يعد البريد الإلكتروني وسيلة مهمة للغاية للاتصال في مجال الأعمال، إنه ملائم وسريع وأقل تدخلاً من مكالمة هاتفية، كما يتيح لنا القيام بوظائفنا من أي مكان تقريبًا، ومع ذلك، عند استخدام إدارة البريد الالكتروني بشكل غير صحيح، يمكن أن يضر البريد الإلكتروني بالإنتاجية، كيف ذلك؟ تابع القراءة.
إدارة البريد الإلكتروني
تساعد إدارة البريد الإلكتروني في إدارة الكميات الكبيرة من رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها المؤسسة، بدءا من تنظيم رسائل البريد الإلكتروني وتحديد أولوياتها والرد عليها بشكل فعال، مما يؤدي إلى توفير الوقت وزيادة الإنتاجية.
ويعمل وجود نظام لمؤسسة البريد الإلكتروني الخاصة بك تحسين كفاءتها، وتقليل تأثيرها السلبي على نفسك وفرقك وعملك، وذلك من خلال العديد من أدوات إدارة البريد الإلكتروني التي يمكنك استخدامها.
فوائد إدارة البريد الالكتروني:
تؤثر إدارة البريد الإلكتروني الناجحة على نجاح عملك، وذلك من خلال جني مجموعة من القوائد، جمعنا لك بعض منها:
1. يقلل من الفوضى
يساعدك نظام إدارة البريد الإلكتروني على فرز رسائل البريد الإلكتروني الواردة والتخلص من تشتيت انتباه البريد الإلكتروني على الفور، فقط رتب كل شيء وصنفه إما حسب الموضوع أو مستوى الأهمية، ومن خلال القيام بذلك، فإنك تنقذ نفسك من الضغط الناتج عن فوضى مئات رسائل البريد الإلكتروني.
2. توفير الوقت
تتيح لك إدارة البريد الإلكتروني توفير الوقت الذي يتم إهداره عادةً في صناديق البريد الوارد لديك، ومع الإدارة الصحيحة للبريد الإلكتروني، يصبح من الأسهل التركيز على المهام المهمة بدلاً من التركيز على رسائل البريد الإلكتروني، كما تتيح الإدارة الأفضل للبريد الإلكتروني تنظيمًا أفضل للمعلومات المهمة، وبالتالي، بدلًا من البحث في البريد الوارد المزدحم بلا دليل، فإننا ندرك أهمية إدارة البريد الإلكتروني عندما لا نضيع أي وقت في البحث عن رسائل البريد الإلكتروني المهمة.
3. زيادة الإنتاجية
يمكن لإدارة البريد الإلكتروني أن يكون لها تأثير حقيقي على الإنتاجية، ونظرًا لسهولة العثور على رسائل البريد الإلكتروني المهمة، يتم إضاعة وقت أقل في البحث عنها، لذلك، من الممكن إكمال المهام عاجلاً وليس آجلاً، من خلال إدارة البريد الإلكتروني الخاص بك، كما أن بعض عملاء البريد الإلكتروني يسمحون لك بإعداد خيار "عدم الإزعاج" أثناء العمل، وهذا هو الخيار الذي يمكن أن يساعدك على الاستمرار في التركيز، وبالتالي يتم تحقيق إنتاجية أفضل.
4. تقليل تشغيل الإشعارات
تتيح لك إدارة البريد الإلكتروني تقليل تشغيل الإشعارات بل وحتى إيقافها، فعندما يتم تقليل الإشعارات إلى الحد الأدنى، يمكنك ببساطة متابعة المهمة التي بين يديك، وهذا يسمح بتركيز أفضل والقدرة على إكمال المهام بسرعة.
إن إيقاف تشغيل الإشعارات يعني أنه يمكنك التركيز على العثور على مورد جديد في الوقت المحدد، وعند الانتهاء، يمكنك الانتقال إلى التعامل مع الطلب، في المقابل يمكن أن يؤدي تعدد المهام إلى انخفاض الإنتاجية بنسبة 40%، لذا حاول ألا تفعل شيئين في وقت واحد، لذا ركز على مهمتك الحالية والتزم بالمواعيد النهائية.
كيف تعمل إدارة البريد الإلكتروني على ترويض صندوق الوارد؟
تمت مجموعة من الارشادات التي يجب اتباعها من أجل إدارة البريد الإلكتروني الخاص بك بشكل فعال، ومنها:
1. معالجة البريد الإلكتروني في وقت محدد كل يوم
كم مرة في اليوم تتحقق من البريد الإلكتروني؟ ربما يكون أكثر مما تعتقد، من المغري التبديل بين صندوق بريدك الإلكتروني وأي عمل آخر تقوم به، لكن إذا حولت انتباهك إلى بريدك الإلكتروني، فسوف يستغرق عقلك بعض الوقت لإعادة التركيز على ما كنت تفعله في الأصل (يُعرف هذا باسم "تكلفة التبديل").
