كيف يمنح نظام إدارة المستندات 4 شركات مصنعة ميزة تنافسية؟

تتطلع جميع الشركات إلى زيادة كفاءتها وإيجاد طريقة للبقاء في صدارة المنافسة، ومع ذلك، ولسبب غير مفهوم، لا تعرف العديد من الشركات كيفية تحقيق ذلك، ومع ظهور الخدمات الرقمية، والتقدم التكنولوجي الأحدث في حلول إدارة المستندات، تحتاج الشركات إلى التصرف بسرعة لاكتساب ميزة تنافسية، كيف ذلك؟ تابع القراءة.

كيف يمنح نظام إدارة المستندات ميزة تنافسية للشركات؟

يمكن لنظام إدارة المستندات أن يصبح حلاً إداريًا جيدًا، دعونا إذا نلقي نظرة على بعض الفوائد الرئيسية التي يمكنك توقعها من نظام إدارة المستندات:

1. جلب المنتجات والخدمات إلى السوق بشكل أسرع

تجعل أتمتة إدارة المستندات كل شيء يحدث بشكل أسرع، هذا يعني أنه يمكنك جمع البيانات اللازمة لإجراء تحسينات على المنتج أو الخدمة، أو تسريع التطوير أو الحصول على السلع أو الخدمات في أيدي عملائك بشكل أسرع، تتنافس الشركات الأفضل في فئتها على منافسيها من خلال قدرتها على تقديم الأحدث والأكبر إلى السوق قبل منافسيها، وذلك من خلال نظام إدارة المستندات الفعال.

2. تقليل التكاليف بسبب زيادة الكفاءة

كلما زادت الأموال التي توفرها عن طريق التخلص من تخزين الورق وزيادة الكفاءة، فإن المزيد من الأموال التي يمكنك استثمارها في نظام إدارة مستندات احترافي، تشجعك على التفكير في بعض الطرق التي يمكن من خلالها استخدام رأس المال بشكل أكثر استراتيجية، تضعك إعادة استثمار الأموال في أشياء مثل برامج وأنظمة إدارة المستندات المحسّنة أميالاً أعلى من منافسيك الذين ما زالوا يدفعون مقابل خزائن الملفات ومجلدات ورقية.

3. زيادة الرؤية واتخاذ قرارات أكثر إستراتيجية

شركات اليوم سريعة الحركة وذكية تقنيًا للغاية، هذا يعني أن كونك أكثر استراتيجية في قرارات العمل أمر مهم ليس فقط للبقاء على المسار الصحيح، ولكن لتتفوق على منافسيك في الصناعة، ومن خلال الوصول إلى كميات وفيرة من البيانات والحل الآلي للتأكد من أن هذه البيانات - المنظمة وغير المهيكلة - يتم تلقيها وتنظيمها وفهرستها بدقة من خلال نظام إدارة المستندات، يمكنك التأكد من أن لديك المعلومات التي تحتاجها لاتخاذ أكثر القرارات المحسوبة والمدروسة من أجل استمرار النمو للمضي قدما.

4. فرص النمو والتوسع

إن أفضل الشركات وأكثرها تنافسية تتخطى الحسابات المستحقة الدفع وتبحث عن طرق أخرى يمكن من خلالها أتمتة العمليات التجارية، فالذمم المدينة والقانونية والموارد البشرية؛ هذه كلها أماكن يمكن أن تتألق فيها أتمتة العمليات التجارية وتجعل شركتك مبتكرة وفعالة، مما يمنحك دعمًا للشركات التي تحد من استخدام حلول إدارة المستندات الخاصة بها.

5. المستندات آمنة

يعني عدم توزيع المستندات على أجهزة مختلفة يعني عدم وجود وسيلة للتحكم في من يصل إلى هذا المستند ومتى، لهذا السبب، يأتي نظام إدارة المستندات الآمن لحمايتك، حيث عليك أن تقرر من لديه مقدار الوصول إلى أي ملف.

6. سهولة الوصول

يمكنك نظام إدارة المستندات مع الإصدار التلقائي للملفات، وبيانات التعريف، وبيانات التعريف المخصصة، وسجل التدقيق، من التحكم في المستند بسهولة، فكل شيء في متناول اليد، وصاحب العملية محدد ومحدد بوضوح، ولن يتم إضاعة أي قدر من الوقت في تتبع الملف، وستقوم سجلات التدقيق بتعقب من كان لديه حق الوصول إلى الملف ومتى.

