خمس مراحل لإدارة المشروع

بصفة عامة المشروع عبارة عن مشروع لمدة محدودة (في إشارة إلى نشاط ما) يهدف إلى إنشاء منتج فريد، أو سلعة أو خدمة، أو إنتاج نتيجة مبتكرة، وبناءً على هذا التعريف، ينبغي فهم إدارة المشروع على أنها تطبيق المعرفة والجهد والخبرة، والأدوات والتقنيات على أنشطة المشروع لتلبية متطلبات المشروع، وعلى هذا الأساس تستحق إدارة المشروع هيكلًا محددًا جيدًا، لتجنب الإحباط وانخفاض مستويات الإنتاجية، فمن الضروري في إدارة المشروع تحديد مراحلها بشكل جيد للغاية.

فما هي المراحل الخمس لإدارة المشروع؟ هذا ما ندعوك للتعرف عليها من خلال مقالنا التالي:

ما هي إدارة المشروع؟

إدارة المشروع كما أشرنا في البداية، هي تطبيق العمليات والأساليب والمهارات والمعرفة، والخبرة لتحقيق أهداف المشروع المحددة، وفقًا لمعايير قبول المشروع ضمن المعايير المتفق عليها، إدارة المشروع لها مخرجات نهائية مقيدة بمقياس زمني وميزانية محدودة.

العامل الرئيسي الذي يميز إدارة المشروع عن "الإدارة" فقط، هو أن إدارة المشروع، تحتوي على التسليم النهائي ومدة زمنية محدودة، على عكس الإدارة بصفة عامة التي هي عملية مستمرة، لهذا السبب يحتاج محترف المشروع إلى مجموعة واسعة من المهارات؛ غالبًا مهارات تقنية، وبالتأكيد مهارات إدارة الأفراد والوعي الجيد بالأعمال، لإدارة مشروع ناجحة، وهذا ما تقدمه مؤسسة فكرة للبرمجيات من خلال مجموعة برامج وأنظمة تخدم معظم المشاريع الحكومية والخاصة.

المراحل الخمسة لإدارة المشروع

عادة ما يتم تقسيم عملية إدارة المشروع إلى مراحل منفصلة، تأخذ المشروع من البداية إلى النهاية، تشمل هذه المراحل:

المبادرة
التخطيط
التنفيذ
الرصد والمراقبة
الإغلاق

غالبًا ما تتداخل هذه المراحل مع دورة حياة المشروع، والتي يمكنها مساعدتك في تحديد التدفق الصحيح وتسلسل العمليات لإنهاء مشروعك، كما يمكن أن تساعدك قائمة مراجعة إدارة المشروع الخاصة بنا على تقسيم المهام لكل مرحلة من مراحل المشروع، وهي كالتالي:

1. المبادرة

المبادرة هو البداية الرسمية في إدارة مشروع، حيث يبدأ عادةً بمسألة تفويض المشروع الذي يصف بإيجاز الغرض منه ويصرح بإنفاق الميزانية.

في هذه المرحلة، يجب تحديد المشروع على مستوى واسع. يبدأ هذا غالبًا بـ:

دراسة جدوى - تبرير الحاجة للمشروع وتقدير الفوائد المحتملة
دراسة جدوى - تقييم المشكلة وتحديد ما إذا كان المشروع سيحلها

إذا قررت تنفيذ المشروع، فيجب عليك بعد ذلك إنشاء مستند بدء المشروع (PID)، هذا هو الأساس في إدارة المشروع، ونقطة مرجعية مهمة للمراحل التالية، يجب أن تكون المكونات الرئيسية هي:

حالة عملك
أهداف المشروع ونطاقه وحجمه
تنظيم المشروع (تحديد "من ولماذا وماذا ومتى وكيف" من المشروع)
القيود
المخاطر
الأطراف الفاعلة
ضوابط المشروع وإطار إعداد التقارير
معايير الإغلاق والتقييم

2. التخطيط

بمجرد الموافقة على المشروع بناءً على حالة العمل أو بيان العمل أو مستند بدء المشروع، يمكنك الآن الانتقال إلى مرحلة التخطيط في إدارة المشروع.

في هذه المرحلة من دورة حياة إدارة المشروع، يمكنك تقسيم المشروع الإجمالي إلى مهام أصغر، وبناء فريقك، وإعداد جدول زمني لإكمال المهام، حدد أهدافًا أصغر ضمن المشروع ككل، وتأكد من إمكانية تحقيقها ضمن الإطار الزمني المحدد. الأهداف الأصغر لها احتمالية أكبر للنجاح.

خطوات إدارة المشروع في مرحلة التخطيط

قد تتضمن مرحلة تخطيط المشروع الخطوات التالية:

إنشاء خطة للمشروع

يحدد الجدول الزمني للمشروع، بما في ذلك المراحل والمهام التي يتعين القيام بها والقيود المحتملة.

