الارشفة الالكترونية
الارشفة الالكترونية الصادر والوارد (دوك سويت) هو نظام سحابي متكامل لإدارة الوثائق الإلكترونية والأرشفة والاتصالات الإدارية ودعم التحول الرقمي للشركات وفق رؤية المملكة العربية السعودية 2030 عبر مجموعة من البرمجيات الذكية تستهدف تنظيم طريقة إدارة المحتوى الورقي وإجراءات العمليات المختلفة داخل المؤسسات وتوفير اتصالات إدارية أكثر ذكاءً وانسيابية وتطبيق دليل الإجراءات داخل المؤسسة بفاعلية.
العرض الفني للنظام الفوترة الإلكترونيةإدارة بلا أوراق واتصالات إدارية أكثر انسيابية وكفاءة
يدعم الفوترة الإلكترونية بالربط مع هيئة الزكاة والضريبة
لماذا نظام دوك سويت للارشفة؟
إدارة مراسلات الصادر والوارد
نظام متكامل يشمل جميع أنواع وأشكال المعاملات والمراسلات داخل المؤسسات سواء كانت مراسلات إدارية داخلية أو خارجية (الصادر والوارد)، ويقوم على أربعة محاور رئيسية لتوفير أفضل إدارة للصادر والوارد وهي تسجيل المعاملة وأرشفتها تلقائيًا وتتبع حركة الإحالة للمعاملة والاستعلام والتصدير لها حتى الانتهاء منها واتخاذ قرار بشأنها سواءً بالحفظ أو كصادر عام.
الأرشفة الإلكترونية
حفظ الوثائق والملفات وسهولة الوصول إليها ومشاركتها بين المستخدمين عبر أرشيف إلكتروني شامل يدعم شجرة الأرشفة بمختلف وجميع مستوياتها ودعم الهيكل التنظيمي في إدارة المراسلات والأرشفة الإلكترونية لكافة المعاملات الخارجية والداخلية (الصادر والوراد) وحفظها وأرشفتها وكذلك الملفات أو المرفقات الخاصة بالمعاملات سواء كانت بصيغة Office وPDF أو وسائط الفيديو أو الصوت وعرضها دون تحميل.
إدارة المهام
إدارة مهام الموظفين داخل المؤسسة عبر نظام متكامل يسمح بإضافة المهام وإسنادها إلى موظفين مُعينين وتعيين المُكلف بالمتابعة والمنوب عنه في حالة الغياب وإشعار الموظفين بمهامهم وقت إسنادها بما يسمح كذلك للمُديرين بتتبع كفاءة وإنجاز الموظفين للمهام المُسندة إليهم بدقة بالإضافة إلى إمكانية ربط المهام المختلفة داخل المؤسسة بالمعاملات الداخلية والخارجية (الصادر والوارد).
محرك سير العمل WorkFlow
تتبع سير العمل WorkFlow داخل الإدارات والأقسام بطريقة تكنولوجية أكثر ذكاءً وبأقل مجهود عبر نظام ذكي يسمح بتوجيه المعاملات تلقائيًا إلى الموظف المسئول في القسم المختص بمجرد إضافتها على النظام ثم تتحول تلقائيًا إلى الجهة الأعلى بعد اتخاذ الإجراء اللازم من قبل الموظف ومن ثم تحويلها للتعميد في حالة الحاجة إلى ذلك وفي النهاية اتخاذ الإجراء النهائي بشأنها والرد على مُقدم الطلب وأرشفتها في الصادر وهكذا.
إدارة التعاميم الإدارية واللوائح
نظام ذكي يسمح للمؤسسات بنشر وأرشفة وتوثيق التعاميم الإدارية واللوائح الجديدة أو المُعدلة والقوانين إلى جميع موظفي المنشأة بسهولة والتأكد من أن جميعهم قد اطلعوا على التعاميم أو اللوائح أو القوانين المنشورة عبر النظام من خلال الإشعارات والتنبيهات التي تصل إلى كل موظف سواء عبر البريد أو الرسائل القصيرة SMS وتُخبرهم بكل تعميم جديد أو لائحة أو قانون قامت المؤسسة بإصداره ونشره عبر النظام في الوقت الفعلي.