7. التغلب على المنافسة بمرونة

يتميز نظام إدارة المستندات بالموثوقية والسرعة والفعالية من حيث الوقت، وهذا يترجم إلى إنتاجية ستستفيد منها شركتك دون الحاجة إلى التخلي عن قابلية التوسع، إن نظام إدارة المستندات قابل للتطوير بطبيعته لأنه لا يحتاج إلى الاعتماد على المساحة أو عدد معين من الموظفين لكي يعمل، وإذا زادت احتياجاتك التشغيلية، فسوف يقوم نظام إدارة المستندات بذلك بسهولة، حيث سيسمح هذا لك ولشركتك بإتاحة الوقت والطاقة لمجالات النجاح الأخرى.

8. تحسين الامتثال التنظيمي

يمكن أن تكون متطلبات الامتثال لبعض المستندات معقدة للغاية، يمكن أن يؤدي عدم المطابقة إلى فرض غرامات، وإلغاء التراخيص، وفي بعض الحالات، إلى المسؤولية الجنائية، تفرض اللوائح التنظيمية إرشادات صارمة للأمان والخصوصية، يقلل نظام إدارة المستندات من مخاطر عدم الامتثال، على سبيل المثال، يمكن أتمتة جداول الاحتفاظ بالسجلات، كما يمكن تصنيف المستندات الجديدة وتخزينها بسهولة أكبر.

9. تقليل مساحة التخزين

تتزايد تكاليف العقارات التجارية وكذلك تكلفة تخزين المستندات الورقية، يعد نظام إدارة المستندات القائم على البرامج والذي يمكنه تقليل الحاجة إلى خزائن الملفات والصناديق وصناديق التخزين، أحد الأصول القيمة لأي مؤسسة، مما يوفر مساحة مكتبية ثمينة، غالبًا ما يمكن تخزين المستندات التي يجب الاحتفاظ بها كنسخ ورقية في مواقع أقل تكلفة، مثل مستودع أو قبو خارج الموقع.

10. تعزيز التدقيق وتتبع الوثائق

يحتفظ نظام إدارة المستندات بسجل تدقيق شامل لجميع الأنشطة، يتم تعقب عمليات إنشاء المجلدات وحذف المجلدات وإنشاء المستندات/عروضها/تحريرها/حذفها وغير ذلك الكثير تلقائيًا، يمكنك أتمتة المهام التي يتم التغاضي عنها بسهولة مثل مراجعة المستندات للتأكد من ملاءمتها ودقتها، تعد القدرة على تذكير المستخدمين تلقائيًا بالتحقق من المستندات والإجراءات أمرًا مهمًا للحفاظ على قدرتك التنافسية.

11. تعزيز إنتاجية الموظفين

يمكن للموظفين بسهولة من خلال نظام إدارة المستندات تجنب فترات التوقف عن العمل، عندما يتم تنظيم المستندات وفهرستها ويمكن الوصول إليها رقميًا، وسواء كان العرض أو إجراء المراجعات أو التقدم في عملية الموافقة، يمكن للجميع الوصول بسهولة إلى المستندات المخزنة مركزيًا والتعاون فيها، وعلاوة على ذلك، يمكن لأنظمة إدارة المستندات السحابية ذات إمكانات سير العمل الآلية تعزيز التعاون وتقليل الوقت المستغرق في العمل مع المستندات أو مشاركتها.

12. تسهيل التحرير والإصدار

عندما يتمكن العديد من الموظفين من العمل على نفس المستند في نفس الوقت في الشركات الكبيرة، تكون وظائف مثل التحرير وإصدار الإصدارات أمرًا ضروريًا، إحدى فوائد نظام إدارة المستندات الإلكتروني هي القدرة على تتبع التغييرات التي تطرأ على موظف معين، بالإضافة إلى تخزين إصدارات متعددة من المستند، في حالة الحاجة إلى الوصول إلى الأصل.

وفقًا للأبحاث، فإن 83% من القوى العاملة تهدر الوقت بسبب مشكلات الإصدار، لذلك لا يساعد نظام إدارة المستندات في تجنب المشكلات الخطيرة في العمليات التجارية فحسب، بل يساعد أيضًا في توفير الوقت وإعادة توجيه إنتاجية الموظفين.

استنتاج:

يبحث العملاء والموردون اليوم عن إرضاء فوري، ويتطلع فريقك إلى إكمال المهام بشكل أكثر كفاءة ودقة، ومن خلال الأتمتة الفعالة في إدارة المستندات يمكنك تقديم الخدمات والمعلومات والبيانات بشكل أسرع وأكثر سلاسة، بما يلبي احتياجات العملاء والموردين والموظفين، ويمنحك ميزة تنافسية من خلال مواءمة عمليات عملك مع احتياجات الأشخاص داخل وخارج مؤسستك.