يمكن لأنظمة إدارة المستندات (DMS) التي تعمل في السحابة أن تفعل المعجزات لتبسيط سير العمل ومساعدة فريقك على إنجاز المزيد في وقت أقل، وذلك من خلال الأدوات التي تساعدك على تخزين أي من مستندات شركتك وتعقبها وتحريرها بشكل مريح وآمن - مع تعزيز الاستدامة والبقاء بلا أوراق، تقدم إدارة المستندات السحابية حلولًا للمكاتب التي تتطلع إلى إضفاء البساطة والتوحيد على إدارة المستندات الخاصة بهم، فما هي أهم الممارسات السليمة لإدارة المستندات سحابيًا؟، سنتعرف على الجواب في باقي المقال.
أفضل 10 ممارسات لإدارة المستندات سحابيًا
تساعد أنظمة إدارة المستندات السحابية على خفض تكاليف التشغيل، وتشغيل البنية التحتية الخاصة بك بشكل أكثر كفاءة، وتوسيع نطاق عملك مع تغير احتياجات عملك، وفيما يلي نعرض لكم أفضل 10 ممارسات لتحقيق أقصى استفادة من نظام إدارة المستندات السحابية:
1. تبسيط القوى العاملة الخاصة بك عن بعد
تعمل أنظمة إدارة المستندات السحابية على تحسين سير العمل، وذلك من خلال توفير أدوات تنظيمية للمستخدمين الذين يحتاجون إلى إدارة أو تخزين أو تحرير المستندات التي يمكن الوصول إليها من أي مكان في العالم، إنها تتيح للقوى العاملة عن بُعد الوصول إلى محور مركزي يخزن جميع مستنداتهم بأمان، مع منصات قابلة للتخصيص توفر التوحيد والبنية لمساحات العمل الافتراضية.
2. تحديد عدة مستويات للوصول وفقًا للملفات الشخصية
لدى موفري السحابة مهمة منطقية: توفير الوصول إلى أدوات تخزين البيانات غير المادية، لكن ليس الأمر متروكًا لهم لتحديد السياسة التي ستتبعها الشركة في إدارة المستندات سحابيًا، بل الأمر متروك للمنظمة لوضع القواعد الصحيحة لضمان الوصول إلى البيانات وأمنها، وبالتالي، من الضروري تحديد عدة مستويات للوصول:
- إضافة وثائق، استشارة، تعديل
- تعديل واستشارة الوثائق
- استشارة الوثائق فقط
بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تكون السحابة في نظام إدارة المستندات مقسمة، حيث لا يحق لجميع الموظفين الوصول إلى جميع المستندات - وهذا صحيح تمامًا عندما يتم توفير الوصول إلى السحابة لمقدمي الخدمات الخارجيين، ذلك يجب الحرص على فتح ملفات معينة فقط للأشخاص المناسبين، ولهم فقط.
3. إجراء اختبارات الضعف
سواء اخترت حلًا سحابيًا "داخليًا" في نظام إدارة المستندات أو حلًا يقدمه موفر خارجي، يجب ألا تهمل اختبار الثغرات الأمنية، والتي تسمى أيضًا "اختبارات التطفل" أو "اختبارات القلم"، ستحاكي سلوك طرف ثالث، سواء كان شخصًا حقيقيًا أو روبوتًا، سيحاول اختراق نظام الكمبيوتر الخاص بك، دون أي معرفة مسبقة به.
4. اختيار سحابة خاصة
هناك العديد من الحلول السحابية "العامة": Google Drive و OneDrive و Dropbox ... ومع ذلك، لا يوصى بهذه الحلول في إدارة المستندات الخاصة بك، ففي الواقع، من الأفضل اختيار حل خاص يوفر لك الأمان والتحكم وإمكانية التتبع الضرورية للشركات، وبالتالي، سيكون لديك سيطرة كاملة على بياناتك المستضافة في السحابة، والوصول الكامل إليها، يمكنك حتى أن تقدم لعملائك اتصالاً آمنًا، حتى يتمكنوا أيضًا من إثراء مركز البيانات التعاوني هذا!
5. برامج مكافحة الفيروسات
يبدأ أفضل أمان لحلول إدارة المستندات السحابية في محطات عمل الموظفين، في الواقع، يمكن للفيروس الموجود في ملف لا تكتشفه أجهزة الكمبيوتر المثبتة في الشركة أن يصيب جميع البيانات الموجودة في السحابة، وجميع أجهزة الكمبيوتر الخاصة بمن يصلون إليه، لذلك يوصى بالتأكد من أن برامج مكافحة الفيروسات والجدران النارية للموظفين محدثة وجاهزة لتحديد أدنى تهديد لسلامة البيانات.
6. تحسين كلمات المرور
يبدأ أمان إدارة المستندات السحابية في الشركة بكلمات مرور الموظفين، والتي غالبًا ما يتم تجاهلها، لذلك من المهم اختيار كلمات مرور قوية عند إدارة المستندات، والتي يجب أن تستوفي الخصائص التالية:
- أكثر من عشرة أحرف
- تحتوي على بعض الأحرف الخاصة، مثل @ أو # على سبيل المثال، والأحرف الكبيرة.
- لا تشكل كلمات قابلة للقراءة، مثل "كلمة مرور القيمة".
- يتم تغييرها بانتظام.
