تعتبر عملية حماية الممتلكات الرأسمالية حجر الزاوية في استدامة نمو الشركات الكبرى، إذ يتطلب الحفاظ على الأصول الثابتة اتباع منهجية تقنية دقيقة تضمن تتبع دورة حياة كل أصل من لحظة الشراء وحتى الإهلاك، وفي هذا المقال سنستعرض كيف يساهم التحول الرقمي في إدارة العهد والأصول في ضبط العهد الشخصية وتحسين الرقابة الداخلية بفعالية عالية.
الفرق بين إدارة الأصول الثابتة وإدارة العهد بشكل مبسط
ببساطة، إدارة العهد والأصول هي العملية التي تقوم بها الشركة لتتبع كل شيء "ثمين" تمتلكه، وضمان عدم ضياعه أو تلفه، ومعرفة مكانه في أي لحظة، وإليكِ الفرق بينهما بشكل مبسط:
1. إدارة الأصول الثابتة (Fixed Assets):
تركز على الأشياء الكبيرة التي تشتريها الشركة لتستخدمها لفترة طويلة (أكثر من سنة) وليس لغرض البيع، مثل:
- المباني والأراضي.
- الآلات والمعدات الثابتة.
- أجهزة الكمبيوتر والخوادم .
- السيارات والمركبات التابعة للشركة.
هدف الإدارة: حساب قيمة هذه الأصول، متابعة استهلاكها (الإهلاك) مع الوقت، وجدولة الصيانة الدورية لضمان استمرار العمل بكفاءة.
2. إدارة العهد (Custody/Trust):
تركز إدارة العهد على تسليم أصول الشركة لموظف محدد يكون مسؤولاً عنها قانونياً وإدارياً، وتشمل:
- عهدة دائمة: مثل لابتوب أو سيارة تظل مع الموظف طوال فترة عمله.
- عهدة مؤقتة: مثل جهاز بروجكتر يُستلم لاستخدام محدد ثم يُعاد في نفس اليوم.
هدف الإدارة: معرفة "من معه ماذا؟" لضمان استرداد الممتلكات عند انتهاء المهمة أو مغادرة الموظف، وتقليل الفاقد وسوء الاستخدام.
باختصار:
- إدارة الأصول الثابتة تهتم بـ الأصل نفسه وقيمته واستهلاكه.
- إدارة العهد تهتم بـ تتبع من يمتلك الأصل وكيفية استخدامه.
لماذا نحتاج إلى نظام رقمي للربط بين إدارة العهد والأصول؟
تتطلب إدارة العهد والأصول اليوم نظاماً رقمياً متكاملاً لربطهما معاً بهدف تحقيق إدارة دقيقة وشفافة، وتقليل الهدر، وضمان استغلال الأصول بأقصى كفاءة، للأسباب التالية:
- تتبع كامل للأصول: يتيح برنامج إدارة العهد والأصول معرفة مكان كل أصل أو عهدة منذ الشراء وحتى الإتلاف أو الاستبدال.
- تقليل الفاقد والهدر: يمنع برنامج إدارة العهد والأصول فقدان أو إساءة استخدام العهد نتيجة الاعتماد على التوثيق الورقي فقط.
- مسؤولية واضحة: يربط برنامج إدارة العهد والأصول كل عهدة بالموظف أو القسم المسؤول عنها لتحديد المسؤوليات بدقة.
- جرد دوري سريع: يضمن برنامج إدارة العهد والأصول إصدار تقارير فورية للجرد دون الحاجة للعد اليدوي المرهق.
- منع الازدواجية في الشراء: يمكنك من خلال برنامج إدارة العهد والأصول الاطلاع اللحظي على الأصول المتوفرة لتجنب شراء غير ضروري.
- إدارة الإهلاك المحاسبي: يتيح برنامج إدارة العهد والأصول احتساب الإهلاك تلقائياً وربطه بالتقارير المالية.
- الصيانة الوقائية: يصدر برنامج إدارة العهد والأصول تنبيهات للصيانة قبل حدوث الأعطال المكلفة.
- توثيق النقل الداخلي: يسجل برنامج إدارة العهد والأصول جميع عمليات نقل العهد والأصول إلكترونياً لمراجعة دقيقة.
- دعم اتخاذ القرار: يوفر برنامج إدارة العهد والأصول بيانات تحليلية تساعد الإدارة على تقييم تكلفة التشغيل والعائد على الأصول.
- تعزيز الرقابة والامتثال: يحد نظام إدارة العهد والأصول من التلاعب وسوء الاستخدام من خلال نظام رقابي واضح وشفاف.
الخصائص الإدارية في إدارة العهد والأصول
تتميز إدارة العهد والأصول بمجموعة من الخصائص الإدارية التي تجعل العملية أكثر دقة واحترافية، وتشمل ما يلي:
1. التخطيط المنهجي:
يشمل التخطيط المنهجي وضع استراتيجيات دقيقة لشراء الأصول وتوزيع العهد داخل المنشأة، ويهدف هذا التخطيط إلى ضمان الاستخدام الأمثل لكل أصل أو عهدة، تقليل الهدر المالي والمادي، وضبط التكاليف التشغيلية بما يتوافق مع احتياجات الأقسام المختلفة. كما يتيح تحديد الأولويات في الشراء والصيانة لتلبية الاحتياجات الحالية والمستقبلية بكفاءة عالية.
