تعتبر كل من إدارة المستندات وإدارة الأصول الرقمية، من بين أهم الأدوات التي تستخدمها الشركات، حتى تدير محتواها بكفاءة للحفاظ على الإنتاجية وضمان الأمان وسهولة الوصول، إلا أن هناك اختلافات جوهرية بينهما من حيث الوظيفة، والنطاق، والاستخدام، وفي هذا المقال سنستعرض الفرق بين إدارة المستندات وإدارة الأصول الرقمية بالتفصيل، مع تسليط الضوء على متى يجب استخدام كل منهما.

 إدارة المستندات

إدارة المستندات هي نظام يُستخدم لتخزين المستندات النصية وتنظيمها وتتبعها، مثل العقود، والتقارير، والنماذج، والوثائق القانونية، وغيرها من الملفات التي تحتوي على معلومات مهمة وذات طابع رسمي، يتم استخدام أنظمة إدارة المستندات  لتحسين الوصول إلى الوثائق، ومتابعة التعديلات، والحفاظ على نسخ احتياطية، وضمان الامتثال للسياسات الداخلية والمعايير القانونية.

الخصائص الأساسية لإدارة المستندات:

• دعم ملفات مثل PDF وWord وExcel وPowerPoint.
• إمكانية التحكم في الوصول وإدارة الأذونات.
• تتبع النسخ والتعديلات وسجل التغييرات.
• دعم الفهرسة والبحث السريع داخل المستندات.
• التكامل مع أدوات العمل المكتبي مثل Microsoft Office وGoogle Workspace.

من يستخدم أنظمة إدارة المستندات؟

تُستخدم أنظمة إدارة المستندات بشكل كبير في:

• الشركات القانونية
• المؤسسات الحكومية.
• الأقسام المالية والإدارية.
• الشركات التي تتعامل مع كميات كبيرة من الوثائق الداخلية.

فوائد نظام إدارة المستندات

 نظام إدارة المستندات أداة مهمة تقدم مزايا عديدة للشركات والمؤسسات على حد سواء، هذه أبرزها:

1. تحسين الكفاءة وتقليل الوقت الضائع

يُعد أحد أبرز فوائد نظام إدارة المستندات هو توفير الوقت، حيث يمكن للموظفين الوصول إلى الملفات والمستندات المطلوبة في ثوانٍ بدلًا من البحث اليدوي في الأرشيف الورقي، تسمح أنظمة DMS بترتيب المستندات بشكل منظم حسب الفئة أو التاريخ أو المشروع، مما يُسهل عملية البحث والاسترجاع.

2. تقليل التكاليف التشغيلية

من خلال تقليل الاعتماد على الطباعة الورقية والتخزين المادي للمستندات، يساعد النظام على خفض التكاليف المرتبطة بالأوراق، والأحبار، ومساحات التخزين، وأعمال الأرشفة اليدوية، كما أن الأتمتة تُقلل من الحاجة إلى موارد بشرية إضافية لأداء مهام متكررة.

3. تعزيز الأمان وحماية البيانات

يوفر نظام إدارة المستندات أدوات أمان متقدمة مثل تشفير البيانات، وتحديد صلاحيات الوصول، والمصادقة متعددة العوامل، يمكن تخصيص من يستطيع عرض أو تعديل كل مستند، مما يقلل من خطر التسريبات أو التلاعب غير المصرح به.

4. دعم العمل عن بُعد والتعاون

 أصبح من الضروري مع تزايد الحاجة إلى العمل الهجين أو عن بُعد، امتلاك نظام يمكّن الموظفين من الوصول إلى المستندات من أي مكان، يتيح نظام إدارة المستندات إمكانية مشاركة الملفات والتعاون عليها بين الفرق في أماكن مختلفة، دون الحاجة إلى التواجد في نفس المكتب.

5. الامتثال للمعايير القانونية والتنظيمية

يساعد نظام إدارة المستندات المؤسسات على الامتثال للأنظمة والقوانين التي تتطلب الاحتفاظ بسجلات دقيقة وآمنة لفترات محددة، كما يسهّل تتبع من قام بأي تغيير على المستند ومتى، مما يعزز الشفافية والمساءلة.

