تبحث شركات اليوم بشكل متزايد عن طرق لرقمنة أنظمة الفواتير الخاصة بها، فعندما يتم إعداد أنظمة الفوترة الإلكترونية بشكل صحيح، يمكنها مساعدة الشركات على خفض التكاليف والاستفادة بشكل أفضل من البيانات، فما هي الفواتير الإلكترونية وما أهميتها للشركات لاسيما المبتدئين منها؟، تابع القراءة لمعرفة الجواب، حيث أعددنا لكم دليل شامل إلى الفواتير الإلكترونية.
ما هي الفاتورة الإلكترونية؟
الفاتورة الإلكترونية هي مستند فاتورة يتم تبادلها بين المشتري والبائع بتنسيق مفهوم للطرفين، تتحكم المعايير في عملية الفواتير الإلكترونية، بحيث يمكن للشركات إدارة الفواتير الإلكترونية باستخدام عمليات متسقة عبر معظم الحسابات.
تعتمد بعض معايير الفواتير الإلكترونية على القواعد التي يستخدمها الموردون بحسن نية، والتي يتوقعها العملاء بشكل عام، كما أن هناك أيضًا معايير للفوترة يجب استخدامها لتلبية المتطلبات التي تضعها الحكومات، وبشكل عام، تحتاج الفواتير الإلكترونية إلى إظهار عنوان المورد ومعلومات الاتصال بوضوح، أيضا تحتاج الفواتير إلى إظهار تاريخ استحقاق واضح وتاريخ التسليم وتاريخ الإصدار.
ما هي فوائد الفواتير الإلكترونية؟
تتمتع أنظمة الفواتير الإلكترونية بمزايا هائلة مقارنة بالفواتير الورقية، نذكر منها:
1. تكاليف مخفضة
تقلل الفواتير الإلكترونية من تكلفة الفواتير عن طريق تجنب ضرورة طباعة المستندات يدويًا ووضعها في مظاريف، فبالنسبة للموردين، تساعد الفواتير الإلكترونية في خفض التكاليف من خلال التخلص من تكاليف معالجة البريد المرتبطة بصفقة ما، وبالإضافة إلى ذلك، عندما يمكن الوصول إلى الفواتير بسهولة من خلال الأنظمة الإلكترونية، يمكن للموظفين الوصول إليها على الفور من أي مكان في العالم.
2. سهولة تتبع الفواتير
عند استخدام برامج الفواتير الإلكترونية، ستتمكن من معرفة متى تم إرسال الفاتورة وعرضها ودفعها، واعتمادًا على مزود الخدمة، يمكنك أيضًا معرفة متى تم عرض الفاتورة من قبل العميل.
3. الأتمتة
يمكن أن يساعد استخدام الأتمتة الشركات على جعل هياكل التكلفة الخاصة بها أكثر كفاءة مع تحسين كيفية معالجة الفواتير، حيث يمكن للأدوات الآلية تحديد المعاملات بحثًا عن وجود تناقضات أو احتيال محتمل، وفي حالات أخرى، يمكن دفع الفواتير على الفور من خلال عملية مؤتمتة بالكامل.
4. أرشفة بسيطة
عند استخدام نظام الفواتير الإلكترونية، ليست هناك حاجة لطباعة المستندات وتخزينها واسترجاعها، بل بدلاً من ذلك، يمنحك نظام الفواتير الإلكترونية القدرة على تخزين جميع مستنداتك رقميًا بطريقة تتيح الاسترداد الفوري بدون تكلفة، لذلك، يساعد استخدام نظام الفاتورة الإلكترونية في توفير المال مع جعل عملك أكثر فاعلية في معالجة الفواتير.
5. التنظيم
من خلال الفواتير الإلكترونية، يتم التخلص من الخطوات غير الضرورية مثل إدخال البيانات يدويًا، والتحقق من الدقة، وبرامج المبادلة. ولكي يكون ذلك ممكنًا، يجب أن تكون الفاتورة بتنسيق يمكن لنظام المشتري معالجته، وهنا تأتي ملفات الفواتير الإلكترونية كبيانات منظمة.
6. درجة أعلى من التحكم
إذا كنت تستخدم برامج الفواتير الإلكترونية، فسيتم حفظ كل شيء على منصة واحدة يمكن الوصول إليها من أي مكان وعلى أي جهاز، كما يمكنك الحصول على نظرة عامة على فواتيرك من خلال التقارير والتحليلات الآلية.
أنواع الفاتورة الإلكترونية
يمكن تصنيف الفواتير الالكترونية وفقًا لاستخدامها التجاري، وفيما يلي بعض الأنواع الأكثر شيوعًا:
فاتورة المبيعات
هذا هو أكثر أنواع الفواتير الإلكترونية شيوعًا، حيث تنشئ الشركة فاتورة مبيعات لطلب الدفع عندما تبيع سلعًا أو خدمات لعميل، وتتضمن المعلومات القياسية على الفاتورة أسماء الموردين والعملاء ومعلومات الاتصال، ورقم الفاتورة والسلعة أو الخدمة المقدمة والمبلغ المستحق والموعد النهائي للدفع وطرق الدفع المقبولة.
