أصبح الاعتماد على الأنظمة الرقمية مع تطور الأعمال التجارية وتوسعها،أمرًا حيويًا لضمان الكفاءة والدقة في العمليات، ومن بين أهم هذه الأنظمة نظام إدارة المخازن ونظام نقاط البيع، ورغم أن كليهما يتعاملان مع المنتجات والمبيعات، إلا أنهما يختلفان بشكل جوهري في الوظيفة، الاستخدام، والهدف العام، في مقالنا اليوم سنتعرف على الفرق بين النظامين.
نظام إدارة المخازن (WMS)
نظام إدارة المخازن هو برنامج يُستخدم لإدارة وتتبع حركة المنتجات داخل المخزن، بدءًا من استلام البضائع وتخزينها، مرورًا بعمليات الجرد، وانتهاءً بإعداد الطلبيات والشحن، يهدف نظام إدارة المخازن عبر برنامج حسابات ومخازن إلى تحسين كفاءة العمليات اللوجستية وتقليل الأخطاء الناتجة عن التدخل البشري.
يُستخدم نظام إدارة المخازن بشكل أكبر في الشركات التي تمتلك مستودعات كبيرة أو تدير عمليات تخزين وتوزيع واسعة النطاق، مثل شركات التجزئة الكبرى، المصانع، ومراكز اللوجستيات.
وظائف نظام إدارة المخازن
تتنوع وظائف نظام إدارة المخازن، ويتجلى أبرزها فيما يلي:
1. تنظيم عمليات الاستلام والتخزين
يعمل نظام إدارة المخازن على تنظيم عملية استلام البضائع الواردة إلى المخزن، من خلال تسجيل الكميات المستلمة عبر برنامج محاسبة، ومقارنتها بأوامر الشراء، والتحقق من جودتها، كما يُستخدم لتحديد المواقع المناسبة لتخزين كل نوع من الأصناف وفقًا لخصائصه، مما يساعد في الاستفادة المثلى من مساحة التخزين.
2. تتبع المخزون بشكل دقيق
يوفر نظام إدارة المخازن إمكانية تتبع حركة كل صنف داخل المخزن، من لحظة دخوله وحتى خروجه، ويتيح معرفة الكميات المتوفرة لحظيًا، مما يسهل اتخاذ قرارات الشراء أو إعادة التوريد في الوقت المناسب لتفادي نفاد المخزون أو تراكم الفائض.
3. تسهيل عمليات الصرف والشحن
يساعد نظام إدارة المخازن في إدارة عمليات صرف الأصناف من المخزن إلى الأقسام أو العملاء، حيث يُمكن إصدار أوامر صرف منظمة ومؤرشفة، مما يضمن الدقة في تسليم الكميات الصحيحة في الوقت المناسب، كما يُسهل عملية تجهيز الطلبيات وشحنها بكفاءة.
4. إعداد التقارير والتحليلات
يمكّن نظام إدارة المخازن من إعداد تقارير مفصلة عن مستويات المخزون، وتواريخ انتهاء الصلاحية، ومعدلات الدوران، وحركة الأصناف، وتُعد هذه المعلومات ضرورية لتحسين الأداء خصوصا اذا تمت من خلال برنامج حسابات دقيق، واتخاذ قرارات استراتيجية دقيقة حول الشراء، والتخزين، والتوزيع.
5. تقليل الفاقد والأخطاء البشرية
يُسهم نظام إدارة المخازن من خلال الأتمتة والرقمنة، في تقليل الأخطاء الناتجة عن الإدخال اليدوي، ويحد من الفاقد أو التلف الناتج عن سوء التنظيم أو عدم تتبع الصلاحية، كما يعزز من دقة الجرد الدوري والفوري.
نظام نقاط البيع القياسي (POS)
نظام نقاط البيع هو برنامج يُستخدم في المتاجر والمنافذ التجارية لتسجيل عمليات البيع، إصدار الفواتير، وإدارة التعاملات النقدية والإلكترونية، يركّز هذا النظام باعتباره افضل برنامج محاسبي على واجهة العميل مباشرة، إذ يُستخدم لحظة الشراء.
وظائف نظام نقاط البيع القياسي
يحرص نظام نقاط البيع القياسي على تقديم وظائف متنوعة لمستخدميه، ولعل أبرزها:
1. معالجة المبيعات
نظام نقاط البيع القياسي يُستخدم أساسًا لتسجيل المعاملات وبيع المنتجات أو الخدمات، عند شراء العميل، يقوم الكاشير بمسح البضائع أو إدخالها يدويًا، ويحسب النظام السعر الإجمالي تلقائيًا، بما في ذلك الضرائب والخصومات.
2. إدارة المخزون
من أهم وظائف نظام نقاط البيع القياسي قدرته على تتبع المخزون بشكل فوري، عند بيع أي منتج، يتم خصمه مباشرة من المخزون المسجل، مما يساعد في تقليل الفاقد وتحديد المنتجات الأكثر مبيعًا أو تلك التي تحتاج لإعادة الطلب.
