يعتبر الأرشيف الرقمي للمؤسسة بمثابة الذاكرة الرقمية للمؤسسة، والتي تتكون في الغالب من المستندات الإلكترونية، وبالتالي، من الضروري أن تحتفظ المنظمات بالوثائق رقميًا بطريقة مناسبة من أجل الحفاظ على ذاكرة أرشيفها بمرور الوقت، فما أهمية الأرشيف الرقمي واستراتيجياته في حفظ نظام المستندات للشركات والمنظمات؟، تابع معنا القراءة لمعرفة الإجابة.
تحدي العالم الرقمي
يركز الأرشيف الرقمي عادةً على اختيار وسائط التخزين المؤقتة، ومتوسط العمر المتوقع للنظام الرقمي، وتوقع ترحيل الملفات الرقمية إلى الأنظمة المستقبلية مع الحفاظ على وظائف وسلامة النظام الأصلي.
يحتاج أمناء الأرشيف الرقمي إلى التأكد من أن الملفات الرقمية لا تزال قابلة للقراءة بتنسيقها الأصلي، والتي يمكن أن تكون مهمة شاقة، كما تشمل التحديات الأخرى اضمحلال المعلومات داخل ملف رقمي، الأجهزة والبرامج وتقادم التنسيق، وتعطل الخادم والكوارث الأخرى، وقد خلق نمو المحتوى الرقمي مشاكل حرجة في الحفظ لا يمكن حلها بأساليب الأرشفة التقليدية، بل بالأرشفة الرقمية.
لماذا يجب على الشركات التفكير في اعتماد أرشيف رقمي؟
هناك العديد من الأسباب التي تدفع الشركات إلى التفكير في الأرشيف الرقمي، أولاً، يمكن أن يساعدهم على الامتثال للوائح والحفاظ على تاريخ الشركة، بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يساعد الأرشيف الرقمي الشركات في توفير المال على تكاليف التخزين وتقليل تأثيرها على البيئة.
يجب أن تفكر الشركات في اعتماد الأرشيف الرقمي لأنه يمكن أن يساعدها في تخزين البيانات وإدارتها بشكل أكثر فعالية، يمكن أن يساعدهم أيضًا في تتبع تفاعلات العملاء والمراسلات، علما أن قيمة الارشيف الرقمي لا تقتصر فقط على العناصر الرقمية التي تشكلها، بل تتعلق بالعمليات والعلاقات والطرائق المعتمدة لتشكيلها وإدارتها وحفظها بمرور الوقت.
ما هي الوثائق التي يجب أرشفتها عادة؟
بمجرد توفر البيانات والمستندات التي تم إنشاؤها في عمليات الأعمال الرقمية، من المهم أرشفتها بطريقة دقيقة، تتضمن المستندات المطلوب أرشفتها عادةً ما يلي:
- الدفاتر والسجلات (مثل المعاملات التجارية والحجوزات وما إلى ذلك)
- المخزونات (مثل السجلات التي توضح بالتفصيل الوجود المادي وقيمة جميع الأصول والخصوم)
- القوائم المالية
- تقارير الإدارة (على سبيل المثال ، الإضافات المهمة من الناحية القانونية إلى البيانات المالية السنوية)
- الأرصدة الافتتاحية وكذلك إجراءات التشغيل والمستندات التنظيمية الأخرى المطلوبة لفهمها
- مستندات المحاسبة (على سبيل المثال ، الفواتير الواردة ، ولكن أيضًا الفواتير المرسلة)
- الرسائل التجارية والتجارية المستلمة (أي مراسلات لإعداد أو تسوية أو إبرام أو إلغاء معاملة)
- المستندات الأخرى ذات الصلة بالضرائب (مثل مستندات الموارد البشرية)
الهدف من استراتيجية الارشيف الرقمي
يجب أن يكون الهدف من استراتيجية الارشيف الرقمي الخاصة بك هو تحقيق الاتساق في إدارة السجلات ، يجب أن تحدد استراتيجيتك الإجراءات المطلوبة للأرشيف الرقمي النشط، حيث يجب أن توفر:
- وسيلة رسمية لقبول السجلات، بما في ذلك معيار متفق عليه لتنسيقات الملفات ومستويات وصف السجلات
- عملية آمنة لنقل السجلات إلى التخزين ثم إدارتها بشكل مناسب (بما في ذلك فحوصات السلامة)
- طريقة لرسم خرائط للعمليات لالتقاط المعلومات الوصفية في قاعدة بيانات قابلة للبحث مرتبطة بالسجلات للسماح لها بالبقاء قابلة للاكتشاف
- وسيلة أرشيف رقمي رسمية لتوفير محتوى السجلات المحفوظة للمستخدمين بالتنسيق الأنسب لمحتوى السجل
- نظام أرشيف رقمي صارم لمراقبة أنشطة الحفظ التي يمكن أن تنتج بيانات تدقيق قابلة للاستخدام.
