البرنامج الأفضل فى الإتصالات الإدارية

المدونة / برنامج الأرشفة الإلكترونية الصادر والوارد (دوك سويت)

هل واجهتَ خلال عملك فقد لمعاملاتك؟ هل الإنتاجية الخاصة بمؤسستك ضعيفة؟ هل يسير عملك حسب معايير الكفاءة الإدارية؟ هل يمكنك معرفة المهام المسندة إليك بالشكل الصحيح أو متابعة المهام المسندة لموظفيك؟ هل تعانى من صعوبة فى البحث عن المعلومات وقت الحاجة إليها؟

إنطلاقاً من دعم عمليات التحول الرقمى بالمملكة وتحقيق لأهداف رؤية المملكة العربية السعودية 2030 "إدارة بلا أوراق" تٌقدّم شركة فكرة لتقنيات المعلومات البرنامج الأفضل ف  الإتصالات الإدارية "دوك سويت".

برنامج دوك سويت

 يُعتبر برنامج دوك سويت أحد برامج شركة فكرة لتقنيات المعلومات، وهو نظام متكامل للإتصالات الإدارية، يُستعمل لإدارة المراسلات والمعاملات والوثائق والمهام، لينظّم طريقة إدارة المحتوى وأتمتة الإجراءات والعمليات المختلفة بنوعيها الداخلى والخارجى، ويجعل التواصل أكثر إنسيابية.

خصائص دوك سويت"Doc Suite":

شامل لكافة محاور العملية الإدارية.

 يتناول نظام دوك سويت جميع محاور عملية الشؤون الإدارية "المعاملات الخارجية بنوعيها الوارد والصادر والسرى، والمعاملات الداخلية والطلبات بالإضافة إلى المراسلات ليقوم بأتمتة العمل على تلك المراسلات والمعاملات من خلال أربعة محاور:

  1. الأرشفة للحفاظ عليها من التلف والضياع.
  2. البحث والتتبع للوصول السريع لحالات المعاملات أو إستدعاء المعاملات القديمة أو إستدعاء المعاملات القديمة وتسديد قيدها.
  3. إدارة وإسناد المهام بالمعاملات للموظفين.
  4. الإشعارات لتذكير المستخدمين بالمعاملات المُسندة والمعاملات المُحالة

   تحكّم وإدارة أفضل للعمليات من خلال:

أرشفة وحفظ المعاملات

من خلال نظام دوك سويت يقوم المستخدم بحفظ الوثائق المرتبطة بالمعاملة والتى يمكنُه مسحها ضوئياً من النظام أو إضافتها من جهازه، كل تلك المرفقات يتم حفظها فى شكل سجلات تاريخية لتتبع تاريخ إضافة كل عنصر والمستخدم الذى قام بتلك الإضافة، كما ويمكنه إضافة ملفات OfficeوPDFوغيرها وتصفحها مباشرة عبر النظام.

إحالة وتتبع

 بعد إنشاء المعاملات يمكن إحالتها داخلياً من النظام مباشرةً للمستخدمين، ويقوم النظام ببناء سجل تاريخى كامل لكل الأحداث التى تمّت على المعاملة بالإضافة إلى تسجيل عملية إستلام الإحالات وإشعار كل الأطراف المعنية عند وجود إحالة أو تحديث.

كلّ هذا يمكّن المستخدم من الوصول لحالة المعاملة وتعزيز عملية المراقبة والمتابعة.

خدمة "تابع"

يوفر نظام دوك سويت"Doc Suite" آلية متكاملة لإدارة ومتابعة المعاملات والطلبات بكل دقة حيث تُتيح خدمة "تابع" للمستخدم متابعة وبشكل مستمر لخط سير المعاملات أو الطلبات فى كل وقت عبر أختياره للوسيلة الأنسب إمّا عبر"SMSأو البريد الإلكترونى"Mail" لإخباره بآخر التحديثات وإبقائه على إطّلاع مستمر بمعاملاته المهمّة.