3. توليد التقارير والتحليلات
يوفر نظام نقاط البيع القياسي تقارير شاملة حول المبيعات اليومية، الأداء الشهري، المنتجات الأعلى طلبًا، وأداء الموظفين، هذه البيانات تساعد الإدارة في اتخاذ قرارات استراتيجية مستنيرة.
4. معالجة المدفوعات
يدعم نظام نقاط البيع القياسي وسائل دفع متعددة، مثل النقد، البطاقات البنكية، والمحافظ الإلكترونية، كما يمكن دمج نظام نقاط البيع أفضل برنامج حسابات للشركات مع أنظمة الدفع عبر الإنترنت لتوفير تجربة متكاملة.
5. إدارة العملاء
يتضمن نظام نقاط البيع القياسي خصائص لحفظ بيانات العملاء مثل الاسم، سجل المشتريات، ونقاط الولاء، يمكن استخدام هذه المعلومات في حملات تسويقية مخصصة وتحسين خدمة العملاء.
6. إدارة الموظفين
يتيح تتبع أداء كل موظف من خلال تسجيل المبيعات التي أتمّها، ويمكن ربطه بنظام الحضور والانصراف، كما يمكن تحديد صلاحيات مختلفة للوصول إلى بيانات نظام نقاط البيع القياسي حسب دور الموظف.
7. تكامل مع أنظمة أخرى
يمكن ربط نظام نقاط البيع مع أنظمة المحاسبة، التجارة الإلكترونية، برامج الموارد البشرية، وأنظمة سلسلة التوريد، لتوفير نظام إداري شامل ومتكامل.
العلاقة بين نظام إدارة المخازن ونظام نقاط البيع
تتضح العلاقة بين نظام إدارة المخازن ونظام نقاط البيع (POS) بشكل متكامل، في هذه الأساسيات:
1. التكامل بين نظام إدارة المخازن ونظام نقاط البيع
تقوم العلاقة بين نظام إدارة المخازن ونظام نقاط البيع على مبدأ التكامل لتحقيق كفاءة تشغيلية أعلى، عندما يتم بيع منتج عبر نظام نقاط البيع الذي يعتبر من أقوى برامج محاسبية، يتم تحديث المخزون تلقائيًا في نظام إدارة المخازن، مما يقلل من أخطاء الجرد اليدوي ويعزز دقة المعلومات.
2. تحسين إدارة المخزون
يمكن تتبع حركة البضائع بشكل لحظي، من خلال الربط المباشر بين النظامين، ومعرفة الكميات المتبقية من كل صنف في المخزن، وبالتالي تجنب نفاد المنتجات أو تكدسها، هذا التكامل يساعد على تحسين قرارات إعادة الطلب وتحسين سلسلة التوريد.
3. تحليلات وتقارير دقيقة
يساعد تكامل النظامين في إصدار تقارير تحليلية دقيقة حول المبيعات والمخزون، مما يساهم في فهم سلوك العملاء وتحديد الأصناف الأكثر مبيعًا، وكذلك تقييم أداء الفروع أو نقاط البيع المختلفة.
4. تقليل التكاليف وزيادة الكفاءة
عندما يكون هناك تواصل آلي بين المخزون ونقاط البيع، يتم تقليل الحاجة للعمليات اليدوية، مما يقلل من التكاليف التشغيلية ويقلل من احتمالات الخطأ البشري، كما يسهل هذا التكامل عمليات الجرد الدوري والتدقيق.
5. الاستجابة السريعة للسوق
يسمح تكامل نظام المخازن مع نقاط البيع باتخاذ قرارات سريعة وفعالة بناءً على بيانات واقعية، مثل تعديل الأسعار أو تقديم عروض ترويجية حسب حركة المبيعات والمخزون المتوفر، مما يمنح الشركات مرونة في التعامل مع تغيرات السوق.
استنتاج:
نظام إدارة المخازن ونظام نقاط البيع يكملان بعضهما البعض لكنهما يخدمان غايات مختلفة، الأول يهتم بالجانب التشغيلي الداخلي، وبرنامج مبيعات الثاني يركّز على التفاعل مع العملاء وتحقيق المبيعات، والفهم الواضح للفرق بينهما يساعد المؤسسات على اختيار الأنظمة المناسبة حسب احتياجاتها التشغيلية والتجارية.
مواضيع قد تهمك:
مراجع:
1. <<ما هو نظام نقاط البيع ؟>>، fool.
2. <<ما هي البرامج الضارة لنقاط البيع (POS) وكيف يمكنك حماية عملك منها ؟>>،makeuseof.
3. << دور فريق المحاسبة والمالية القوي في البحث عن رأس المال >>، الأعمال التجارية
4. <<لماذا تحتاج الشركات إلى برامج محاسبة ؟>>، ITWeb
5. <<لماذا برامج المحاسبة مهمة للجيل القادم من المشاريع الصغيرة والمتوسطة الحجم ؟>>، The Times of India
لمزيد من المعلومات عن انظمة فكرة للبرمجيات :
إضافة تعليق جديد