إدارة الأصول الخاصة بالشركات والمؤسسات المختلفة هي واحدة من المهام الرئيسية لأي شركة أو مؤسسة، وواحدة من أكبر التحديات التي تواجه عملها، فمن خلالها يمكن وضع الأهداف المتعلقة بتحقيق النمو والنجاح وتطوير العمليات الانتاجية. 

الأمر أصبح يتعلق بتطبيق التحول الرقمي في الإدارة، بما فيها إدارة الأصول وتتبع العهد بعيدًا عن الطرق التقليدية والمُكلّفة في الإدارة. ويمكن بسهولة تحسين طرق إدارة عهد وأصول الشركات من خلال برامج وأنظمة إدارة الأصول الرقمية، التي تتولى مسؤولية تتبع الأصول وإدارة العُهد بذكاء عبر تقنيات وحلول تكنولوجية حديثة.

وفي هذا المقال الجديد على مدونتنا، سوف نشرح لك ما هو التحول الرقمي في إدارة أصول وعهد الشركات والمؤسسات المختلفة، وما هي أهمية استخدام برامج إدارة الأصول في حماية والحفاظ على الأصول من الإهلاك أو الضياع، ولماذا أصبح هذا الخيار ضروريًا لعملك الآن؟

شرح مفهوم التحول الرقمي في إدارة الأصول

يشير مصطلح التحول الرقمي إلى تحويل المهام والعمليات من الطرق اليدوية والتقليدية في تنفيذها إلى استخدام الحلول والأدوات التقنية لتنظيم وإدارة العهد والأصول، وذلك من أجل تحسين كفاءة العمليات التشغيلية، وتعزيز قوة الأصول المستخدمة والحفاظ عليها. وهو ما يمكن تحقيقه من خلال برامج إدارة الأصول التي توفر عدد من الأدوات تجعل إدارة الأًصول أقل تعقيدًا وأكثر مرونة عن ذي قبل.

وتتمثل الأصول في كل ما تمتلكه الشركة من موارد مادية وغير مادية، والتي تتمثل في المباني والمركبات والمعدات الثقيلة، وأجهزة الكمبيوتر والبرمجيات والأثاث وغيرهم من الموارد التي قد تختلف من شركة إلى أخرى.

ما أهمية التحول الرقمي في إدارة الأصول؟

يحقق التحول الرقمي في إدارة العُهد والأصول الكثير من المزايا والفوائد للشركات والمؤسسات المختلفة، والتي من أهمها الآتي:

1. تقليل التكاليف التشغيلية

تكمن عملية تقليل التكاليف في تحسين استخدام الموارد المختلفة للشركة والعمل على تقليل الهدر، وهو ما يمكن تطبيقه في إدارة الأصول من خلال الاعتماد على تقنيات التحول الرقمي، وذلك من خلال تتبع ومراجعة الموارد التشغيلية، كالمعدات على سبيل المثال، وإجراء الصيانات الخاصة بها بشكل دوري دون أي تأخير، وهو ما يساهم في تقليل التكاليف الخاصة بعمليات الصيانة وإطالة العمر الافتراضي للأصول وضمان استمرار العمليات التشغيلية بكفاءة عالية.

2. تعزيز الكفاءة التشغيلية

التحول الرقمي في إدارة الأصول يعتمد على الأتمتة الإلكترونية لكافة مهام سير العمل بالشركات، وهو ما يساهم في تقليل الوقت والجهد المبذولين في إدارة الأصول وتنظيم المهام لتتبعها بسهولة. 

فعلى سبيل المثال، هناك بعض الأصول التي قد تحتاج لإجراء صيانات دورية، وهو ما يمكن العمل على تنظيمه من خلال إنشاء تنبيهات بتلك المواعيد وإرسال إشعارات تذكيرية بها. 

كما تمكن أتمتة مهام سير العمل من تتبع حالات الأصول بسهولة من خلال قاعدة البيانات المُنشأة لكل أصل مستخدم لمعرفة الوضع الحالي الخاص به، وما إذا كان بحاجة إلى تجديد أم ما زال يؤدي المهام التشغيلية الخاصة به بكفاءة، وغيرها من العمليات التي يمكن تنفيذها بسهولة من خلال الاعتماد على التحول الرقمي.

3. الاعتماد على التحليلات التنبؤية

توفر برامج إدارة الأصول والعهد أدوات تعمل على تحليل كافة بيانات الأصول والموارد المُدخلة إليها، ومن خلال تلك التحليلات يمكنك الحصول على رؤية تنبؤية تساهم في تحسين إدارة المخاطر المحتملة في إدارة الأصول.

فعلى سبيل المثال، يمكن لأجهزة الاستشعار الخاصة بالمعدات إعطاء بيانات عن حدوث اختلاف أو متغيرات في تشغيل المعدات، ومن خلال تحليل تلك المتغيرات ستتمكن من تحديد ما إذا كان هناك بعض الصيانات الطارئة التي يجب القيام بها أو العمل على تقليل وتوزيع الجهد على أحد المعدات، وغيرها من الحلول التي تساعد في تحسين التعامل مع الأصول بشكل أكثر تطورًا عن ذي قبل.

