إذا كنت صاحب منشأة تجارية أو صناعية أو خدمية وترغب في تحقيق المزيد من النجاح والتطور في إدراة مؤسستك على مستوى كافة الأقسام ومواكبة التطور التكنولوجي والتحول الرقمي في الأنظمة الإدارية السائدة الأن في الكثير من المؤسسات والشركات على مستوى العالم.

فإننا ننصحك بالبدء باستخدام أحد أفضل البرامج الداعمة للتحول الرقمي وهو برنامج أو نظام الاتصالات الادارية Docsuite، ومن خلال هذا المقال سنقدم لك تعريف عن برنامج Docsuite للاتصالات الإدارية، وماهي مميزاته وخصائصه؟

ما هو برنامج Docsuite؟ 

هو أفضل برنامج سحابي متكامل داعم لمرحلة التحول الرقمي يحتوي على نظام الاتصالات الادارية وبرنامج ارشفة الكترونية حيث تم إنشاؤه لإدارة كافة المستندات والأوراق وجميع مهام سير العمل داخل أي مؤسسة وذلك عن طريق أتمتة كافة المهام والإجراءات المختلفة والحد من استخدام الأوراق والمستندات والتي تعمل على استهلاك الكثير من الوقت والمال والمجهود.

ليس هذا فقط بل من خلال برنامج Docsuite ستتمكن من بناء نظام الاتصالات الإدارية الأنجح لمؤسستك، فالبرنامج يحتوي على العديد من المزايا والخصائص والأنظمة التي تم برمجتها لتناسب أي بيئة عمل وأي مؤسسة أين كان حجمها، فمن خلاله ستتمكن من إدارة نظام الصادر والوارد بالمؤسسة واستخدام برنامج إدارة المهام للموظفين وإمكانية تخزين كافة البيانات بنظام الأرشفة الإلكترونية واستخدام التوقيع الرقمي للمستندات والعديد من الأدوات والمزايا الأخرى.

كما أن استخدامك لبرنامج الاتصالات الإداري والارشفة الالكترونية  من Docsuite سيعود على مؤسستك بالعديد من الأهداف الهامه، ومنها:

• توفير المصروفات المتعلقة بالأوراق والطباعة والكتابة وكل مايتعلق بها.
• إنهاء إجراءات سير العمل بوقت أسرع من قبل وبكفاءة أعلى.
• من خلال الارشفة الالكترونية ستتمكن من حفظ بياناتك بأمان تام.
• استخدام أدارة التوقيع الرقمي لسهولة انهاء المعاملات واتخاذ القرارات.

مزايا برنامج Docsuite

كما أشرنا من قبل بأن استخدامك لبرنامج الاتصالات الإداري Docsuite سيساعدك في تحقيق أهداف مؤسستك بشكل أسرع وأسهل من قبل مع المساهمة في تقليل نفقاتك وذلك من خلال مجموعة مختلفة من المزايا والأدوات الموجودة بأفضل نظام متابعة إداري “cmms”، ومن تلك المزايا ما يلي:

• إدارة نظام الصادر والوارد

يحتوي النظام على برنامج صادر ووارد لتتمكن من إدارة كافة المراسلات الداخلية والخارجية بالمؤسسة وحفظ كل رسالة فيما بعد داخل برنامج الارشفة من داخل برنامج صادر ووارد لسهولة الرجوع إليها فيما بعد.

ومن خلال نظام الاتصالات الإدارية الصادر والوارد ستتمكن من تحويل رسائل البريد الإلكتروني تلقائيا للموظف المختص ومن ثم الاحتفاظ بتلك الرسائل بنظام الأرشفة الإلكترونية الخاص بنظام الصادر والوارد.

• نظام الارشفة الإلكترونية

من خلال الارشفة الالكترونية ستتمكن من تسجيل وحفظ كل إجراءات سير العمل بنظام وأمان ويتميز برنامج الارشفة بامكانية قراءة أي صيغة لتلك الملفات سواء كانت Office أو PDF أو ملفات صوتية وفيديوهات.

وما يجعله أفضل برنامج ارشفة الكترونية هي توفير خاصية الأمن السيبراني المتضمنة داخل برنامج الارشفة وحفظ البيانات بوحدات تخزين سحابية خاصة ببرنامج الاتصالات الادارية.

• برنامج إدارة المهام للموظفين

من خلال برنامج الاتصالات الادارية ونظام الأرشفة الإلكترونية Docsuite ستتمكن من تعيين المهام الخاصة بكل موظف وتعيين من ينوب عنه في حالة عدم تواجده، بالإضافة لإمكانية ربط مهام سير العمل بين الأقسام المختلفة والربط مع مراسلات نظام الصادر والوارد وتتبع كافة تلك المهام من خلال المديرين وصاحب العمل بالإضافة لاستخدام التوقيع الالكتروني للمستندات.

• نظام الدردشة الكتابية

يوفر نظام الاتصالات الادارية Docsuite أداة للدردشة الكتابية بين الموظفين لتبادل المعلومات والمستندات لإنهاء الإجراءات الخاصة بسير العمل وبنظام الصادر والوارد للمراسلات بأمان وسهولة وبوقت أسرع.

• التنبيهات والإشعارات

يحتوي برنامج إدارة المهام للموظفين والاتصالات الإداري على أداة للتنبيهات وإرسال الإشعارات المتعلقة بالمهام المسندة لكل موظف وأي تحديثات أخرى وذلك من خلال البريد الإلكتروني وإشعارات الهواتف أو النظام نفسه والرسائل النصية.

• إدارة اللوائح الإدارية

من خلال نظام الاتصالات الإدارية الصادر والوارد ستتمكن من نشر كافة اللوائح والقوانين الإدارية لكافة الموظفين وإدراجها بنظام الارشفة الإلكترونية فيما بعد للاحتفاظ بها.

• التوقيع الرقمي

وهي أداة مدرجة ببرنامج إدارة المهام للموظفين والاتصالات الادارية للمساهمة في إتمام المعاملات من خلال استخدام التوقيع الالكتروني للموظف المسؤول مع الاحتفاظ بالتوقيع الالكتروني لكل موظف بملفه الشخصي ببرنامج الارشفة.

ولا يمكن لموظف استخدام التوقيع الالكتروني الخاص بموظف آخر، كما يمكن استخدام التوقيع الرقمي لإنهاء اجراءات المستندات الواردة من برنامج صادر ووارد للرسائل الإلكترونية.

ليست هذه فقط هي المزايا التي يحتويها برنامج الاتصالات الإداري والأرشفة الالكترونية Docsuite بل هناك العديد منها، لذا فهو يعتبر أفضل حلول التحول الرقمي التي قد تحتاجها أي مؤسسة للبدء في أتمتة مهام سير العمل والإجراءات المختلفة.

كما يمكن العمل على نظام الاتصالات الإدارية الصادر والوارد من خلال برنامج Docsuite عن طريق الإنترنت أو بدونه فهو كنظام سحابي يمكن الوصول إليه من خلال أي جهاز ومن أي مكان كما أنه يدعم العمل بنظام التشغيل ويندوز لضمان عدم مواجهة أي معوقات أثناء العمل.

لمزيد من المعلومات عن انظمة فكرة للبرمجيات :
افضل برنامج حسابات
برنامج erp المحاسبي
برنامج إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية
برنامج إدارة القضايا
برنامج مطاعم
برنامج عيادات
برنامج عقارات
برنامج صالات رياضية