تعتمد الشركات الصغيرة على الطرق التقليدية في إدارة معاملاتها المالية المختلفة، وتتمثل تلك الطرق في استخدام الدفاتر الورقية وجداول البيانات الخاصة ببرامج Excel. ولكن هل تعتبر تلك الطرق كافية لإدارة الأقسام المالية بكفاءة؟ الإجابة ليست كافية، فتلك الطرق لا توفر بيانات دقيقة يمكن الاعتماد عليها في اتخاذ القرارات الهامة، هذا بالإضافة لما تسببه تلك الطرق من أخطاء بشرية نتيجة الاعتماد على التسجيل اليدوي للبيانات المحاسبية المختلفة، على عكس برامج المحاسبة والتي أصبحت أداة أساسية لكثير من الشركات التي تسعى إلى تحسين إدارة مواردها المالية بكفاءة وفاعلية. 

لذا إذا كنت تمتلك شركة صغيرة، وتتسائل هل تحتاج شركتك الصغيرة إلى برنامج محاسبة أم لا؟ الإجابة بالتأكيد نعم. ويرجع ذلك للكثير من التحديات التي تواجهها تلك الشركات والتي تعمل برامج المحاسبة على حلها بسهولة. وهو ما سنتعرف عليها سوياً من خلال هذا المقال.

ما هي التحديات التي تواجه الشركات الصغيرة في إدارة المحاسبة؟

إدارة المحاسبة في الشركات الصغيرة بالطرق التقليدية قد تكون مناسبة عند نشأة تلك الشركات، ولكن مع نمو الأعمال تمثل تلك الطرق عائق كبير، ويرجع ذلك للأسباب التالية:

1. صعوبة في التتبع والمراجعة

• تعتمد الطرق التقليدية على الإدخال اليدوي للبيانات المالية، وهو ما يزيد احتمالية حدوث أخطاء في التسجيل أو تناسي تسجيل بعض البيانات. وهو ما يؤدي لفقدان البيانات وصعوبة تتبع المعاملات ومعرفة الوضع المالي للشركة بسهولة.
• عدم وجود نظام محاسبي للشركات الصغيرة خاص بتخزين المستندات المالية بطريقة صحيحة واتباع الطرق التقليدية في التخزين، يؤدي لضياع تلك المستندات وتعرضها للسرقة أو التلف. وهو ما يؤثر على عمليات التتبع والمراجعة وقد يتسبب في تعرض الشركة للخسائر.
• عدم وجود برامج محاسبة مالية يجعل من الصعب الوصول للبيانات بسهولة، وذلك نظراً للاحتفاظ بالبيانات بأكثر من ملف. وهو ما يكلف الكثير من الوقت والجهد ويؤدي إلى تأخير في اتخاذ القرارات اللازمة.

2. صعوبة في تحليل البيانات بدقة

• تحتاج الشركات إلى الكثير من الوقت لإصدار أي من التقارير المالية، وذلك بسبب كثرة المعاملات والحاجة إلى التأكد من البيانات المسجلة.
• عدم وجود أدوات تحليلية متقدمة تساعد في مقارنة البيانات بسرعة وسهولة، أو الحصول على تقارير تساعد في اتخاذ القرارات المتعلقة بأي من جوانب العمل بدقة.
• عدم القدرة على توقع التدفقات النقدية المستقبلية بدقة، نتيجة صعوبة تتبع ومراجعة البيانات.

3. صعوبة في إدارة الضرائب

• غياب تنظيم المستندات في أي إدارة محاسبة مالية، يؤدي إلى صعوبة الوصول للملفات المختلفة. وهو ما يؤثر على إصدار الإقرارات الضريبية في توقيتها الصحيح، بالإَافة لإمكانية فقد بعض البيانات وهو ما قد يعرض الشركات للمسائلة والغرامات.
• حدوث أخطاء في حساب الضرائب المستحقة، وذلك نتيجة الاعتماد على التسجيل اليدوي للفواتير والبيانات المالية المختلفة.
• التغير الدائم في القوانين الضريبية المفروضة من قبل الدولة، وعدم القدرة على متابعة تلك التغيرات يؤثر بشكل مباشر على سير المعاملات المالية المختلفة.

هل تحتاج شركتك الصغيرة إلى برنامج محاسبة؟

بعد أن تعرفنا على بعض التحديات التي تواجهها الشركات الصغيرة في إدارة المعاملات المالية لديها، يمكن التأكيد على أهمية وجود برامج محاسبة مالية لمواجهة تلك التحديات وإدارتها بكفاءة وفاعلية. وذلك لما تقدمه تلك البرامج من فوائد عديدة للشركات الصغيرة، ومنها:

1. إدارة الفواتير إلكترونياً

• تعمل برامج المحاسبة على تسجيل بيانات الفواتير بشكل تلقائي، دون الحاجة لإدخال البيانات بشكل يدوي. وهو ما يحد من حدوث أي أخطاء.
• ربط الفواتير بالمدفوعات بشكل تلقائي، وهو ما يساهم في تسهيل تتبع عمليات الدفع ومعرفة أي من الفواتير تم تحصيلها والفواتير المتأخرة.
• إرسال تذكيرات للعملاء بمواعيد السداد، مع إمكانية تضمين الفواتير بتلك التذكيرات.