- لم يتم استخدامها لتطبيقات أخرى (حساب البريد الإلكتروني على وجه الخصوص)
7. تنفيذ أدوات تعاونية
يبدو أنه من الصعب تتبع عمليات إدارة المستندات من حيث التحرير والمسودات المتعددة داخل مستند واحد - ناهيك عن العديد من المهام التي يمكن أن تستغرقها لإكمال مهمة ما، دون أدوات تعاونية تبسط وتسهل إدارة المستندات الخاصة بك.
فيما يلي بعض الأدوات المتوفرة في معظم أنظمة إدارة المستندات سحابيا للمساعدة في التعاون:
- التعليق مباشرة على المستندات، والذي يتيح لك إبراز النصوص والرسومات بوضوح وتقديم اقتراحات بشأنها أثناء التحرير
- دمج ميزات البريد الإلكتروني والمحادثة لتسهيل مناقشة المشاريع الجماعية والتخطيط لها
- استخدام ميزات الحفظ التلقائي والسجل لإلقاء نظرة على المسودات السابقة وتتبع التغييرات
- إنشاء إصدارات متعددة من المستندات الفردية وتنظيمها بسهولة باستخدام البيانات الوصفية
- تخصيص النظام الأساسي الخاص بك ليشمل الأدوات التي ستعمل بشكل أفضل لفريقك
8. استخدام البيانات الوصفية
تتمثل إحدى أكبر مزايا استخدام نظام إدارة المستندات المستندة إلى السحابة في القدرة على تمكين عمليات البحث في البيانات الوصفية، والكلمات الرئيسية والعثور بسرعة على أي ملف تبحث عنه، يقوم البرنامج بذلك عن طريق مسح محتويات المستند بأكمله والعثور على كلمات رئيسية ذات صلة بناءً على مصطلحات البحث الخاصة بك، هذا سيجعل حياتك أبسط كثيرًا، وسيزيل التخمين من تخزين المستندات.
9. التحكم في وصول المستخدم
في أي مكتب، يعتبر الأمن مسؤولية الجميع، تقدم أنظمة إدارة المستندات الأحدث ميزات أمان تسمح لك بمنح أو رفض الوصول لأي شخص بناءً على تحديد الموقع الجغرافي أو معايير أخرى قائمة على المخاطر، ولكن إذا لم تكن قادرًا على تقييد وصول المستخدم بناءً على اتصال الشبكة أو الموقع الجغرافي، فقد أصبح من الممارسات القياسية في معظم الشركات طلب المصادقة متعددة العوامل، أثناء تسجيل الدخول إلى الأنظمة التي تحتوي على معلومات حساسة.
يمكن تمكين هذا في برنامج إدارة المستندات الخاص بك ويتطلب من الموظفين ببساطة استخدام رقم هاتفهم، أو عنوان بريدهم الإلكتروني لتسجيل الدخول إلى جانب كلمة مرور آمنة، سيؤدي طلب أو اقتراح تمكين هذه الميزة من قبل فريقك إلى تحسين الأمن السيبراني لشركتك بشكل كبير.
تحتفظ أنظمة إدارة المستندات السحابية أيضًا بسجلات تفصيلية حول متى ومن يتم الوصول إلى المعلومات، مما يساعدك في الجهد المستمر للبقاء متوافقًا مع لوائح الصناعة، تقدم معظم الأنظمة تنبيهات الإشعارات أيضًا ، حتى تعرف على الفور ما إذا كان هناك أي نشاط مشكوك فيه على حساباتك.
10. سياسة التدقيق والاحتفاظ
ما هي المدة التي تحتفظ فيها بالملفات المخزنة؟ هل هي سنة أم أكثر؟ اعتمادًا على الصناعة التي تعمل فيها، توجد عادةً لوائح معمول بها لضمان تخزين أي معلومات حساسة، ثم التخلص منها بشكل صحيح، يمكن أن يشمل ذلك سجلات الموظفين أو المعلومات الشخصية لعميلك، وأي شيء يمكن أن يثبت أنه ضار في حالة خرق البيانات، بالنسبة للصناعة القانونية، تتمثل القاعدة في إتلاف المستندات بعد خمس سنوات، ولكن بالنسبة للأعمال التجارية الصغيرة، يجب أن يكون لديك سجلات يعود تاريخها إلى سبع سنوات للأغراض الضريبية.
بعد أن تعرف ما هو متوقع في مجالك، يمكنك استخدام نظام إدارة المستندات السحابي من أجل:
البحث عن المستندات بناءً على تاريخ إنشائها أو تاريخ آخر تعديل لها.
حذف المستندات القديمة أو التخلص منها وفقًا لما هو مطلوب في مجال عملك
استنتاج:
يمكن أن يصبح تنظيم المستندات الورقية وحفظها سريعًا مهمة تستغرق وقتًا طويلاً، وغالبًا ما تؤدي إلى أخطاء كتابية وسوء التوافق، عند استخدام نظام إدارة مستندات قائم على السحابة، يتم تجنب هذه العملية، ولكن لا تزال تحتاج أنت وفريقك إلى الاتفاق على نظام إدارة مستندات متماسك حتى يتمكن الجميع من العثور على المستندات التي يحتاجون إليها بسهولة.
مواضيع أخرى قد تهمك:
مراجع
1. <<نظام إدارة المستندات والسجلات الإلكترونية لإدارة السجلات>>، openaccessgovernment
2. <<كيفية إجراء إدارة ذكية للوثائق والبيانات>>، entrepreneur.
التعليقات
15 Aug 2023 07:44 PM
احمد
يعطيكم العافية
15 Aug 2023 07:46 PM
وليد
جزاك الله خير على المعلومات
إضافة تعليق جديد