تحتاج الشركات إلى أن تكون فعالة قدر الإمكان للنجاح في بيئة الأعمال التنافسية اليوم، وهنا يبرز دور الفواتير الإلكترونية، والتي تأتي لتعوض العملية المرهقة والمعرضة للخطأ المتمثلة في إرسال فواتير العملاء يدويًا، حيث يتم معالجة المدفوعات الواردة بنظام واحد يقوم بكل ذلك، غالبًا تلقائيًا من خلال نظام الفواتير الإلكترونية، وهذا من ضمن الفوائد العديدة للفوترة الإلكترونية، وسنتطرق في باقي المقال إلى فوائد أخرى للفواتير الإلكترونية بعد أن نتعرف على مفهوم هذا النظام وماهيته، تابع القراءة.
ما هي الفواتير الالكترونية؟
الفواتير الإلكترونية هي طريقة غير ورقية لإرسال الفواتير ومعالجة مدفوعات العملاء عبر الإنترنت، حيث يتم إنشاء الفواتير الإلكترونية وتسليمها إلكترونيًا للفواتير التي تطلب الدفع مقابل المنتجات أو الخدمات المقدمة، تحل الفواتير الإلكترونية محل الفواتير الورقية التي تم إنشاؤها يدويًا.
تحتوي الفواتير الإلكترونية عادةً على المبلغ المستحق وشروط الدفع ورقم طلب الشراء ورابطًا لبوابة دفع آمنة، حيث يمكن للعملاء دفع فواتيرهم عبر الإنترنت، كما يدمج نظام الفوترة الإلكتروني عدة أنواع من البرامج التي تشارك في عملية الفوترة والدفعات، ومع ذلك، لا تتطلب الفواتير الإلكترونية بالضرورة نظام فوترة إلكترونيًا - يمكن لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) توفير الوظائف أيضًا.
كيف تعمل الفواتير الإلكترونية؟
الفواتير الإلكترونية هي عملية يستخدمها موظفوا الحسابات المدينة لفواتير العملاء واستلام المدفوعات إلكترونيًا، يمكن للعملاء الوصول إلى فواتيرهم الإلكترونية على موقع الشركة الإلكتروني، أو يمكن تسليم الفاتورة الإلكترونية عبر بريد إلكتروني مرفق بمستند إلكتروني، مثل ملف PDF أو XML. في أي من السيناريوهين، يتمتع العملاء بالقدرة على فحص فواتيرهم عبر الإنترنت قبل إجراء الدفع.
تستخدم معظم الشركات نوعًا من نوعين من أنظمة دفع الفواتير الإلكترونية: موجه الفواتير المباشر أو المجمع المصرفي، في الفوترة الإلكترونية المباشرة للفواتير، يقوم العميل بتسجيل الدخول إلى موقع الشركة على الويب لعرض ودفع فواتيرها عن طريق إدخال معلومات البنك أو بطاقة الائتمان الخاصة به.
أما في نظام الفواتير الإلكترونية لمجمع البنوك، يقوم العميل بتسجيل الدخول إلى موقع البنك الخاص به للحصول على فواتيره الإلكترونية والدفع باستخدام واجهة الدفع الخاصة بالبنك.
تثبيت الفواتير الإلكترونية
يقضي نظام الفواتير الإلكترونية على معالجة الفواتير اليدوية وعمليات الدفع التي تستغرق وقتًا طويلاً، فيما يلي يتم تطبيق الفاتورة الإلكترونية من خلال مجموعة الخطوات المتضمنة:
جمع المعلومات
يجمع النظام بيانات فواتير العميل من المحاسبة أو برنامج تخطيط موارد المؤسسات، بما في ذلك سعر المنتج أو الخدمة المقدمة وتاريخ الشراء وشروط الدفع.
إنشاء الفاتورة
يتم سكب البيانات في قالب فاتورة، ثم يتم إنشاء الفاتورة.
تسليم الفاتورة
يتم إرسال الفاتورة إلى العميل إلكترونيًا عبر البريد الإلكتروني أو عبر بوابة ويب آمنة، أو من خلال أي شكل آخر من أشكال نقل الملفات، ثم يتلقى العميل إشعارًا بأن الفاتورة الإلكترونية متاحة.
تذكير بالفاتورة
يرسل النظام تذكيرات إلكترونية إلى العميل إذا لم يفتح فاتورته أو اقترب موعد الدفع أو فاته السداد.
دفع الفواتير
غالبًا ما تتضمن الفواتير الإلكترونية رابطًا لبوابة عبر الإنترنت، حيث يمكن للعملاء إدخال معلومات البنك أو بطاقة الائتمان والتفويض بدفع الفواتير.
