تلعب الأرشفة الإلكترونية دورًا متزايد الأهمية في المؤسسات، حيث ينتج المستخدمون المزيد والمزيد من المحتوى. هناك العديد من الأسباب للاحتفاظ بهذه المعلومات، بدءًا من الحاجة العملية لاسترداد السجلات القديمة في كثير من الأحيان.

ما هي الأرشفة الإلكترونية؟

تشير الأرشفة الإلكترونية إلى تخزين المستندات على حامل بيانات رقمي يمكن قراءته بواسطة الكمبيوتر. يمكن أن يشمل ذلك المستندات الورقية، ولكن يمكن أيضًا أرشفة المستندات الموجودة بالفعل في شكل رقمي، على سبيل المثال، رسائل البريد الإلكتروني.

أهمية الأرشفة الأرشفة الإلكترونية

بصفة عامة توفر الأرشفة الإلكترونية وسيلة للاحتفاظ بالمحتوى الرقمي وتنظيمه على المدى الطويل. يتضمن عادةً مجموعات من المستندات والتنبيهات ومربعات حوار الدردشة والصور والفيديو والتسجيلات الصوتية والمزيد، وكلها مخزنة رقميًا ومتاحة للبحث عنها والوصول إليها في أي وقت في المستقبل. قد يكون الأرشيف الرقمي بسيطًا مثل محرك الأقراص الثابتة المفهرس، ولكنه عادةً ما يتضمن ميزات متقدمة تضمن سهولة البحث عن البيانات واسترجاعها، حتى عند تضمين كميات كبيرة جدًا من المعلومات.

ولمزيد من الفوائد تابع معنا أهم 10 فوائد للأرشفة الإلكترونية:

1. حماية البيانات

يوفر الأرشيف الإلكتروني مستويات استثنائية من الأمان. أولاً، يمكنك تنشيط المصادقة ذات العاملين لضمان الوصول الآمن للمستخدمين المصرح لهم. ثانيًا، يسمح النظام الرقمي بتسجيل الدخول على أساس الأدوار، مما يعني أن كل موظف أو طرف مخول يمكن أن يكون له حقوق وصول مختلفة. تظهر سجلات التتبع نشاط المستخدم وعمليات تسجيل الدخول. وثالثًا، عندما يتعلق الأمر بنقل البيانات، يمكنك استخدام تقنية التشفير لتأمين المعلومات الخاصة أثناء النقل.

2. ممارسات الأعمال المستدامة

إن تطوير الأعمال المستدامة ليس مجرد عبارة لطيفة تضيفها إلى وصف عملك. الاستدامة جزء لا يتجزأ من شركة حديثة تسعى لجذب العملاء والاستثمارات.

الأرشيف الإلكتروني هو أداة الانتقال الخاصة بك للتخلص من الورق واحتضان العمليات الصديقة للبيئة. فقط عن طريق استبدال الورق بأرشيف رقمي لتخزين المستندات والتحكم فيها، يمكنك توفير الكثير من الورق واعتماد الممارسات التصالحية.

3.  تقليل مخاطر المسؤولية

من خلال الأرشفة الإلكترونية، تتمتع الشركات بإمكانية الوصول على مدار الساعة إلى جميع المستندات المهمة - على سبيل المثال المتعلقة بالإنتاج والاختبار والتفتيش والتسليم والصحة والسلامة المهنية والامتثال للجودة والمزيد. تتم أرشفة هذه المستندات بما يتماشى مع متطلبات التدقيق، مما يعني أنه يمكن المحاسبة عنها في جميع مراحل دورة حياتها. يتم تسجيل كل شيء، من وقت وكيفية إنشاء المستند، إلى من قام بتغيير ماذا وكيف تم أرشفته. يمكن أن يوفر هذا حماية حاسمة ضد العواقب القانونية والمالية في حالة قضايا المسؤولية.

4. الوفاء بالمواعيد النهائية

عندما يتعلق الأمر بفترات الاحتفاظ القانونية، لا تتساوى جميع مستندات العمل: تخضع أنواع المستندات المختلفة والنماذج لقواعد مختلفة للاحتفاظ. تعتبر فترات الاستبقاء التلقائية والمواعيد النهائية للحذف من الأدوات المفيدة التي تساعد الشركات على ضمان امتثال أرشفتها بالكامل. إنها تمنع الحذف المبكر أو العرضي، وعندما تحتاج المستندات إلى الحذف (مثل تلك التي تحتوي على بيانات شخصية وفقًا للائحة العامة لحماية البيانات في الاتحاد الأوروبي)، فإنها توفر دليلًا على الحذف.