6. تقليل الأخطاء البشرية

عند الاعتماد على العمليات اليدوية، ترتفع نسبة الأخطاء في حفظ المستندات أو نُسخها أو مشاركتها، أما نظام إدارة المستندات، فيقدم ميزات تلقائية مثل الترقيم والتصنيف والإشعارات، مما يقلل من احتمالية الخطأ البشري.

7. أرشفة ذكية وسهولة الاسترجاع

يُسهّل نظام إدارة المستندات عملية الأرشفة الرقمية للمستندات القديمة، مما يُجنب فقدانها مع الوقت، يمكن الوصول للمستندات المؤرشفة بسرعة كبيرة، حتى بعد سنوات، مما يُوفر مرونة كبيرة في العمل الإداري.

 إدارة الأصول الرقمية

إدارة الأصول الرقمية هي نظام يُستخدم لتخزين، وتنظيم، ومشاركة، وتتبع الوسائط الرقمية مثل الصور، ومقاطع الفيديو، والرسوم التوضيحية، والتصاميم، وملفات الصوت، ومواد التسويق.

هذا النوع من الأنظمة مُصمم خصيصًا للتعامل مع الملفات الغنية بالوسائط المتعددة، ويتيح للمستخدمين العثور على الأصول بسهولة، وتحسين إعادة استخدامها عبر قنوات التسويق، وتنسيق الحملات الإعلانية، وضمان اتساق الهوية البصرية للعلامة التجارية.

الخصائص الأساسية لإدارة الأصول الرقمية:

• دعم تنسيقات متعددة مثل JPG، PNG، MP4، PSD، AI، وغيرها.
• أدوات تصنيف وفهرسة تعتمد على العلامات (Tags) والبيانات الوصفية (Metadata).
• معاينة الوسائط داخل النظام دون الحاجة إلى تحميلها.
• إمكانية مشاركة الأصول مع فرق العمل أو الشركاء الخارجيين عبر روابط مخصصة.
• تتبع الاستخدام والإحصاءات المرتبطة بكل أصل رقمي.

من يستخدم أنظمة إدارة الأصول الرقمية؟

تُستخدم بشكل أساسي في:

• وكالات الإعلان والتسويق.
• فرق التصميم والإبداع.
• شركات الإنتاج الإعلامي.
• العلامات التجارية الكبرى التي تمتلك مكتبة ضخمة من المحتوى البصري.

فوائد إدارة الأصول الرقمية 

توفر أنظمة إدارة الأصول الرقمية العديد من الفوائد مثل:

1. تحسين الكفاءة التشغيلية

تُسهم إدارة الأصول الرقمية في تقليل الوقت والجهد المبذول في البحث عن الملفات والمحتوى، من خلال تنظيم وتخزين الأصول الرقمية بطريقة ممنهجة وسهلة الوصول، هذا يُحسِّن من كفاءة الفرق العاملة، خصوصًا في مجالات التسويق، التصميم، والإنتاج الإعلامي.

2. تعزيز التحكم والحوكمة

توفّر أنظمة إدارة الأصول الرقمية تحكّمًا دقيقًا في من يمكنه الوصول إلى الأصول، وكيف يمكن استخدامها أو تعديلها، هذا يعزز الأمان الرقمي ويقلّل من المخاطر القانونية الناتجة عن الاستخدام غير المصرّح به للمحتوى المحمي بحقوق النشر.

3. الحفاظ على الهوية البصرية والعلامة التجارية

من خلال توحيد استخدام الشعارات، الخطوط، الصور، والقوالب المعتمدة، تساعد إدارة الأصول الرقمية الشركات على الحفاظ على اتساق الهوية البصرية للعلامة التجارية عبر جميع القنوات والمنصات، ما يعزز ثقة الجمهور واحترافية المخرجات.

4. التوفير في التكاليف

يساعد التنظيم الجيد للأصول في تجنّب تكرار العمل أو شراء محتوى موجود مسبقًا داخل النظام، وهذا يؤدي إلى تقليل النفقات المرتبطة بالإنتاج أو إعادة التصميم، خاصة في المؤسسات الكبيرة أو متعددة الفروع.

5. سهولة التعاون بين الفرق

من خلال نظام مركزي لإدارة الأصول، يمكن للفرق في مواقع مختلفة التعاون بسهولة، ما يساهم في تسريع سير العمل، وتسهيل تبادل الملفات والمراجعات، وتحقيق نتائج أسرع وأكثر فاعلية.