ماذا يوجد في الفاتورة الإلكترونية؟
تتضمن الفاتورة الإلكترونية، جميع معلومات التي تظهر في الفاتورة التقليدية المطبوعة، حيث تتضمن تاريخ إصدار الفاتورة والمبلغ المستحق وتاريخ استحقاق الدفع والسلع أو الخدمات التي تم تقديمها وشروط الدفع، وغالبًا ما تحتوي الفاتورة الإلكترونية على رابط قابل للنقر يؤدي إلى بوابة الدف ، حيث يمكن للعميل الدفع إلكترونيًا باستخدام حسابه المصرفي أو معلومات بطاقة الائتمان الخاصة به، وبهذا تجعل الفواتير الإلكترونية الدفع أسهل وأكثر ملاءمة للعملاء، مما قد يؤدي بدوره إلى دفع أسرع وزيادة رضا العملاء.
أهم فوائد الفواتير الإلكترونية
الفواتير الإلكترونية مربحة للجانبين لكل من الشركات والعملاء، فيما يلي العديد من الطرق التي يستفيد منها كلا الطرفين.
رؤية محسّنة
توفر الفواتير الإلكترونية للشركات والعملاء طريقة سريعة وبسيطة للرؤية، يمكن تذكير العملاء تلقائيًا بشأن الفواتير الإلكترونية غير المفتوحة أو المدفوعات القادمة أو المتأخرة.
على سبيل المثال، يمكن للشركة مراجعة التقارير من نظام الفوترة الإلكترونية الذي يتتبع الفواتير الإلكترونية الشهرية ويحدد العملاء الذين يدفعون في الوقت المحدد أو المتأخرون، كما يمكن لنظام الفواتير الالكترونية الجمع بين المبيعات والتسويق والبيانات التشغيلية الأخرى مع معلومات الفواتير التاريخية للمساعدة في تحديد المنتجات التي يجب الاحتفاظ بها في المخزون.
مدفوعات أسرع
تعتبر الفواتير الإلكترونية أسرع بكثير من عملية الفوترة الورقية التقليدية، والتي تتطلب طباعة الفواتير وحشوها في مظاريف مختومة وإرسالها بالبريد العادي، في حين تعمل الفوترة الإلكترونية على تقليص الوقت بين وقت إنشاء الفاتورة ووقت دفعها، أحيانًا إلى يوم واحد.
يمكن أيضًا استخدام الفوترة الإلكترونية لتجديد الاشتراك، مثل موقع وسائط إخبارية رقمية، والأهم أنه كلما قل الاحتكاك في الفاتورة وعملية الدفع، زادت سرعة دفع الشركة، مما يمكن أن يحسن مقاييس التدفق النقدي ومؤشرات الأداء الرئيسية .
دقة أكبر
تكون الفواتير أكثر عرضة لإدخال البيانات والأخطاء الحسابية عند معالجتها يدويًا، في بعض الأحيان يمكن أن يؤدي ذلك إلى تكرار الفواتير أو الحاجة إلى إعادة إصدار الفواتير التي كانت تحتوي في الأصل على أخطاء، في المقابل يمكن أن تساعد الفوترة الإلكترونية التي يتم إنشاؤها بواسطة البرامج في تقليل هذه المشكلات أو إزالتها ، بالإضافة إلى تقصير الوقت الذي يقضيه في التحقيق في المشكلات.
انخفاض النفقات
تقضي الفواتير الإلكترونية على التكاليف المرتبطة بطباعة الفواتير الورقية وحشوها وإرسالها بالبريد، كما أنها تقلل من عدد الأشخاص اللازمين لمعالجة وتتبع المدفوعات، مما يؤدي أيضًا إلى خفض التكاليف، وبدلاً من قضاء الوقت في الأنشطة الرتيبة والمتكررة المتعلقة بالفواتير، يمكن للموظفين المهرة التركيز على مهام أكثر استراتيجية وخلق القيمة، كما قد يؤدي نظام الفوترة الإلكترونية الذي يتوسع مع نمو الأعمال التجارية إلى تجنب الحاجة إلى توظيف المزيد من الموظفين.
تحسين العلاقات مع العملاء
عادة تكون لدى العملاء ثقة أكبر في الأعمال التجارية التي تقدم الفوترة الإلكترونية لأنه يتم عرض كل رسوم وكل بيانات الدفع التاريخية والتي تكون متاحة بسهولة، قد يقدر العملاء أيضًا تذكيرات الدفع التي تساعدهم على تجنب رسوم الدفع المتأخر، أو تذكيرات إعادة الاشتراك حتى لا يواجهوا فجوة في الخدمة.
استنتاج:
تتطلب الفوترة الإلكترونية طاقة وموارد أقل من الفاتورة الورقية، مما يجعل الفواتير الإلكترونية مفيدة للبيئة، وسوف يقدرها العملاء المهتمون بالبيئة، وأخيرا تساعد الفوترة الإلكترونية في موازنة الدفاتر وتسويتها، والتنبؤ بشكل أكثر دقة بالتدفق النقدي وتحسين رأس المال العامل عن طريق تقليل مبيعات الأيام المستحقة.
مواضيع أخرى قد تهمك:
مراجع
3.<<الفوترة الإلكترونية>>، Wikipedia
2.<<الدفع الإلكتروني للفواتير والعرض التقديمي (EBPP)>>، investopedia
التعليقات
20 Aug 2023 03:55 AM
محمد
جميل
20 Aug 2023 03:56 AM
خالد
موفقين
إضافة تعليق جديد