استراتيجيات الارشيف الرقمي
إذا كنت ترغب في نهج استراتيجية أرشيف رقمي ناجحة، اتبع الإرشادات التالية:
حفظ نظام المستندات
يتطلب حفظ نظام المستندات الذي يمكن الاعتماد عليه بمرور الوقت من الشركة توفير ما يلي:
- تنظيم ومراقبة مسؤوليات إنتاج مستندات الشركة وصيانتها وحفظها
- اعتماد الإجراءات والأدوات التي تحدد مستندات الكمبيوتر المخزنة بطريقة معينة في الزمان والمكان، مما يضمن سهولة القراءة واسترجاع المستندات ومعلومات التعريف، بما في ذلك البيانات الوصفية المرتبطة بالوثائق.
- الاختيار والاعتماد على الموردين المتخصصين في إدارة الأرشيف الرقمي وحفظه والذين يضمنون أعلى مستويات الأمان والجودة والموثوقية.
- تنظيم أرشيف رقمي ذي قيمة قانونية، يُدار بواسطة نظام معلومات ويدعمه نموذج تنظيمي وإجراءات وأدوار ومهام وأنشطة موصوفة في دليل الحفظ.
- تحديد أنواع المستندات المعنية في الأرشيف الرقمي وما يجب القيام به لأرشفتها بشكل صحيح، وبالتالي يمكن إجراء جرد على مستوى كل خدمة.
تخلص من المستندات غير الضرورية
لا يجب تخزين جميع المستندات التي تنتجها الشركة أو تتلقاها، يجب أن يكون فريق المشروع قادرًا على تحديد جميع المستندات المطلوب حذفها، والتي يتم اكتشافها عادة عن طريق الجرد، فالتخلص من الملفات غير المهمة والمرهقة في بعض الأحيان يعد أمرًا ضروريًا إذا كنت ترغب في تحقيق أرشيف رقمي فعال، لأن الأرشفة الرقمية تعني أيضًا اتخاذ خطوات للعثور بسرعة على مستند مخزن بشكل دائم إذا لزم الأمر، في حين أن وجود مستندات غير ضرورية يضيع الوقت.
حدد الإجراء الذي يجب اتباعه للأرشيف الرقمي المثالي للوثائق بعد أن يتم إنشاء المخزون جيدًا وبعد أن تم التخلص من المستندات غير المفيدة، يمكن لفريق المشروع تحديد الإجراء الذي يجب اتباعه لتخزين المستندات بشكل مثالي ليتم أرشفتها، ومن الممكن تحقيق المركزية أو اللامركزية في تخزين الكتلة الوثائقية، كما من الممكن أيضًا استخدام محطات العمل الفردية، على أي حال، فإن التفكير ضروري لاتخاذ قرار بشأن الطريقة المثلى لمعالجة وثائق العمل واعتماد أرشيف رقمي دقيق، ويبقى الأمر متروك للفريق لاختيار النظام الذي سيتم وضعه لإدارة السجلات والاحتفاظ بها، يمكن أن يكون نظام ملفات ماديًا أو نظامًا إلكترونيًا أو مزيجًا من كليهما.
فيما يتعلق بنظام الإدارة الإلكترونية، من الجيد عدم إغفال بعض الاعتبارات الفنية عند تطويره، يجب أن يتأكد فريق المشروع من أن لديه إمكانيات سير عمل كافية أو أكبر من احتياجات العمل، من الضروري للغاية أن يُسمح بالوصول إليه فقط للأشخاص الذين لديهم إذن.
استنتاج:
أي وثيقة تم إنشاؤها اليوم تشكل أرشيف رقمي للغد، هذه الحقيقة في عالم الأرشفة يمكن التحقق منها لكل من المستندات المادية والإلكترونية، الأرشفة الرقمية تلبي أيضا معايير صارمة من حيث السلامة من الحرائق والفيضانات.
لمزيد من المعلومات عن انظمة فكرة للبرمجيات :
افضل برنامج محاسبي
افضل برامج erp
برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق
برنامج إدارة مكاتب المحاماة والإستشارات القانونية
برنامج حسابات المطاعم والكافيهات
برنامج ادارة العيادات
برنامج عقارات
افضل برنامج محاسبي
افضل برامج erp
برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق
برنامج إدارة مكاتب المحاماة والإستشارات القانونية
برنامج حسابات المطاعم والكافيهات
برنامج ادارة العيادات
برنامج عقارات
التعليقات
16 Jun 2023 03:46 PM
IBRAHIM
بارك الله فيكم
16 Jun 2023 03:47 PM
نوف
بارك الله فيكم
إضافة تعليق جديد