إدارة العهد والأصول هي واحدة من المهام الأكثر تعقيدًا وتشكل تحديًا كبيرًا للشركات والمؤسسات باختلاف مجالات العمل وحكم المؤسسة. فقد تكون إدارة العهد وتتبع الأصول من أسباب نجاح أو فشل الشركات، إذا لم يتم إدارته بشكل ناجح؛ وذلك بداية من التخطيط لرأس المال وشراء ما يجب شرائه وعمل الصيانة الدورية وغيرها من المهام المتعلقة بإدارة العهد والأصول.
وهنا يأتي دور برامج إدارة العهد والأصول والذي يساعد الشركات على إدارة أصولها وتتبع العُهد بشكا احترافي ومنظم بما يحافظ على أصول الشركة من الضياع أو التلف وغيرها من التحديات والمشاكل.
وفي هذا المقال الجديد على مدونتنا، سنتعرف على ما هي إدارة العهد وتتبع الأصول، وما هي برامج العهد والأصول الرقمية، وكيف يمكن لتلك البرامج تحسين كفاءة الشركات من خلال إدارة الأصول وتتبع العهد باحترافية.
شرح مفهوم إدارة العهد والأصول
إدارة الأصول هو مصطلح استراتيجي يهدف إلى تحقيق أقصى استفادة من الأصول الخاصة بأي شركة أو مؤسسة، وتتمثل تلك الأصول في الآلات والمعدات والمباني وآثات الشركات والأجهزة المختلفة والتقنيات وكل ما تمتلكه الشركة من موارد.
وتعمل الشركات على وضع استراتيجية لإدارة وتتبع الأصول ومراقبتها مدة دورة حياتها للاستفادة منها وإجراء الصيانات المطلوبة لتحسين كفائتها التشغيلية وما إلى ذلك.
وتبدأ إدارة الأصول من لحظة تحديد الموارد التي تحتاجها الشركة وشرائها ومرورًا بإدارتها من لحظة الشراء والاستخدام.
أما مصطلح إدارة العهد يُقصد به الأصول التي تم شرائها من لحظة تسليمها للموظفين للاستخدام إذ تصبح تلك الأصول عُهدة شخصية لهم، ومن هنا يظهر مصطلح تتبع الأصول وإدارة العهد لتقييمها من أجل صيانتها وجردها بشكل مستمر من أجل العمل على تحسين كفائتها التشغيلية بالعمل.
كيف تساعد برامج إدارة العهد والأصول في تحسين كفاءة الشركات؟
تعاني العديد من الشركات والمؤسسات صعوبة ومشاكل في تتبع الأصول وإدارة العهد للعديد من الأسباب، والتي قد يكون منها كثرة الموارد المستخدمة، وعدم وضع خطط المتابعة بشكل مُنظم، وغياب المراقبة من أجل عمل إجراءات الصيانة والجرد والتقييم، وهو ما قد يؤدي لإهلاك في الأصول أو ضياعها بما يسبب خسائر في موارد الشركة في النهاية.
ومن هنا ظهرت برامج إدارة العهد والأصول والتي توفر عدد من الأدوات التي تمكن الشركات من تتبع الأصول وإدارتها بشكل أكثر كفاءة واحترافية من أجل الحفاظ على تلك الأصول وتقليل أي خسائر قد تكون ناجمة عن ضعف في إدارتها، وتعمل برامج إدارة العهد والأصول على تحسين كفاءة الشركات من خلال التالي:
-
تسجيل بيانات الأصول
ابدأ بتسجيل كافة بيانات الأصول التي تمتلكها شركتك، وذلك من خلال إنشاء قاعدة بيانات تحتوي على ملف خاص بكل أصل لدى الشركة، يحتوي هذا الملف على اسم الأصل ونوع الموديل وتاريخ الشراء وبيانات المورد الذي تم شراء الأصل منه وتفاصيل الأسعار والبيانات المالية الخاصة به، بالإضافة لتحديد القسم المستخدم به هذا الأصل واسم الموظف المسؤول عن استخدامه في حالة بعض الأجهزة.
هذا مع إمكانية إرفاق أي مستندات تخص كل أصل وهو ما يوفر مراجعة سهلة لكافة البيانات من مكان واحد، دون الحاجة للبحث عن مختلف المستندات بأماكن مختلفة.
-
برنامج الباركود
يحتوي برنامج إدارة العهد وتتبع الأصول على خاصية التسجيل من خلال الباركود، فعند عملية إنشاء ملفات لكل أصل ستتمكن من تسجيل باركود لكل أصل، وهو ما يساهم في تسهيل الوصول للبيانات من خلال عملية مسح الباركود وتسهيل إجراء عمليات الجرد دون الحاجة لتضييع الكثير من الوقت والجهد كما في السابق.
-
تحسين عمليات الصيانة
إجراء الصيانات الدورية لكافة أصول الشركة هي أكثر الإجراءات أهمية والتي تساعد في الحفاظ على العمر الافتراضي لكافة الأصول.
وتعاني الكثير من الشركات من هذه النقطة نتيجة عدم وضع خطة صيانة تناسب كل أصل، مما يؤدي إلى إغفال الصيانات الدورية وهو ما يؤثر بشكل سلبي على أداء الأصول وإدارتها.