الفاتورة الأولية
يستخدم هذا النوع من الفواتير الإلكترونية، الذي يستخدمه البائعون لتقديم تقدير قبل إصدار أي سلع أو خدمات، التكلفة المقدرة ووصفًا للعمل وأي معلومات أخرى قد يحتاجها العميل ليقرر ما إذا كان سيمضي قدمًا ويقدم طلبًا.
فاتورة متجاوزة الاستحقاق
يتم إرسال هذا النوع من الفواتير الالكترونية إلى العميل الذي لم يدفع فاتورة مبيعات بحلول تاريخ الاستحقاق، قد تشمل الرسوم المتأخرة المحددة في عقد البيع، يجب إرسالها إلى العميل في أقرب وقت ممكن بعد تاريخ الاستحقاق، وتضمين جميع التفاصيل الموجودة في فاتورة المبيعات الأصلية.
فاتورة ائتمانية
ترسل الشركة مذكرة ائتمان، تُعرف أيضًا باسم فاتورة الائتمان، عندما تحتاج إلى تقديم خصم أو استرداد، قد يتم إصدار فاتورة ائتمانية في حالة تلف المنتج أثناء الشحن أو لتصحيح خطأ فواتير سابق.
مذكرة الخصم
يُطلق على هذا المستند أيضًا اسم فاتورة الخصم، ويشير إلى أن الشركة تحتاج إلى زيادة المبلغ المستحق على العميل، كما تشير فاتورة الخصم إلى مجموعة من العمليات التجارية ذات الصلة التي ينفذها موظفو الحسابات الدائنة والمدينة، أحيانًا في مركز خدمات مشترك مركزي، وتتضمن هذه العمليات فحص فواتير العملاء وإرسالها، واستلام الفواتير المستلمة من موردي الشركة ومطابقتها، وتطبيق الحسومات الشهرية على فواتير البائعين.
فاتورة مختلطة
يجمع هذا النوع من الفواتير الإلكترونية بين رسوم الائتمان والخصم في فاتورة واحدة، ويعكس المبلغ الصافي ما يدين به العميل.
فاتورة تجارية
هذا نوع خاص من الفواتير الإلكترونية المطلوبة لبعض المعاملات الدولية، يتم استخدامها للحصول على التخليص الجمركي وحساب أي تعريفات ورسوم جمركية، واعتمادًا على البلد المعني، قد تشمل الفواتير الإلكترونية التجارية التصنيف الجمركي للبضائع، بالإضافة إلى الكمية والوزن أو الحجم والوصف والسعر.
فاتورة الجدول الزمني
عادةً ما ترسل الشركات التي تقدم فواتير مقابل خدماتها على أساس كل ساعة أو يوميًا فواتير الجدول الزمني، تتضمن فاتورة الجدول الزمني عدد ساعات العمل وسعر الساعة الذي يتم تحصيله، المحترفون الذين يستخدمون فواتير الجدول الزمني يشملون المحامين والاستشاريين وعلماء النفس.
فاتورة مؤقتة
غالبًا ما يتم الانتهاء من المشاريع الكبيرة على مراحل، مع سداد مدفوعات جزئية عند الوصول إلى المعالم، يتم الاتفاق على المعالم والمدفوعات قبل بدء المشروع، هنا تساعد الفواتير الالكترونية المؤقتة الشركات الصغيرة على إدارة تدفقاتها النقدية في المشاريع الكبيرة.
الفاتورة النهائية
يتم إرسال الفواتير الإلكترونية النهائية عند الانتهاء من مشروع كبير، وهي توضح المبلغ المستحق بعد خصم أي مدفوعات مؤقتة من التكلفة الإجمالية للمشروع.
فاتورة متكررة
غالبًا ما تستخدم الشركات التي تقدم خدمات مستمرة أو متكررة الفواتير الإلكترونية، والتي يتم إصدارها شهريًا أو على فترات منتظمة أخرى، وتتضمن أمثلة الشركات التي تصدر فواتير الكترونية متكررة الشركات التي توفر برامج قائمة على السحابة، أو خدمات البث أو عضويات الصالة الرياضية.
استنتاج:
بدأت الشركات بمختلف أحجامها تتجنب عملية إعداد الفواتير الورقية المملة، بدءًا من الطباعة وحتى البريد، تمامًا، في حين يمكن للشركة التركيز على أعمالها الأساسية مرة أخرى ولا تحتاج إلى إنفاق الموارد على عمليات الدعم المعقدة مثل المحاسبة، ومن خلال الفواتير الإلكترونية يتم إعفاء المستلم بدوره من معالجة الفاتورة المستلمة يدويًا، حيث يمكن نقل بيانات الفاتورة تلقائيًا إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات/المحاسبة.
التعليقات
29 Aug 2023 10:09 PM
جهاد
شكرا للافادة
29 Aug 2023 10:11 PM
رضى
معلومات قيمة
إضافة تعليق جديد