مع تزايد حجم المنشأت وما تحتوى عليه من وثائق محاسبية ومعاملات ورقية سواء كانت داخلية، أو خارجية فى شتى المجالات، و رغبة المنشأت فى تنظيم بياناتها بطريقة إلكترونية توفر لها الوقت والجهد لضمان الحفاظ على هذه البيانات ظهرت حاجة ملحة لوجود نظام متكامل يقوم بجميع العمليات الخاصة بالتعامل مع البيانات الإلكترونية، فكان الحل من ضمن بدائل كثيرة هو الأرشفة الإلكترونية.
كما أن الوثائق المحاسبية والإدارية هى عمود الأساس لأى منشأة تحرص على ممارسة إدارية سليمة وعلمية؛ لتقلل من عشوائية اتخاذ القرار، وذلك يعتمد على ضخامة وأهمية حجم الأعمال التى تقوم بها المنشأة؛ لذلك كان من الضرورى مواكبة التطور واتباع أساليب علمية حديثة للأستفادة منها فى تسهيل عملية الضبط الأرشيفى للوثائق والسجلات والمعاملات لزيادة فاعليتها.
ما هى الأرشفة الإلكترونية ؟
تحتاج أى منشأة لإدارة الوثائق المحاسبية والإدارية، لتحقيق نظام إدارة الوثائق المحاسبية والإدارية بشكل فعال وآمن ظهر نظام الأرشفة الإلكترونية بهدف الإحتفاظ بالمستندات والسجلات فى العصر الرقمى. يشمل الأرشفة الإلكترونية التنظيم الرقمى، وإدارة المعلومات الشخصية، وإدارة السجلات المحاسبية فى مستودع رقمى، ويشمل التقنيات الأمنية و المخاطر والمسائل القانونية و التنظيمية لهذه المنشأة، بالإضافة إلى الأمور الأخرى كالتأمينات وغيرها.
أهداف الأرشفة الإلكترونية
إن المعلومات بغض النظر عن كيفية إنتاجها أو جمعها من البداية، أصبحت تشكل أساساً ذا قيمة تتزايد مع مرور الزمن، وفى حين أن متطلبات الأرشفة الإلكترونية أصبحت أكثر تعقيداً فى نفس الوقت.
إن إيجاد حل و نهج فعَال لأرشفة الوثائق المحاسبية عبر كل المراحل التى مر بها هذا المستند يشكل تحدياً كبيراً. وفى الوقت ذاته، فإن الحاجة إلى وضع نهج فعَال أمر أساسى؛ حيث يقلل من التكاليف و يطور الأداء التنظيمى.
ومع ذلك، هناك أنظمة برامج فكرة المحاسبية التى ستساعدك فى الأرشفة الإلكترونية وغيرها من الأمور المالية والمحاسبية وهذه بعض من الأهداف التى وضعها الفريق المتخصص فى مجال الأرشفة الإلكترونية ومنها:
- تساعد الأرشفة الإلكترونية على تقليل البيانات/المعلومات المتكررة فى جميع أنحاء المنشأة.
- المساعدة فى تحسين الإنتاجية من خلال توفير عمليات فعالة ووصول فورى إلى المعلومات من أى جهة.
- المساعدة فى الحد من المخاطر مثل تغيير المتطلبات التنظيمية والكشف عن السجلات السرية، كما ويمكن تحسين الأمان للمعلومات عن طريق وضع سياسات الأمان وتسجيل الدخول بسهولة.
- فهم هيكل السجلات الإلكترونية ونماذج إنشاء سجلات واستخدامها، ثم تخزينها.
- القدرة على تنظيم المعرفة الجديدة والمكتسبة وتطبيقها.
- إلتقاط البيانات و تصنيفها وإزالة المكرر منها ومعالجة وتحليل والأرشفة.
- توريد المعلومات اللازمة لمتخذى القرار بسرعة وسهولة.
البرامج المحاسبية و دورها فى إدارة الوثائق والسجلات الإلكترونية
فى برامج إدارة الوثائق الإلكترونية الحديثة، يكون للأرشفة معنى مميزاً. وقد يعنى ذلك إلغاء تحميل البيانات المستخدمة قليلاً من التخزين الأساسى المُكلف إلى أجهزة التخزين الثانوية الأقل تكلفة.
ولا تقلل إستراتيجية الأرشفة هذه النفقات فحسب، بل تحسن أداء النظام، الذى يمكن أن يتباطأ لولا ذلك. وقد قدر أن ما يصل إلى 80% من البيانات المنتجة قد لا تكون لها أهمية بالغة بالنسبة للمهمة، ومن ثم لا يلزم الوصول إليها على الفور.
غالباً ما تستخدم أرشفة البيانات الإلكترونية برامج تلقائية، تحدد السجلات منخفضة الإستخدام وتحركها إلى أجهزة تخزين ثانوية قد تظل قابلة للوصول عبر الإنترنت. على سبيل المثال، يمكن نقل البيانات إلى منشآت تخزين ويب تابعة لجهة خارجية.