6. دعم اتخاذ القرار بالبيانات

توفر بعض أنظمة إدارة الأصول الرقمية تحليلات مفصّلة حول استخدام الأصول، مثل عدد مرات التنزيل أو التفاعل، مما يساعد في اتخاذ قرارات مبنية على بيانات واقعية حول ما يحقق أفضل أداء.

الفرق الجوهري بين إدارة المستندات وإدارة الأصول الرقمية

نظام إدارة المستندات وإدارة الأصول الرقمية، هما نظامان يُستخدمان لحفظ المحتوى الرقمي وتنظيمه، ولكل منهما غرض ووظيفة مميزة، وهذا أبرز الفروقات الجوهرية بينهما:

1. التعريف والهدف الأساسي

إدارة المستندات هي عملية تنظيم وتخزين وتتبع المستندات النصية والإدارية التي تُستخدم غالبًا في السياقات التشغيلية، مثل العقود، والتقارير، والنماذج، وسجلات الموارد البشرية، بينما في المقابل، إدارة الأصول الرقمية تركز على تنظيم وتخزين وتوزيع الملفات الإعلامية الغنية مثل الصور، الفيديوهات، التصميمات، الملفات الصوتية، والرسومات، وهي تُستخدم غالبًا في أقسام التسويق، التصميم، الإعلام، والإنتاج الإبداعي.

2. نوع المحتوى المُدار

الفرق الجوهري الآخر يتمثل في نوع المحتوى، حيث أن أنظمة إدارة المستندات تتعامل مع ملفات ذات طبيعة نصية أو رسمية تتعلق بالأعمال اليومية والعمليات الإدارية، بينما تتعامل أنظمة إدارة الأصول الرقمية مع ملفات كبيرة الحجم ذات طابع بصري أو سمعي تُستخدم في الحملات التسويقية والإنتاج الإعلامي.

3. الجمهور المستفيد

تُستخدم إدارة المستندات عادة من قبل الأقسام الإدارية والمالية والقانونية، حيث تتطلب الأنظمة وظائف مثل التحكم في الوصول، التدقيق، والتوقيع الإلكتروني، أما إدارة الأصول الرقمية، فهي موجهة أكثر نحو الفرق الإبداعية والتسويقية التي تحتاج إلى أدوات تصفح بصرية، وبيانات وصفية (Metadata)، وميزات النشر عبر قنوات متعددة.

4. الوظائف والخصائص التقنية

يُركّز نظام إدارة المستندات على ميزات مثل أرشفة الملفات، إدارة الإصدارات، تدفقات العمل، والتوافق مع اللوائح، وفي المقابل، توفر أنظمة إدارة الأصول الرقمية خصائص مثل المعاينة التلقائية للصور والفيديوهات، دعم للبيانات الوصفية، إمكانيات البحث البصري، وتكامل مع منصات النشر ووسائل التواصل الاجتماعي.

استنتاج:

رغم أن كلا النظامين يتعاملان مع المحتوى الرقمي، إلا أن الفرق الجوهري يكمن في نوع المحتوى، الجمهور المستهدف، والأهداف التشغيلية، لذا، على المؤسسات أن تختار النظام المناسب حسب طبيعة محتواها واحتياجاتها التشغيلية، وفي بعض الحالات، قد تستفيد من الجمع بين النظامين للحصول على إدارة شاملة لمختلف أنواع البيانات والوسائط.

مواضيع أخرى:

خدمات حماية الشبكات

أفضل خدمات وتطبيقات وحلول التحول الرقمي

برنامج "فكرة" للمحاسبة وإدارة المخزون ونقاط البيع 

مراجع:

1. <<مستقبل برمجيات إدارة الوثائق>>، forbestechcouncil.

2. <<كيفية اختيار النظام الصحيح لإدارة الوثائق>>، techtarget.

لمزيد من المعلومات عن انظمة فكرة للبرمجيات :

افضل برنامج محاسبي
افضل برامج erp
برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق
برنامج إدارة مكاتب المحاماة والإستشارات القانونية
برنامج حسابات المطاعم والكافيهات
برنامج ادارة العيادات
برنامج عقارات
نظام إدارة النوادي الرياضية