يسعى جميع الأفراد باختلاف مجالات عملهم أو المناصب الوظيفية التي يتقلدونها لتطويرأدائهم، وذلك من خلال اللجوء لاستخدام تقنيات التكنولوجيا المختلفة بما يتوافق مع مهام العمل الخاصة بهم.

ومن أهم التقنيات والبرمجيات التي أصبح لا غنى عنها الآن هي برمجيات المحاسبة المالية، فهي تعمل على تسهيل أداء المهام المحاسبية المختلفة على مستوى الأفراد وتكون نتائجها أفضل من الممارسات التقليدية القديمة.

وبالتأكيد يتسائل العديد من الأفراد عن عن طريقة اختيار برمجيات المحاسبة المالية المناسبة لمجال العمل الخاص بهم؟ وهو ما سناعدك على فهمه من خلال هذا المقال. 

في هذا المقال سوف تتعرف على أنواع البرمجيات المحاسبية المختلفة على مستوى الشركات، وسوف نقدم لك دليل عن كيفية الاستخدام والاستفادة من الإصدارات المختلفة للبرامج المحاسبية على مستوى قطاعات الأعمال المختلفة.

ما هي أنواع برمجيات المحاسبة المالية الشائعة؟

تختلف أنواع برمجيات المحاسبة المالية من حيث الأدوات المختلفة التي يحتويها كل إصدار من تلك البرمجيات، حيث تم تصميم تلك البرامج بما يتناسب مع كافة أنواع الشركات، سواء كانت شركات ناشئة أو متوسطة أو كبيرة الحجم.

وتختلف احتياجات كل شركة عن الأخرى من حيث المهام المتعلقة بها، بالإضافة لمجال العمل الخاص بكل شركة. لذا يجب عند اختيار استخدام أحد تلك البرامج التعرف على وظائفها، وإذا ما كانت تتناسب مع حجم مؤسستك أم لا.

وتنقسم أنواع برامج المحاسبة المالية الأكثر شيوعًا إلى:

1. برامج محاسبة مالية مختلفة الوظائف

وهي البرامج التي تحتوي على أساسيات المهام المحاسبية ومنها:

• الفوترة الإلكترونية.
• إدارة رواتب الموظفين.
• إصدار التقارير المالية المختلفة.
• مراجعة حسابات الشركة المختلفة كالحسابات الدائنة والمستحقة الدفع وما إلى ذلك.

2. برامج محاسبة مالية متخصصة

وهي تطبيقات تم برمجتها بشكل يناسب القطاعات المختلفة من الأعمال، ومن القطاعات التي يمكن استخدام تلك البرامج المحاسبية بها على سبيل المثال:

• برامج إدارة القطاع الطبي والصيديات.
• برامج إدارة القطاع القانوني ومكاتب المحاماة.
• برامج إدارة محلات البيع بالتجزئة.
• برامج إدارة المطاعم المختلفة.

هذا بالإضافة لوجود عوامل أخرى متعلقة بأنواع الشركات يجب النظر إليها قبل اختيار البرنامج المحاسبي المناسب لمجال العمل الخاص بشركتك، ويمكن تقسيم تلك العوامل حسب حجم الشركة بالشكل التالي:

1. الشركات الناشئة والمتوسطة الحجم

تعتمد تلك الشركات عند اختيار البرنامج المحاسبي المناسب لها على عدة عوامل وهي:

• التكلفة الخاصة بسعر البرنامج المحاسبي.
• حجم العمل داخل الشركة.
• المهام المتعلقة بالإدارة المالية والمحاسبية لكي تتوافق مع وظائف البرنامج المالي المستخدم.

2. الشركات كبيرة الحجم

تحتاج تلك الشركات إلى البرامج متعددة الوظائف والتي تحتوي على كافة الأدوات التي يمكن استخدامها بما يتوافق مع كافة إدارات الشركة والأفراد، ويعتمد اختيار واستخدام تلك الشركات على البرامج المحاسبية التي تحتوي على المزايا والخصائص التالية:

• إدارة المشتريات.
• إدارة المبيعات.
• إدارة قسم التوريدات والمخازن.
• إدارة الموارد البشرية.
• إدارة خدمة العملاء.

وتلك البرامج تحتوي على العديد من المزايا الأخرى كاستخراج التقارير التفصيلية والتي تساعد في اتخاذ القرارات الهامة المتعلقة بسير العمل.

دليلك لاختيار البرمجية المالية المناسبة لاحتياجاتك

كما أشرنا من قبل بأن برامج المحاسبة المالية تختلف من حيث وظائفها وإصداراتها المختلفة حتى تتوافق مع كافة قطاعات الأعمال التجارية والصناعية، لذا قبل أن تأخذ قرار الاستعانة بأحد تلك البرامج المحاسبية يجب أن تقارن بين ما تحتويه تلك البرامج من أدوات ومدى ملائمتها لقطاع العمل الخاص بك.

وفي السطور التالية سنقدم لك دليل عن ما تحتويه تلك البرامج من أدوات ووظائف من حيث ما تقدمه للقطاعات المختلفة حتى تستطيع اختيار ما يناسب احتياجاتك.

