تتبع الأصول وإدارتها هي واحدة من الركائز الأساسية التي تساهم في تحسين إنتاجية الشركات وتحسين الكفاءة التشغيلية، وكي تتمكن من إدارة الأصول يجب أن تعتمد على نظام يساعد في إدارتها بشكل أكثر كفاءة وفاعلية، وهنا يأتي دور برامج إدارة الأصول والتي تساعد أصحاب الشركات على تعزيز قيمة أصول الشركات وهو ما ينعكس بشكل إيجابي على إنتاجية الشركات ويساهم في تحسين عملية العائد على الاستثمار نتيجة استخدام تلك الأصول.
وكي تتمكن من تتبع الأصول الخاصة بشركتك وإدارتها بشكل ناجح يجب التأكد من أن برنامج إدارة الأصول وتتبع العهد الذي ستقوم باختياره يحتوي على 5 مزايا هامة ورئيسية لتتبع الأصول بفاعلية.
وفي هذا المقال الجديد على مدونتنا، سوف نشرح لك في البداية ما هي أصول الشركات، وما هي برامج إدارة الأصول وأهميتها للشركات والمؤسسات المختلفة، وأهم المميزات التي يجب توافرها في تلك البرامج.
شرح مفهوم أصول الشركات (الأصول)
أصول الشركة هو مصطلح يُطلق على الموارد التي تمتلكها أي مؤسسة أو شركة بغض النظر على حجمها أو نشاطها. وتنقسم الأصول إلى نوعين رئيسيين، وهما أصول ثابتة وأصول غير ثابتة. وفيما يلي شرح كامل للنوعين:
أولًا: الأصول الثابتة
هي الأصول التي تمتلكها أي شركة أو مؤسسة لفترة طويلة الأجل (أكثر من سنة). وهي من الممتلكات الثابتة للشركات وتعتبر أحد العوامل الرئيسية في تحقيق الأرباح طويلة الأمد، وهي جزء رئيسي من رأس مال الشركات الدائم ويطلق عليها أيضًا مصطلح الأصول الرأسمالية.
ما هي أنواع الأصول الثابتة؟
تنقسم الأصول الثابتة لعدد من الأنواع، ومنها ما يلي:
- المباني: ويقصد بها كل ما تمتلكه الشركة من مباني خاصة بها، والتي منها على سبيل المثال المباني الإدارية ومستودعات المخازن والمصانع ومتاجر البيع بالتجزئة. ولا تندرج المباني التي تقوم الشركات بتأجيرها تحت مسمى الأصول الثابتة، وفي حالة وجود مباني تحت هذا المسمى يتم احتساب الإهلاك الخاص بالمبنى فقط.
- المركبات: وهي الأصول الخاصة بالشركة مثل السيارات والشاحنات والقوارب وما إلى ذلك.
- الأراضي: وهي واحدة من الأصول التي لا يتم احتساب أي إهلاك لها وذلك لأن قيمتها تزداد مع مرور الوقت.
- الآثاث والمفروشات: هي كل ما تمتلكه الشركة من أصول تتعلق بالمكاتب والكراسي وغيرها من أنواع الآثاث المختلفة.
- الآلات والمعدات: ويقصد بها كافة أنواع الآلات والمعدات الثقيلة وآلات النقل ومعدات التصنيع والبناء وغيرهم من المعدات.
- الأجهزة الإلكترونية: وهي الأجهزة المُستخدمة في العمل كأجهزة الكمبيوتر والهواتف المختلفة والأجهزة اللوحية.
ثانيًا: الأصول غير الثابتة
يطلق عليها أيضًا الأصول المتداولة أو الأصول قصيرة الأجل، وهي الأصول التي يمكن تحويلها لنقد واستخدامها لمدة قصيرة، ويمكن بيعها بعد مدة قصيرة لتحقيق المكاسب، وتستخدم تلك الأصول في تغطية النفقات التشغيلية اليومية.
ما هي أنواع الأصول غير الثابتة؟
- الحسابات البنكية المختلفة للشركة أو المؤسسة وأي سيولة نقدية يتم الاحتفاظ بها.
- الذمم المدينة، ويقصد بها الأموال التي يدين بها العملاء للشركة وسيتم تحصيلها بعد مدة زمنية محددة.
- المواد المُخزنة سواء كانت مواد خام أو سلع ومنتجات سيتم بيعها.
- الاستثمارات قصيرة الأجل، مثل الأسهم والسندات.
أهم 5 مميزات يجب أن تتوفر في برنامج إدارة الأصول
بعد أن تعرفنا على ما هو المقصود بمصطلح الأصول وأنواعه الثابتة وغير الثابتة، أصبح لدينا فهم واضح لمدى أهميتها وضرورة وضع نظام خاص بتتبع الأصول وإدارتها بشكل أكثر كفاءة وفاعلية لتحسين الإنتاجية وتعزيز القدرة الاستثمارية المتعلقة بها؛ لذا يجب عند الاختيار فيما بين برامج إدارة الأصول المختلفة التأكد من تواجد تلك المزايا الرئيسية بها للحصول على أفضل تجربة استخدام وأفضل نتائج.