إنشاء مخططات سير العمل

تصور العمليات باستخدام الممرات للتأكد من أن أعضاء فريقك يفهمون بوضوح دورهم في إدارة المشروع.

إنشاء خطة مالية

استخدم تقديرات التكلفة لتحديد المبلغ الذي سيتم إنفاقه على المشروع والحصول على أكبر عائد على الاستثمار.

تجميع الموارد

قم بتجميع الفريق الوظيفي مع مجموعات المواهب الداخلية والخارجية

توقع المخاطر

حدد المشكلات التي قد تتسبب في توقف المشروع أثناء التخطيط لتقليل المخاطر والحفاظ على جودة المشروع والالتزام بالجدول الزمني.

3. إطلاق المشروع وتنفيذه

التنفيذ (يسمى أيضًا تنفيذ المشروع ) يعني ببساطة وضع خطة مشروعك موضع التنفيذ، غالبًا ما يبدأ "باجتماع استهلالي" للمشروع.

خلال هذه المرحلة في إدارة المشروع، ستقوم بتنفيذ المهام والأنشطة من خطة مشروعك لإنتاج مخرجاته، على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بإنشاء حزمة ترويجية لأحد المعارض التجارية، فقد تكون التسليمات المبكرة هي جمع معلومات عن المنتج وأسعاره، وإكمال جميع الصور الفوتوغرافية لمنتجك والحصول على توقيع العميل لها.

يمكن لمديري المشاريع لدى مؤسسة فكرة للبرمجيات ذو الخبرة في تنفيذ المشاريع الحكومية والخاصة، من خلال توجيه هذا العمل من خلال:

الإشراف على فريق
إدارة الميزانية والموارد
التواصل مع أصحاب المصلحة

4. مراقبة المشروع والتحكم فيه

غالبًا ما يتداخل الرصد والتحكم مع التنفيذ في إدارة المشروع حيث أنهما يحدثان غالبًا في نفس الوقت، فهي تتطلب قياس تقدم المشروع وأدائه، والتعامل مع أي قضايا تنشأ عن العمل اليومي.

يمكنك استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لتحديد ما إذا كانت إدارة المشروع الخاصة بك، تسير على الطريق الصحيح، تشمل الأشياء التي يمكنك قياسها، على سبيل المثال:

إذا كان مشروعك في الموعد المحدد والميزانية
إذا تم الانتهاء من مهام محددة
إذا تم معالجة القضايا بشكل مناسب

خلال هذا الوقت، قد تحتاج إلى تعديل الجداول والموارد لضمان بقاء مشروعك على المسار الصحيح.

يمكن أن تساعدك المراقبة والتحكم الدقيقين في هذه المرحلة في إدارة المشروع، في الحفاظ على خطة المشروع في المسار الصحيح، يمكنك استخدام مجموعة من الأدوات والعمليات لمساعدتك في إدارة أشياء مثل الوقت والتكلفة والجودة والمخاطر، أو لإبلاغ التقدم وإدارة قبول العميل.

5. إغلاق المشروع

خلال هذه المرحلة الأخيرة في إدارة المشروع، ستكمل عملك وتحل المشروع،و لا يعني الإغلاق بالضرورة النجاح، ولكن ببساطة النقطة الأخيرة من المشروع - على سبيل المثال، يمكن أن يحدث الإغلاق عند إلغاء المشاريع التي تفشل.

غالبًا ما يتضمن إغلاق المشروع أشياء مثل:

تسليم المخرجات
الإفراج عن الموظفين والموارد
أرشفة أو تسليم أي وثائق مشروع ذات صلة
إلغاء عقود الموردين
الانتهاء من جميع الأنشطة في جميع أنحاء المشروع
إعداد الميزانية النهائية للمشروع والتقرير
التسليم إلى العمل كالمعتاد إذا كان هذا ينطبق بعد الإغلاق

يمكنك إجراء مراجعة لمشروع ما بعد التنفيذ (يشار إليه أحيانًا باسم اجتماع "ما بعد الوفاة")، هذه فرصة لتقييم ما سار بشكل جيد وما لم يسير على ما يرام، كما يمكن أن يساعدك فهم الإخفاقات، إن وجدت، على تعلم الدروس وتحسين طريقة تنفيذ المشاريع المستقبلية.

استنتاج:

بصفتك مالكًا أو مديرًا لشركة، بغض النظر عن حجمها وخط عملها، من المهم أن تشارك في الخط الأمامي لإدارة المشروع، والمشاركة في صنع القرار والجوانب الأساسية الأخرى، فإدارة المشروع تعد جانبًا أساسيًا في أي عمل، خاصة لدى أولئك الذين يأملون في التوسع ويبحثون باستمرار عن تحسين التشغيل.