لذلك بدلاً من النظر إلى بريدك الإلكتروني عدة مرات في اليوم، حدد وقتًا واحدًا كل يوم لمعالجة جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، وبهذه الطريقة، لن تقاطع مهمة أكثر إنتاجية "لإلقاء نظرة على بريدك الوارد"، وبالإضافة إلى ذلك، ستتجنب المماطلة في البريد الإلكتروني والسماح بتراكم الرسائل التي لم يتم الرد عليها.
2. أرشفة الرسائل أو احذفها عند الانتهاء منها
يعتبر من السهل التعامل مع صندوق الوارد الخاص بك كأرشيف، ولكن هذا ما يؤدي إلى البريد الوارد المزدحم، يجب أن يكون صندوق الوارد الخاص بك للعناصر التي تحتاج إلى اتخاذ إجراء بشأنها، فبمجرد اتخاذ إجراء، احذف الرسالة المعنية أو أرشفتها.
3. قم بإلغاء الاشتراك في الرسائل الإخبارية والرسائل التسويقية
تعد أرشفة الرسائل وحذفها عاملاً أساسيًا في الحفاظ على البريد الوارد واضحًا، ولكن يجب عليك أيضًا اتخاذ خطوات لتقليل عدد الرسائل التي تصل إلى بريدك الوارد في المقام الأول، ولعل الرسائل التسويقية والنشرات الإخبارية من أكبر مصادر البريد الوارد غير المرغوب فيه، وبالتأكيد، بعض هذه الرسائل ذات قيمة وتستحق الاحتفاظ بها، ولكن إذا وجدت نفسك تقوم باستمرار بحذف / أرشفة نفس الرسائل دون قراءتها، فهذه علامة يجب عليك إلغاء الاشتراك فيها.
4. لا تستخدم علبة الوارد الخاصة بك كمدير مهام
يعد استخدام بريدك الوارد كأرشيف أمرًا سيئًا، ولكن استخدامه كمدير مهام يعد أسوأ، من السهل الوقوع في هذه المشكلة، كما من السهل التخلص منها، فقط عليك استخدام قائمة المهام، في إدارة صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك.
5. الحذف
يواجه الأشخاص أحيانًا صعوبة في تحديد ما إذا كان عليهم أرشفة الرسائل أو حذفها، لإصلاح هذا، تمت قاعدة بسيطة، إذا اعتقدت يومًا أنك ستحتاج إلى شيء ما من الرسائل مرة أخرى، فقط ضعه في الأرشيف، علما أن برامج البريد الإلكتروني الحديثة تحتوي على مساحة تخزين كبيرة، لدرجة أنه من غير المحتمل أن تملأ الأرشيف.
6. إنشاء التسميات والمجلدات
إحدى الطرق لتبسيط إدارة البريد الإلكتروني هي من خلال التنظيم، ويتضمن ذلك إعداد التصنيفات والمجلدات والفئات، فعلى سبيل المثال، قد يحتاج شخص ما في الشؤون المالية إلى مجلدات متعددة، واحدة للفواتير، وواحدة للسداد، وهكذا، والحل هو تحديد أولويات رسائل البريد الإلكتروني وتجميعها وفرزها إلى فئات.
7. معرفة متى ترسل رسائل البريد الإلكتروني
تتعلق إدارة البريد الإلكتروني بنوع وحجم رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها، بقدر ما تتعلق بنوع وحجم رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها، وبالتالي إذا كنت تريد تلقي عدد أقل من رسائل البريد الإلكتروني، فأرسل عددًا أقل من رسائل البريد الإلكتروني، وتتمثل إحدى الطرق التي يمكنك من خلالها إرسال عدد أقل من رسائل البريد الإلكتروني، في اختيار المحادثات التي تريد إجراؤها عبر البريد الإلكتروني والمحادثات التي تريد إجراؤها عبر مكالمة.
استنتاج:
أصبحت إدارة البريد الإلكتروني جزءًا مهمًا جدًا من حياة العمل. يعد السماح بالاتصال الأمثل والتنظيم الرائع للرسائل والمستندات أمرًا بالغ الأهمية، فإذا كنت تريد أن يزدهر عملك، فأنت بحاجة إلى التحكم بشكل كبير في جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.
إضافة تعليق جديد