5. مستوى أعلى من الإنتاجية

يمنح إنشاء المستندات وتنسيقها وتخزينها بسهولة أكبر فرصة لجميع المشاركين للتركيز على المهام الأكثر أهمية في متناول اليد. من خلال الأرشفة الإلكترونية للمستندات، يمكن للشركة تحسين جداولها الزمنية بسهولة. تعتبر الأدوات المتاحة مثالية لضمان إنشاء السجلات في الوقت المناسب وتصعيد الاختناقات. تعمل هذه الميزات، جنبًا إلى جنب مع سهولة الوصول، على تبسيط مهمة الموظفين وتقليل إهدار الوقت.

6. تناسق إدارة المستندات

قد يكون من الصعب جدًا تقديم التخزين والتحديث والتنسيق المتسق للمحتوى عند الاعتماد على النسخ الورقية من المستندات.

تسهل الأرشفة الإلكترونية للمستندات ضمان الاتساق. يعطي تنفيذ تدفقات العمل الرقمية للجميع فكرة عن كيفية إنشاء المستندات وتخزينها. لن يكون هناك مجال للخطأ عندما يكون لدى الموظفين مثل هذه الإرشادات.

سيتم إنشاء المحتوى وأرشفته بنفس الطريقة. وغني عن القول أنه سيكون من الأسهل بكثير البحث عن المعلومات وتعزيز المساءلة بهذه الطريقة.

7. إخلاء مساحة وخفض التكلفة

على الرغم من أن هذا قد يبدو ميزة ثانوية بالنسبة للبعض، إلا أن رواد الأعمال ومديري المؤسسات يعرفون مقدار المساحة التي سيشغلها نظام تخزين المستندات التقليدي.

يؤدي السير في المسار الإلكتروني إلى توفير الكثير من المساحات المكتبية. تتيح الأرشفة الإلكترونية للمستندات إمكانية إعادة توظيف غرفة بأكملها كان من الممكن تخصيصها للحفاظ على المستندات آمنة. بدلاً من ذلك، يمكن للشركة الانتقال إلى مكتب أصغر وتقليل تكلفة الإيجار.

عندما يتعلق الأمر بتوفير المال، توفر الأرشفة الإلكترونية للمستندات فرصًا إضافية. تكلفة الخزانات والإمدادات والحفاظ على قاعدة البيانات بترتيب مثالي مرتفعة. يمكن أن تكون منشأة تخزين المستندات خارج الموقع باهظة الثمن أيضًا، اعتمادًا على الموقع. حلول إدارة المستندات الرقمية أكثر بأسعار معقولة. تدفع الشركات مقابل ما تستخدمه فقط، وهو أمر منطقي من الناحية المالية والعملية.

خلاصة:

إذا كنت لا ترغب في تخصيص مساحة لخزائن الملفات، فإن التخزين الإلكتروني يوفر بديلاً جيدًا. يمكن لجهاز الكمبيوتر المحمول أو الكمبيوتر المكتبي تسجيل معاملاتك التجارية وإرسال الفواتير وتخزينها والاحتفاظ بسجلاتك المالية دون شغل أي مساحة إضافية. يمكنه القيام بمسك الدفاتر نيابة عنك، وإضافة النفقات والدخل.

يؤدي تخزين المستندات الرقمية في مكان ما يمكن لعدة موظفين الوصول إليها إلى تعزيز الكفاءة. على سبيل المثال، يمكن للموظفين المعينين في نفس المشروع الرجوع إلى المستندات أو كتابتها أو تحريرها معًا دون الحاجة إلى التواجد في نفس الغرفة، أو حتى أثناء العمل من المنزل. إذا كنت لا ترغب في تخصيص أموال كبيرة أو موظفين لقسم تكنولوجيا المعلومات، فإن الحوسبة السحابية تعد خيارًا. بدلاً من استخدام خوادم البيانات الخاصة بك، فإنك تدفع للشركات لتخزين مستنداتك على خوادم بعيدة يمكن الوصول إليها عبر الإنترنت.