نماذج الخطابات الإلكترونية

يمكّن النظام المُستخدم من تكوين نماذج الخطابات والحقول التى تحتويها بكل سهولة ويسر حيث تتيح له مثلاً: عند إختيار "طلب إجازة" ملئ بعض الحقول مثل عدد الأيام ونوع الإجازة وإلخ، بالإضافة إلى حفظ الخطاب بصورة ملف "PDF" مباشرةً بعد الضغط على أيقونة "حفظ" وأرشفته وتخزينه داخل النظام.

التوقيع والوصف الإلكترونى

توفّر هذه الخاصية إمكانية تخصيص موقع إلكترونى لكل مستخدم، يستطيع من خلاله التوقيع أو كتابة ملاحظات أو وصف أو تعليق على حدث معين، ليقوم النظام بعدها مباشرة بحفظ الوثيقة بصورة ملف"PDF" وأرشفتها.

إدارة طلبات الإعتماد

يوفّر نظام دوك سويت"Doc Suite" هذه الخاصية لإدارة الإعتمادات والموافقات الإدارية من داخل النظام لتقليل الإعتماد على العملية الورقية والمساهمة فى تحويل النظام الإدارى للنظام الإلكترونى، حيث يمكّن النظام المُستخدم من إستعمال هذه الخاصية عبر إرفاق ملفات أو معاملات ومن ثم طلب الإعتماد أو الموافقة الإدارية، ليقوم النظام بعدها بإرسال هذه المعاملة للمتخصصين ويقوموا بالرد عليها بالموافقة أو الرفض.

الصلاحيات والهيكلية الإدارية

تعمل هذه الخاصية على توفير إدارة مرنة وتفصيلية لصلاحيات المستخدمين والمستويات المختلفة للوصول للمعلومات، كما ويعمل النظام على توضيح الهيكلية الإدارية الخاصة بالمؤسسة لبناء صلاحيات عليها.

الباركود والترقيم التلقائى" "Barcode and Automatic numbering

يدعم النظام الترقيم التلقائى"Automatic numbering" للمعاملات ويساهم فى إنشاء طرق ترقيم متنوعة وربطها بصلاحيات المستخدمين، بالإضافة إلى دعمه خاصية الباركود"Barcode" لتسهيل التتبع لاحقاً سواء عن طريق الطباعة أو التوريد التلقائى من داخل النظام.

البوابة الإلكترونية

يعمل نظام دوك سويت على توفُّر هذه الخاصية عبر إتاحة بوابة إلكترونية متكاملة للمؤسسات وتحتوى هذه الخاصية على خصائص كثيرة منها:

  • خدمة الإستعلام عن المعاملات وإمكانية تسجيل الدخول للحسابات المسموح لها بذلك.
  • تعمل البوابة على إستعراض الطلبات والمعاملات وخط سيرها.
  • عرض الأخبار والمقالات.
  • عرض صفحات ديناميكية التحكم.
  • توفُّر أيقونة "الدعوة إلى إجراء"Call to Action" مثل: اتّصل بنا.

لوحة متابعة وتقارير

لكل مستخدم فى النظام لوحة للمتابعة يمكن من خلالها معرفة آخر المعاملات المحوّلة والمستلمة، كما ويسمح له النظام مشاهدة إحصائيات عامة عن النظام من واقع صلاحياته، بالإضافة إلى ذلك يوجد داخل لوحة المتابعة صندوق بريد إلكترونى داخلى ليستقبل الرسائل من المستخدمين الآخرين، كما ويحتوى على تقارير متنوعة مثل: تقارير المعاملات والطلبات وكشف التسليم وخط سير المعاملات وتقارير أنشطة المستخدمين.

 متعدد اللغات والتقاويم

يدعم النظام اللغتين العربية والإنجليزية على مستوى الواجهة بالإضافة إلى البيانات المُدخلة، كما ويساعد النظام المُستخدِم فى أختياره التقويم المناسب "ميلادى أو أم القرى".