قد تتضمن الأرشفة الإلكترونية تسلسل العديد من الملفات، وغالبًا ما يتم ضغطها وتشفيرها. يمكن أن تقلل هذه الممارسة متطلبات مساحة التخزين، ويمكن للتشفير أن يجعل البيانات قابلة للوصول فقط إلى الأشخاص الذين لديهم مفتاح الوصول.
إن الحفاظ على الوثائق المحاسبية الإلكترونية يواجه بعض المشاكل الفريدة. إن التطور التكنولوجى سريع للغاية فى صناعة تكنولوجيا المعلومات، وهذا يؤدى إلى أن تصبح الأجهزة والبرامج المستخدمة فى إنشاء البيانات قديمة بسرعة.
وسائط التخزين أصبحت أصغر حجمًا، وقد لا تتمكن الوسائط الجديدة التى تستخدم تنسيقات ملفات مختلفة من قراءة البيانات التى تم إنشاؤها بواسطة الوسائط القديمة. كما يتم تقديم إصدارات جديدة من البرامج بشكل منتظم للإستفادة من تحسينات التكنولوجيا، وقد لا تتمكن الإصدارات الحالية من قراءة البيانات التى تم إنشاؤها بواسطة الإصدارات القديمة.
وقد تم أقتراح عدة إستراتيجيات لإيجاد حل لمشاكل قابلية القراءة المرتبطة بالبيانات المؤرشفة. وتشمل هذه البرامج التحويل المنتظم للبيانات القديمة إلى أشكال جديدة، وتطوير برامج محاكاة يمكنها تمكين النظم الحالية من محاكاة البيئات السابقة وقراءة البيانات التى تم إنشاؤها فى تلك البيئات.
تعتبر أرشفة المستندات وظيفة أساسية لإدارة المستندات، ويمكن أن يوفر تكاليف، ويحسن أداء النظام، ويمنع الشركة من السقوط فى مشاكل قانونية خطيرة. ويجب إيلاء أهتمام خاص لضمان قابلية قراءة البيانات الإلكترونية المؤرشفة خلال فترة عمرها لأن البيانات يمكن بسهولة أن تصبح غير قابلة للقراءة عندما تحل التكنولوجيا الجديدة محل التكنولوجيا القديمة.
أهمية تطبيق الأرشفة الإلكترونية على منشأتك
لماذا تحتاج منشأتك إلى الأرشفة الإلكترونية؟
- أحتمالية تلف الوثائق المحاسبية مع مرور الوقت.
- قد تقل قدرات المعالجة الداخلية من كثرة المعاملات.
- زيادة خطر حدوث أخطاء فى تجهيز الوثائق من قبل الموظفين غير المتخصصين.
- لا يمكن لأثنين من الأشخاص الوصول إلى المستندات والسجلات أو استخدامها فى الوقت ذاته.
- يجب التحكم فى الوصول إلى المستندات بشكل آمن و سريع.
- يمكن إدارة مساحات التخزين للأرشيف الفعلى بكفاءة أكبر.
- التحقيق فى الأرشيف المادى بالغ التكفة.
أهمية الأرشفة الإلكترونية:
- إمكانية الوصول للمعلومة المطلوبة فى الوقت المناسب بأسرع وأقل جهد ممكن.
- تبادل المعلومات بين الجهات المختصة بسهولة.
- تسهيل و إنسيابية فى العمل داخل نظام الأرشفة الإلكترونية وتنقل بسلاسة.
- إستخدام تقنيات حديثة لتسهيل أدخال البيانات مثل الماسحات الضوئية.
- الآمان والسرية للبيانات و إستخدام بيانات شخصية للناس المصرح بها.
- ترتيب و تصنيف المستندات بطريقة وأسلوب العمل فى المنشأة من خلال أنماط متعددة.
- قدرة التعامل مع كافة البيانات بغض النظر عن طبيعتها منظمة أو لا.
- البحث عن المعلومة المطلوبة بسهولة وفى أسرع وقت.
- تداول الوثائق بين المستخدمين بالتقنيات الحديثة مثل الفاكس و البريد الإلكترونى.
من هنا ظهرت الحاجة الملحة لوجود نظام الأرشفة الإلكترونية لحفظ الوثائق المحاسبية، يفصّل كل شاردة وواردة فى المنشأة العاملة، وإستخدامه للتخزين و الحفاظ على الوثائق المحاسبية وغيرها من المعلومات الهامة للمنشأة، ويطبق الأرشفة الإلكترونية على السجلات والمستندات والمعاملات داخلياَ وخارجياً، مما يتيح لها الرجوع إلى أى معاملة بشكل مستمر و تصحيحها، فى سبيل أزدهار المنشأة، وتحقيق الأهداف التى تطمح إليها.
لمزيد من المعلومات عن انظمة فكرة للبرمجيات :
إضافة تعليق جديد