كيفية التحكم في إدارة العقود باستخدام إدارة المستندات
إدارة العقود هي عملية التفاوض على العقود وصياغتها وتنفيذها وإدارتها. ويشمل ذلك إنشاء سجلات دقيقة لجميع الاتصالات والمراسلات مع الأطراف المتعاقدة والاحتفاظ بها. كما يتضمن أيضًا مراقبة الامتثال لشروط العقد وتتبع أي تغييرات أو تعديلات يلزم إجراؤها.
الشركات التي لا تراقب عقودها بنظام مركزي تعرض المؤسسة لمخاطر غير ضرورية وتكاليف متزايدة. على سبيل المثال: في المتوسط ، يتم تجديد 3٪ من عقود الموردين دون نية العميل.
لمنع هذه التكاليف المتكبدة بالإضافة إلى التكاليف المرتبطة بعدم الامتثال ، يجب على الشركات تقييم استخدام نظام إدارة العقود الآلي لمساعدتها على إدارة العقود ووثائق العقد عبر المؤسسة.
تعد إدارة العقود من خلال الاعتماد على الورق أو البريد الإلكتروني أو الحل الرقمي الجزئي مضيعة للوقت ومرهقة. العقود مهمة للغاية بحيث لا يمكن تخزينها على ورق قد يضيع أو يخطئ. بالإضافة إلى ذلك ، يؤدي إرسالها ذهابًا وإيابًا للمراجعة والتوقيع بالبريد العادي إلى إبطاء العملية وإدخال احتمال حدوث خطأ بشري. يعد إرسال العقود عبر البريد الإلكتروني حلاً أفضل إلى حد ما ، ولكنه قد لا يوفر الوقت ما لم تستخدم برنامجًا يتكامل مع Outlook وبرامج البريد الإلكتروني الأخرى.
يوفر تنفيذ إدارة المستندات حلاً شاملاً يعمل على أتمتة سير عمل العقد بحيث يمكن لأصحاب المصلحة رؤية التقدم المحرز في العقد من المراجعة الأولى إلى الاكتمال ويزيل خطوات العملية غير الضرورية لتوفير الوقت والجهد.
لماذا تستخدم حل إدارة العقود؟
- يتم تخزين جميع العقود في نظام مركزي واحد.
- يمكنك الوصول بسهولة إلى جميع العقود ومسوداتها وإدارتها.
- تسمح مكتبة القوالب بإعداد العقود بسهولة.
- لديك ضمان بأن الأجزاء النهائية من العقد لن تتغير في مرحلة لاحقة.
- عملية الاتفاق على العقود أسرع بكثير بفضل المهام المعينة إلكترونيًا.
- يمكن تعديل عملية الاتفاق على العقود وفقًا لإجراءات الشركة الداخلية.
سيكون لديك سيطرة كاملة على:
- تعرف دائمًا على الوضع الحالي للعقد (الإعداد والتداول والتوقيع والإرسال والتوقيع من قبل جميع الأطراف وغير صالح ، وما إلى ذلك) بالإضافة إلى الأطراف المسؤولة المعنية
- تلقي رسائل حول الإجراءات التي تم تنفيذها مع المستندات الخاصة بك ؛ والحصول على تذكيرات حول الإجراءات التي يجب اتخاذها (تمديد العقد ، وما إلى ذلك).
- يمكن العثور على العقد المطلوب أو أي معلومات ذات صلة على الفور.
- تمتع بالحماية من الحذف أو فقدان العقود.
- يمكن مراجعة العقود والموافقة عليها مباشرة من تطبيق الهاتف المحمول.
- التخلص من الأعمال ذات القيمة المضافة المنخفضة: يقوم نظام الذكي بالعديد من المهام تلقائيًا مثل ملء بطاقة المستند أو نقل مستند أو إرسال تذكيرات.
- ضمان إدارة العقود وفقًا لإجراءات الشركة الداخلية والمتطلبات القانونية الوطنية.
إدارة فعالة للعقود
اجعل جميع بياناتك ووثائقك مركزية
لن يؤدي حل إدارة المستندات والعقد المركزي إلى توفير النفقات غير الضرورية فحسب ؛ هناك العديد من الفوائد الأخرى بما في ذلك سجل التدقيق ، والمستودع المركزي ، والتنبيه الآلي ، وأتمتة سير العمل ، وسجل الإصدار ، والتحكم في الأمان ، وقابلية توسيع العملية. هذه المركزية ضرورية بشكل خاص لإدارة عقود البائعين الخارجيين والتي يمكن أن توجد عبر مؤسسة في مجموعة متنوعة من الأقسام ، كما أن وجود صورة واحدة وواضحة لدورة حياة العقد الكاملة سيوفر للمؤسسة صداعًا لا يصدق (وربما مكلفًا!) طريق.
مزايا حل إدارة العقود المركزي:
من خلال حل إدارة المستندات والعقد المركزي ، تكون الفوائد واضحة وعائد الاستثمار قريب جدًا.
سجل المراجعة:
تخلص من الجهد المستحيل لتحديد من قام بإجراء تغييرات على اتفاقية من خلال تتبع دورة حياة العقد بالكامل داخل نظام مركزي.
المستودع المركزي:
تجاوز سجل التدقيق لتزويد الموظفين بموقع بسيط ومركزي وقابل للبحث لجميع اتفاقيات الموردين والمستندات الداعمة.
التنبيه الآلي:
لا تفوت أي بند من بنود العقد مرة أخرى! استخدم ميزة التنبيه للإخطار بشأن معلومات شروط العقد. قد يلزم أيضًا الحصول على مستندات البائع المرتبطة بشكل دوري مثل شهادة التأمين الخاصة بالبائع.
أتمتة سير العمل:
قد يكون لبعض العقود سير عمل محدد وعملية موافقة تتضمن عدة أقسام. سيتتبع نظام إدارة العقود مع أتمتة سير العمل الموافقة من مختلف الإدارات.
محفوظات الإصدارات:
في كل مرة تتم فيها مراجعة وتحرير عقد أو مستند ، تقوم بإنشاء إصدار جديد. يكاد يكون تتبع هذا التقدم مستحيلاً بدون سير عمل آلي لإظهار محفوظات الإصدار.
التحكم في الأمان:
لا يمكن التحكم في العقود والمستندات الحساسة إذا تم توجيهها عبر البريد الإلكتروني. يمكّنك امتلاك كل شيء في حل مركزي من تحديد من يمكنه عرض العقود والمستندات المحددة.
قابلية توسيع العملية:
تتكيف المنظمات وتنمو بمرور الوقت. يؤدي تغيير عملية غير مؤتمتة إلى ظهور مجموعة فريدة من تحديات الأعمال الخاصة به. سيمكنك الحل المركزي من تحسين عمليتك بمرور الوقت.
إضافة تعليق جديد