العمل بالإنترنت وبدون
دوك سويت في الأساس برنامج سحابي يعمل بشكل كامل على شبكة الإنترنت لتسهيل التحكم عن بعد وتمكين متابعة وإدارة عمل الشركات في أي وقت من أي مكان وعبر أي جهاز متصل بشكبة الإنترنت إلى جانب أنه يدعم العمل على الأجهزة اللوحية التي تعمل بنظام التشغيل ويندوز أيضًا تحسبًا لأي مشاكل في خدمة الإنترنت سواء انقطاع في الخدمة أو ضعف الشبكة وغيرها من المشاكل التي قد تعوق الوصول للبرنامج وإدارة العمل من خلاله.
أتمتة الإجراءات إلكترونيًا
منظومة متكاملة من الأدوات تهدف إلى ميكنة العمل الإداري داخل أي مؤسسة حكومية أو خاصة على جميع المعاملات المؤتمتة ومراسلات الصادر والوارد وتحويل الطلبات الإدارية داخل المؤسسة من طلبات يدوية ورقية إلى طلبات رقمية مُتحصنة بالتكنولوجيا لتسريع العملية وتسهيل تتبع الطلبات ومراقبة أداء الموظفين وإنجازهم للطلبات المُسندة إليهم ما يخلق نوع من الشفافية الطلوبة داخل المؤسسات.
نظام الدردشة الكتابية
ساعد الموظفين على التواصل بسهولة داخليًا وإسناد المهام والاستفسار عن المعاملات والوثائق المختلفة عبر نظام دردشة كتابية يُحاكي تطبيق واتساب خاص بموظفين المؤسسة فقط لتوفير قناة تواصل بينهم من خلال الرسائل النصية أو التسجيلات الصوتية وإرسال مختلف أنواع المرفقات بسهولة وأمان وسرية تامة بجانب السماح للمديرين بالاتصال مباشرة بالموظفين وإسناد المهام العاجلة ومتابعة سير العمل.
استيراد المعاملات الواردة من البريد الإلكتروني
استقبال البريد الخارجي وتحويله أوتوماتيكيًا إلى قسم استقبال الطلبات الخارجية ومنه إلى الموظف المختص في القسم المنوط باتخاذ إجراء بشأنها والرد عليها إلى جانب إمكانية تخصيص إعدادات استقبال البريد الخارجي حسب نوع الطلب أو القسم والجهة المختصة بالبت فيه وكذلك إمكانية فلترة وترشيح رسائل البريد الإلكتروني الواردة لتجنب الإزعاج والمحتوى غير اللائق والرسائل الدعائية وغيرها.
نظام التنبيهات والإشعارات
كن على رأس الحدث واجعل الموظفين على علم بكل تحديث وكل مهمة تُسند إليهم عبر نظام تنبيهات وإشعارات يضم 4 قنوات قوية (البريد الإلكتروني والرسائل النصية القصيرة SMS وإشعارات الهواتف الذكية المحمولة وإشعارات النظام نفسه) بما يضمن إشعار كافة الموظفين بأي مهمة مُسندة إليهم واستقبال إشعارات بسير المعاملة من أول إسنادها ومرورًا بالجهات الأعلى وحتى اتخاذ قرار نهائي بشأنها.
الأمن السيبراني
حافظ على أمن وسلامة البيانات والمعلومات والوثائق والمستندات الهامة واجعلها بعيدة عن السرقة أو التلف أو الضياع عبر تفعيل كامل لآليات الأمن السيبراني والنسخ الاحتياطي للبيانات وتخزين نسخ احتياطية أخرى على وحدات تخزين سحابية cloud storage لتجنب خطر انقطاع التيار الكهربائي المفاجئ أو الكوارث الطبيعة والحرائق التي قد تتعرض لها المؤسسات ويتسبب في تلف أجهزة التخزين المستخدمة.