2. التوثيق الكامل :
يعتمد التوثيق الكامل على تسجيل كل أصل أو عهدة في سجلات إلكترونية مفصلة تشمل تفاصيل الشراء، تاريخ الاستلام، القسم أو الموظف المسؤول، وحالة الاستخدام، وهذا التوثيق في إدارة العهد والأصول يسهل عمليات المراجعة الداخلية والخارجية، ويضمن توفر بيانات دقيقة يمكن الاعتماد عليها في إعداد التقارير الإدارية والمالية، وكذلك دعم اتخاذ القرارات الاستراتيجية.
3. التوزيع المسؤول :
تهدف خاصية التوزيع المسؤول إلى ربط كل أصل أو عهدة بالموظف أو القسم المسؤول عنها، مما يضمن تحديد المسؤوليات بدقة ويعزز المساءلة داخل المنشأة، ويقلل من مخاطر سوء الاستخدام أو فقدان الأصول. كما يسهل تتبع أي تغييرات في الموقع أو الحالة ويضمن الالتزام بسياسات الشركة في استخدام الموارد.
4. الرقابة الداخلية :
تتمثل الرقابة الداخلية في متابعة استخدام الأصول والعهد وفق إجراءات وسياسات واضحة. وتشمل هذه الرقابة إصدار تنبيهات للصيانة الدورية، متابعة حالات الاستهلاك، وضمان أن جميع الأصول تعمل بكفاءة، وتساعد الرقابة الداخلية في تقليل الأعطال المفاجئة والهدر، وتحسين جودة الخدمات المقدمة من خلال المحافظة على الموارد في أفضل حالاتها.
4. الجرد الدوري:
الجرد الدوري في إدارة العهد والأصول هو عملية التحقق المنتظمة من وجود الأصول والعهد ومطابقتها بالسجلات الرسمية، ويساعد هذا الإجراء على اكتشاف الفاقد أو الأعطال مبكراً، وتحديث قاعدة البيانات بشكل مستمر، كما يدعم إعداد التقارير المالية الدقيقة ويتيح للإدارة اتخاذ الإجراءات التصحيحية قبل تفاقم المشكلات أو تأثيرها على العمليات التشغيلية.
5. التكامل المالي:
تعمل خاصية التكامل المالي على ربط جميع الأصول والعهد بالنظام المحاسبي للمنشأة، ويتيح هذا الربط من خلال برنامج إدارة العهد والأصول متابعة الإهلاك المحاسبي للأصول، مراقبة التكاليف التشغيلية، وإعداد تقارير مالية دقيقة وشاملة. كما يسهل تحديد العائد على الاستثمار لكل أصل واتخاذ قرارات مستنيرة بشأن شراء أو استبدال الموارد عند الحاجة.
6. اتخاذ القرار المبني على البيانات
توفر إدارة العهد والأصول الرقمية بيانات تحليلية دقيقة تساعد الإدارة على اتخاذ قرارات استراتيجية سليمة، ومن خلال هذه البيانات، يمكن تقييم أداء الأقسام المختلفة، تحسين توزيع الموارد، التخطيط للمستقبل، وتحديد أولويات الصيانة والتجديد وفقاً للاحتياجات الفعلية وليس التقديرات التقليدية.
7. الأمان والسرية:
تضمن هذه الخاصية حماية بيانات الأصول والعهد من الوصول غير المصرح به عبر أنظمة صلاحيات محددة وتقنيات التشفير الحديثة من خلال برامج إدارة العهد والأصول، وكما يتم الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة المتعلقة بالموظفين والأقسام لضمان الامتثال للمعايير الإدارية والقانونية، وتقليل احتمالية التلاعب أو سوء الاستخدام.
8. المرونة التشغيلية:
توفر المرونة التشغيلية القدرة على تعديل سياسات التوزيع أو الاستخدام بسرعة وفعالية لتلبية الاحتياجات الطارئة أو التغيرات التشغيلية داخل المنشأة. هذا يتيح استجابة أسرع للتحديات اليومية، وضمان استمرارية العمل دون تعطيل العمليات الأساسية أو تأثير سلبي على الأداء العام.
9. التطوير المستمر :
تركز هذه الخاصية على تحديث الإجراءات والأنظمة باستمرار لمواكبة التطور التقني وتحسين الأداء الإداري. يشمل التطوير المستمر تدريب الموظفين على استخدام الأنظمة الحديثة، مراجعة السياسات الداخلية، واتباع أفضل الممارسات العالمية لإدارة الأصول والعهد، مما يعزز الكفاءة التشغيلية ويضمن استدامة جودة الإدارة.
استنتاج:
إدارة العهد والأصول بشكل فعّال تتطلب أكثر من مجرد تسجيل الأصول ورقابة بسيطة؛ فهي تحتاج إلى نظام إداري متكامل يجمع بين التخطيط الدقيق، التوثيق الرقمي، الرقابة المستمرة، والتكامل المالي، مع دعم اتخاذ القرار المبني على البيانات، والخصائص الإدارية التي تم توضيحها تضمن الشفافية، المساءلة، استغلال الموارد بكفاءة، وتقليل الهدر والتكاليف التشغيلية.
مواضيع قد تهمك:
لمزيد من المعلومات عن انظمة فكرة للبرمجيات :
إضافة تعليق جديد