"إدارة الوثائق إلكترونيًا" هو مصطلح بدأ في الظهور تزامنًا مع التطور التكنولوجي الذي تشهده كافة بلدان العالم، وارتبط هذا المصطلح بعملية التحول الرقمي التي بدأت العديد من المؤسسات والشركات في تبنيها وتطبيقها من خلال استخدام أحدث برامج الاتصالات الادارية ، وأحد أهم هذه البرنامج هو برنامج الارشفة أو الاتصالات الإداري Docsuite.
ومن خلال هذا المقال سنتعرف على مفهوم عملية التحول الرقمي وعلاقتها بتطوير نظام الاتصالات الادارية داخل مؤسستك، وكيف يمكن تطبيقه في عملية إدارة الوثائق الورقية وتحويلها لإدارة لا ورقية.
التحول الرقمي لعمليات الاتصالات الادارية
إن اعتماد عملية التحول الرقمي والبدء في تطبيقها من خلال استخدام أحد أفضل برامج الاتصالات الإداري والارشفة الالكترونية Docsuite يعود بالنفع والفائدة على كافة أطراف أي مؤسسة (صاحب العمل، المديرين، الموظفين، والعملاء).
وذلك لأن نظام الاتصالات الادارية Docsuite يعمل على أتمتة جميع مهام وإجراءات سير العمل سواء كانت بين الموظفين بعضهم البعض أو بين الموظف والعميل وذلك من خلال استخدام عدد من الأدوات والأنظمة التي يدعمها البرنامج مثل نظام الأرشفة الإلكترونية وكذلك نظام الصادر والوارد إلى جانب التوقيع الرقمي، وبرنامج إدارة المهام للموظفين، ومن خلال أتمتة مهام سير العمل سيعود ذلك بالنفع على المؤسسة من خلال ما يلي:
- إنهاء معاملات العملاء بشكل أسهل وأسرع ودون أخطاء من خلال نظام الاتصالات الإداري الذكي.
- توفير الكثير من الوقت والجهد المبذول في إجراءات سير العمل مما يؤثر بشكل إيجابي على أداء الموظفين.
- الاحتفاظ بكافة بيانات ومستندات العمل بمكان واحد وبنظام من خلال استخدام أفضل برنامج ارشفة الكترونية والخاص ببرنامج Docsuite والحفاظ عليها من التعرض للسرقة أو التلف.
- إمكانية استخدام نظام الاتصالات الاداريه الصادر والوارد Docsuite من أي مكان ومن خلال أي جهاز.
أنظمة التحول الرقمي ببرنامج Docsuite
يحتوي برنامج الارشفة الالكترونية Docsuite على مجموعة من النظم والتطبيقات التي تدعم التحول الرقمي على مستوى المهام الإدارية وعلى مستوى المستندات المستخدمة في مهام سير العمل المختلفة، وتعمل الأنظمة المتعلقة بالمهام الإدارية على تحديث الاتصالات الادارية بين الأقسام والإدارات المختلفة لتحقيق النجاح والتطور، ومن تلك الأنظمة ما يلي:
- برنامج صادر ووارد للمراسلات والرسائل الإلكترونية
- نظام الاتصالات الاداريه الصادر والوارد للمراسلات الداخلية
- محرك سير العمل
- حزمة إدارة اللوائح والقوانين من خلال نظام الاتصالات الادارية
- برنامج ارشفة الكترونية
- نظام الدردشة الكتابية بين الموظفين
- برنامج إدارة المهام للموظفين
- حزمة التوقيع الالكتروني
كل تلك الأنظمة تمت برمجتها داخل برنامج Docsuite الداعم للأنظمة الإدارية البرمجية cmms والتي تم إنشاؤها من أجل التحكم في أنظمة الاتصالات الادارية الإلكترونية.
إدارة الوثائق إلكترونيًا
قد تتسائل الآن كيف يمكن التعامل مع المستندات الورقية إلكترونيًا بعد تطبيق عملية التحول الرقمي وتطوير إجراءات الاتصالات الإداري بمؤسستك وكذلك المستندات المتعلقة بالمراسلات من خلال برنامج صادر ووارد.
لا داعي للقلق بشأن تلك التساؤلات لأن تلك العملية أصبحت الآن أكثر سهولة، فمن خلال استخدامك لنظام الاتصالات الاداريه الصادر والوارد من برنامج Docsuite ستتمكن من الآتي:
- دمج المرفقات عند التحميل
من خلال برنامج الاتصالات الإداري Docsuite ستتمكن من تحميل كافة الملفات المتعلقة بالمؤسسة ودمجها بصيغة PDF سواء كانت ذات صيغة واحدة أو مختلفة عند التحميل ومن ثم توجيهها للإدارات المختصة للتعامل بها حسب حاجة العمل ومراجعتها وإمكانية استخدام أداة التوقيع الإلكتروني أو التوقيع الرقمي على تلك المستندات لإنهاء الإجراءات الخاصة بها بسرعة وكفاءة، وبعد الانتهاء منها يتم حفظها بداخل نظام الأرشفة الإلكترونية.
- دعم المستندات الخاصة ببرنامج الـ Office
يدعم نظام الاتصالات الاداريه الصادر والوارد كافة مستندات الـ Office سواء كانت محملة بالبرنامج أو مرفقة برسائل البريد الإلكتروني المستلمة من خلال نظام الصادر والوارد وتحويلها إلىPDF تلقائيًا وتوجيهها فيما بعد إلى برنامج الارشفة الذكي.
- حزمة OCR
وهي أداة متواجدة داخل نظام الاتصالات الادارية Docsuite لتحويل النصوص المرفقة بالصور لنصوص مستندية يسهل التعامل معها وحفظها داخل نظام الأرشفة الإلكترونية بعد ذلك.
- حزمة سمارت شيت
من خلال نظام الاتصالات الاداريه الصادر والوارد ستتمكن من بناء نماذج إلكترونية لتسجيل البيانات المختلفة المتعلقة بالعمل وربطها بأداة التوقيع الالكتروني لاعتمادها ونماذج للعملاء لملئها لإنهاء المعاملات الخاصة بهم وتخزين تلك النماذج ببرنامج الارشفة.
كل تلك المهام المتعلقة بالمستندات اللاورقية يتم أتمتة إجراءات سير العمل الخاصة بها ببرنامج الارشفة Docsuite ومن خلال برنامج إدارة مهام الموظفين ستتمكن من تحديد مهام كل موظف وتسجيلها بالملف الخاص به والمخزن داخل نظام الارشفة الالكترونية لسهولة تتبعها ومراجعتها وكذلك إرسال أي تحديثات متعلقة بتلك المهام من خلال نظام الصادر والوارد للمراسلات الداخلية.
وأيضًا من خلال نظام الارشفة الالكترونية Docsuite ستتمكن من إصدار كافة التقارير المتعلقة ببرنامج صادر ووارد وبرنامج إدارة المهام للموظفين وكافة البيانات الأخرى واستخدام نظام التحليل للبرنامج لتحليل بيانات تلك التقارير للمساعدة في اتخاذ القرارات الصحيحة وتطوير العمل وحل العقبات والمشكلات المختلفة، وحفظ تلك التقارير فيما بعد بعد اعتمادها بالتوقيع الالكتروني بـ نظام الأرشفة الإلكترونية .
إضافة تعليق جديد