حزمة سمارت شيت
يوفر برنامج فكرة للأرشفة الإلكترونية والاتصالات الإدارية (لصادر والوارد) دوك سويت DocSuite حزمة ذكية من الأدوات المبتكرة في التعامل مع البيانات من أول بناء نماذج الإدخال بطريقة Google Forms وإجراء الاستبيانات واستطلاعات الرأي داخل المؤسسة وخارجها وحتى تنظيم تلك البيانات والإجابات وتحليلها تلقائيًا وإخراجها في هيئة جداول بيانات صالحة لاتخاذ القرارات.
حلول إدارية ذكية لقسم المالية والمحاسبة داخل المؤسسات المختلفة
إمكانية أرشفة الفواتير المحاسبية والقيود والسندات المالية والتقارير الختامية وعمل فهرسة كاملة لها إما يدويًا أو إلكترونيًا عن طريق ربطها بمنصة API لبرامج ERP السحابية بما يدعم القدرة على إنشاء وبناء تقارير وافية ودقيقة واسترجاع المستندات لسنوات ماضية عند الطلب من الجهات المعنية بمجرد البحث باسم المستند أو رقم الفاتورة أو رقم القيد أو تاريخ حفظه وإضافته على النظام أو أي معلومة مذكورة داخله.
الخصائص والمزايا التي تحصل عليها مع دوك سويت
مجموعة مُبتكرة من الأنظمة وحزم الخدمات المتكاملة التي تستهدف توفير تجربة إدارة سلسة وآمنة داخل مؤسسات الأعمال المختلفة على اختلاف أنواعها وأحجامها وتخصصاتها
تحليل البيانات
نظام ذكي لتحليل بيانات العمل والموظفين وكافة مدخلات ومخرجات الشركة أو المؤسسة والاستفادة من البيانات الضخمة في تحسين الأداء وتطوير العمل واتخاذ القرارات الصائبة في المواقف المختلفة وأيضًا تأهيل الموظفين باستمرار.
حزمة OCR
نظام OCR للتعرف البصري على النصوص وتحويل الصور المُرفقة إلى النظام إلى نصوص يسهل التعامل معها وتعديلها والإضافة عليها وحفظها واستخراج النص من ملفاتPDF والصور بصيغ JPG وBMP وTIFF وGIF.
مكتبة الربط API
مكتبة ربط API ذكية عبر واجهة برمجية قياسية RESTful JSON API يمكن من خلالها الربط والتكامل مع أي من البرمجيات والأنظمة الأخرى بسهولة واللازمة لإتمام العمل داخل المؤسسات بنجاح مثل أنظمة ERP السحابية.
حزمة بناء التقارير
أشكال مختلفة من التقارير حول الأداء وسير العمل وجودة الموظفين وجودة الخدمات المُقدمة تعطي نظرة ثاقبة للمديرين عن كل شيء داخل المؤسسة بما يدعم اتخاذ القرارات ووضع خطط عمل مناسبة - والسماح ببناء كافة أشكال التقارير، المالية والمحاسبية وتقارير العمل.
محرك تقييم الجودة
أداة تساعد المؤسسات على تقييم أداء الموظفين عبر تتبع ومراقبة الأداء والوقت المُستغرق لإنهاء مهمة معينة من أول تلقي إشعار بها وحتى اتخاذ قرار بشأنها والانتهاء منها بجانب إمكانية بناء تقارير الجودة التفصيلية لكل موظف و التعرف بسهولة على المُتسبب في تأخر أي من المعاملات.
سهولة الاستخدام
إدارة وتخصيص وسرعة الوصول للبيانات والمستندات وملفات العملاء والموظفين والحصول على التقارير المختلفة المالية والمحاسبية وتقارير العمل والموظفين وغيرها بسرعة وسهولة من مكان واحد ومن أي جهاز عن طريق لوحة تحكم قوية وسهلة الاستخدام يمكن لكافة المستخدمين التعامل معها.
دمج المرفقات عند التحميل
إمكانية دمج المرفقات من جميع الصيغ على النظام في ملف واحد بصيغة PDFعند التحميل من البرنامج بما يسمح بسهولة تداول الوثائق والاطلاع عليها من مكان واحد - تسمح كذلك بدمج الصور بمختلف الصيغ مع باقي أشكال المرفقات الأخرى سواء word أو pdf أو غيرها.