الأمن السيبرانى والنسخ الأحتياطية

تفعيل كامل لآليات الأمن السيبرانى والنسخ الأحتياطية للبيانات لم يعد يُمثل حماية كافية، فأخطار إنقطاع التيار الكهربائى بشكل مفاجئ والحرائق والكوارث يمكنها القضاء على الأرشيف الورقى والإلكترونى الخاص بالمؤسسة بشكل كامل، لذلك يقوم نظام دوك سويت"Doc Suite " بتخزين نسخة إحتياطية إضافية على وحدة تخزين سحابية "Cloud Storage" فى مكان مختلف من أجل توفير طبقة حماية وأمان مضاعفين.

المراقبة المركزية للنظام

يحتوى النظام على منصّة قوية من المراقبة المركزية يُمكن تشغيلها على شاشة 42 بوصة أو شاشة عرض كبيرة، تُمكّن المدير من إستعراض كل صغيرة وكبيرة تحدُث بالنظام من دخول وخروج الموظفين وتسجيل المعاملات والطلبات الجديدة. إلخ بطريقة ذكية وبسيطة لِتكن على إطلاع دائم بما يدور حولك بمنشأتك.

دعم الهواتف الذكية واللوحية

يسمح النظام للمستخدم من إمكانية الدخول عبر الجوال أو عبر الجهاز الشخصى "لابتوب" حيث أن الواجهة متوافقة مع الشاشات والأجهزة المختلفة، بالإضافة إلى إمكانية إستخدام كاميرا المحمول والجهاز الشخصى لإضافة وثائق للنظام.

كيف صُمِّم نظام دوك سويت"Doc Suite"؟

  • صٌمِّمَ كتطبيق ويب"Web Application".

حيث يعتمد النظام على أحدث الأدوات والمعايير المستعملة حديثاً، ويتم تطويره بشكل مستمر مما يعمل على تلبية تطلعات ورغبات المستخدمين.

  • واجهة برمجية قياسية"API".

يوفر النظام بشكل جاهز واجهة برمجية حديثة "Restful API" للتكامل مع الأنظمة الأخرى كأنظمة إدارة الموارد"ERP" وغيرها.

  • إمكانية الدخول من أى مكان.

بسهولة تامة يُمكن للمستخدم إعداد النظام بحيث يُمكن الدخول على النظام مباشرة عبر الإنترنت وبشكل مشفّر وآمن بحيث يمكن الوصول لمعلوماتك فى أى لحظة ومن أى مكان.

  • إمكانية الدخول من أى جهاز، وبدون برامج.

كل ما تحتاجه لإستعمال النظام هو الإنترنت والمتصفح، وليس هناك حاجة لأى برامج إضافية، كما ويمكنك العمل من أى نظام تشغيل"Mac أو Windowsأو Linux"

  • مركزية كاملة.

كتطبيق ويب يتمتع النظام بمركزية كاملة، بحيث تكون تحديثات النظام مركزية دون الحاجة لتحديث أجهزة المستخدمين، كما ويساعد النظام "المدراء" على إيقاف النظام أو تعديله أو أخذ نسخة إحتياطية دون الحاجة لأجهزة المستخدمين.

  • علاج سريع للأخطاء.

يتمتع نظام دوك سويت"Doc Suite " بنظام تبليغ أوتوماتيكى عن أى خطأ برمجى، مما يحسّن من عملية الدعم الفنى، كما ويحافظ على إستقرار النظام وكفاءته، كلّ ذلك يتم دون تأثير على عمل المستخدم أو تأخير فى عمله.

 

سارع بالتسجيل الآن لتحميل تطبيق دوك سويت"Doc Suite" للإرتقاء بأداء مؤسستك والتمتع بمزايا وخدمات البرنامج الأفضل فى الإتصالات الإدارية.

 


tags :
tags

نشر :

إضافة تعليق جديد

 تم إضافة التعليق بنجاح
خطأ: برجاء إعادة المحاولة