هل وجدت المعاملة التى تبحث عنها؟ كم من الوقت يضيع فى مؤسستك للبحث عن معاملة ضائعة أو إرسال خطاب من إدارة لأخرى؟ هل يمكنك معرفة المهام المسندة إليك أو متابعة المهام المسندة إلى موظفيك بسهولة؟ هل يسير عملك حسب معايير الكفاءة الإدارية؟

هذه المشاكل تعتبر من أهم المشاكل التى قد تواجهك إذا كان إعتمادك على الطريقة التقليدية "اليدوية" فى إدارة عملية الإتصال الإدارى لديك بنوعيه الداخلى والخارجى، هذه المشاكل مرشّحة للتزايد وكلما زاد حجم الأرشيف الورقى من المعاملات والخطابات ستجد صعوبة فى تتبع المعاملات أو البحث عنها ما قد يؤثر سلباً على جودة سير العمليات الإدارية والأداء الإجمالى للمؤسسة.

سنستعرض معكم خلال هذا المقال أهمية التحول من الإدارة الورقية "التقليدية" إلى الإدارة "الإلكترونية".

الإدارة الورقية"Paper management"

 وهى المؤسسة التى تعتمد على الأوراق والمستندات اليدوية فى معاملاتها وعلاقتها مع موظفيها دون اللجوء إلى إستخدام جهاز الحاسوب الذكى، حيثُ تُمثّل هذه الإدارة عقبة كبيرة فى مسار نجاح أى عمل.

وهناك عدة أسباب تجعل الإستمرار فى إستخدام الأوراق فى إدارة المؤسسة عائق للنجاح:

• الوقت والجهد والتكلفة المرتفعة لإنجاز العمل الورقى.
• تلف بعض المعاملات الورقية نظراً للتقادم.
• إمكانية ضياع بعض المعاملات سهواً أو تعمُداً، وصعوبة إسترجاع تلك المعاملات.
• عدم توحيد أسلوب العمل فى معالجة البريد الوارد والصادر والمتابعة بين أقسام الشركة المختلفة.
• صعوبة فى أرشفة المعاملات الخاصة بالمؤسسة.
• كفاءة متدنية فى أداء الأعمال.
• صعوبة تحديد المخطئ و المسئول عن تأخير العمل ومكافئة المتميز.

الإدارة الإلكترونية"E-management"

 هى منظومة إلكترونية متكاملة تهدف إلى تحويل العمل الإدارى العادى من إدارة يدوية إلى إدارة بإستخدام الحاسب وذلك بالإعتماد على نظم معلوماتية وبرامج إدارية تُساعد فى إتخاذ القرار الإدارى بأسرع وقت وبأقل التكاليف، ويمكن أن تشمل الإدارة الإلكترونية كل من الإتصالات الداخلية والخارجية بالإضافة إلى المراسلات الإدارية والأرشفة.

كما ويُعتبر تنفيذ أى حل لإدارة إلكترونية ينبغى أن تلبى إحتياجات الموظفين فى المقام الأول، وينبغى إزالة الإعتماد على أفراد معينين، بالإضافة إلى إدخال نُظم الشفافية فى العمل.

أهمية الإدارة الإلكترونية

إن التحول إلى الإدارة الإلكترونية ليس درباً من دروب الرفاهية وإنما حتمية تفرضها التغيّرات العالمية، ففكرة التكامل والمشاركة وتوظيف المعلومات أصبحت أحد محددات النجاح لأى مؤسسة. وقد فرض ذلك التقدم العلمى والتقنى بالإضافة إلى المطالبة المستمرة برفع جودة المخرجات وضمان سلامة العمليات الإدارية، كل ذلك من الأمور التى دعت إلى التحوّل نحو الإدارة الإلكترونية، ومما يدلل على ذلك، وحسب مركز IDC فإنّه فى شركة يعمل بها 1000 موظف يبلغ متوسط النفقات الضائعة سنوياً فى البحث عن معلومات مفقودة أو غير موجودة بسبب عدم وجود برنامج محدد لإدارة الوثائق والأرشيف أكثر من 3 مليون دولار سنوياً.

أسباب التحول من الإدارة الورقية إلى الإلكترونية:

• تكلفة الأعمال العالية فى حال إستخدام الإدارة الورقية الناتجة عن الإجراءات المعقدة.
• ضرورة وجود قاعدة بيانات موحّدة للمؤسسة.
• صعوبة الوقوف على معدلات قياس الأداء.
• تسهيل وصول الموظفين للمعلومات اللازمة لإنجاز أعمالهم.
• التوجه نحو توظيف إستخدام التطور التكنولوجى والإعتماد على المعلومات الدقيقة فى إتخاذ القرارات.
• ازدياد المنافسة بين المؤسسات وضرورة وجود آليات للتميز ومن ضمن تلك الآليات إستخدام الإدارة الإلكترونية.
• تحقيق الإتصال المستمر بين العاملين على إتساع نطاق العمل.
• تسهيل الأرشفة للمعاملات الإدارية المختلفة.