نظام الرسائل الجماعية
نظام خاص بإرسال الرسائل الجماعية والقدرة على تخصيص وصول الرسائل أيضًا سواء إلى جميع الموظفين أو مجموعة بعينها حسب القسم أو الإدارة عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية القصيرة sms بجانب القدرة على إعداد الرسائل لإرسالها في وقت لاحق.
تكامل مع الماسح الضوئي
إمكانية التكامل مع الماسح الضوئي لمسح واستقبال الملفات مباشرة داخل النظام والقدرة على إنشاء المراسلات الجديدة الواردة والصادرة وإعطاءها رقمًا موحدًا يمكن طباعته على هيئة باركود Barcode لتتبعه بسهولة فيما بعد من أجل تحكم أكثر وتسهيلا لمهام المستخدمين.
توفير مساحة 500 متر مربع لتخزين 3 مليون وثيقة ومستند واختزالها في وحدة 15 جيجا بايت إضافة إلى سرعة الوصول إليها واستخراجها وسهولة مشاركتها
النظام القديم
تعاني الشركات والمؤسسات من النفقات المرتفعة للورق وتكاليف الطباعة والحبر والأقلام إلى جانب بطئ إنجاز المهام داخل الأقسام والإدارات المختلفة وأيضًا غياب سرية وأمن المعلومات والبيانات والاحتفاظ بالوثائق الهامة داخل المؤسسة بشكل آمن 100% وتوفير المساحات الكبيرة اللازمة للاحتفاظ بهذه الملفات والوثائق والأوراق الخاصة بمعاملات الصادر والوارد وغيرها بالإضافة إلى المعاناة في الحصول على الموافقات المختلفة بسرعة بسبب بطئ سير العمل وعدم وجود ميكنة مثلما هو الحال في إدارة العمل رقميًا - ليس هذا وفقط ما تعاني منه الشركات التي تعتمد على النظام القديم في حفظ الوثائق وأرشفة المستندات بل تعاني أيضًا من تلف المستندات الهامة مع مرور وقت طويل عليها في الأرشيف وعدم القدرة على الاحتفاظ بنسخ احتياطية بما يجعلها تعاني من صعوبة التخزين والاسترجاع للوثائق التالفة في أي وقت.
برنامج الأرشفة الإلكترونية والاتصالات الإدارية DocSuite
الحل الأمثل والأكثر كفاءة في إدارة جميع الشركات والمؤسسات والمصالح الحكومية والخاصة من جميع الأحجام عبر مجموعة ضخمة من البرمجيات التكنولوجية تساعدك على إدارة معاملات الصادر والوارد وإدارة المهام وأتمتة الإجراءات وحفظ الوثائق بالصيغ المختلفة وأرشفتها والقدرة على مشاركتها مع أي عدد من المستخدمين حسب الصلاحيات الممنوحة لهم على النظام ومتابعة سير العمل بفاعلية في أي وقت ومن أي مكان وعبر أي جهاز سواء الهاتف المحمول أو الأجهزة اللوحية بما يوفر الوقت والمجهود ونفقات الورق والحبر والطباعة والأقلام ويساعد في تسريع عملية إتمام الإجراءات وتقليص وقت إنجاز المهام وتسريع الموافقات على الطلبات بالإضافة توفير المساحات المتطلبة لحفظ المستندات والنسخ الاحتياطية مع التخزين والاسترجاع في أي وقت بما يدعم تطبيق منهجية الحكومة الإلكترونية وخدمة هدف التحول الرقمي.
جوله سريعه حول نظام دوك سويت
دوك سويت هو تطبيق وب حديث صمم ليوفر حلا لتلك المشاكل، بتقنيات حديثة تمكنك من التحول من الإدارة الورقية لإدارة الكترونية كاملة، وببساطة ومرونة تجعل من النظام سهلا في التطبيق، واستثمارا ناجحا.
