تعتمد الشركات في تنفيذ عملياتها اليومية على الأصول الخاصة بها باختلاف أنواعها، وهو ما يجعل من عملية إدارة الأصول بطريقة منظمة واحترافية ضرورة، وذلك من أجل الحفاظ على العمر الافتراضي للأصول وتحسين استخدام مواردها من أجل تحقيق الكفاءة التشغيلية. وهنا يأتي دور برامج إدارة العهد والأصول والذي يساعد أصحاب الشركات على تقليل التكاليف التشغيلية، وتحسين استخدام الموارد بشكل أكثر كفاءة وفاعلية.

وهو ما سنتعرف عليه سويا من خلال هذا المقال، سوف نشرح لك ما هي أصول الشركات وانواعها المختلفة، وما هي برامج إدارة العهد لمعرفة كيف يمكن لبرنامج إدارة الأًصول هذه تقليل التكاليف التشغيلية داخل الشركات والمؤسسات.

ما المقصود بمصطلح الأصول؟

أي موارد مملوكة للشركة أو المؤسسة تندرج تحت قائمة الأصول، وتنقسم الأصول إلى نوعين أساسيين وهما:

1. الأصول المادية: 

وهي الأصول التي يمكن لمسها وتتمثل في المباني، الآلات، المعدات، المركبات باختلاف أنواعها، والأجهزة الإلكترونية، والأثاث.

2. الأصول غير المادية:

وهي الأصول التي لا يمكن لمسها ولكنها ذات قيمة للشركة ومنها براءات الاختراع، والعلامة التجارية للشركة، وحقوق النشر وما إلى ذلك.

والأصول باختلاف أنواعها تعد جزء كبير من قيمة الشركات، لذا يجب إدارتها بشكل أكثر فاعلية لتحسين الأداء التشغيلي وتقليل التكاليف التشغيلية.

ما هي برامج إدارة العهد والأصول الرقمية؟

إدارة العهد والأصول يتطلبها القيام بعدد من المهام والإجراءات، وذلك من أجل ضمان استدامتها وتحقيق أقصى استفادة ممكنة منها.

وبرنامج إدارة العهد والأصول يحتوى على عدد من الأدوات التي تساعد الشركات على تتبع الأصول وإدارة العهد بشكل منظم، وذلك من خلال إنشاء قاعدة بيانات تضم كافة الأصول المملوكة للشركة أو المؤسسة تحتوي على كافة التفاصيل المتعلقة بكل أصل، ومن خلال تلك البيانات يمكنك القيام بالتالي:

• تتبع حالة الأصول: وذلك من خلال الوصول لكافة البيانات المتعلقة بالأصول من أجل معرفة حالتها ومكان استخدامها والقسم المسؤول عنها، وإدارة حالتها بداية من يوم شرائها وحتى التخلص منها.
• إدارة الصيانة: فمن خلال برنامج إدارة الأصول ستتمكن من تحديد مواعيد الصيانة الدورية وتعيين التنبيهات الخاصة بكل موعد لإرسال إشعارات بها، وهو ما يضمن تنفيذ الصيانة  في مواعيدها دون أي تأخير والحفاظ على عمرها الافتراضي من أجل تقليل التكاليف التشغيلية.
• إدارة العهد: بعض الأصول تتحول إلى عهد شخصية للموظفين المسؤولين عن استخدامها ومن خلال برنامج إدارة الأصول ستتمكن من تعيين تلك العهد للموظفين المسؤولين عن استخدامها، وتتبع حالتها بشكل دوري وهو ما يمنع تعرضها للفقد أو السرقة.
• تحليل البيانات: تعتمد إدارة الأصول الناجحة والتي تهدف إلى تقليل التكاليف التشغيلية وتحسين الكفاءة الانتاجية على الحصول على بيانات دقيقة تساعد أصحاب الشركات في اتخاذ القرارات اللازمة من خلال معرفة حالة الأصول ومدى قيمة العائد من الاستثمار منهم وكفاءتها التشغيلية، وغيرها من البيانات الهامة.

كيف يقلل برنامج إدارة العهد والأصول من التكاليف التشغيلية؟

1. تحسين إدارة الأصول بكفاءة وفاعلية

تعاني بعض الشركات من مشاكل في إدارة واستخدام الأصول، وهو ما يُعد سبب رئيسي في ارتفاع التكاليف التشغيلية. كما أن عدم العناية بالصيانات الدورية لمختلف أنواع الأصول يؤدي إلى إهلاكها بشكل أسرع، وهو ما يُجبر الشركات على شراء أصول إضافية نتيجة عدم كفاءة الأصول المتواجدة وعدم قدرتها على تحسين الكفاءة التشغيلية. 

ولكن من خلال استخدام برنامج إدارة العهد والأصول الاحترافي الشامل ستتمكن من تقليل التكاليف التشغيلية من خلال فهم كيفية استغلال الأصول المتاحة بشكل فعال لتنفيذ المهام المختلفة بكفاءة وفاعلية.