 مراحل التحول إلى الإدارة الإلكترونية

التحول إلى الإدارة الإلكترونية يحتاج إلى عدة مراحل كى تتم العملية بشكل يحقق الأهداف العامة المرجوة للمؤسسة. ومن تلك المراحل ما يلى:

• قناعة ودعم الإدارة العليا بالمؤسسة: ينبغى على المسؤولين بالمؤسسة أن يكون لديهم القناعة التامة والرؤية الواضحة لتحويل جميع المعاملات الورقية إلى إلكترونية كى يقدموا الدعم الكامل والإمكانيات اللازمة للتحول إلى الإدارة الإلكترونية.
• تدريب وتأهيل الموظفين: الموظف هو العنصر الأساسى للتحول إلى الإدارة الإلكترونية، لذا لا بد من تدريب وتأهيل الموظفين كى يُنجزوا الأعمال عبر الوسائل الإلكترونية المتوفرة، وهذا يتطلب عقد دورات تدريبية للموظفين.
• توثيق وتطوير إجراءات العمل: من المعروف أن لكل شركة أو مؤسسة مجموعة من العمليات الإدارية أو ما يسمى بإجراءات العمل، فبعض تلك الإجراءات غير مدونة على ورق، أو أن بعضها مدون منذ سنوات طويلة ولم يطرأ عليها أى تطوير، لذا لابد من توثيق جميع الإجراءات وتطوير القديم منها كى تتوافق مع الحديث.
• توفير ​البنية التحتية​ للإدارة الإلكترونية: أى الجانب المحسوس فى الإدارة الإلكترونية، من تأمين أجهزة الحاسب الآلى، وربط الشبكات الحاسوبية السريعة والأجهزة المرفقة معها، وتأمين وسائل الإتصال الحديثة.
• البدء بتوثيق المعاملات الورقية القديمة إلكترونياً: المعاملات الورقية القديمة والمحفوظة فى الملفات الورقية ينبغى حفظها إلكترونياً بواسطة الماسحات الضوئية (Scanners) وتصنيفها ليسهل الرجوع إليها.
• البدء ببرمجة المعاملات الأكثر إنتشاراً: البدء بالمعاملات الورقية الأكثر إنتشاراً فى جميع الأقسام وبرمجتها إلى معاملات إلكترونية لتقليل الهدر فى إستخدام الورق، وعلى سبيل المثال: نموذج طلب إجازة يُطبق فى جميع الأقسام بلا إستثناء. فمن الأفضل البدء ببرمجته وتطبيقه.

 مستلزمات الإدارة الإلكترونية:

• بنية شبكية تحتية قوية وسريعة وآمنة.
• بنية معلوماتية قوية، نظم معلومات قوية ومتوافقة فيما بينها عبر إستخدام برنامج إدارى.
• كادر بشرى إستثمارى مدرّب على إستخدام التقنيات الحديثة.
• كادر بشرى تقنى قادر على القيام بعمليات الدعم الفنى المستمر وتطوير النظم المعلوماتية المختلفة.

فوائد الإدارة الإلكترونية:

• السرعة فى إنجاز العمل.
• تسهيل التواصل بين أقسام الشركة المختلفة والأفرع.
• العمل على أرشفة المعاملات المختلفة.
• المساعدة فى إتخاذ القرار بالتوفير الدائم للمعلومات بين يدى متخذى القرار.
• خفض تكاليف العمل الإدارى مع رفع مستوى الإداء.
• تطوير آلية العمل ومواكبة التطورات.
• رفع كفاءة العاملين فى الإدارة.

 معوقات التحول إلى الإدارة الإلكترونية:

• إختلاف نظم الإدارة داخل المؤسسة الواحدة.
• عدم إقتناع إدارة المؤسسة بدواعى التحول ومتطلباته.
• عدم توافر الحافز القوى لدى الأفراد لإنجاح عملية التحول وعدم إحساسهم بأنهم جزء من عملية التحول والنجاح.
• صعوبة الوصول إلى الإدارة الالكترونية"E-management" المتكاملة داخل المنظمات.
• عدم توافر بنية أساسية فنية جيدة.
• الطبيعة البشرية وثقافة الأبواب المغلقة والخوف من التكنولوجيا وتطبيقاتها.
• إستمرارية عمليات تحديث البيانات مع تحمل الأفراد المنوطين بها العبء الإدارى المعتاد.
• عدم الثقة فى حماية سرية وأمن التعاملات الشخصية.

 هل ما زال لديك معاملات ضائعة؟ أو مهام متأخرة؟ أو إنتاجية مؤسستك ضعيفة؟!هل مازلت غير قادر على تنظيم التواصل الإدارى داخل مؤسستك؟ هل لديك نظام أرشيف إلكترونى متطور يواكب الحداثة والتطور الإلكترونى؟

فى حال مازلت تواجه مثل هذه المُشكلات أنصحُك بالتسجيل الآن للحصول على برنامج دوك سويت  حيث يُعتبر البرنامج الأفضل فى الإتصالات الإدارية والأرشفة الإلكترونية، حيث يتناول نظام دوك سويت للأرشفة والإتصالات الإدارية كافة محاور عملية الشؤون الإدارية ( المعاملات الخارجية بنوعيها الوارد والصادر والسرّى والمعاملات الداخلية والطلبات بالإضافة إلى المراسلات ) ليقوم بأتمتة العمل على تلك المراسلات والمعاملات من خلال أربع محاور الأرشفة للوثائق للمحافظة عليها، التتبع والبحث للوصول لحالات المعاملات وإدارة وإسناد المهام بالمعاملات للموظفين بالإضافة إلى الإشعارات لتذكير المستخدمين بالمعاملات الواردة.

لمزيد من المعلومات عن انظمة فكرة للبرمجيات :

افضل برنامج محاسبي
افضل برامج erp
برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق
برنامج إدارة مكاتب المحاماة والإستشارات القانونية
برنامج حسابات المطاعم والكافيهات
برنامج ادارة العيادات
برنامج عقارات
برنامج محاسبة للمطاعم