المزيد من الفيديوهاتلقطات حية من نظام دوك سويت، مزايا بلا حدود
لقطات من نظام دوك سويت
شاهد بعض الصور والشاشات من خلال نظام دوك سويت، مزايا بلا حدود
منتجات مبتكرة ومتقدمة , أحدث الحلول والبرمجيات المحاسبيه والإدارية
ملايين العملاء يستخدمون أنظمتنا , أنضم إليهم
شاهد نظام فكرة DocSuite للأرشفة الإلكترونية والاتصالات الإدارية (الصادر والوارد) في لقطات
عرض سعر
يرجى تعبئة النموذج التالي وسيقوم فريق المبيعات بالتواصل معكم مباشرة لإتمام عملية الشراء والتركيب.
برنامج الارشفة الالكترونية
نظام الأرشفة الإلكترونية
لكن قبل أن نتحدث باستفاضة عن برنامج فكرة للارشفة الالكترونية باعتباره افضل برامج الارشفة الالكترونية وأقوى برنامج الصادر والوارد بين جميع برامج الارشفة الالكترونية لابد أن نلفت نظرك إلى أن نظام الأرشيف الورقي والطرق التقليدية القديمة في إدارة الوثائق وحفظها وأرشفتها لم تعد تُجدي نفعًا على الإطلاق.
وأنه في ظل التطور التكنولوجي الرهيب لم تعد هناك مؤسسة أو هيئة حكومية ناجحة لا تستخدم برنامج ارشفة الكترونية أو ما يسميه البعض برنامج إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية سواء كان برنامج فكرة للارشفة الالكترونية أو أي برنامج للارشفة آخر.
إذ انتهي مع التحول الرقمي عصر الأوراق والطرق التقليدية في أرشفة المجلدات والوثائق المختلفة، وتخلصنا من الروتين الممل ومشكلات الوصول إلى معلومة أو أي وثيقة هامة.
هذا بفضل برامج الارشفة الالكترونية التي سهلت حفظ جميع الأوراق والمستندات على هيئة وثائق ذكية آمنة يمكن الوصول إليها في أي وقت ومن أي مكان بسرعة وسهولة.
وخلال هذا المقال سوف نتعرف سويًا على نظام الأرشفة الإلكترونية وسوف نشرح برنامج فكرة للارشفة الالكترونية باعتباره أفضل برنامج ارشفة الكترونية وأقوى برامج الارشفة الالكترونية في المنطقة العربية بأكملها.
بالإضافة إلى التعرف على برنامج الصادر والوارد وكيفية التعرف على أفضل برنامج إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية ممن بين مختلف برامج الارشفة الالكترونية الأخرى. مستعد؟! هيا بنا!
ولنبدأ الآن بتعريف نظام الأرشفة الإلكترونية وأهميته…
ما هي الأرشفة الإلكترونية؟
نظام الأرشفة الإلكترونية أو برامج الارشفة الالكترونية بشكل عام بما فيها برنامج الصادر والوارد هي نظام برمجي يُستخدم في تخزين وحفظ وفهرسة المجلدات والمحفوظات والوثائق والملفات الخاص بأي مؤسسة أو جهة عمل حكومية أو خاصة إلكترونيًا.
ويسمح برنامج ارشفة الملفات أو برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق هذا للأفراد والمؤسسات باستعراض أي من هذه الوثائق في أي وقت ومن أي مكان عبر أجهزة الهاتف المحمول الذكية أو الأجهزة اللوحية المختلفة وكذلك الحصول على تقارير تفصيلية دقيقة لجميع المحفوظات على قواعد البيانات الخاصة بها.
ويُنظر إلى نظام الأرشفة الإلكترونية أو أي برنامج للارشفة بما فيها برنامج إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية
وأيضًا برنامج الصادر والوارد باعتبارها وسيلة فعالة في نقل وتحويل التاريخ والثقافات والحضارات القديمة وكذلك الآثار إلى قاعدة بيانات يمكن الاحتفاظ بها في وسائط مختلفة بحيث يمكن الوصول إليها وتداولها بسهولة وأمان فائقين.