ولكن من خلال برنامج إدارة العهد وتتبع الأصول ستتمكن بسهولة عند تسجيل بيانات الأصول من وضع جدول يحتوى على مواعيد الصيانات الدورية لكل أصل، وتعيين الأشخاص المسؤولة عن إجراء تلك الصيانات سواء كانوا من داخل أو خارج الشركة.
كما يتم إنشاء تنبيهات بمواعيد تلك الصيانة يتم إرسالها للأشخاص المسؤولين عن تنفيذ تلك العمليات والمسؤولين عن مراقبتهم، وهو ما يساهم في تنفيذها في المواعيد المخصصة لها دون تأخير.
-
تقليل التكاليف
تتبع الأصول بشكل فعال وإجراء عمليات الجرد والصيانة في مواعيدها المحددة دون أي تأخير يساهم في الحفاظ عليها، وهو ما يؤدي إلى تقليل التكاليف المالية بشكل كبير؛ وذلك لأن غياب عمليات الصيانة الدورية تؤدي في كثير من الأحيان إلى حدوث أعطال قد يحتاج إصلاحها كثير من الأموال أو الاضطرار إلى تغيير بعض الأجهزة قبل الموعد الخاص بذلك، وهو ما يؤثر بشكل سلبي على الموارد المالية للشركة.
-
زيادة العمر الافتراضي
تتبع الأصول وإدارة العهد بشكل منظم وإجراء الصيانات الدورية في مواعيدها المحددة يساهم بشكل كبير في زيادة العمر الافتراضي للأصول الخاصة بأي شركة أو مؤسسة.
هذا بالإضافة للقدرة على تحديد أي مشاكل تقنية للعمل على حلها بشكل سريع قبل أن تؤثر على أداء العمل والإنتاجية الخاصة بالشركة.
-
الحفاظ على الأصول
إدارة العهد الخاصة بالموظفين بشكل مستمر وبطريقة منظمة يساهم في الحفاظ على دورة حياة الأصول وتعزيز الكفاءة الإنتاجية للموظفين وللشركة.
كما تساهم أيضًا عملية تتبع الأصول من خلال البرنامج بشكل كبير في الحفاظ عليها من التعرض للضياع أو الفقد، وهو ما يمكن تنفيذه بسهولة من خلال البرنامج ووضع الخطط المسؤولة عن عمليات الجرد والتقييم بشكل دوري.
-
إدارة المخاطر
تعاني كثير من الشركات من ضعف في عملية إدارة المخاطر الخاصة بأصول الشركات، وهو ما قد يؤثر بشكل سلبي على كل من الموظفين والأصول.
هذا بالإضافة لما قد يسببه من تكاليف مالية، ولكن من خلال الاعتماد على برامج إدارة العهد وتتبع الأصول ستتمكن من تحسين عملية إدارة المخاطر بشكل احترافي، وذلك من خلال مراقبة حالة الأصول بشكل دوري ومستمر وتسجيل كافة البيانات المتعلقة بحالتها التشغيلية وكفائتها.
وهو بدوره ما يساهم في تحديد أي مخاطر مستقبلية محتملة لوضع الخطط لإدارتها بشكل ناجح، بالإضافة لتقليل الحوادث الناتجة عن غياب عمليات الصيانة والحفاظ على سلامة الموظفين والأصول الخاصة بالشركة.
-
تحسين اتخاذ القرارات
تعتمد الشركات في قراراتها المسؤولة عن إدارة العهد وتتبع الأصول والتي تتمحور حول تحديد الاستثمارات المستقبلية في أنواع الأصول المختلفة التي قد تكون الشركة بحاجة لها، وذلك من أجل تحديد الأولويات وتحسين الكفاءة التشغيلية والانتاجية عبر الحصول على بيانات دقيقة وصحيحة عن حالة الأصول المتواجدة بشكل فعلي داخل الشركة أو المؤسسة، سواء من حيث كفائتها الإنتاجية أو من حيث عمرها الافتراضي وغيرها من البيانات المختلفة التي تساهم في تحسين اتخاذ القرارات بشكل احترافي وناجح، وهو ما تساهم فيه برامج إدارة العهد والأصول بشكل احترافي.
وذلك من خلال تقارير الأداء لكل أصول الشركة المستخدمة بكافة الأقسام، تحتوي تلك التقارير على بيانات دقيقة عن حالة الأصول والعائد من الاستثمار التي تحصل عليها الشركة من كل منهم، وغيرها من البيانات التي يمكن للبرنامج تحليلها بدقة للمساهمة في اتخاذ القرارات الصحيحة.
ختامًا:
الاستثمار في برامج إدارة العهد وتتبع الأصول هو واحد من أهم أدوات الاستثمار الناجحة التي تساهم في تحسين الكفاءة التشغيلية والانتاجية للشركات، والحفاظ على العمر الافتراضي لكافة الأصول، بما يتيح إدارتها وتتبعها بشكل احترافي وناجح.
وخلال هذا المقال، شرحنا لك ماذا يُقصد بإدارة العهد وتتبع الأصول، وما هي برامج إدارة العهد وأصول الشركات الرقمية، وما الفوائد التي تحصل عليها الشركات والمؤسسات من الاعتماد على تلك البرامج.
إضافة تعليق جديد