4. تحسين صنع القرارات

تحتاج إدارة الأصول ومراجعتها بشكل مستمر إلى اتخاذ قرارات سواء كانت بتحديد الأصول التي يجب تغييرها أو الاستغناء عنها بأنواع أخرى أكثر تطورًا. وتعتمد تلك القرارات على البيانات المتعلقة باستخدام الأصول ومدى الاستفادة منها والعائد من الاستثمار فيها. 

وهو ما توفره آليات التحول الرقمي في إدارة الأصول من خلال تقديم تقارير ذات بيانات دقيقة عن حالة الأصول بدءًا من تاريخ شرائها ومدى تحقيق الاستفادة منها طول الفترة المستخدمة وهل حققت العائد من الاستثمار فيها أم لا وغيرها من البيانات التي تساهم في اتخاذ القرارات باحترافية وكفاءة.

لماذا أصبح تطبيق التحول الرقمي في إدارة الأصول ضرورة؟

أصبح التحول الرقمي في إدارة الأصول ضرورة للشركات والمؤسسات باختلاف حجم العمل لديها لعدد من العوامل، والتي منها الآتي:

1. تسارع التطور التكنولوجي

لم تعد المنافسة بين الشركات تعتمد فقط على جودة المنتجات أو الخدمات المقدمة للعملاء، وطرق التواصل معهم وما إلى ذلك، بل أيضًا تعتمد على مواكبة التطور التكنولوجي وتطبيقه في مختلف المهام، والذي أصبح هو ما يميز شركة عن أخرى.

ذلك لأن الاعتماد على التكنولوجيا في الوقت الحالي أصبح هو العامل الأكثر تأثيرًا على نجاح ونمو أي شركة، ويتمثل ذلك في البدء بتطبيق مفهوم التحول الرقمي والتخلي عن الطرق التقليدية في الإدارة والإنتاج.

2. زيادة تعقيد العمليات

مع نمو وتوسع الشركات تزداد في المقابل العمليات والمهام التي تقوم بها الشركة على مستوى كافة الإدارات، خاصة في إدارة العهد والأصول لما تمثله من أهمية في الشركات. 

واتباع الطرق التقليدية لإدارة كثرة المهام يؤدي في أغلب الأحيان لحدوث أخطاء في الإدارة والتنفيذ وهو ما يؤثر على نجاح الشركة. ولكن من خلال الاعتماد على برامج إدارة الأصول ستتمكن من إدارة كافة العمليات بمرونة وسهولة والعمل على الحد من حدوث أي أخطاء مستقبلية.

3. مواجهة التحديات الاقتصادية

تواجه الشركات حاليًا تحديات اقتصادية كثيرة، وهو ما يجب مواجهته بوضع الخطط الاستراتيجية والقابلة للتنفيذ بما يتماشى مع أهداف الشركة لتحقيق النمو والنجاح.

وتتمثل تلك الخطط في العمل على تقليل التكاليف وزيادة الكفاءة الانتاجية، وهو ما يمكن تحقيقه من خلال تطبيق التحول الرقمي في إدارة عهد وأصول الشركات.

4. تحسين إدارة المخاطر

الإدارة الناجحة للأصول تعتمد في المقام الأول على القدرة على إدارة المخاطر بذكاء، وذلك لما توفره تلك الإدارة من رؤى مستقبلية عن ما يمكن مواجهته في إدارة الأصول، سواء كان ذلك في العمليات التشغيلية والإنتاجية، أو من حيث الحالة العامة للأصول المستخدمة، وذلك من أجل وضع الخطط الاستباقية لمواجهة المخاطر المحتملة للتعامل معها بشكل مدروس دون التأثير على العمليات التشغيلية وتوقف العمل. 

والاعتماد على الطرق التقليدية في إدارة المخاطر لا يوفر دقة في البيانات التي يمكن الاعتماد عليها بشكل كامل، ولكن من خلال الاعتماد على تقنيات التحول الرقمي أصبحت إدارة المخاطر الآن أكثر كفاءة وفاعلية.

ختامًا:

تطبيق التحول الرقمي في إدارة العهد والأصول أصبح ضرورة لا غنى عنها في ظل التسارع التكنولوجي الذي تواجهه الشركات، وهو ما يساهم بشكل كبير في تحقيق النجاح والنمو المستدام، وذلك من خلال القدرة على تقليل التكاليف التشغيلية وتحسين كفاءة العملية الإنتاجية والخدمات المقدمة للعملاء والقدرة على اتخاذ القرارات بشكل أكثر نجاحا. 

فإذا كنت لم تبدأ بعد في الاعتماد على تقنيات التحول الرقمي لتحسين إدارة الأصول الخاصة بك، لن تستطيع المنافسة في سوق العمل لوقت طويل، لذا يمكنك البدء من الآن في تطبيق التحول الرقمي لشركتك لضمان المنافسة وتحقيق أهدافك وتحقيق المزيد من النجاح والنمو.