هذا هو بالطبع ما يمكن الحصول عليه من برنامج فكرة للارشفة الالكترونية الذي يُعد افضل برامج الارشفة الالكترونية وأقوى برنامج ارشفة الكترونية متوفر في المنطقة.
لكن، ما هي أهم الوظائف التي يؤديها نظام الأرشفة الإلكترونية أو مختلف برامج الارشفة الالكترونية بشكل عام؟!
هذا ما سوف نتعرف عليه في الفقرة التالية…
ما هي أهم وظائف وإعدادات الأرشفة الإلكترونية؟
لابد أن يؤدي أي برنامج للارشفة أو نظام الأرشفة الإلكترونية الذي تعتمد عليه مؤسستك أو شركتك أو جهة العمل الخاصة مجموعة أساسية من الوظائف وهي:
معالجة البيانات المختلفة وإعداد شجرة الأرشفة
فهرسة وتخزين الملفات والوثائق
إدارة عمليات الأرشفة والمستخدمين والصلاحيات
إصدار التقارير التفصيلية
كانت هذه أهم الوظائف التي يؤديها نظام الأرشفة الإلكترونية أو برنامج فكرة للارشفة الالكترونية
وكذلك أي برنامج من برامج الارشفة الالكترونية سواء برنامج الصادر والوارد أو برنامج ارشفة الملفات
والذي تعتمد عليه غالبية الشركات ومؤسسات الأعمال والمصالح الحكومية كذلك.
وفيما يلي شرح تفصيلي لكل وظيفة من الوظائف:
تصميم شجرة الأرشفة:
أهم وأكبر وظيفة يقوم بها برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق وأي برنامج ارشفة الكترونية هي تصميم ودعم شجرة الأرشفة بجميع مستوياتها وتصنيفاتها المختلفة.
وشجرة الأرشفة يُقصد بها التصنيفات والأقسام ومستويات البيانات الخاصة بأي منشأة والتي تختلف باختلاف طبيعة العمل وحجم الوثائق.
والهدف من هذه الشجرة التي يدعمها أي برنامج للارشفة من بين برامج الارشفة الالكترونية المختلفة بما فيها برنامج الصادر والوارد وأيضًا برنامج إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية هو تسهيل عملية البحث والوصول الدقيق للوثائق حسب الصلاحيات الممنوحة للمستخدمين على النظام.
الفهرسة والتخزين:
ومن ضمن الوظائف الهامة التي يقوم بها نظام الأرشفة الإلكترونية وأيضًا برنامج فكرة للارشفة الالكترونية والتي جعلت منه افضل برامج الارشفة الالكترونية أيضًا هي فهرسة الوثائق وتخزينها داخل مخزن دائم للنظام بغرض استرجاع أي منها والاطلاع عليها بطرق القراءة المختلفة بشكل منظم من أي مكان وفي أي وقت.
وهذه الوظيفة تعتبر الوظيفة الجوهرية التي يقوم عليها أي برنامج ارشفة الكترونية وأي برنامج ارشفة الملفات بشكل عام.
إدارة جميع عمليات الأرشيف الإلكتروني:
وظيفة أخرى غاية في الأهمية من ضمن أهم وظائف برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق وأي برنامج للارشفة وهي إدارة جميع عمليات الأرشيف الإلكتروني، إذ يمكن من خلال مدير النظام إدارة والتحكم في كافة العمليات الخاصة بالأرشفة وكذلك الأدوار على نظام الأرشفة الإلكترونية المستخدم وإدارة الصلاحيات الممنوحة لأعضاء المنشأة وأيضًا إدارة المستخدمين وإحكام الراقبة الآلية على عمل كل منهم.
والتحكم السهل والقوي في كل هذا من خلال برنامج ارشفة الملفات أو برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق هو ما يجعل برنامج فكرة للارشفة الالكترونية هو افضل برامج الارشفة الالكترونية وأقوى برنامج ارشفة الكترونية وأسهل برنامج الصادر والوارد من حيث الاستخدام وإدارة الاتصالات الإدارية داخل أي مؤسسة أو شركة أو أي جهة عمل حكومية أو خاصة.
