل لكيفية سماع أصحاب المصلحة من ثقافات مختلفة عن سماعنا ومعالجة ما نقوله في اتصالاتنا معهم.
أفضل ممارسات تخطيط الاتصالات
لإدارة اتصالات ناجحة تمت مجموعة ممارسات مهمة يجب اعتمادها في تخطيط وإدارة الاتصالات، نذكر منها:
تطوير خطة الاتصال
عند تطوير خطة إدارة الاتصال الخاصة بالمشروع، ضع في اعتبارك وجود خطتين - إحداهما خطة عامة بسيطة لاتصالاتك والأخرى خطة اتصال أكثر تفصيلاً، وبالتأكيد بالنسبة للمشاريع الأصغر والأقل تعقيدًا، قد تكون خطة النظرة العامة البسيطة فعالة وكافية، الهدف من أي تخطيط للاتصالات هو إقامة اتصال مع أصحاب المصلحة الذين يديرون تصوراتهم للمشروع - مما يعني دعم المشروع ومناصرته.
طور خطة إدارة الاتصال الخاصة بك بالاشتراك مع فريق المشروع الخاص بك، وليس بنفسك، ركز خطتك على احتياجات الاتصال لأصحاب المصلحة، فمن المحتمل أن تكون على سبيل المثال اتصالاتي قبل بدء المشروع مختلفة تمامًا عن الاتصالات بمجرد بدء المشروع، و في جميع أنحاء المشروع وفي نهايته.
مناقشة المشروع
بالتأكيد قد تتغير الاتصالات إذا ظهرت تحديات يجب معالجتها بمشاركة أصحاب المصلحة، يجب أن تركز إدارة الاتصالات الأولية حول المشروع على التواصل الاجتماعي للمشروع مع أصحاب المصلحة، ناقش المشروع بالتفصيل، وأجب عن أي أسئلة واطلب دعم أصحاب المصلحة في المشروع بشكل عام، ناقش كيف ستتواصل حول المشروع أثناء تقدمه، يجب أن يتم هذا الاتصال قبل أي اتصالات حول احتياجات محددة من أصحاب المصلحة، استخدم هذا الاتصال الأولي - بشكل مثالي شخصيًا أو في بيئة افتراضية (مكالمة عبر الفيديو) لإنشاء علاقة مع أصحاب المصلحة، غالبًا ما ينسى مديرو المشروع هذا الاتصال الأولي الأساسي وينتقلون إلى مناقشة ما يحتاجون إليه من أصحاب المصلحة ومتى، دون مناقشة المشروع بالتفصيل.
إقامة علاقات مع أصحاب المصلحة
التحدي الذي يواجه أي مدير مشروع هو تحديد من يحتاج إلى معرفة ماذا ومتى، فمن الضروري تحقيق التوازن في توزيع المعلومات بين أصحاب المصلحة، البعض سيرغب أو يحتاج إلى التواصل مع أكثر من غيره، سيفضل البعض تحديثات البريد الإلكتروني، ويفضل البعض الآخر الاجتماعات وجهًا لوجه، هدفنا كمديرين للمشروع هو الوصول إلى جميع أصحاب المصلحة لدينا لإبقائهم مشاركين وملتزمين بالمشروع مع تقليل الوقت الذي نقضيه في التواصل مع أصحاب المصلحة، المهم هنا هو فهم أصحاب المصلحة الذين تتواصل معهم، للقيام بذلك، تحتاج إلى إقامة علاقات مع أصحاب المصلحة، بمجرد التعرف عليهم، تكون قادرًا بشكل أفضل على التواصل وإيصال رسالتك لأنك تفهم كيف تحتاج إلى التواصل معهم لتكون فعّالًا وأن تصل رسالتك في أقل وقت ممكن.
استنتاج:
نستنتج أن عملية إدارة الاتصالات تتطلب مدخلات مختلفة مثل خطة إدارة الاتصالات وتقارير أداء العمل والعوامل البيئية للمؤسسة وأصول العمليات التنظيمية، باستخدام هذه العملية، يمكن لمديري المشاريع إنشاء تحديثات لخطة إدارة المشروع وتحديثات المستندات وتحديثات أصول العمليات التنظيمية.
التعليقات
13 Jun 2023 06:53 AM
MED
يارك الله جهودكم
13 Jun 2023 06:55 AM
HASAN
فعلا ادارة الاتصالات مهمة
إضافة تعليق جديد