2. إدارة المخزون بكفاءة

• العمل من خلال نظام محاسبي للشركات الصغيرة يساهم في إدارة المخزون بكفاءة. وذلك من خلال ربط المبيعات بالمخزون، وتصدير البيانات تلقائياً لإدارة المحاسبة لإنشاء الفواتير.
• تتبع حركة المخزون بدقة، وهو ما يتيح بيانات لحظية عن الكميات الخاصة بكافة المنتجات. واتخاذ اللازم من أجل العمل على طلب المنتجات التي قاربت على النفاذ.

3. إدارة المصروفات والمدفوعات

• تخصيص أنواع المصروفات بسهولة من خلال شاشة برامج المحاسبة، وذلك من أجل تسهيل مراجعة المصروفات اليومية.
• معالجة أي بيانات محاسبة مالية متعلقة بالمصروفات بعد إدخالها إلكترونياً، وهو ما يساهم في توفير بيانات صحيحة خالية من أي أخطاء.

4. أتمتة مهام سير العمل

• تعمل برامج المحاسبة من خلال الأتمتة الإلكترونية لمهام سير العمل المختلفة وهو ما يوفر الكثير من الوقت والجهد، على سبيل المثال تسجيل المصروفات الدورية المتعلقة بالإيجارات.
• حساب الرواتب بشكل تلقائي مع خصم الضرائب المستحقة.
• من خلال أدوات برامج المحاسبة، يمكن إرسال إشعارات للعملاء عند اقتراب مواعيد استحقاق الفواتير بشكل تلقائي.

5. التكامل والربط مع الأنظمة المختلفة

• تقوم برامج المحاسبة على الربط والتكامل مع البنوك، وذلك من خلال الربط مع الحسابات البنكية الخاصة بالشركة. وهو ما يساعد على إصدار كشوفات الحسابات بسهولة ومرونة.
• ربط بيانات العملاء مع نظام إدارة علاقات العملاء CRM، وهو ما يعمل على تدفق البيانات بمرونة بين الأقسام المختلفة.
• الربط مع بوابات الدفع الإلكتروني، ومنصات المتاجر الإلكترونية في حال تواجدها، وهو ما يساهم في تسجيل المدفوعات تلقائياً.

6. إصدار التقارير

توفير نظام محاسبي للشركات الصغيرة مثل برامج المحاسبة، يساعد أصحاب تلك الشركات في اتخاذ القرارات بنجاح، ويرجع ذلك لإمكانية الحصول على التقارير المختلفة والمتعلقة بأي بيانات مالية. والتي تتمثل في:

• تقارير الإيرادات والمصروفات والتي تعرض بيانات مفصلة، وإمكانية مقارنتها بالأشهر السابقة بسهولة لمعرفة اتجاهات النمو والانخفاض.
• تقارير التدفق النقدي، والتي توفر رؤى عن السيولة المالية المتوفرة.
• تقارير الضرائب، تساهم برامج المحاسبة في إصدار كافة التقارير الضريبية بسهولة وبشكل تلقائي. ودون وجود أي بيانات قد تكون غير صحيحة. وهو ما يضمن الامتثال القانوني للشركة.
• تقارير العملاء والموردين، لمعرفة المدفوعات المتأخرة والتأكد من معرفة الوضع المالي المتعلق بالعملاء. وحجم التعاملات سواء مع العملاء أو الموردين.

7. أمن البيانات

البيانات المالية لأي شركة صغيرة أو كبيرة يجب التأكد من حمايتها من التعرض للسرقة أو الفقد أو التلف، والطرق التقليدية لا تساهم في تحقيق ذلك بشكل كافي. وهو ما توفره برامج المحاسبة من خلال:

• تشفير البيانات وحمايتها من الاختراق.
• النسخ الاحتياطي للبيانات، لضمان عدم تعرضها للفقد.
• إمكانية تحديد صلاحية الوصول، للمستخدمين المسؤولين فقط عن الوصول للبيانات المالية.
• توفر برامج المحاسبة سجل تغييرات، يعرض كل التغيرات والتعديلات التي تتم على البيانات لمعرفة من قام بها.

ختامًا:

ختاماُ يمكن التأكيد على أن توفير نظام محاسبي للشركات الصغيرة، يعد ضرورة وذلك لما توفره تلك الأنظمة والمتمثلة في برامج المحاسبة من مزايا عديدة. بالإضافة لما توفره من رؤى تساعد أصحاب الشركات في مواجهة أي تحديات مالية مستقبلية، قد تؤثر على نمو العمل وتحقيق النجاح المطلوب. فبرامج المحاسبة لا تعد مجرد نظام لتسجيل البيانات المالية فقط، بل هي أداة استثمارية هامة تعمل تسهيل المهام المختلفة، وتوفير الكثير من الوقت والجهد، وتحسين كفاءة الإدارات المالية داخل الشركات.