إصدار التقارير:
من أهم الوظائف التي يؤديها نظام الأرشفة الإلكترونية وأي برنامج للارشفة سواء برنامج فكرة للارشفة الالكترونية أو أي برنامج ارشفة الكترونية من ضمنها برنامج ارشفة الملفات وكذلك برنامج الصادر والوارد هو إصدار التقارير التفصيلية الدقيقة حول جميع الوثائق بمختلف مستوياتها وتصنيفاتها وتقسيماتها وأيضًا تقارير تلخيصية حول عمل مختلف المجموعات والمستخدمين على النظام.
هذه التقارير التي يقدمها برنامج إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية من شأنها تحسين العمل داخل المؤسسة والوقوف على رأس الحدث في جهة العمل ومراقبة أداء الموظفين داخل الشركة بفاعلية وسهولة وهو هدف جوهري لجميع برامج الارشفة الالكترونية وأي برنامج للارشفة أيضًا.
كانت هذه أهم الوظائف التي يؤديها برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق والتي تجعل أي برنامج ارشفة الكترونية هو افضل برامج الارشفة الالكترونية المتوفرة للمؤسسات والشركات وجهات العمل المختلفة.
لكن، ماذا عن أهم فوائد برنامج فكرة للارشفة الالكترونية وكذلك نظام الأرشفة الإلكترونية وأي برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق وماذا عن المميزات والمزايا الواجب توافرها في أي برنامج للارشفة وأي برنامج ارشفة الكترونية تستخدمه الشركات والمؤسسات.
هذا ما سوف نكتشفه في الفقرات التالية…
ما هي أهم فوائد برنامج فكرة للارشفة الالكترونية ؟
بالطبع يقدم برنامج ارشفة الملفات وايضًا برنامج الصادر والوارد وغيره من برامج الارشفة الالكترونية العديد والعديد من الفوائد للمؤسسات وجهات العمل الحكومية وغير الحكومية أيضًا.
وفيما يلي أهم فوائد برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق بما فيها افضل برامج الارشفة الالكترونية وهو برنامج فكرة للارشفة الالكترونية :
حفظ جميع الوثائق في مخزن دائم سهل الاستخدام والتنقل والحفظ بعيدًا عن الضياع أو التآكل.
سهولة وسرعة ودقة الوصول إلى أي وثيقة إلكترونيًا اعتمادًا على شجرة الأرشفة الواضحة بتقسيماتها وحقولها المختلفة التي تسهل الوصول.
المركزية في الأرشفة بحيث يمكن لأي من فروع المؤسسة في أي نطاق جغرافي آخر استعراض الوثائق بفاعلية عن طريق أي من الشبكتين الداخلية LAN أو الموسعة WAN.
نظام الأرشفة الإلكترونية يُعطي الوثائق الحجة القانونية باعتبارها دليل قانوني يُعتد به.
المرونة في تصميم تقسيمات وحقول الأرشيف نفسه وفق طبيعة الوثائق وطبيعة عمل المؤسسة أو الشركة.
الرقابة على كافة الوثائق والمحفوظات الهامة الخاصة بالمنشأة من خلال حفظها وتحديد صلاحيات الاستخدام.
كانت هذه هي أهم فوائد يمكن أن تحصل عليها من أي برنامج للارشفة أو نظام الأرشفة الإلكترونية المعمول به في مؤسستك أيًا كانت طبيعة عملها أو حجمها.
الآن نتعرف على أهم وأبرز مميزات وخصائص برنامج ارشفة الملفات وكذلك برنامج الصادر والوارد التي جعلت برنامج فكرة للارشفة الالكترونية من افضل برامج الارشفة الالكترونية إن لم يكن أفضل برنامج ارشفة الكترونية في المنطقة العربية والشرق الأوسط. هيا بنا…
ما هي مميزات نظام الأرشفة الإلكترونية من "فكرة"؟
يقدم برنامج فكرة للارشفة الالكترونية مجموعة ضخمة ومبتكرة من المزايا والمميزات ما جعله أفضل برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق وأقوى برامج الارشفة الالكترونية وأذكى برنامج ارشفة الملفات وايضًا على صعيد برنامج الصادر والوارد بشكل عام.
