يعتبر التعامل مع إدارة الموظفين أمرًا صعبًا بدون الأدوات المناسبة، ونخص بالذكر برنامج شؤون الموظفين، والذي يعتبر حل متطور مصمم لتبسيط عملية تتبع تحركات الموظفين وأنشطتهم وأدائهم، يساعد برنامج شؤون الموظفين على تحسين إنتاجية الموظفين، وتقليل نفقات التوظيف، وزيادة الرضا الوظيفي للموظفين، في هذا المقال نجيب على سؤال ما هي إدارة شؤون الموظفين؟ ونشارككم مميزاتها ونشرح آلية عملها ونناقش أهدافها.
ما هي إدارة شؤون الموظفين؟
إدارة شؤون الموظفين هي مجال الإدارة الذي يتعلق بتخطيط وتنظيم ومراقبة الأنشطة التشغيلية المختلفة لشراء القوى العاملة وتطويرها وصيانتها، واستخدامها من أجل تحقيق الأهداف والمصالح التي أنشئت الشركة من أجلها بأكبر قدر ممكن من الفعالية والاقتصاد، وبالتالي فإن إدارة شؤون الموظفين هي التخطيط والتنظيم والتوجيه والسيطرة على أداء الوظائف التنفيذية، وتعنى بخدمة أهداف ومصالح جميع مستويات الموظفين والمجتمع إلى أعلى درجة.
وظيفة برنامج إدارة شؤون الموظفين
برنامج شؤون الموظفين هو تقنية مصممة لتبسيط خدمات الموارد البشرية الأساسية وتحسين إنتاجية القوى العاملة، ويساهم نظام شؤون الموظفين في تحقيق هذه الأهداف إلى حد كبير من خلال أتمتة المهام الإدارية كثيفة العمالة واستخدام التحليلات لدفع قرارات العمل، واعتمادًا على الشركة قد يتضمن برنامج شؤون الموظفين اكتساب المواهب وكشوف المرتبات وضبط الوقت وإدارة المزايا والمزيد.
يدير برنامج شؤون الموظفين المهام الكلاسيكية لقسم شؤون الموظفين للشركات والمؤسسات المتوسطة الحجم، ولا سيما التوظيف والتخطيط والرقابة وإدارة شؤون الموظفين ودعم الموظفين والتنظيم وتقديم التقارير إلى الإدارة، يعمل برنامج شؤون الموظفين على تحسين جودة البيانات من خلال الوظائف الذكية وتسريع العمليات من خلال سير العمل الإلكتروني والتذكيرات التلقائية.
أهداف برنامج إدارة شؤون الموظفين
يهدف برنامج إدارة شؤون الموظفين إلى تحسين أداء الشركة المتعلق بالأفراد وتكاليف الموظفين، وذلك من حيث إدارة التوظيف الموجه نحو المهام، والتخطيط الاستراتيجي للموارد البشرية، وإدارة المواهب، وإدارة المعرفة والكفاءة، كما يهدف برنامج شؤون الموظفين إلى تحفيز الموظفين، والاحتفاظ بهم، وتعزيز جو العمل الإيجابي، وتحقيق الرضا الوظيفي.
يقوم برنامج شؤون الموظفين بتتبع الموظفين بأتمتة الأنظمة بحيث يمكن تحديد موقع الموظفين ومعلوماتهم بنقرة زر واحدة، ويعمل هذا على تبسيط عملية البحث عن ملفات الموظفين لتحديد الخطوات التالية للتدريب، وإنشاء الجداول الزمنية، وتعيين المشاريع، والعديد من الاحتياجات الأساسية الأخرى للموارد البشرية والإدارة.
يتيح نظام إدارة شؤون الموظفين تتبع معلومات الموظف التالية وإدارتها بسهولة باستخدام برنامج شؤون الموظفين:
- تاريخ التوظيف
- معلومات لجنة تكافؤ فرص العمل
- الخبرة
- معلومات الاتصال في حالات الطوارئ
- التعليم والتراخيص
- معلومات التعويضات والرواتب
أنواع برنامج شؤون الموظفين
تتمثل الأنواع الثلاثة الأساسية لبرنامج إدارة شؤون الموظفين فيما يلي:
1. برنامج تتبع ومراقبة الموظفين
يسمح لك برنامج شؤون الموظفين بتتبع مهام الموظف والنشاط عبر الإنترنت ومراقبة التطبيقات ومجموعة من الميزات الأخرى التي قد تمثل زيادة مباشرة في إنتاجية القوى العاملة، يتيح لك برنامج شؤون العاملين أيضًا تعيين حدود الميزانية بناءً على الوقت أو التكلفة للمشاريع الفردية.
يعد هذا النوع من الوظائف الذي يقدمه برنامج شؤون الموظفين مفيدًا بشكل خاص للمديرين الذين يحتاجون إلى تشغيل فرق كبيرة بعدد كبير من التسليمات.