-
التكامل مع الأنظمة الأخرى
كي تتمكن من تتبع الأصول الخاصة بالشركة وإدارتها بشكل أكثر فاعلية يجب التأكد من تكامل برامج إدارة الأصول مع الأنظمة والتطبيقات المختلفة، والتي منها على سبيل المثال أنظمة الإدارة المالية وأنظمة إدارة المشاريع وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
يتيح هذا التكامل سهولة في تدفق البيانات فيما بين الأنظمة المختلفة ويُحسّن من دقة البيانات ويقلل الكثير من الوقت والجهد والأخطاء البشرية الناتجة عن تسجيل البيانات بالطرق التقليدية.
-
التتبع اللحظي للأصول
توفر برامج إدارة الأصول أداة تساعدك على تتبع الأصول في الوقت الفعلي، سواء كانت تلك الأصول في مواقع ثابتة أو متنقلة. وهو ما يمكن القيام به بسهولة من خلال إنشاء قاعدة بيانات لكافة الأصول الخاصة بالشركة بالبرنامج.
تحتوي تلك القاعدة على ملف خاص بكل أصل يحتوي على الاسم، والنوع، والموديل، والقسم المستخدم به، واسم الموظف المسؤول عنه، ومكان تواجد الأصل سواء داخل أو خارج الشركة.
والتتبع اللحظي للأصول بمختلف أنواعها يساهم في تقليل تعرض تلك الأصول للفقد أو السرقة وهو ما يساهم في اتخاذ القرارات اللحظية بشكل ناجح.
-
متابعة الصيانات الدورية
كي تتمكن من الحفاظ على الأصول الخاصة بشركتك والتأكد من عدم تعرضها للإهلاك الفوري والحفاظ على المعدل الطبيعي للاستخدام الخاص بها، يحب تتبع الأصول من حيث عمليات الصيانة الدورية الخاصة بها ووضع الجدول المناسب لكل نوع ومتابعته بشكل مستمر للتأكد من تنفيذ عمليات الصيانة بوقتها ومراجعة ما تم بها.
ومن خلال برامج إدارة الأصول ستتمكن من القيام بتلك العملية بسهولة دون أي مشاكل، حيث يمكنك وضع الجداول الزمنية الخاصة بمواعيد الصيانات وتعيين الأشخاص المسؤولين عن تنفيذها، هذا مع إمكانية تعيين التنبيهات الخاصة بتلك المواعيد حيث يتم إرسال إشعارات باقتراب موعدها إما من خلال الرسائل الخاصة بالبرنامج أو من خلال رسائل البريد الإلكتروني.
وتساهم الصيانات الدورية في تفادي الأعطال المفاجئة وإطالة العمر الافتراضي لكافة الأصول المستخدمة.
-
تقارير الأداء
تعتمد القرارات المُتعلقة بإدارة الأصول واتخاذ ما يلزم من توصيات ناحية الأصول المتواجدة أو شراء أي أصول مستقبلية على البيانات المتعلقة بتتبع الأصول الحالية لمعرفة الوضع الحالي الخاص بها وناتج الاستثمار عن استخدامها وغيرها من البيانات الهامة.
وكي تتمكن من الحصول على بيانات دقيقة يجب الحصول على تقارير مُفصلة ذات بيانات وثيقة ودقة، وهو ما تقدمه برامج إدارة الأصول من خلال أداة إصدار التقارير التي تمكنك من الحصول على التقارير المختلفة عن حالة كافة أنواع الأصول الثابتة والغير ثابتة.
كما يمكنك الوصول لتلك التقارير والإطلاع عليها بأي وقت ومن أي مكان.
-
التحديث والتخصيص
كي تضمن الحصول على أفضل تجربة استخدام من برامج إدارة الأصول يجب التأكد من إمكانية تخصيص البرنامج حسب ما يتوافق مع طبيعة عملك وما تمتلكه من أصول، وذلك كي تتمكن من تتبع الأصول باحترافية وكفاءة.
كما يجب التأكد من توافر التحديثات للبرنامج المستخدم للحصول على أحدث المزايا والاستخدامات والتي تساهم بدورها في تحسين الكفاءة التشغيلية والانتاجية لعملك.
ختامًا:
تعد الأصول ركيزة أساسية من ركائز الشركات والمؤسسات المختلفة، وإدارتها بكفاءة هو ما يميز شركة عن أخرى من حيث النمو والنجاح والاستمرارية وضمان الميزة التنافسية في سوق العمل، وكي تتمكن من تتبع الأصول الخاصة بك وإدارتها بكفاءة وفاعلية يجب التخلي عن الطرق التقليدية والتي تعاني من العديد من السلبيات والبدء في الاختيار من بين برامج إدارة الأصول المبتكرة خصيصًا للقيام بتلك المهمة وتقديم أفضل الحلول. لذا ابدأ بالاستثمار الناجح الآن بأحد تلك البرامج كي تتمكن من الحفاظ على الأصول الخاصة بك والاستفادة منها بما يتناسب مع شركتك لضمان النمو والنجاح الدائم والتوسع.
إضافة تعليق جديد