وفيما يلي مجموعة من المميزات التي يوفرها نظام الأرشفة الإلكترونية و برنامج ارشفة الملفات أو برنامج إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية من مؤسسة "فكرة برمجية":
تنظيم الوثائق وفهرستها بشكل يساعد أي مستخدم على سهولة وسرعة الوصول إليها.
سهولة البحث عن أي من المحفوظات وسرعة الوصول إليها باستخدام الكلمات الدلالية ووفق صلاحيات المستخدمين.
تقارير تفصيلية عن مختلف الوثائق في شجرة الأرشفة وأيضًا تقارير رقابية على المستخدمين لتلك الوثائق.
إمكانية حفظ وإنشاء نسخ احتياطية لكافة الوثائق المؤرشفة حتى تاريخ إنشاء النسخة الجديدة على النظام.
سرعة استعراض المحفوظات اعتمادًا على آلية ديناميكية في الاسترجاع لمختلف الوثائق المؤرشفة.
يتيح الأرشيف الإلكتروني سهولة تبادل الثقافات والإطلاع على مختلف الحضارات والوثائق الثقافية من أي مكان حول العالم.
والآن حان الدور على معرفة أهم الأنظمة ومجموعة الحزم التي يتضمنها برنامج فكرة للارشفة الالكترونية والتي يجب أن يتضمنها أي برنامج ارشفة الكترونية وهي ما جعلت منه افضل برامج الارشفة الالكترونية بما فيها برنامج ارشفة الملفات وأيضًا برنامج الصادر والوارد وكذلك برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق في الشركات والمؤسسات المختلفة.
ما هي الأنظمة المتاحة على برنامج ارشفة الملفات من "فكرة"؟
يضم برنامج فكرة للارشفة الالكترونية والاتصالات الإدارية أو نظام الأرشفة الإلكترونية المُبتكر من مؤسسة "فكرة" مجموعة مُبتكرة من الأنظمة وحزم الخدمات المتكاملة التي تستهدف توفير تجربة إدارة سلسة وآمنة داخل مؤسسات الأعمال المختلفة على اختلاف أنواعها وأحجامها وتخصصاتها.
وفيما يلي أبرز الأنظمة والحزم المتوفرة في برنامج إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية من مؤسسة "فكرة برمجية":
نظام المراسلات الداخلية والخارجية (الصادر والوارد)
الأرشفة الإلكترونية
حزمة إدارة المهام (Task Pack)
محرك سير العمل للمعاملات المؤتمتة (Workflow Engine)
محرك أتمتة الإجراءات إلكترونيًا (Automation Engine)
حزمة إدارة التعاميم الإدارية واللوائح والقوانين بالمنشأة
حزمة الدردشة الكتابية بين الموظفين
محرك استيراد المعاملات والطلبات من البريد الإلكتروني (Mail2DocSuite Engine)
محرك تقييم الجودة والأداء
حزمة التوقيع والتعميد والباركود الإلكتروني (Electronic signature)
منصة تراسل جماعية
حزمة دمج المرفقات عند التحميل (Merge PDF Pack)
تحويل المرفقات من نوع office إلى (PDF Pack)
حزمة OCR
مكتبة الربط (API)
حزمة سمارت شيت
نظام التنبيهات والإشعارات
كانت هذه مجموعة قليلة من أهم وأبرز الأنظمة والحزم التي يوفرها برنامج فكرة للارشفة الالكترونية والتي يجب أن تكون متوفرة في أي برنامج ارشفة الكترونية تتعامل معه أو تستخدمه مؤسستك أو شركتك أو جهة عملك سواء حكومية أو خاصة.
وهذه المميزات والأنظمة هي ما جعلت برنامج الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق أو برنامج إدارة الوثائق والارشفة الالكترونية سواء برنامج ارشفة الملفات أو برنامج الصادر والوارد واحد من افضل برامج الارشفة الالكترونية وأقوى نظام الأرشفة الإلكترونية في المنطقة العربية والشرق الأوسط.