كيفية الحفاظ على أمان برنامج المحاسبة

المدونة / برنامج ERP السحابي

تقوم الشركات بالتوجه إلى المحاسبة المستندة إلى السحابة بأعداد متزايدة، لتعتبر ذلك حلاً قابلاً للتطبيق لبرامج المحاسبة المستندة إلى الأجهزة المحدودة والمملة بشكل أكبر. يوفر التخزين السحابى وصولاً إلى الحساب من قبل الموظفين المعتمدين فى كل الأوقات من أى جهاز متصل وتحديثات فورية وبيانات مالية فى الوقت الحقيقى عند الطلب.

يُعد تخزين البيانات المستند إلى السحابة الخيار المثالى لأصحاب الشركات الذين يفضلون الحفاظ على مرونة عملياتهم ورشاقتها. إن التحقق من الدخل اليومى أثناء التنقل مهمة هاتف ذكى سريعة وبسيطة. ومع ذلك، يرى بعض الرؤساء التنفيذيين أن أحتمال تخزين البيانات المالية الحساسة على الإنترنت أمر محبط للغاية.

 

لقد سمعت ذلك مراراً وتكراراً. يختار الأشخاص برنامج محاسبة يتم تثبيته محليًا على البرامج المستندة إلى السحابة لأنهم لا يثقون فى السحابة الغامضة والمحيرة.

على الرغم من أنه من الصحيح أن البرامج المثبتة محليًا قد تكون أكثر أمانًا من البرامج المستندة إلى السحابة، فالمستخدمون الذين لا يتخذون تدابير الأمان المناسبة يعرضون أنفسهم لعاصفة من المتاعب أسوأ من أى شئ قد تستحضر السحابة. إذا كنت تستخدم برامج محاسبة مثبتة محليًا وكان الكمبيوتر الخاص بك موطنًا لمعلومات عمل حساسة بشكل لا يصدق عنك، أنت وموظفيك، وعملائك، هذه فرصة لا يمكنك أن تأخذها.عند التسجيل للحصول على برامج مستندة إلى السحابة، غالبًا ما يكون لدى موفر البرنامج إجراءات أمن قوية، مثل جدران الحماية والكشف عن البرامج الضارة والمسح بحثًا عن الفيروسات، إلخ.

10 نصائح لمساعدة بيانات الكمبيوتر على أن تكون آمنة قدر الإمكان.

1.    لا تقم بمشاركة كلمات المرور الخاصة بك مع أى شخص

عندما نقول لا نشارك كلمة المرور الخاصة بك مع أى شخص فإننا نعنى ذلك. من المفترض أن تكون كلمات المرور سرية لسبب ما.وقد لا نتحدث عن الحلقة الواحدة التى تحكم الجميع، ولكننا قد نكون كذلك. إن الأمان مشكلة خطيرة، لذا تأكد من الحفاظ على سرية كلمة المرور، وأحتفظ بها آمنة، لأن هذه هى الطريقة الأكثر ضمانًا لحماية شركتك.

2.     إنشاء كلمات مرور قوية

لقد سمع الجميع مراراً وتكراراً أنه من الضرورى إنشاء كلمات مرور قوية لحسابات الإنترنت، ولكن كيف تفعل ذلك بالفعل؟ لقد جمعنا العديد من النصائح من الخبراء فى مجال التكنولوجيا والأمن؛ فلنبدأ بما لا ينبغى لنا أن نفعله.

لا تفعل:

  • شارك كلمة المرور الخاصة بك.
  • أستخدام مجموعات كلمات المرور الشائعة (123456).
  • أستخدم كلمة المرور نفسها للنقاط المتعددة.
  • ابدأ بحرف كبير متبوعاً بحروف صغيرة.
  • إنهاء بعلامة تعجب.
  • أستخدم أدوات فحص كلمات المرور.

أفعل:

  • أستخدام كلمات مرور طويلة (8 أحرف على الأقل).
  • أستخدم مجموعة من الأحرف والأرقام والرموز.
  • أستخدم أحرفًا خاصة متعددة.
  • قم بإنشاء كلمة مرور جديدة تمامًا لكل موقع.
  • أجعل الأمر يبدو عشوائياً.

 

3.     قم بتثبيت برنامج كشف الفيروسات/البرامج الضارة

نوصى بشدة بتثبيت حل للكشف عن الفيروسات و/أو البرامج الضارة. تساعدك برامج الحماية من الفيروسات وبرامج الكشف عن البرامج الضارة فى البقاء على دراية بأى تهديدات محتملة أو موجودة فى أمن الحاسوب، ولا يكشف الكثير من هذه الحلول عن المشاكل فحسب، ولكن قم بإصلاحها لك أيضًا.

4.    تثبيت جدران الحماية

بالإضافة إلى برنامج الكشف عن البرامج الضارة ومكافحة الفيروسات، تريد التأكد من تثبيت جدران الحماية على الكمبيوتر وجهاز التوجيه. وكما يوحى اسمه، وكما يحفر رجال الإطفاء حاجزاً لإيقاف حرائق الغابات المستعرة، فإن جدران الحماية الإلكترونية تخلق حاجزاً بين الكمبيوتر أو الشبكة وأى وصول غير مصرح به إلى الكمبيوتر.

توفر العديد من أجهزة الكمبيوتر جدران حماية مضمنة، قد تكون كافية لأحتياجاتك.