2. إدارة الصيانات الدورية

كي تتمكن من تقليل التكاليف التشغيلية لشركتك أو مؤسستك، يجب الاهتمام بإدارة الصيانات الدورية للأصول والعهد المختلفة، فبغض النظر عن عمليات الصيانة وعدم إجرائها في مواعيدها المحددة يؤدي إلى حدوث أعطال بشكل كبير ومفاجئ وهو ما يسبب كثير من المشاكل ومنها وقف العمليات الإنتاجية، والاضطرار لإجراء عمليات صيانة أكثر تكلفة.

لذا فإن برامج إدارة العهد والأصول تُمكنك من وضع جدول زمني خاص بمواعيد الصيانات الدورية، وإنشاء تنبيهات بتلك المواعيد يتم إرسالها في مواعيدها المحددة؛ للتذكير بمواعيد الصيانة من أجل تنفيذها ومراجعة ما تم بها، وهو ما يساهم في تحسين كفاءة الأصول وتقليل التكاليف التشغيلية الخاصة بصيانة الأعطال.

3. تقليل الفاقد والهدر

عدم إدارة العهد والأصول بشكل لحظي وتتبعها بشكل دائم يؤدي في كثير من الأحيان إلى فقد أو سرقة تلك الأصول، وهو ما يُكلف الشركات الكثير من الأموال. ومن خلال اعتمادك على برنامج إدارة الأصول ستتمكن من تقليل التكاليف المتعلقة بتعرض الأصول للفقد أو السرقة، وذلك من خلال توفير البرنامج لأدوات تتيح لك الوصول لكافة بيانات الأصول والعهد المستخدمة بدءًا من حالتها، والقسم، والموظف المسؤول عن استخدامها، وهو ما يمكنك من تتبع ومراجعة الأصول بأي وقت للتأكد من تواجدها ومعرفة حالتها.

هذا بالإضافة لإمكانية تحديد الأصول التي لم تعد قيد الاستخدام لاتخاذ قرارات بشأنها، إما من خلال بيعها أو التخلص منها بالطريقة المناسبة، وهو ما يقلل من تكاليف الأصول المخزنة وغير المستخدمة.

4. اتخاذ القرارات بكفاءة

يحتاج أصحاب الشركات للحصول على تقارير ذات بيانات دقيقة عن حالة الأصول المستخدمة وأدائها والعائد من الاستثمار الخاص بها، فتلك البيانات تساهم في تحديد الأصول التي تتسبب في تكاليف كثيرة في عمليات الصيانة، أو الأصول التي لم تعد تُقدم أداء فعال في الإنتاجية، وهو ما يسبب ارتفاع في التكاليف التشغيلية. 

ولكن من خلال بيانات التقارير يمكن اتخاذ القرارات المدروسة بشأن الأصول المُتسببة في ارتفاع التكاليف التشغيلية وذلك من أجل استبدالها بأجهزة أحدث وأكثر كفاءة للمساهمة في تقليل التكاليف.

5. الامتثال للمعايير والقوانين

بعض الصناعات تمتثل في عملها لعدد من القوانين والمعايير يجب الالتزام بها في المنتج أو الخدمة المقدمة للمستهلك، وعدم التزام الشركات أو المؤسسات بتلك القوانين يؤدي لغرامات مالية على الشركة.

وهو ما تساعد به برامج إدارة العهد والأصول من أجل تقليل التكاليف الخاصة بالغرامات التي يمكن فرضها على شركتك، وهذا من خلال مساعدتك على الالتزام بالقوانين المختلفة وتوفير تقارير عن حالة الأصول ومدى ملائمتها لتلك المعايير، سواء من خلال الحالة التشغيلية للأصل، أو من خلال الإنتاجية الخاصة بها، ذلك من أجل منع التعرض لأي غرامات نتيجة عدم الامتثال.

6. تحسين تجربة العملاء

الاهتمام بجودة المنتجات أو الخدمات المُقدمة للعملاء والتي يتم إنتاجها من خلال أصول الشركة من خلال الاعتماد على الأصول الحديثة وصيانتها باستمرار لتحسين الكفاءة التشغيلية لها، يساهم في تحسين رضا العملاء وتقليل التكاليف المرتبطة بشكاوى العملاء.

ختامًا:

إدارة العهد والأصول هي واحدة من ركائز عمل الشركات وضمان استمراريتها لتحقيق النجاح والنمو والأرباح، والاعتماد على الطرق القديمة في إدارة الأصول باختلاف أنواعها يؤدي لضعف العمليات التشغيلية وزيادة التكاليف المختلفة وضعف في جودة المنتجات أو الخدمات المقدمة للعملاء.

لذا يمكنك البدء بالاعتماد على برامج إدارة العهد والأصول من أجل وضع نظام يساهم في تحسين الكفاءة الإنتاجية والتشغيلية وتقليل التكاليف المختلفة للشركة، والمساهمة في تتبع وإدارة العهد بفاعلية والمساعدة في اتخاذ القرارات الهامة بشأن الأصول المستخدمة من خلال التقارير دقيقة البيانات التي تتضمنها برامج إدارة الأصول، لذا لا تترد في امتلاك أحد تلك البرامج لتحسين كفاءة العمل التشغيلية وتحسين الوضع التنافسي للشركة.