2. برنامج إدارة شؤون الموظفين التشغيلية
يدعم برنامج شؤون الموظفين إدارة شؤون الموظفين التشغيلية، قسم الموارد البشرية بالوظائف الإدارية والتشغيلية، بينما يركز فريق الموارد البشرية على الإستراتيجية، يساعد فريق إدارة شؤون الموظفين في تنفيذ الاستراتيجيات بشكل فعال وقياس تأثيرها، عندما يقوم فريق الموارد البشرية بتعيين موظف جديد أو دفع الرواتب والأجور، قد يساعد برنامج شؤون الموظفين في المهام الإدارية لإكمالها.
3. برنامج إدارة الأفراد التكتيكية
تركز الإدارة التكتيكية من خلال برنامج شؤون الموظفين على تحديد أفضل المرشحين المتاحين لوظيفة ما، وتدريبهم والحفاظ على توظيفهم في الشركة، ويتضمن بشكل عام إدارة جداول الموظفين وتخصيص الموارد وإنشاء سير العمل وإجراء تقييمات الوظائف.
يقوم مديرو شؤون الموظفين في هذا النوع التكتيكي من خلال برنامج شئون العاملين كامل، بدراسة أداء الموظفين وتحديد فرص التطوير ذات الصلة وتسهيل التدريب على تعزيز المهارات، وهذا يساعد المؤسسات على إنشاء وتنفيذ خطط توظيف طويلة المدى والحفاظ على مستويات التوظيف المطلوبة في جميع الأوقات.
فوائد برنامج شؤون الموظفين
يعتمد أصحاب العمل على برنامج شؤون الموظفين لمساعدتهم ليس فقط في الحفاظ على سير العمل اليومي، ولكن أيضًا في حل التحديات المعقدة وتحقيق أهداف العمل طويلة المدى، وتتضمن بعض المزايا الأكثر تحديدًا ما يلي:
1. توفير الوقت
تتمثل ميزة برنامج شؤون الموظفين في الطريقة التي توفر بها الوقت، فمن خلال برنامج شؤون الموظفين ستقوم بأتمتة مهام إدارة الأشخاص التي تستغرق وقتًا طويلاً وسيكون لديك المزيد من الوقت لقضائه في أنشطة قيادة الأعمال كما يوفر لك برنامج الموارد البشرية الوقت من خلال المساعدة في أتمتة العمليات البسيطة مثل بدل الإجازة وتتبع الغياب والتدريب، يمكن أن يساعدك أيضًا في تبسيط العمليات لزيادة الإنتاجية الإجمالية وإدارة العمل.
2. الإدارة المالية
يتيح برنامج شؤون الموظفين تعزيز هذه الوظيفة الأساسية وتزويد الموظفين بالمكافآت المناسبة في الوقت المناسب، مما يمنحك راحة البال، تشمل الوحدات المختلفة في برنامج رواتب الموظفين: إدارة الرواتب الأساسية، وبرامج المكافآت، والعمولات، وإدارة الأسهم والحوافز طويلة الأجل، وحتى لو كنت تدير مؤسسة صغيرة، فإن برنامج شؤون الموظفين سيسمح لك بتخطيط الشؤون المالية بشكل أكثر كفاءة.
3. تحسينات الإنتاجية
يعد برنامج شؤون الموظفين أداة كبيرة لتعزيز الإنتاجية - لموظفي الموارد البشرية والمديرين والموظفين، ففي بيئة العمل شديدة التنافسية والمضطربة اليوم، يجب على الموظفين قضاء الوقت في المهام ذات القيمة العالية بدلاً من المهام المتكررة، وتتبنى الشركات في مختلف الصناعات وعلى نطاق واسع الأتمتة والرقمنة لتركيز معظم إنتاجيتها على الأنشطة المدرة للربح، وهنا يعد برنامج شئون الموظفين إحدى الطرق التي تتحول بها الشركات رقميًا نحو تحسين الإنتاجية وزيادة الربح.
استنتاج:
يمكن أن نستنتج أن الهدف الشامل الذي يهدف اليه برنامج شؤون الموظفين هو الحفاظ على رضا الموظفين وتعزيزه، حيث يعد الموظفون المتحمسون الذين يتمتعون بروابط قوية بالشركة عاملاً تنافسيًا مباشرًا، كتأثير للتغير الديموغرافي والتغيرات في سوق العمل ومقدمي الطلبات، وبالتالي فإن أهمية برنامج شؤون الموظفين في الشركات سوف تستمر في النمو في المستقبل.
مواضيع قد تهمك :
مراجع
1. << كيفية الاستعداد للتحول إلى نظام الموارد البشرية الآلي >> أعمال،
2. << وظائف الموارد البشرية الصغيرة يمكن أن تتبنى تقنيات الأتمتة، أيضًا >>، shrm
2. << وظائف الموارد البشرية الصغيرة يمكن أن تتبنى تقنيات الأتمتة، أيضًا >>، shrm
لمزيد من المعلومات عن انظمة فكرة للبرمجيات :
إضافة تعليق جديد