5.    تثقيف المستخدمين

قد يكون لدى معظم أصحاب الأعمال على الأقل بعض المعرفة حول أمن الإنترنت. وتريد التأكد من أن جميع الموظفين والمتعاقدين الذين يستخدمون برنامجك والكمبيوتر لديهم فهم راسخ لأمن الإنترنت.

هناك بعض الطرق التى يمكنك من خلالها تعليم موظفيك:

أرسل المقالات ذات الصلة فى رسائل البريد الإلكترونى الأسبوعية الخاصة بالشركة: أطلب من موظفيك قراءة مقالات.

التحقق المزدوج لـ https://: HTTPS:// ليس مجموعة من الأحرف والرموز العشوائية فحسب، بل يشير إلى أن الموقع الذى توشك على الوصول إليه يفى بمعايير الأمان المقبولة. إذا رأيت أن الموقع لا يحتوى على https:// فى الجهة الأمامية منه، فهو غير آمن وقد يكون حيلة.

تشجيع الدورات التعليمية المجانية: تغطى الدورات المجانية عبر الإنترنت مجموعة من المواضيع، بما فى ذلك الأمن.

6.    إستفد من أذونات المستخدم

توفر كافة برامج المحاسبة الجيدة تقريبًا لمالكى الأعمال القدرة على إدارة المستخدمين وتعيين أذونات المستخدمين لموظفيهم. حيث هناك عشرة أدوار مختلفة (مسؤول الشركة، مستخدم عادى، مستخدمين مخصصين، محاسب، تعقب الوقت فقط، تقارير فقط، كافة حقوق الوصول، بلا حقوق وصول، وصول محدود) والتحكم فى مستوى الوصول بواسطة ميزة معينة.

تأكد من الأستفادة من أذونات المستخدم هذه. وهى واحدة من أكثر الأدوات فاعلية للتحكم فى ما يراه المستخدمون وما لا يروه. بهذه الطريقة، أنت تعلم أن الموظفين الأكثر ثقة فقط هم الذين يمكنهم الوصول إلى معلومات أكثر حساسية، مما يؤدى إلى التخلص من القلق.

7.    قم بإنشاء حسابات متعددة لنفس الكمبيوتر

إذا كان لديك عدة موظفين يشاركون الكمبيوتر نفسه، فتأكد من إنشاء حسابات مستخدمين منفصلة لكل موظف. يمكن التحكم فى مستوى وصول المستخدم لكل حساب على حدة، مما يضمن مزيدًا من الأمان للمعلومات الحساسة.

8.    إتخاذ إجراءات الأمان الفعلى

إن الأمن المادى الذى توفره الشركات المستندة إلى السحابة هو أحد الأمور الرئيسية التى يفتقر إليها أمن البرامج المثبتة محليًا. تقدم معظم شركات برامج المحاسبة المستندة إلى السحابة إجراءات أمان فعلية مثل مراقبة مراكز البيانات على مدار الساعة طيلة أيام الأسبوع، والدخول الخاضع للتحكم إلى الخوادم ومرافق البيانات، إلخ

لا أقول إنك تحتاج إلى إستئجار حارس مسلح لمشاهدة حاسبك الشخصى أو حاسبك المكتبى الخاص بالعمل من المنزل، ولكننى أقول إنه لا يؤلم أن أكون حذراً فى كيفية ومكان تخزين الكمبيوتر. يبدو أن الأمور مثل عدم ترك الأبواب مفتوحة وعدم منح الموظفين غير الموثوق بهم مفاتيح الوصول إلى مبنى مكتبك تبدو كغير مأمنين، ولكنها تقطع شوطًا طويلاً نحو ضمان أمان بياناتك.

9.   حافظ على تحديث البرنامج

صدق أو لا تصدق، فتحديثات البرامج لا تقتصر على التشويش على شاشتك أو تزعجك أثناء عملك. غالبًا ما تحتوى هذه التحديثات على إصلاحات للأخطاء أو الإنتهاكات المحتملة. تأكد من أنك تأخذ الوقت اللازم لتحديث برنامجك وتأكد من أنك تعمل بأفضل إجراءات الأمان وأكثرها حداثة.

10.   قم بإجراء نسخ أحتياطى للبيانات بإنتظام

من السهل أن ننسى النسخ الأحتياطى لبياناتك. يعالج معظم موفرى البرامج المعتمدون على التقنية السحابية عمليات النسخ الأحتياطى للبيانات، ولكن عندما تستخدم برنامجًا مثبتًا محليًا، فأنت مسؤول عن إنشاء نسخ من البيانات (فى حال حدوث أى شئ على الكمبيوتر).

تتوفر خيارات تخزين سحابية يمكنك تصدير البيانات إليها، ولكن هذا من شأنه أن يهزم الغرض من البرامج المثبتة محلياً، أليس كذلك؟ ومع ذلك، يمكنك أيضًا نسخ البيانات أحتياطيًا إلى محرك أقراص ثابت خارجى يمكن تخزينه بعد ذلك فى موقع آمن. لا تنسَ نسخ بياناتك أحتياطيًا بشكل منتظم حتى تبقى معلوماتك محدّثة قدر الإمكان.


tags :
tags

نشر :

إضافة تعليق جديد

 تم إضافة التعليق بنجاح
خطأ: برجاء إعادة المحاولة