1. إدارة المخازن

تعتبر إدارة المخازن من الإدارات التي تحتوي على العديد من المهام والتي يجب متابعتها بدقة وانتظام، وهو ما تقدمه لك البرامج المحاسبية التي تحتوي على وظائف إدارة المخازن من حيث:

• تسجيل كافة الأصناف مع كل البيانات المتعلقة بها.
• إنشاء باركود لكل صنف وربطه بالفوترة الإلكترونية لسهولة استيراده عند إنشاء الفواتير.
• تسجيل كافة أذونات التوريد والصرف بسهولة.
• متابعة الرصيد بأي وقت وإنشاء التنبيهات عند قرب نفاد أي منتج.
• سهولة إصدار التقارير والقيام بمهام الجرد للتأكد من سير العمل داخل المخازن.

2. إدارة المبيعات

تعتمد أرباح أي مؤسسة على الاهتمام بجودة ما تقدمه من منتجات ومتابعة العملاء وتقديم أفضل الأسعار، ولكي تتمكن من إدارة مبيعاتك بشكل احترافي يمكنك الاستعانة بالبرامج المحاسبية التي تساعد في ذلك وتعمل على توفير الوظائف التالية:

• فهم العملاء: فمن خلال البيانات التي يتم تسجيلها يمكنك معرفة المنتجات الأكثر مبيعًا وتفضيلًا لعملائك للعمل على توفيرها بشكل مستمر.
• إدارة العروض: من خلال البرامج المحاسبية يمكنك إنشاء العروض والخصومات المختلفة وربطها بنظام الفوترة الإلكترونية، وتحليلها لمعرفة أي العروض الأكثر رواجًا بين عملائك.
• خدمة العملاء: من خلال إنشاء ملف لكل عميل يحتوي على كافة بياناته الشخصية وبيانات التعامل والبيع ستتمكن من تقديم أفضل خدمة بما يتناسب مع احتياجاتهم ومتابعتهم بشكل مستمر.
• تقييم الأداء المالي لمبيعاتك: من خلال إصدارك للتقارير المختلفة الخاصة بعمليات البيع، ستتمكن من التتبع والمراجعة اللحظية للأداء داخل قسم المبيعات لتطويره بشكل مستمر.

3. إدارة الحسابات

إدارة الحسابات هي أهم إدارة بكافة الشركات سواء كانت شركة ناشئة أو متوسطة أو كبيرة الحجم ولا غنى عنها بأي شركة.

واستخدامك لبرامج المحاسبة المالية سيوفر على أفراد فريقك الكثير من الوقت والجهد في تنفيذ مهام سير العمل المختلفة، فمن خلال تلك البرامج سيتمكن الأفراد العاملين بقسم المحاسبة حتى في حالة عدم وجود الخبرة المحاسبية الكبيرة من القيام بالعمليات التالية:

• تسجيل أرصدة أول المدة والأصول الثابتة للشركة.
• تسجيل الأرصدة المالية المختلفة كأرصدة النفقات والمصروفات اليومية والإيرادات.
• إمكانية استيراد البيانات بأي وقت لمراجعتها أو لإرفاقها بالتقارير والفواتير الإلكترونية.
• تسجيل تلقائي للبيانات الضريبية على الفواتير.
• تسجيل الشيكات ومواعيد استحقاقها.
• تسجيل الرواتب والسلف والعهد الخاصة بالموظفين.
• متابعة أرصدة الشركة البنكية وأرصدة الخزنة.
• أتمتة كافة المهام الحسابية.
• استخراج التقارير المالية المختلفة.

تعتبر تلك الإدارات هي من أهم الأقسام التي لا غنى عنها بأي شركة مهما كان حجمها أو مجال عملها، ولا تختلف إدارة الأقسام الأخرى في القطاعات المختلفة سواء كانت قطاعات تجارية أو قطاعات صناعية من خلال برمجيات المحاسبة المالية، فكافة البرامج تعتمد على تسجيل البيانات الخاصة بالشركة وإنشاء الملفات التعريفية سواء كانت للعاملين أو للعملاء أو الموردين ومن ثم يمكنك إدارة كافة بياناتك بسهولة ومرونة من خلال الأدوات والتطبيقات سهلة الاستخدام المتاحة بتلك البرامج.

فتلك البرامج المحاسبية بإصداراتها المختلفة تمتاز بسهولة الاستخدام من خلال واجهة المستخدم التي توفر كافة الأدوات، بدءًا من القيام بتسجيل البيانات المختلفة، ومن ثم يعمل البرنامج على ربط تلك البيانات بمختلف الملفات من خلال الأتمتة الإلكترونية ومعالجتها للحصول على النتائج والتقارير المختلفة، وكل ذلك من خلال نقرة واحدة.

وهذا هو ما يجعل استخدام برمجيات المحاسبة المالية سهل ويغطي احتياجات كافة الأفراد العاملين بمختلف الشركات والقطاعات، ويوفر لهم الكثير من الوقت والجهد المبذول في تنفيذ مهام سير العمل الخاصة بهم، كي يتمكنوا من الاهتمام بالجوانب الاستراتيجية والتخطيطية الخاصة بنمو الشركة وتحقيق أهدافها بنجاح واحترافية.